Gestion de la configuration des délégués

Configurer et gérer les droits d'accès Délégué de facture

Objective

After completing this lesson, you will be able to créer et modifier les droits d'accès des délégués pour les utilisateurs de factures

Présentation de la configuration du délégué chargé des factures

La configuration du délégué vous permet de spécifier les actions de rapprochement de facture (telles que la création, la soumission ou l'approbation des factures) qu'un utilisateur peut déléguer à un autre utilisateur. La plupart des sociétés utilisent une configuration de délégué unique, mais les configurations peuvent différer selon le groupe. Vous pouvez affecter une configuration de délégué à une ou plusieurs configurations de groupe de collaborateurs. Cependant, chaque configuration de groupe de collaborateurs ne peut utiliser qu'une seule configuration de délégué.

Capture d’écran de la page « Configurations de délégués » de SAP Concur dans Administrateur de traitement des factures. L'écran affiche un tableau répertoriant les options de configuration du délégué et les autorisations, avec des boutons permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer des configurations. Un menu de navigation à gauche répertorie les options d’administration associées, telles que les règles de contrôle, les informations sur la société et les paramètres de facture.

Configurer les droits d'accès des délégués factures

Pour configurer les paramètres de délégation :

Étapes

  1. Accédez à Administrateur de factures > Configurations des délégués et sélectionnez Nouveau.

    Capture d'écran de la page Configurations de délégués affichant un tableau des autorisations de configuration et un bouton Nouveau en surbrillance pour ajouter une nouvelle configuration de délégué.

  2. Saisissez le nom de la configuration du délégué.

    Capture d'écran de la fenêtre Ajouter une configuration de délégué - Facture. La zone Nom de la configuration est renseignée avec Démo et mise en surbrillance. Les paramètres de délégation, y compris les cases à cocher pour les autorisations, sont affichés ci-dessous. Les boutons Enregistrer et Annuler apparaissent en bas.

  3. Sélectionnez les groupes auxquels cette configuration s'applique.

    Capture d'écran de la fenêtre Ajouter une configuration de délégué - Facture avec la liste déroulante S'applique aux groupes développée, affichant plusieurs options de groupe sélectionnables telles que Démonstrations client, Global, Demandes d'autorisation et autres. Le nom de la configuration est défini sur Démo. Les boutons Sauvegarder et Annuler se trouvent en bas.

  4. Sélectionnez les options de délégué pour les administrateurs des utilisateurs et les salariés. Notez que les autorisations peuvent être appliquées à la fois aux administrateurs des utilisateurs et aux employés, ou aux rôles individuels.

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    Capture d'écran de la fenêtre Ajouter une configuration de délégué - Facture affichant les champs relatifs au nom de la configuration, aux restrictions, à la sélection des groupes et aux jours d'approbation. La section « Paramètres de délégué pour les administrateurs des utilisateurs et les employés » est mise en surbrillance, avec différentes cases d'autorisation de délégué cochées pour les rôles de collaborateur et d'administrateur des utilisateurs. Les boutons Enregistrer et Annuler apparaissent en bas.

  5. Sélectionnez Sauvegarder.

    Capture d'écran de la fenêtre Ajouter une configuration de délégué - Facture avec le bouton Enregistrer en surbrillance.

Modifier les droits d'accès d'un délégué à la facture

Pour modifier les autorisations de délégation :

Étapes

  1. Accédez à Administrateur de factures > Configurations des délégués, sélectionnez un nom de configuration, puis sélectionnez Modifier.

    Capture d'écran de la page Déléguer les configurations avec le bouton Modifier en surbrillance et la ligne de configuration Démo sélectionnée.

  2. Sélectionnez les autorisations appropriées. Notez que les autorisations peuvent être appliquées à la fois aux administrateurs des utilisateurs et aux employés, ou aux rôles individuels. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Sauvegarder.

    Une fenêtre de paramètres « Modifier la configuration du délégué - Facture » avec différentes options de délégué cochées et le bouton « Enregistrer » surligné en bas à droite.

Synthèse

  • Accéder aux approbations de factures : connectez-vous, ouvrez Approbations, sélectionnez Factures pour afficher les éléments en attente et les détails clés.
  • Vérifiez minutieusement chaque facture : vérifiez l'en-tête, les postes, les imputations, les pièces jointes et les indicateurs de conformité par rapport aux documents d'origine.
  • Utilisez les actions d'approbateur de manière appropriée : Renvoyer pour corrections, Approuver et Transférer pour vérification ajoutée, Approuver une fois terminé.
  • Exploitez les outils : affichez les images, vérifiez la procédure d'approbation et ajoutez des commentaires clairs pour documenter les décisions et réduire les reprises.
  • Garantir l'accès et la conformité : confirmez les rôles appropriés, suivez les politiques et acheminez les factures rapidement pour prendre en charge les paiements en temps opportun.

Ressources

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