配置策略

了解策略配置

Objective

After completing this lesson, you will be able to 介绍 Concur Invoice 专业版中政策的基本概念及其对报告的影响

发票政策概述​

在 Concur Invoice 中，政策定义了如何创建、提交和审批发票和付款申请。策略将直接塑造用户系统体验的配置元素汇集在一起。

要访问政策，请从"发票处理管理"菜单中选择政策。

政策 页面显示左侧导航菜单和列出策略名称、可编辑者及其适用区域的表，其中包含复制、修改、删除、自动提交条件、费用类型和打印格式按钮。

政策分配

将政策分配给用户组，从而根据角色、位置或部门进行定制的发票管理。可以将单个策略分配到多个组以提高一致性。

如果将多个策略分配到组，则必须将一个策略设置为缺省策略以简化用户体验。

策略创建动因

有三个关键驱动因素可确定何时创建新策略：数据输入要求、费用类型和审批流程。查看下面的术语定义列表以了解更多信息。

数据输入要求（表格和字段）
策略定义必须为每个费用报告输入的信息，包括必填字段和特定表单。
费用类型
策略指定允许的费用类型，提供用于分类和管理支出的结构化框架。
审批流程（工作流）
审批流程确定购买申请和发票的传送以进行检查和审批，确保费用由相应人员验证。

政策设计注意事项

可以在实施中创建的策略数量没有限制。但是，建议设计易于管理的政策，同时提供满足公司业务和合规性要求所需的灵活性和控制力。

有两个预定义的策略模板可用于发票：发票策略和订单/发票策略。查看下面的术语定义列表以了解更多信息。

发票政策
仅在系统配置为发票处理时使用。
订单/发票政策
当系统配置为同时支持购买申请、采购订单和发票时使用。

注意

始终使用全局模板作为配置的起点，因为它包含许多发票实践的基础策略。

创建发票政策​

查看以下步骤以了解如何创建新的发票策略。

步骤

  1. 在"发票处理管理"的"策略"页面上，选择适当的策略（您将作为新策略的基础），然后选择复制策略。

    策略页面显示所选发票策略的表上方的“复制策略”、“修改”和“删除”按钮，其中包含可编辑的列和适用列。

  2. 根据需要修改新策略常规页面。选择下一步。

    新策略屏幕，显示用于复制和命名策略、选择表单和工作流选项、设置配置值和导航标签的表单字段，底部显示下一步和取消按钮。

  3. 选择适当的费用类型，然后选择 激活 或 停用 以更改策略状态。选择下一步。

    注意

    此信息直接从您选择作为此新策略基础的策略复制，因此您可能不需要对其进行修改。
    新的策略页面，显示具有活动状态以及激活和停用按钮以及分页控件以及上一步和下一步按钮的费用类型列表。

  4. 创建或编辑要应用于发票的任何自动提交条件。选择下一步。

    注意

    这些规则适用于分配到政策的任何发票。
    新策略页面显示空的自动提交条件表，其中包含应用自动提交、插入或移除条件以及上一步和下一步按钮的选项。

  5. 激活或取消激活任何适用的打印格式。选择"完成"。

    新增“策略”页面，显示具有活动或非活动状态的打印格式列表、显示顺序箭头、激活和取消激活按钮以及上一个、取消和完成按钮。突出显示完成按钮。

结果

新的发票策略已保存并显示在策略页面上。

修改发票政策​

查看以下步骤以了解如何修改现有策略。

步骤

  1. 在"Policies"（策略）页面上，选择相应的策略，然后选择"Modify"（修改）。

    政策页面显示所选发票政策的表上方的“修改”、“复制政策”和“删除”按钮，其中包含可编辑的列和适用列。

  2. 根据需要更新任何现有配置组件。选择保存。

    发票策略的修改策略屏幕，显示抬头、行项目、分摊、供应商表单、工作流程和配置选项、外部标识、可编辑组和记帐地址设置的可编辑表单字段，带有取消和保存按钮。

结果

已保存对策略的修改。

激活或停用费用类型​

查看以下步骤以了解如何激活和停用现有费用类型。

步骤

  1. 在策略页面，选择相应的策略，然后选择费用类型按钮。

    策略页面显示表中所选的具有上方按钮的发票策略，重点关注费用类型按钮。

  2. 选择适当的费用类型，然后选择 激活 或 停用 以更改策略状态。选择"完成"。

    修改策略页面，其中显示具有活动状态、激活和停用按钮、分页控件和完成按钮的费用类型列表。

结果

已激活/已停用的费用类型更改将保存到策略中。

创建采购申请/采购订单政策​

查看以下步骤以了解如何创建新的购买申请/采购订单政策。

步骤

  1. 在"发票处理管理"的"策略"页面上，选择适当的策略（您将作为新策略的基础），然后选择复制策略。

    策略页面显示表中所选的订单发票策略，其中包含复制策略、修改、删除、自动提交条件、费用类型和打印格式按钮。

  2. 在常规步骤中，根据需要修改新策略。选择下一步。

    注意

    您必须选择 是订单策略 和 是购买申请策略 按钮启用 购买申请 和 采购订单 。创建购买申请时，您必须在"公司地点"配置中具有记帐地址才能完成此流程。
    显示订单发票政策表单的新策略页面，其中包含用于命名、发票和订单配置、购买申请设置、工作流程和成像选项、外部标识符、可编辑组、记帐地址以及下一步和取消按钮的字段。

  3. 选择适当的费用类型，然后选择 激活 或 停用 以更改策略状态。选择"下一步"

    注意

    此信息直接从您选择作为此新策略基础的策略复制，因此您可能不需要对其进行修改。
    显示具有活动状态、激活和停用按钮、分页控件以及上一步、下一步和取消按钮的费用类型列表的新策略页面。

  4. 创建或编辑要应用于策略的任何自动提交条件。选择下一步。

    注意

    这些规则适用于分配到政策的任何购买申请或采购订单。
    新策略页面显示空的自动提交条件表，其中包含应用自动提交、插入或删除条件以及上一个、下一步和取消按钮的选项。

  5. 激活或取消激活任何适用的打印格式。选择"完成"。

    新增“策略”页面，显示具有活动或非活动状态的打印格式列表、显示顺序箭头、激活和取消激活按钮以及上一个、取消和完成按钮。

结果

新创建的策略将保存并显示在策略页面上。

摘要

  • 政策通过数据输入要求、审批流程和费用类型来控制采购申请和发票行为。
  • 策略分配到组，单个策略可以分配到多个组。
  • 可以为一个组分配多个策略，并将一个策略指定为缺省策略。
  • 购买申请和发票工作流程以及费用类型可以分配到多个策略。
  • 始终使用全局模板作为配置的起点。

参考

主题链接
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