Introdução às ferramentas administrativas

Descobrindo a administração da empresa

Gerenciando as filas do processador

Atualização do dashboard AP

Introdução às ferramentas da empresa

Introdução aos componentes de configuração secundária

Criar regras de auditoria

Atualizar componentes de configuração necessários sem restrições

Configuração de lembretes por e-mail

Atualizar configuração de delegado

Introdução às configurações administrativas compartilhadas

Criação de usuários de teste

Manutenção de configurações do Cognos

Atualização da documentação de treinamento

Atualizar configuração de roteamento

Manutenção de configurações específicas de solicitação de compra e fatura

Configurando regras de correspondência de ordem de compra

Objective

After completing this lesson, you will be able to criar uma regra de correspondência de ordem de compra

Visão geral das regras de correspondência da ordem de compra

As regras de correspondência indicam ao sistema como responder quando encontra diferenças entre valores; por exemplo, quando o preço unitário em uma fatura não corresponde ao preço unitário no pedido de compra. Conjuntos de regras de correspondência mais avançados também podem incluir condições que permitem que um conjunto de regras processe vários cenários em diferentes tipos de gastos, divisões ou projetos. Essas condições dependem de campos personalizados que o usuário adicionou ao formulário de pagamento.

Nota

Depois de uma regra de correspondência ser colocada em utilização, ela não pode ser modificada. Se forem necessárias atualizações, deve ser criada uma nova regra de correspondência e, em seguida, atribuída à diretiva.

A imagem exibe uma página “Regras de correspondência de ordem de compra” com botões para Editar, Copiar e Excluir. Ela mostra uma tabela de nomes de conjunto de regras, se cada conjunto de regras está sendo utilizado e os respectivos conjuntos de regras associados. A linha “Conjunto de regras padrão” é marcada como “Sim” em “Em utilização” e é destacada com uma caixa rosa.

Os clientes podem ter uma mistura de diferentes necessidades correspondentes e combinar a correspondência bidirecional, a confirmação de recibo e a correspondência tridirecional de acordo com o uso da fatura. Para acomodar várias necessidades de correspondência, os clientes podem configurar vários grupos de regras para instruir o Concur Invoice a usar a lógica de correspondência adequada para cada combinação de fatura/ordem de compra.

No exemplo a seguir, existem três grupos de regras; um para ordens de compra com recibos (correspondência tridirecional), um para pedidos de compra sem recibos (correspondência bidirecional) e um para pedidos de compra com confirmação de recebimento.

A imagem exibe uma tela “Regras de correspondência de ordem de compra”. Ela mostra botões de ação para Adicionar, Editar, Copiar, Excluir, Renomear, Editar regras e Editar confirmação. Um painel esquerdo lista grupos de regras com Pedidos de compra com recibos selecionado. Um painel à direita descreve as regras de correspondência para preços, quantidades e endereço de remessa, além de mensagens de exceção. Marcadores numerados cor-de-rosa destacam áreas-chave na página.

1	Adicionar	Adicione condições que acionarão o grupo de regras selecionado.
2	Processar	Edite as condições que acionarão o grupo de regras selecionado.
3	Copiar	Duplique o grupo de regras selecionado.
4	Eliminar	Eliminar o grupo de regras selecionado.
5	Renomear	Renomeie o grupo de regras selecionado.
6	Editar regras	Edite as regras para o grupo de regras selecionado.
7	Editar confirmação	Tipos de confirmação de recibo. São as diferentes formas de confirmar o recebimento. Superior – a seleção efetuada para o conjunto de regras superior será utilizada. Essa opção está disponível para conjuntos de regras de nível superior e para conjuntos de regras de subnível. Nenhum – nenhuma confirmação de recibo é necessária. Isso é apropriado para gastos que exigem somente uma correspondência bidirecional entre a fatura e o pedido de compra. Invoice – A apresentação e confirmação geral da fatura, no Concur Invoice, é suficiente para confirmar o recibo. Isso é especialmente apropriado para alguns tipos de gastos com serviços. Por exemplo, serviços de limpeza de rotina a US $ 100 por hora por 10 horas. O detentor da fatura não precisa responder em termos de X horas recebidas; em vez disso, é suficiente apresentar a fatura com a pergunta implícita "Você ficou satisfeito com os serviços (ou mercadorias) em geral?" Recibo individual – o recibo (quantidade) será inserido pelo detentor da ordem de compra/fatura no ERP e, em seguida, transferido para o Concur Invoice. Isso é apropriado para mercadorias recebidas diretamente por um indivíduo em uma residência ou escritório regional, ou recebimento parcial de serviços baseados em horas. Central de recibos – o recibo (quantidade) será inserido centralmente e armazenado no ERP e, em seguida, transferido para o Concur Invoice. Isso é apropriado para mercadorias recebidas em um depósito central, em que o detentor do pedido de compra/fatura não tem parte em responder à questão do recibo.
8	Grupos de regras	Cada grupo de regras representa como uma fatura deve ser comparada ao pedido de compra.
9	Detalhes do grupo de regras	Detalhes de regras e Tipo de confirmação de recibo para o grupo de regras selecionado.

As regras de correspondência de ordem de compra são atribuídas na política de ordem de compra. Para Correspondência em três vias, ative Ativar recebimento do Concur também na Política de ordens de compra.

A imagem exibe uma página de configurações “Modificar política: política de fatura da OC”. Ele mostra campos suspensos para formulário de item de linha da fatura, formulário de alocação de fatura e formulário de fornecedor. Ele inclui campos de seleção para solicitar um novo fornecedor, atribuir solicitações e marcá-lo como uma política de ordem de compra. Ela mostra uma seção Configuração do pedido de compra com formulários para cabeçalho da ordem de compra, item de linha, alocação e recibo. Ele destaca “Ativar recebimento da Concur” como marcado e um campo “Conjunto de regras de correspondência de ordem de compra” definido como “Conjunto de regras padrão – Cópia de trabalho”.

Assim que o Concur Receiving for ativado, o Formulário de recibo da ordem de compra na ferramenta Formulários e campos será usado automaticamente.

A imagem exibe uma página de fatura para “ABC Office Supplies-ruwenmreu-1234” com o status Não enviado. Ela mostra a guia Pedido para o Pedido 61. Ela lista detalhes do vendedor, locais de entrega e de cobrança e detalhes do pedido de compra, como data, condições e total. Ela mostra uma linha de especificação dos itens para cadeiras de escritório com quantidade, preço unitário e subtotal. Destaca uma seção Recebido: cadeiras de escritório com um número de recibo, número da nota de entrega, ícone de anexos, data de recebimento e quantidades recebidas e faturadas.

Tipos de correspondência de ordem de compra

É fornecido um conjunto de regras padrão, mas você pode querer criar o seu próprio copiando e editando o conjunto de regras padrão. Diferentes conjuntos de regras podem ser utilizados para acomodar diferentes departamentos ou regiões e o mesmo conjunto de regras pode ser utilizado em mais de um conjunto de regras.

Existem dois tipos de regra correspondentes que você pode incluir no conjunto de regras geral e associar ao conjunto de regras: Regras e Validade até a data.

Regras

Este conjunto de regras inclui uma comparação um para um entre a fatura atual e o pedido de compra. Ela é executada com base na escolha do cabeçalho, do item de linha, do item de linha – nível do recibo e/ou do vendedor para comparações como Quantidade para quantidade, Total da solicitação para total, recebimento em quantidades recebidas, linhas da RC associadas a linhas do pedido de compra ou mesmo campo personalizado para campo personalizado.

1	Regras	A guia Regras exibe as regras de correspondência individuais que comparam a fatura atual com a ordem de compra.
2	Nível	Este é o nível no qual uma regra específica é avaliada, incluindo fornecedor, cabeçalho, partida individual e recibo de partida individual (para correspondência tridirecional).
3	Campos	Estes são os campos específicos disponíveis para comparar informações da fatura e da ordem de compra. Nota Os tipos de despesa não estão disponíveis para correspondência.
4	Tolerância	Esta é a tolerância permitida para uma determinada regra antes de ser acionada. Estes incluem: Nenhum: selecione isto para acionar a regra se for detectado qualquer desvio entre os campos. Não é permitida nenhuma tolerância. Em +/-: selecione isto para especificar um montante de tolerância saldado igual acima e abaixo do valor do campo do pedido que está sendo comparado ao mesmo campo da fatura. Personalizado: escolha isso para criar um valor assimétrico de tolerância acima e abaixo do valor do campo do pedido que está sendo correspondido ao mesmo campo da fatura. Moeda: selecione a moeda base utilizada para avaliar tolerâncias. Nota O sistema converterá moedas alternativas em faturas recebidas nessa moeda base.
5	Mensagem de exceção	Esta é a mensagem específica que será exibida ao usuário quando uma regra de correspondência de ordem de compra for acionada. Nota As mensagens de exceção são opcionais, mas recomenda-se instruir o usuário.
6	Opções‐Ocorrências	Quando este recurso está desmarcado, ele proíbe que um usuário envie ou aprove uma fatura de PO não correspondente. Nota Se a caixa de seleção Permitir envio/aprovação estiver desmarcada, a ordem de compra ou a fatura deverá ser corrigida para que um usuário possa enviá-la. Certifique-se de que seus clientes entendam como corrigir quaisquer problemas com esta configuração.

Período de validade até a data

Este conjunto de regras é uma comparação de um para muitos entre todas as faturas associadas e o pedido de compra. Ele é executado com base no total cumulativo de todas as faturas com o mesmo número do pedido de compra, comparando o bruto, líquido, o total do item de linha, a quantidade do item de linha, se corresponder às quantidades recebidas e/ou ao imposto do item de linha.

A imagem exibe uma tela Regras de grupo de regras correspondentes da ordem de compra na guia Acumulado até a data para o grupo de regras Padrão. Ele mostra uma opção selecionada Montante bruto e um campo de tolerância de excedente com valor e moeda. Ela mostra uma caixa de mensagem de exceção com um link Alterar e uma opção para permitir o envio e a aprovação. Ela lista opções não verificadas adicionais, incluindo valor líquido, total do item de linha, quantidade do item de linha, correspondência em relação à quantidade recebida e imposto do item de linha. Ele inclui os botões Salvar e Fechar.

1	Período de validade até a data	A guia Acumulado até a data exibe regras de correspondência comparando todas as faturas associadas com o pedido de compra.
2	Montante bruto	Isso compara o montante bruto do pedido de compra com as somas brutas acumuladas de todas as faturas com este número de pedido de compra.
3	Tolerância	A única opção disponível em Excedente é um valor ou uma porcentagem.
4	Mensagem de exceção	Esta é a mensagem específica que será exibida ao usuário quando uma regra de correspondência de ordem de compra for acionada.
5	Opções	Isso permite ou proíbe o envio ou a aprovação da fatura da ordem de compra.
6	Montante líquido	Isso compara o valor excluindo valores de entrega ou de imposto.
7	Total do item de linha	Para cada item de linha associado, esta regra compara o total de itens de linha da ordem de compra com os totais cumulativos de todos os itens de linha de todas as faturas que compartilham esse número de ordem de compra.
8	Quantidade do item de linha	Para cada item associado, esta regra compara a quantidade da ordem de compra com as quantidades cumulativas de todas as faturas que compartilham esse número de ordem de compra.
9	Comparar com quantidade recebida	Para cada item de linha da ordem de compra associada, esta regra compara as quantidades totais faturadas (com base nas quantidades correspondentes) com as quantidades totais nos recibos associados.
10	Imposto do item de linha	Para cada item associado, esta regra compara o imposto da ordem de compra com os impostos cumulativos de todas as faturas que compartilham esse número de ordem de compra.

Condições principais da regra de correspondência da ordem de compra

Revise os seguintes termos-chave para saber mais sobre as regras de correspondência do pedido de compra.

Regras de correspondência de ordem de compra: As regras de correspondência de ordem de compra são criadas para alertá-lo quando as faturas associadas a uma ordem de compra (OC) incluem valores ou valores que se encontram fora dos parâmetros definidos na ordem de compra. Essas regras definem as tolerâncias que o sistema usará para identificar faturas com quantidades ou valores que não correspondem ao pedido de compra. Além disso, as Regras de correspondência de ordem de compra determinam se o envio e a aprovação de uma fatura baseada em ordem de compra são permitidos ou não quando ocorre uma exceção.
Status Em utilização: Um conjunto de regras de correspondência com um status Em uso pode ser desbloqueado interrompendo sua associação a todas as faturas.
Melhores práticas de correspondência de PO: As práticas recomendadas para a correspondência de pedidos de compra enfatizam a importância de manter um equilíbrio ao criar regras de correspondência, garantindo que as regras sejam eficazes sem causar exceções irresolvíveis ou impedir que as faturas sejam compensadas para processamento. Recomenda-se começar com regras simples e introduzir gradualmente complexidade, certificando-se de que cada componente funciona adequadamente por conta própria e em combinação com outros. Além disso, é importante evitar a criação de regras excessivamente complicadas que os clientes possam achar difíceis de manter após a implementação.

Criação de uma regra de correspondência de ordem de compra bidirecional

Revise os passos a seguir para saber como criar uma nova regra de correspondência de OC bidirecional.

Etapas

Na página Regras de correspondência de ordem de compra, selecione um conjunto de regras existente em Nome do conjunto de regras e, em seguida, selecione Copiar.
Selecione a "Cópia de...", selecione Renomear e digite um nome descritivo para o conjunto de regras de correspondência, pressionando Enter quando tiver concluído e, em seguida, selecione Concluído.
Selecione Padrão e, em seguida, selecione Editar regras (esse grupo de regras nomeado é a base para seu novo grupo de regras).
Selecione a aba Período de validade até a data e conclua as configurações necessárias.
Selecione a guia Regras. Conclua as configurações e selecione Adicionar e, em seguida, Salvar.
Para modificar uma regra existente, selecione a regra na seção Regras e atualize as configurações. Selecione Atualizar e, em seguida, Salvar.
Revise o conjunto de regras de correspondência selecionando o grupo Regras padrão, observando a configuração no painel à direita e, em seguida, selecione Concluído.

Criação de uma regra de correspondência de pedido de três vias

Revise os passos a seguir para saber como criar uma nova regra de correspondência de ordem de compra tridirecional.

Etapas

Em Formulários e campos, adicione o campo Tipo de recibo ao formulário Item da solicitação de compra. O valor padrão para Mercadorias é Entrada de quantidade, enquanto o valor padrão para Serviços é Nenhum. Esse valor de Tipo de recibo é especificado pelo usuário durante a criação do item da solicitação de compra ou importado por meio da importação da ordem de compra (para pedidos de compra externos).
Em Regras de correspondência de ordem de compra, selecione o grupo de regras necessário e clique em Adicionar.
Na caixa de diálogo Condições de grupo de regras de correspondência da ordem de compra, adicione a regra para verificar se o campo Linha da ordem de compra –Tipo de recibo do formulário de item QUALQUER igual: da Confirmação de recibo com quantidade e, em seguida, clique em Salvar.
Nota: para verificar somente a confirmação de recebimento independentemente das quantidades, a regra será Pedido de compra no campo Tipo de reciboigual a Confirmação de recebimento com quantidade.
Selecione a nova condição e, em seguida, selecione Editar regras.
Especifique os requisitos em Item do documento correspondente – Recibo e, em seguida, selecione Salvar.
Revise todo o conjunto de regras de correspondência selecionando o grupo de regras nomeado no qual você adicionou os requisitos de recibo e observando a configuração no painel à direita e, em seguida, selecione Concluído.

Adicionar grupos de regras baseados em condições ao conjunto de regras

Revise as etapas a seguir para saber como adicionar grupos de regras baseados em condições ao conjunto de regras correspondente.

Etapas

Se forem necessários grupos de regras baseados em condições, selecione o grupo de regras nomeado no qual o conjunto de regras baseado em condições será incluído e, em seguida, selecione Adicionar.
Em Regras de correspondência de pedido Condições de grupo, configure as condições que o sistema irá detectar e, em seguida, execute a regra de correspondência definida (na figura abaixo, o fornecedor "Brooks"). Selecione Inserir para adicionar quaisquer condições de adição e, em seguida, selecione Salvar quando tiver concluído.
Selecione a nova condição e, em seguida, selecione Editar regras.
Indique o que deve acontecer quando o sistema detecta a condição (ou seja, encontra o fornecedor "Brooks"). Selecione Atualizar e, em seguida, Salvar.
Revise todo o conjunto de regras de correspondência selecionando o grupo de regras nomeado no qual você adicionou condições e observando a configuração no painel à direita e, em seguida, selecione Concluído.
Nota
Se nenhuma condição for atendida, as regras Padrão serão executadas.hipótese:

Adicionando tipos de confirmação de recibo ao conjunto de regras

Os administradores podem configurar regras com base em categorias de gastos, limites de valor e muito mais para alcançar diferentes maneiras de confirmar o recibo. Esses resultados são chamados de tipos de confirmação.

Revise os passos a seguir para saber como adicionar tipos de confirmação de recibo ao conjunto de regras correspondente.

Etapas

Selecione o grupo de regras nomeado no qual o conjunto de regras baseado em condições será incluído e, em seguida, selecione Editar confirmação.
Selecione o Tipo e, em seguida, clique em Salvar.
Revise todo o conjunto de regras de correspondência selecionando o grupo de regras nomeado no qual você adicionou condições e observando a configuração no painel à direita e, em seguida, selecione Concluído.

Síntese

As regras de correspondência detectam variações de fatura e de ordem de compra e definem ações do sistema quando as tolerâncias são excedidas.
Use vários grupos de regras e condições para suportar necessidades bidirecionais, tridirecionais e de correspondência de confirmação de recibo.Compatibilização
Configure regras por nível, campos, tolerância, mensagem de exceção e envie ou aprove opções para controlar o processamento.
Use regras de acumulado para comparar totais e quantidades cumulativas de faturas com o pedido de compra.
Copie o conjunto de regras predefinido, crie novas regras e reatribua conjuntos de regras, pois os conjuntos de regras em uso não podem ser editados.

Referência

Tópico	Link
Guia do administrador de correspondência de ordem de compra	SAP Help Portal
Guia de ferramentas de correspondência de ordem de compra	SAP Help Portal
Guia de Administração de Confirmação de Recibos	SAP Help Portal

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