Configuration des e-mails de rappel

Création d'une règle d'e-mail de rappel

Objective

After completing this lesson, you will be able to décrire et configurer les règles d'e-mail

Synthèse des règles d'e-mail de rappel

Les rappels automatiques par e-mail invitent les utilisateurs à agir en fonction d'une limite de temps spécifiée. Vous utilisez cet outil pour configurer les e-mails et définir les règles qui les déclenchent.

La règle indique les critères qui déclenchent l'envoi d'un e-mail par le système.

Page Rappels par e-mail SAP Concur sous Administrateur de traitement des factures, affichant une liste de règles de rappel par e-mail avec des détails tels que le nom, le type, le modifiable par, les règles applicables et le statut actif. Le menu de navigation se trouve à gauche.

Configurer les règles d’e-mail de rappel

Pour configurer les règles d'e-mail de rappel :

Étapes

  1. Accédez à Administrateur de factures > E-mails de rappel > Règles et sélectionnez Nouveau.

    Capture d'écran affichant l'interface E-mails de rappel avec deux onglets : E-mails de rappel et Règles. Les boutons pour Nouveau, Modifier, Copier et Supprimer sont visibles. Un tableau répertorie les rappels avec les colonnes Nom, Type et Modifiable par, avec des éléments tels que les approbations en retard et les annonces ayant échoué. Le bouton Nouveau et les onglets sont mis en surbrillance avec des cases roses.

  2. À l'étape Règle d'e-mail de rappel, renseignez tous les champs obligatoires, puis sélectionnez Suivant.

    Capture d'écran de l'interface E-mails de rappel avec les onglets E-mails de rappel et Règles. Section active : Règle d'e-mail de rappel. Les zones pour Nom, Type de rappel et Modifiable par sont visibles. Bouton Suivant surligné en bas à droite.

  3. À l'étape Conditions, complétez la condition pour la règle en ajoutant les éléments suivants :

    • Objet de données approprié
    • Champ/valeur du volet Assistant
    • Opérateur approprié du volet Assistant
    • Objet de données approprié suivant
    • Champ/valeur du volet Assistant
    L'interface E-mails de rappel affiche les conditions configurées avec des zones pour les objets de données et les statuts d'approbation, à l'aide de la logique Et ou Ou. Les boutons Insérer et Supprimer se trouvent en haut. Le bouton « Terminé » est mis en surbrillance en bas à droite.

  4. Continuez à suivre ces étapes jusqu'à ce que la condition soit créée, puis sélectionnez Terminé.

Synthèse

  • Accéder aux approbations de factures : connectez-vous, ouvrez Approbations, sélectionnez Factures pour afficher les éléments en attente et les détails clés.
  • Vérifiez minutieusement chaque facture : vérifiez l'en-tête, les postes, les imputations, les pièces jointes et les indicateurs de conformité par rapport aux documents d'origine.
  • Utilisez les actions d'approbateur de manière appropriée : Renvoyer pour corrections, Approuver et Transférer pour vérification ajoutée, Approuver une fois terminé.
  • Exploitez les outils : affichez les images, vérifiez la procédure d'approbation et ajoutez des commentaires clairs pour documenter les décisions et réduire les reprises.
  • Garantir l'accès et la conformité : confirmez les rôles appropriés, suivez les politiques et acheminez les factures rapidement pour prendre en charge les paiements en temps opportun.

Référence

RubriqueLien
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