Les formulaires de Concur Invoice définissent et contrôlent les données que les utilisateurs doivent saisir dans un profil de demande d’achat, de bon de commande, de facture ou de fournisseur. Leur objectif est de :
- Enregistrez les informations spécifiques de l'organisation au-delà des zones par défaut (par exemple : conteneur de règles, projet/centre de coûts, source de financement, attestations de conformité).
- Appliquez la politique en rendant les champs obligatoires/facultatifs, en ajoutant des validations et en affichant ou masquant conditionnellement les champs sous certaines conditions en fonction du contexte (tel que le type de frais, l’unité commerciale ou le montant).
- Piloter le workflow et les règles de contrôle (par exemple, acheminement en fonction du projet ou du centre de coûts, déclenchement des audits lorsque certaines valeurs sont saisies).
- Prenez en charge des intégrations comptables et ERP précises en collectant le codage et les métadonnées nécessaires à la comptabilisation (par exemple : comptes généraux, objets de coûts et données fiscales).
- Améliorez le reporting et l'analyse en standardisant les données collectées dans les notes de frais et les dépenses.
Accès à la configuration des formulaires
Pour accéder à la zone de configuration Formulaires, sélectionnez Formulaires et champs dans le menu Administration des factures. L'onglet Formulaires se charge par défaut, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous.
Niveaux de configuration du formulaire
Les formulaires sont configurables à de nombreux niveaux. Par exemple, il existe un type de formulaire de collaborateur qui permet au client de collecter non seulement des informations de base sur un salarié, mais aussi des informations spécifiques au client, telles que la structure comptable et les détails d'immatriculation de la voiture.
Types de formulaires par défaut
Invoice fournit plusieurs types de formulaires par défaut. Consultez la capture d'écran et la liste suivantes pour en savoir plus.
- Salarié : permet de saisir les détails de l'utilisateur dans l'administration des utilisateurs.
- Imputation de demande de paiement : permet de saisir la répartition des informations de coût pour une facture, le cas échéant. Tous les clients n'autorisent pas l'imputation par les utilisateurs.
- En-tête de demande de paiement : permet de saisir des informations sur la facture et inclut généralement les champs Numéro de facture et Date.
- Détails des articles de la demande de paiement : permet de saisir un détail de dépense unique dans une facture.
- Fournisseur de paiement : utilisez la capture des détails du fournisseur.
- Imputation de la commande d'achat : permet de saisir la répartition des informations de coûts pour une commande d'achat. Ce formulaire est souvent ignoré dans la configuration car les fournisseurs n’ont pas accès à l’affectation d’un bon de commande.
- En-tête du bon de commande : permet de saisir des informations sur le bon de commande et inclut généralement les champs de numéro et de date du bon de commande.
- Détails des lignes de commande : permet de saisir un détail de dépense unique dans un bon de commande.
- Imputation de la demande d’achat : permet de saisir la distribution des informations de coût pour une demande d’achat, le cas échéant. Tous les clients n'autorisent pas l'imputation par les utilisateurs.
- En-tête de la demande d’achat : permet de saisir des informations sur la demande d’achat et inclut généralement le numéro de la demande d’achat et l’adresse de facturation/d’expédition.
- Détails de l’article de la demande d’achat : permet de saisir un détail de dépense unique dans une demande d’achat.
Remarque
Certains formulaires peuvent être utilisés par des fonctionnalités de produit spécifiques. Les options du champ Copier vers le bas varient d'un formulaire à l'autre.
Formulaires de demande d’achat et options de copie
| Formulaire | Copier depuis les options |
|---|---|
| En-tête de la demande d'achat | Seule l’option de copie est Formulaire d’employé. |
| Détails de l'article de ligne de la demande d'achat | Les options de copie sont les formulaires de collaborateur et de fournisseur. |
| Imputation de la demande d’achat (distribution) | Les options de copie sont : (1) employé ; (2) détail de la demande d'achat - POSTE |
Formulaires de commande d'achat et options de copie
| Formulaire | Copier depuis les options |
|---|---|
| En-tête de commande d'achat | L’option Copier vers le bas est : Détails de la demande d’achat |
| Détails de l'article de ligne du bon de commande | Seule l'option Copier vers le bas est Poste de demande d'achat. |
| Imputation de la commande d'achat (distribution) | Aucune option de copie ou source n'est disponible. |
Formulaires de demande de paiement (facture) et options de copie
| Formulaire | Copier depuis les options |
|---|---|
| En-tête de demande de paiement | Les options de copie sont les formulaires d’en-tête de collaborateur, de fournisseur et de bon de commande. |
| Détails des articles de ligne de la demande de paiement | Les sources de copie sont les formulaires Collaborateur, En-tête de demande de paiement, Détails des articles de ligne de la demande de paiement, Fournisseur du paiement et Détails des articles de ligne du bon de commande. |
| Affectation de demande de paiement (distribution) | Les sources de copie sont Collaborateur, En-tête de demande de paiement, Détails des articles de ligne de la demande de paiement et Formulaire de fournisseur de paiement. Remarque Vous ne pouvez pas copier des formulaires de commande d'achat ou d'imputation d'achat. |