Gestion du tableau de bord de la comptabilité fournisseurs

Gestion du tableau de bord des utilisateurs CF

Objective

After completing this lesson, you will be able to affecter des factures au propriétaire approprié dans Concur Invoice Professional Edition

Synthèse du tableau de bord CF

La page Gestionnaire de factures contient des liens vers les tâches importantes que l’utilisateur CF Invoice et le gestionnaire de factures doivent effectuer quotidiennement, telles que l’affectation, l’approbation, le renvoi ou le rappel des factures. Plus important encore, la page Gestionnaire de factures indique l'ancienneté des factures pour garantir qu'elles sont traitées à temps et qu'elles ne sont pas en retard. Pour accéder à la page Gestionnaire de factures, sélectionnez le menu Facture dans Concur.

L'image affiche un tableau de bord Gestionnaire de factures. Il affiche deux vignettes de factures actives : Capture non vérifiée avec 11 et Factures non affectées avec 13. Il affiche le nombre d'avertissements pour les postes en retard de paiement : plus de 48 heures avec 11 heures et plus de 12 heures avec 13. Elle répertorie Mes tâches avec des liens pour Créer une nouvelle facture, Factures non soumises (2), Toutes mes factures (2), Factures non affectées (13) et Fournisseurs non approuvés (78). Il inclut un bouton Modifier le tableau de bord de la société en haut à droite.

Les rôles Utilisateur CF Invoice et Gestionnaire de factures ont accès à la page Gestionnaire de factures. Vous trouverez ci-dessous une liste des types de factures disponibles pour ces deux rôles.

Type de factureUtilisateur CF de la facture​Gestionnaire de factures​
Capture non vérifiéeXX
Factures non affectéesXX
Fournisseurs non approuvésXX
Toutes les factures non soumises​ X
Toutes les factures non approuvées​ X
En attente de vérification comptable X
Toutes les factures impayées​ X

Modifier les seuils d'âge des factures

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à modifier les seuils d'âge des factures.

Étapes

  1. Sur la page Gestionnaire de factures, sélectionnez Modifier le tableau de bord de la société.

    L’image affiche un tableau de bord Gestionnaire de factures avec des vignettes de factures actives et des listes de tâches. Elle affiche Factures non affectées avec 0, Toutes les factures non soumises avec 1 et Toutes les factures non approuvées avec 0. Il affiche les indicateurs de retard de plus de 12 heures, de plus de 3 jours et de plus de 5 jours. Elle répertorie Mes tâches pour les factures et le back-office, notamment Créer une nouvelle facture, Factures non affectées, En attente de vérification comptable, Fournisseurs non approuvés et Toutes les factures impayées. Il met en surbrillance le bouton Modifier le tableau de bord de la société en haut à droite.

  2. Sélectionnez le stylo dans le coin supérieur droit de la section Toutes les factures non approuvées.

    L'image affiche un tableau de bord Gestionnaire de factures. Elle affiche les cartes Factures actives pour Factures non affectées (0), Toutes les factures non soumises (1) et Toutes les factures non approuvées (0). Elle inclut des icônes de modification sur chaque carte, l'icône de modification de la carte Toutes les factures non approuvées étant mise en surbrillance. Elle affiche également les sections Mes tâches pour Factures et Back Office, ainsi qu'un bouton Terminer l'édition en haut à droite.

  3. Mettez à jour le seuil dans la colonne Valeur, puis sélectionnez Sauvegarder.

    L’image affiche une fenêtre contextuelle Alertes pour toutes les factures non approuvées. Elle répertorie une alerte Seuil d'âge des factures en fonction de la date de création. Il affiche un composant de valeur défini sur 5 jours avec un menu déroulant. Il inclut les boutons Annuler et Sauvegarder, avec le bouton Sauvegarder mis en surbrillance.

Présentation de la page Factures non affectées​

Sur la page Factures non attribuées, l’utilisateur CF de la facture ou le gestionnaire de factures peut gérer les factures non attribuées qui n’ont pas encore été soumises. Une fois qu’une liste est renvoyée par Concur Invoice, l’utilisateur peut affecter et annuler l’affectation des factures individuellement, ou en masse, à un nouvel utilisateur de factures. Cela est utile pour les organisations qui utilisent le modèle centralisé de back-office de la comptabilité fournisseurs, où un seul employé peut être responsable de l'affectation et du suivi des factures dans l'ensemble d'une organisation.​

Pour accéder à la page Factures non affectées, à partir de la page Gestionnaire de factures, sélectionnez Factures non affectées dans la section Factures actives ou Back office. La page Factures non affectées s'affiche avec une liste des factures non affectées.

L’image affiche la page Factures non affectées dans Gestionnaire de factures. Il affiche les filtres de recherche pour le nom du fournisseur et le mot-clé, ainsi qu'un bouton Rechercher. Il affiche les boutons d'action pour Affecter, Supprimer, Modifier la directive et Actualiser la liste. Elle répertorie les factures dans un tableau avec des colonnes pour les alertes, le nom de la facture, le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date de la facture, le total, le dernier commentaire, le nom de la politique et la date de création.

Affecter des factures aux propriétaires

Passez en revue les étapes suivantes pour apprendre à affecter des factures aux propriétaires.

Étapes

  1. Sur la page Factures non affectées, dans la liste Afficher, sélectionnez Toutes les factures non affectées ou Factures non affectées créées par moi.

    L’image affiche la page Factures non affectées dans un système de gestion des factures. Elle affiche une zone de recherche avec une liste déroulante de vues définie sur les champs de filtre « Toutes les factures non affectées » et un bouton Rechercher. Il affiche également les boutons d'action pour Affecter, Supprimer, Modifier la stratégie et Actualiser la liste. Ci-dessous, un tableau répertorie les factures non affectées avec des colonnes pour le nom de facture, le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date de facture, le total, le nom de la politique et la date de création.

  2. Sélectionnez la facture à affecter à un propriétaire. Les utilisateurs CF peuvent ouvrir, afficher, modifier et affecter des factures non affectées. Ils peuvent également modifier la directive si nécessaire.

    L’image affiche la page Factures non affectées avec une facture sélectionnée à l’aide de la case à cocher de gauche. Elle affiche les filtres de recherche en haut et les boutons pour Affecter, Supprimer, Modifier la stratégie et Actualiser la liste. Un tableau répertorie les factures avec des colonnes pour le nom de facture, le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date de facture, le total, le nom de la politique et la date de création.

  3. Sélectionnez Affecter.

    L’image affiche la page Factures non affectées avec une facture sélectionnée dans la liste. Il met en surbrillance le bouton Affecter dans la barre d'actions. La page affiche également des filtres de recherche et un tableau avec les détails des factures, tels que le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, le total et le nom de la politique.

  4. Recherchez et sélectionnez le propriétaire de la facture, puis sélectionnez Affecter.

    L'image affiche une fenêtre pop-up « Affecter des factures » avec une zone de recherche. Elle affiche le texte saisi « jamais » et une liste déroulante des employés correspondants. Il met en surbrillance le bouton « Affecter » en regard d’un lien « Annuler ».

Synthèse

  • Utilisez le gestionnaire de factures pour suivre les tâches de facturation et l'ancienneté des factures.​
  • Ouvrez Factures non affectées pour rechercher les factures sans propriétaire.
  • Affectez les factures individuellement ou en masse au propriétaire de facture approprié.
  • Modifiez les seuils d'âge des factures pour aligner les indicateurs d'ancienneté sur les calendriers de la société.

Référence

RubriqueLien
Gestion des factures non affectées et affectéesSAP Help Portal
Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn