Configuration des formulaires et des champs

Formulaires et champs : liste connectée

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer une liste connectée et l'appliquer à un formulaire

Formulaires et champs : listes connectées

Les listes connectées représentent une fonctionnalité précieuse conçue pour optimiser le processus de gestion des factures. En établissant des dépendances entre différentes listes, cette fonctionnalité garantit que les utilisateurs sélectionnent les combinaisons appropriées et validées de données liées aux factures. Il en résulte une intégrité des données améliorée, une meilleure conformité aux politiques organisationnelles et une expérience plus efficace à la fois pour les émetteurs de factures et les approbateurs.

Pour accéder à cet onglet, sélectionnez l'onglet Listes connectées sur la page Formulaires et champs.

L'image affiche un écran du logiciel intitulé « Formulaires et champs » avec le type de formulaire défini sur « Affectation de demande de paiement ». L'onglet Listes connectées est sélectionné. Une barre d'outils sous les onglets affiche trois boutons intitulés Nouveau, Modifier et Supprimer. Une table apparaît sous la barre d'outils avec les colonnes Nom de la définition de liste, Nom de la liste, Hiérarchie de liste connectée et Utilisé sur. La table contient une ligne affichant une entrée intitulée « Structure organisationnelle – (ALLOC) » liée à une liste nommée « Structure organisationnelle ». La colonne de hiérarchie affiche trois éléments de liste connectés : « Personnalisé 01 – Société », « Personnalisé 02 – Région » et « Personnalisé 03 – Service ». La colonne Utilisé le indique que la liste est utilisée dans Formulaire d'affectation de facture CVI.

Remarque

Les listes connectées sont disponibles uniquement pour les types de formulaires Collaborateur, En-tête, Ligne et Imputation.

Créer une liste connectée

La définition d'une nouvelle liste connectée implique un processus structuré en cinq phases qui garantit une organisation et une gestion efficaces des données au sein du système. Le processus est le suivant :

  1. Sélectionner une liste : sélectionnez la liste principale que vous souhaitez utiliser et affectez un nom descriptif à la définition de liste connectée.
  2. Sélectionner des champs : déterminez les champs de la liste sélectionnée qui seront inclus dans la définition de la liste connectée.
  3. Configurer les champs : ajustez les propriétés de chaque champ pour vous assurer qu'ils fonctionnent comme prévu dans la liste connectée.
  4. Aperçu : vérifiez les champs et leurs configurations pour voir comment la définition de liste connectée apparaîtra et fonctionnera avec les modifications appliquées.
  5. Affecter aux formulaires : sélectionnez les formulaires spécifiques dans lesquels la nouvelle liste connectée sera disponible pour les utilisateurs.

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à configurer une liste connectée.

Étapes

  1. Dans l'onglet Liste connectée, sélectionnez Nouveau.

    L'image affiche un écran intitulé « Formulaires et champs » avec le type de formulaire défini sur « Employé ». L'onglet Listes connectées est sélectionné. Une barre d'outils sous les onglets affiche trois boutons intitulés Nouveau, Modifier et Supprimer. Le tableau sous la barre d'outils est vide et affiche les en-têtes de colonne pour Nom de définition de liste, Nom de liste, Hiérarchie de liste connectée et Utilisé le.

  2. La page Sélectionner une liste apparaît et affiche toutes les listes disponibles. Sélectionnez la liste de votre choix.

    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée ». Une liste des listes disponibles apparaît sous l'intitulé « Nom de la liste ». La première ligne est mise en surbrillance et affiche le nom «*ORG STR Comp >CC ». Des options de liste supplémentaires apparaissent au-dessous, notamment Codes d'aéroport, Groupe de contrôle, Catégorie de service, Groupes de collaborateurs, Type de carburant, Groupes de factures et Frais divers. Cinq étapes numérotées apparaissent en haut de l'écran, intitulées Sélectionner une liste, Sélectionner des champs, Configurer les champs, Aperçu et Affecter au formulaire.

  3. Saisissez le Nom de la définition de liste connectée, puis sélectionnez Suivant.

    Remarque

    Le nom de la définition de la liste connectée doit être unique.
    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée ». Un tableau répertorie les listes connectées disponibles avec deux colonnes intitulées Nom de la liste et Niveaux. La ligne pour *ORG STR Comp >CC est mise en surbrillance et affiche une valeur de niveau de 3. Les autres noms de liste, tels que Codes d'aéroport, Groupe d'audit, Catégorie de service, Groupes de collaborateurs, Type de carburant, Groupes de factures, Transports publics et Frais divers, affichent chacun une valeur de niveau de 1. Sous la table, un champ de texte intitulé « Nom de définition de liste connectée » contient le texte « Structure org. niveau employé ». Un bouton Annuler apparaît à gauche et un bouton bleu Suivant apparaît à droite.

  4. La page Définition de liste connectée s'affiche, les champs éligibles renseignant le volet de gauche. Dans le volet de gauche, sélectionnez les zones souhaitées. Pour sélectionner plusieurs champs, utilisez Maj+clic ou Ctrl+clic.

    Remarque

    Le nombre de zones sélectionnées doit être égal au nombre de niveaux dans la liste.
    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée ». L'indicateur d'étape en haut met en surbrillance l'étape 2, intitulée Sélectionner des zones. Une liste des champs disponibles s'affiche sous l'intitulé « Champs disponibles ». Plusieurs lignes sont visibles, y compris des champs personnalisés tels que Personnalisé de 10 à Personnalisé 20. Quatre zones nommées « Unité org. 1 », « Unité org. 2 », « Unité org. 3 » et « Unité org. 4 » sont mises en surbrillance ensemble dans la liste. Une barre de défilement verticale apparaît sur le côté droit du panneau.

  5. Les zones sélectionnées s'affichent dans le volet de droite. Sélectionnez Suivant.

    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée » affichant l'étape 2, intitulée « Sélectionner des champs ». L'écran est divisé en deux panneaux. Le panneau de gauche répertorie les champs disponibles avec plusieurs lignes visibles et la ligne en surbrillance affiche « Unité org. 4 ». Une barre de défilement verticale apparaît à droite de la liste. Le panneau de droite est intitulé « Champs sélectionnés » et affiche trois noms de champs sélectionnés : Unité organisationnelle 1, Unité organisationnelle 2 et Unité organisationnelle 3. En bas de l'écran, trois boutons apparaissent : Annuler, un bouton Précédent bleu et un bouton Suivant bleu.

  6. La page Configurer les champs s'affiche. Dans le volet de gauche, sélectionnez la zone souhaitée. Les attributs disponibles pour modification s'affichent dans le volet de droite. Modifiez les attributs selon vos besoins, puis sélectionnez Suivant.

    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée » affichant l'étape 3, intitulée « Configurer les champs ». L'écran est divisé en deux sections. La section de gauche répertorie les champs sélectionnés : Unité organisationnelle 1 – Société, Unité organisationnelle 2 – Service et Unité organisationnelle 3 – Centre de coûts. La section de droite est intitulée Sélectionner les propriétés du niveau et affiche les options modifiables pour la zone en surbrillance. Ces options incluent le nom du champ, le type de données et le type de valeur par défaut. Une section intitulée « Droits d’accès » apparaît ci-dessous avec des menus déroulants affichant les options d’autorisation pour les rôles tels que Rôle de l’employé, Rôle de l’administrateur de l’employé et Rôle du sponsor. Un bouton Annuler, un bouton Précédent bleu et un bouton Suivant bleu apparaissent en bas de l'écran.

    Consultez le tableau suivant pour en savoir plus sur les attributs de champ.

    ZoneDescription
    Nom de zoneDescripteur de champ affiché sur le formulaire.
    Type de donnéesType de données de la zone sélectionnée.
    Type de valeur par défautIndiquez si la fonctionnalité de copie renseigne automatiquement la zone.
    • Copie vers le bas : la fonction Copier vers le bas permet de saisir automatiquement les informations saisies dans un champ par un employé dans des champs en double sur d'autres pages. Cette option prévaut sur les autres méthodes de pré-remplissage des champs, telles que la fonctionnalité Taux de change.

      Si vous sélectionnez cette option, vous devez également sélectionner la source de copie. Cela indique à Concur Invoice le type de formulaire à utiliser pour le champ en double. Par exemple, si vous voulez copier le code pays, la source copiée sera Collaborateur. Par conséquent, Concur Invoice recherchera le champ Code pays du type de formulaire du collaborateur et dupliquera automatiquement les informations saisies.

    • Aucun : indique que ce champ n'utilise pas la fonctionnalité de copie.
    • Constante : le premier champ de la liste connectée peut également être configuré comme une constante ; cela vous permet de saisir une valeur par défaut qui sera toujours saisie pour le collaborateur lorsque ce champ sélectionné apparaît.
    Valeur par défaut de la zoneS'affiche uniquement lorsque Constante est sélectionné dans le champ Type de valeur par défaut (premier champ de liste connectée uniquement). Saisissez les constantes qui s'affichent.
    Copier la source vers le basS'affiche uniquement lorsque Copier vers le bas est sélectionné dans la zone Type de valeur par défaut. Sélectionnez la source des données copiées.
    ZoneS'affiche uniquement lorsque Copier vers le bas est sélectionné dans la zone Type de valeur par défaut. Sélectionnez le champ à partir duquel les données seront copiées.
    Droits d'accèsSélectionnez les droits d'accès à la zone pour différents rôles utilisateur.

  7. Un aperçu de la liste connectée s'affiche. L'ensemble des champs de liste connectés fonctionne comme ils le seront sur le formulaire auquel ils sont affectés. Cela vous permet de valider que les zones connectées apparaissent dans le bon ordre et d'inclure les valeurs d'élément de liste attendues. Si les zones s'affichent correctement, sélectionnez Suivant. Sinon, sélectionnez Précédent pour revenir à une étape précédente et apporter des modifications.

    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée » affichant l'étape 4, intitulée « Aperçu ». Trois zones déroulantes apparaissent en haut de la zone d'aperçu : Unité organisationnelle 1 – Société, Unité organisationnelle 2 – Service et Unité organisationnelle 3 – Centre de coûts. Chaque liste déroulante affiche une valeur sélectionnée entre parenthèses indiquant les codes associés. Un panneau à droite affiche une option de recherche intitulée « Saisir du texte », avec des cases d'option pour Texte et Code. Une liste des codes disponibles apparaît sous les options de recherche, y compris 2001, 2002 et 2003. En bas de l'écran se trouvent trois boutons : Annuler, un bouton Précédent bleu et un bouton Suivant bleu.

  8. La page Affecter aux formulaires affiche une liste de tous les formulaires pour l’heure du formulaire sélectionné. Cochez la case correspondant au(x) formulaire(s) souhaité(s), puis sélectionnez Terminé.

    L'image affiche un écran intitulé « Définition de liste connectée ». L’étape 5 intitulée « Affecter aux formulaires » est active. Un tableau répertorie les noms des formulaires et le premier formulaire, « US Employee Information – AP », est sélectionné avec une coche. Un deuxième formulaire, « Informations sur l’employé par défaut », apparaît au-dessous et n’est pas sélectionné. En bas de l'écran, un bouton Annuler, un bouton Précédent bleu et un bouton bleu Terminé sont visibles.

Résultat

La liste connectée configurée apparaît dans l'onglet Listes connectées.

L'image affiche un écran intitulé « Formulaires et champs » avec le type de formulaire défini sur « Employé ». L'onglet Listes connectées est sélectionné. Une entrée de liste connectée apparaît dans la table. L'entrée affiche le nom de la définition de liste « Structure organisationnelle au niveau du salarié ». La colonne Nom de la liste affiche «*ORG STR Comp >CC ». La colonne Hiérarchie de liste connectée répertorie trois éléments : Unité organisationnelle du collaborateur 1 – Société, Unité organisationnelle du collaborateur 2 – Service et Unité organisationnelle du collaborateur 3 – Centre de coûts. La colonne Utilisé le affiche « US Employee Information – AP ». Les boutons Nouveau, Modifier et Supprimer apparaissent au-dessus de la table.

Synthèse

  • Les listes connectées appliquent des combinaisons de champs valides et dépendants pour une meilleure intégrité des données et une meilleure conformité à la politique.
  • Créez en cinq phases : Sélectionner une liste, Sélectionner des champs, Configurer des champs, Aperçu, puis Affecter aux formulaires.
  • Utilisez un nom de définition unique ; sélectionnez des champs égaux aux niveaux de liste, puis configurez les attributs de champ.
  • Affichez l’aperçu pour valider l’ordre et les valeurs des champs ; revenez en arrière pour corriger les erreurs.

Référence

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