Configuration de la commande d'achat

Création de séquences de numéros de commandes d'achat

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurer les séquences de numéros de commandes d'achat

Présentation de la configuration de la commande d'achat

La configuration du bon de commande vous permet de contrôler exactement la manière dont un bon de commande apparaît lorsqu'il est envoyé à un fournisseur. Vous pouvez tout personnaliser, du numéro de séquence de départ et du nom de la société au logo, à l'adresse e-mail et à d'autres détails, pour créer une transmission personnalisée qui reflète une relation de filiale ou de société mère spécifique.

Chaque configuration de bon de commande que vous créez est liée au groupe que vous sélectionnez avant de commencer la configuration.

Captures d'écran côte à côte affichant un formulaire de configuration de bon de commande à gauche avec plusieurs champs d'entrée, listes déroulantes et cases à cocher, et un aperçu de transmission de bon de commande à droite affichant un PDF généré avec les détails du bon de commande et un tableau d'articles de ligne.

Remarque

Les groupes auxquels aucune configuration de commande n’est affectée utilisent la configuration de groupe globale par défaut.

Pour accéder à la page Configuration du bon de commande, sélectionnez le lien Configuration du bon de commande dans Administration du traitement des factures.

Capture d'écran d'une page de configuration de bon de commande affichant un menu de navigation à gauche des options d'administration et un panneau principal répertoriant les groupes de factures avec des boutons permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer des entrées.

Configuration des séquences de numéros de commandes d'achat

Vérifiez les étapes suivantes pour créer une configuration de commande d'achat.

Étapes

  1. Sur la page Configurations des bons de commande, sélectionnez Nouveau.

    L’image affiche une page « Configurations de bons de commande » avec les boutons Nouveau, Modifier et Supprimer. Elle répertorie une table Groupe de factures avec des entrées pour les États-Unis et l'AAM et met en surbrillance le bouton Nouveau.

  2. Sélectionnez le groupe de factures auquel cette configuration s’applique.

    L'image affiche un formulaire « Configuration de bon de commande » avec un champ de liste déroulante Groupe de factures en surbrillance. Elle affiche également une section Génération du numéro de commande d'achat avec les champs Préfixe, Séquence suivante et Suffixe.

  3. Renseignez les champs de génération des numéros de commande d'achat.

    L'image affiche une section Génération du numéro de commande avec les champs Préfixe, Séquence suivante et Suffixe mis en surbrillance. La zone Séquence suivante affiche la valeur 1.

  4. Renseignez les champs Adresse de la société.

    L'image affiche une section de formulaire « Adresse de la société » mise en surbrillance. Il comprend les champs Nom, Adresse 1, Adresse 2, Ville, État ou province, Code postal et une liste déroulante Pays ou Région.

  5. Renseignez les champs ci-dessous si nécessaire :

    • Message à inclure dans les bons de commande transmis
    • Objet de l'e-mail par défaut lors de la transmission des bons de commande
    • Message e-mail par défaut lors de la transmission des bons de commande
    • Charger les documents de support
    • Charger le logo de marque de l’entreprise
    • E-mail de l'expéditeur par défaut
    L'image affiche une page de paramètres de bon de commande avec des options d'e-mail et de document. Elle affiche les champs d'un message de bon de commande, d'un objet d'e-mail par défaut et d'un e-mail par défaut. Elle affiche également les sections Documents justificatifs et Logo de marque de la société avec les liens Charger, Afficher et Supprimer. Elle affiche une zone E-mail de l'expéditeur par défaut avec PurchaseOrder et une adresse e-mail.

  6. Dans la liste déroulante Stratégie, sélectionnez la politique à laquelle cette configuration s'applique.

    L’image affiche un menu déroulant Politique mis en surbrillance avec l’option « Politique d’intégration client/fournisseur ou de bon de commande » sélectionnée. Elle affiche également une liste de champs d'en-tête avec des cases à cocher pour Auteur de l'autorisation, Contact acheteur, Société, Devise et Service.

  7. Sélectionnez les champs En-tête et Article à afficher sur le bon de commande.

    L'image affiche deux listes en surbrillance avec des cases à cocher pour les champs de bon de commande. La liste des champs d'en-tête inclut Autorisé par, Contact acheteur, Société, Devise et Service. La liste Champs d'articles de ligne inclut Description, Numéro de ligne, Quantité, Type de justificatif et Code de référence.

  8. Sélectionnez Sauvegarder.

    L'image affiche une fenêtre Configuration de commande d'achat avec des zones de formulaire et des listes de sélection. Il inclut le groupe de factures, les paramètres de numéro de bon de commande, l'adresse de la société, l'objet et le message de l'e-mail, les documents justificatifs, le logo de marque et l'e-mail de l'expéditeur par défaut. Elle affiche une liste déroulante de règles et des listes de cases à cocher pour les champs d'en-tête et les champs de poste individuel. Il met en surbrillance le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit.

Résultat

La configuration du bon de commande est enregistrée et apparaît sur la page Configurations des bons de commande.

Synthèse

  • Les configurations de bon de commande contrôlent l’apparence des bons de commande et les informations reçues par les fournisseurs.
  • Sélectionnez un groupe de factures sur lequel baser chaque configuration ; les groupes non affectés utilisent la configuration Groupe global.
  • Définissez la numérotation des commandes d'achat en définissant le préfixe, le numéro de séquence suivant et le suffixe.
  • Saisissez l'adresse de l'entreprise et le contenu de l'e-mail, les documents, le logo et l'e-mail de l'expéditeur facultatifs pour les transmissions.
  • Sélectionnez une politique, sélectionnez les champs d'en-tête et de poste individuel à afficher, puis sauvegardez la configuration.

Référence

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