Gestion des files d'attente des gestionnaires

Créer une requête de gestionnaire de demandes d’achat

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurer une requête pour traiter les demandes d'achat

Synthèse des requêtes du gestionnaire de demandes d'achat

Avec le rôle de gestionnaire de demandes d’achat, vous pouvez vérifier chaque demande d’achat pour vous assurer qu’elle est complète. Vous pouvez vérifier que toutes les zones obligatoires sont renseignées, supprimer les exceptions et vérifier que le demandeur a fourni tous les détails nécessaires.

Pour traiter les demandes d’achat, accédez à Demandes > Demandes d’achat > Traiter les demandes d’achat. Dans cette section, vous pouvez afficher toutes les demandes d'achat en attente d'approbation et exécuter les tâches de traitement nécessaires.

Remarque

Les requêtes personnalisées sont visibles uniquement dans le compte dans lequel vous les avez créées.
L’image affiche la page « Demandes en attente de vérification par le gestionnaire » dans un système d’achat. Elle affiche un tableau des demandes d'achat avec des colonnes pour le numéro de demande, l'émetteur de la demande, la description, le statut d'approbation, la date de soumission, le total et les distributions. Il comprend des boutons permettant d'interroger, d'approuver, de renvoyer, d'afficher une image, des actions et des préférences. Elle affiche un champ de recherche et plusieurs messages d'avertissement rouges pour les factures en attente d'approbation plus longtemps que ce qui est autorisé.

Configurer une requête de gestionnaire de demandes d’achat

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à créer une requête du gestionnaire de demandes d’achat.

Étapes

  1. Sélectionnez Traiter les demandes d’achat, puis Requête > Nouvelle requête.

    L’image affiche la page « Demandes en attente de vérification par le gestionnaire » dans un système d’achat. Il met en évidence l'onglet « Traiter les demandes d'achat » en haut. Il met en surbrillance le menu « Requête » avec l’option « Nouvelle requête » sélectionnée. Un tableau répertorie les demandes avec des colonnes pour le numéro de demande, l'émetteur de la demande, la description, le statut d'approbation, la date de soumission, le total et le statut de distribution.

  2. Sur la page Créateur de l’interrogation, saisissez un Nom de l’interrogation. Une fois la requête enregistrée, elle apparaîtra dans le menu Requête.

    L’image affiche une fenêtre contextuelle « Créateur de l’interrogation » sur la page « Demandes en attente de vérification par le gestionnaire ». Une zone en surbrillance invite l'utilisateur à saisir un nom de requête. La fenêtre comprend des options permettant d'insérer ou de supprimer des critères et des champs déroulants pour l'objet de données, la valeur de champ et l'opération. Les boutons situés en bas incluent Enregistrer et exécuter, Enregistrer, Supprimer et Annuler.

  3. Saisissez une condition en sélectionnant les informations appropriées dans l'éditeur de conditions.

    L’image affiche une fenêtre « Créateur de l’interrogation » avec une requête nommée « PR > 1000 USD ». Une règle en surbrillance filtre les demandes d'achat dont le total est supérieur à 1 000,00 USD. La fenêtre affiche des zones de liste déroulante pour l'objet de données, la zone, l'opérateur et la valeur. Les boutons incluent Enregistrer et exécuter, Enregistrer, Supprimer et Annuler.

  4. Pour ajouter une autre condition, sélectionnez Insérer. Le système ajoute toujours des lignes en bas de toutes les lignes existantes. Le nombre de lignes que vous pouvez ajouter n'est pas limité.​

    L’image affiche une fenêtre « Créateur de l’interrogation » pour la requête « PR > 1000 USD ». Il met en surbrillance le bouton Insérer et une nouvelle ligne de filtre ajoutée ci-dessous. La nouvelle ligne utilise « Et » et filtre les demandes d'achat dont le statut d'approbation est Approuvé.

  5. Pour supprimer une condition, sélectionnez-la, puis sélectionnez Supprimer. Ceci est permanent ; par conséquent, si vous supprimez une condition par erreur, vous devrez la recréer dans son intégralité.

    L’image affiche une fenêtre « Créateur de l’interrogation » avec deux lignes de filtre. Il met en surbrillance le bouton Supprimer et une case à cocher sélectionnée en regard de la deuxième ligne de filtre. La deuxième ligne de filtre filtre les demandes d'achat dont le statut d'approbation est Approuvé.

  6. Sélectionnez Enregistrer et exécuter ou Enregistrer.

    L’image affiche une fenêtre « Créateur de l’interrogation » avec une règle de filtre enregistrée. La règle filtre les demandes d'achat dont le total est supérieur à 1 000,00 USD. Il met en surbrillance les boutons Enregistrer et Exécuter et Enregistrer en bas à droite.

  7. La requête est maintenant sauvegardée et disponible pour une utilisation à la demande.​

    L’image affiche une page du système d’approvisionnement intitulée « Demandes en attente de vérification par le gestionnaire ». Elle affiche un tableau des demandes d'achat avec des colonnes pour l'émetteur de la demande, la description, le statut d'approbation, la date de soumission, le montant total et les distributions. Un menu de requête à gauche met en surbrillance le filtre « PR > 1000 USD ».

Modifier une requête du gestionnaire de demandes d’achat

Passez en revue les étapes suivantes pour savoir comment modifier une requête du gestionnaire de demandes d’achat.

Étapes

  1. Sur la page Traiter les demandes d’achat, sélectionnez Interrogation>Modifier l’interrogation enregistrée, puis sélectionnez la requête que vous souhaitez modifier.​

    L’image affiche une fenêtre Créateur de l’interrogation dans SAP Concur pour le traitement des demandes d’achat. Il définit une requête intitulée PR > 1000 USD et filtre les totaux des demandes d'achat supérieurs à 1 000,00 USD et le statut d'approbation est égal à Approuvé. Il met en surbrillance le bouton « Enregistrer et exécuter » en bas à droite.

  2. Dans le générateur de requêtes, modifiez les informations de condition en ajoutant ou en supprimant une ligne de condition. Sélectionnez Enregistrer et exécuter ou Enregistrer une fois vos modifications terminées.​

    L’image affiche une fenêtre Créateur de l’interrogation dans SAP Concur. Il crée une requête nommée « PR > 1000 USD ». Il définit deux filtres : un montant total supérieur à 1 000,00 dollars américains et un statut d'approbation égal à Approuvé. Il met en surbrillance le bouton Sauvegarder et exécuter.

Synthèse

  • Vérifiez que les demandes d'achat sont complètes, contiennent les champs obligatoires, les exceptions et les détails du demandeur.​
  • Accédez à Demandes > Demandes d’achat > Traiter les demandes d’achat pour traiter les demandes en attente.​
  • Créez une requête à partir du menu Requête, nommez-la et créez des conditions dans l'éditeur de conditions.​
  • Ajoutez des conditions avec Insérer, supprimez des conditions avec Supprimer, puis Sauvegarder ou Sauvegarder et exécuter la requête.​
  • Modifiez les requêtes enregistrées dans le menu Interrogation et enregistrez les modifications ; les requêtes personnalisées apparaissent uniquement dans votre compte.​

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Référence

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