维护工作流

了解工作流程

Objective

After completing this lesson, you will be able to 了解 Concur Invoice 专业版中工作流程的基本概念

工作流概览

工作流程是系统设置，用于定义员工提交采购申请或发票后如何进行审批和处理。

Concur Invoice 包括模板化工作流程，管理员可以复制和编辑审批和付款所需的步骤。 ​配置工作流后，必须先将其分配到策略，然后才能使用。

要访问工作流及其设置，请选择 发票处理管理员的工作流 。

发票处理管理工作流程界面的屏幕截图，左侧显示工作流程名称、类型、步骤和可编辑设置的列表，以及导航链接。

工作流类型

查看以下术语，了解可用的工作流类型。​

1-Up 工作流
包括直接主管审批和会计审核的线性审批流程。
经理到授权审批者工作流
包括直接主管和受限制限制的审批人，用于指定他们可以审批哪些报告金额和/或是否可以审批具有特定例外级别的报告。
成本对象审批工作流程
成本对象是应记录单独成本计量的任何会计相关数据（成本中心、部门、产品、项目代码等）。"成本对象"审批可以基于报表、行或分配级别的签名权限。不存在成本对象审批流程的模板。

注意

管理员可以为购买申请或付款申请（发票）构建每个工作流程的变式。

创建和配置工作流

要创建新工作流，您必须复制现有工作流并进行所需编辑。如果不复制现有工作流，则无法创建工作流，也无法通过复制不同类型的工作流来创建工作流。​

Concur Invoice 为每种工作流程类型提供默认工作流程。可以复制缺省工作流，然后按原样使用或修改以满足公司的特定需求。 ​

配置工作流涉及三个主要步骤：配置常规设置、步骤和步骤规则。查看下图，了解有关这些步骤的更多信息。​

三个工作流配置步骤：1 个常规、2 个步骤、3 个步骤规则，每个步骤具有简短描述。

管理常规信息

查看以下步骤以了解如何管理工作流的常规信息。

步骤

  1. 在工作流页面的工作流标签上，选择缺省工作流。然后，选择复制和修改。

    工作流屏幕，其中包含修改、复制和移除按钮、工作流标签以及工作流名称、类型、步骤和编辑器的列表。

  2. 根据需求在 常规 选项卡上设置适当的选项，然后选择 下一步 按钮。

    工作流程配置屏幕，其中包含下一步和完成的付款申请设置、复选框、下拉列表和导航按钮。​

  3. 确保已添加适当的步骤，然后选择下一步按钮。

    显示步骤顺序、步骤名称、角色、控制按钮和导航选项上一个、下一步和完成的工作流步骤屏幕。​

  4. 确认相应的步骤规则可用，然后选择"完成"。​

    显示步骤名称、规则名称、操作和完成按钮的工作流步骤规则屏幕。​

结果

设置已保存到工作流。​

工作流步骤

工作流程定义了每个费用报告在报销之前必须完成的步骤。可以添加、移动、编辑和移除步骤。此页面上显示的字段（以及字段中的选项）因工作流类型而异。

工作流步骤屏幕列出新建、修改、移除、上一个、下一步和完成的步骤顺序、步骤名称、角色和按钮。​

添加工作流步骤

查看以下步骤以了解如何添加和编辑工作流步骤。

步骤

  1. 在发票处理管理的工作流程页面上，选择默认工作流程，然后选择复制以创建新的工作流程或选择修改以修改现有工作流程。

    突出显示复制按钮且选择工作流“z 未使用的缺省经理到处理人审核”的工作流屏幕。​

  2. 根据要求在 常规 选项卡上设置适当的选项，然后选择 下一步 。

    突出显示付款申请详细信息、复选框、下拉列表和下一步按钮的工作流设置屏幕。​

  3. 选择步骤行，然后选择新建按钮。

    注意

    您可以添加新步骤行或编辑所选行。
    工作流步骤屏幕，其中突出显示新建按钮并选择经理审批步骤。​

  4. 输入所有所需信息，然后选择保存按钮。​

    注意

    步骤名称为自由文本，但提交者将在报告时间表中看到此信息。角色是确定发送报表以进行审批的位置的项目。
    添加工作流步骤对话框，其中突出显示步骤名称、角色、审批操作和保存按钮的字段。​

  5. 查看角色顺序，确保步骤顺序正确。如果角色顺序混乱，请使用步骤顺序列中的箭头更正顺序。准备好后，选择"下一步"按钮​ 。

    突出显示移动顺序箭头、角色和下一步按钮的工作流步骤列表。​

  6. 确认相应的步骤规则可用，然后选择 完成 。

    突出显示完成按钮的工作流步骤规则列表。​

结果

工作流步骤已添加并保存。

工作流步骤规则

步骤规则定义用于确定工作流每个阶段发生的情况的条件。大多数工作流模板包括预定义规则，这些规则通常应保持不变。应仅创建任何其他规则以支持您的内部业务需求。 ​

每个规则由三个组件组成：规则名称、条件和操作。查看下图以了解更多信息。​

规则组件：规则名称、条件 (if) 和操作（然后），带有简要描述。​

添加工作流步骤规则

查看以下步骤以了解如何为工作流添加和编辑步骤规则。 ​

步骤

  1. 在发票处理管理的工作流程页面上，选择默认工作流程，然后选择复制以创建新的工作流程或选择修改以修改现有工作流程。

    工作流列表，其中突出显示复制按钮和一个工作流行。

  2. 在"常规"选项卡上设置适当的选项，然后选择"下一步"按钮。​

    名为“付款申请”的工作流配置屏幕显示工作流名称、审批设置、过期、分配超时、步骤选项以及下一步、完成、取消和先前的导航按钮。​

  3. 查看角色顺序，确认是否有相应步骤且顺序正确。如果角色顺序混乱，请使用步骤顺序列中的箭头更正顺序。完成后，选择"下一步"按钮。​

    工作流步骤列出步骤名称、角色、订单调整箭头以及新建、修改、移除、上一个、下一步和完成按钮。​

  4. 选择需要附加条件的步骤，然后选择步骤规则旁的新建按钮。​

    步骤规则列表，其中包含新建、修改、移除的步骤、规则顺序、规则名称、操作名称和按钮。​

  5. 输入相应的 规则名称 ，然后输入相应条件。完成后，选择"保存"按钮。​

    编辑“低于 100 美元的发票”的条件窗口，其中条件申请总计小于 100.00 美元，然后保存按钮。​

  6. 选择相同的步骤规则，然后选择规则操作旁的新建按钮。

    注意

    每个步骤规则都需要一个操作。
    为经理审批者显示规则“发票低于 $100”的工作流程步骤规则列表，具有“新建”、“修改”、“删除”、“上一步”和“完成”按钮。​

  7. 选择相应操作，然后输入相应的消息（如果需要）。完成后，选择保存按钮。

    注意

    操作根据所选步骤更改。还可以根据需要输入消息。如果您创建异常消息，它将自动添加到异常消息管理员。
    编辑操作窗口，其中操作名称下拉列表设置为跳过步骤、消息框和保存按钮。​

  8. 选择完成按钮。

    显示跳过步骤操作和完成按钮的工作流步骤规则列表。​

结果

添加并保存工作流步骤规则。

摘要

  • 工作流自动化费用报告传送，确保政策合规性和高效处理。
  • 工作流工具管理费用报告工作流的创建、编辑和规则。​
  • 关键工作流概念包括分步流程和异常处理。​
  • 工作流程类型包括 1-Up、Authorized Approver 和 Cost Object Approval。​
  • 选择工作流与组织结构、审批政策和成本控制需求保持一致。​

参考

主题链接
工作流概览SAP Help Portal
授权审批者SAP Help Portal
成本对象审批SAP Help Portal
Learning

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