管理ツールの導入

組織管理の発見

プロセッサキューの管理

AP ダッシュボードの更新

会社ツールの概要

二次選定コンポーネントの概要

監査ルールの作成

無制限に必要な設定コンポーネントの更新

メールによる備忘メールの設定

代理構成の維持

共有管理設定の導入

テストユーザの登録

Cognos 設定の維持

トレーニング文書の更新

ルーティング設定の更新

購入申請および請求書処理固有の設定の更新

発注照合ルールの設定

Objective

After completing this lesson, you will be able to 発注照合ルールの作成

発注照合ルールの概要

一致ルールにより、たとえば、請求書の単価が注文書の単価と一致しない場合などに、値間の差異が検出された場合の応答方法がシステムに指定されます。より高度なマッチングルールセットには、1 つのルールセットでさまざまな支出タイプ、部門、またはプロジェクトにわたる複数のシナリオを処理できる条件を含めることもできます。これらの条件は、ユーザーが決済フォームに追加したカスタムフィールドに依存します。

注記

マッチングルールは、使用開始後に変更することはできません。更新が必要な場合は、新しいマッチングルールを作成し、ポリシーに割り当てる必要があります。

この画像は、 [編集] 、 [コピー] 、および [削除] のボタンを含む [発注照合ルール] ページを示しています。ルールセット名のテーブル、各ルールセットが使用されているかどうか、および関連するポリシーが表示されます。デフォルトルールセット行は使用中ではいとマークされ、ピンク色のボックスで強調表示されます。

お客様は、請求書の用途に応じて、異なる一致ニーズを組み合わせて、双方向照合、領収書確認、および 3 way マッチングを組み合わせることがあります。複数の一致ニーズに対応するため、お客様は、請求書/発注の組み合わせごとに適切な一致ロジックを使用するように Concur Invoice に指示する複数のルールグループを設定することができます。

以下の例では、3 つのルールグループがあります。1 つは領収書のある発注用 (3 way マッチング)、もう 1 つは領収書のない発注用 (双方向照合) で、もう 1 つは領収書確認のある発注用です。

この画像は、[発注照合ルール] 画面を示しています。追加、編集、コピー、削除、名称変更、ルール編集、および確認編集のアクションボタンが表示されます。左側のパネルに、[注文書 (受領書あり)] が選択されたルールグループが一覧表示されます。右側のパネルに、価格、数量、送金先住所、および例外メッセージの一致ルールの概要が示されます。ピンク番号付きマーカーにより、ページ上の主要領域が強調表示されます。

1	追加	選択したルールグループをトリガする条件を追加します。
2	編集	選択したルールグループをトリガする条件を編集します。
3	コピー	選択したルールグループを複製します。
4	削除	選択したルールグループを削除します。
5	名称変更	選択したルールグループの名称を変更します。
6	ルール編集	選択したルールグループのルールを編集します。
7	確認編集	領収書確認タイプ。領収書は、さまざまな方法で確認できます。親 - 親ルールセットに対して行われた選択が使用されます。このオプションは最上位ルールセットに使用でき、サブレベルのルールセットではデフォルトです。なし - 領収書の確認は必要ありません。これは、請求書と発注間の双方向の一致のみを必要とする支出に適しています。 Invoice - 領収書を確認するには、Concur Invoice 内で請求書全体を表示および確認するだけで十分です。これは、一部のタイプのサービス支出に特に適しています。たとえば、1 時間あたり 100 ドルで 10 時間の定型清掃サービスなどです。請求書の所有者は、受領した X 時間の観点から回答する必要はありません。代わりに、請求書に "サービス (または商品) 全体に満足しましたか?" 領収書個別 – 領収書（数量）は ERP で発注/請求書の所有者によって入力され、Concur Invoice に渡されます。これは、個人が自宅または地域のオフィスで直接受領した商品、または時間ベースのサービスの部分的な受領に適しています。 Receipt Central - 領収書（数量）は一元的に入力され、ERP に保存されてから、Concur Invoice に渡されます。これは、中央倉庫で受領した商品に適しています。中央倉庫では、購買発注/請求書の所有者が、入庫の質問への回答に関与していません。
8	ルールグループ	各ルールグループは、請求書と購買発注の比較方法を表します。
9	ルールグループ詳細	選択したルールグループのルールおよび領収書確認タイプの詳細。

発注照合ルールは、発注ポリシーで割り当てられます。3 way マッチングの場合は、 [発注ポリシーでも Concur Receiving を有効化] を有効化します。

この画像は、[ポリシーの修正: 発注請求書ポリシー] 設定ページを示しています。請求書明細フォーム、請求書配賦フォーム、およびベンダフォームのドロップダウンフィールドが表示されます。これには、新しい支払先の申請、申請の割り当て、および発注ポリシーとしてのマークを行うためのチェックボックスが含まれます。発注ヘッダー、行項目、配賦、および受領書のフォームを含む「発注構成」セクションが表示されます。[Concur Receiving の有効化] にチェックが付いており、[発注照合ルールセット] フィールドが [既定のルールセット - ワーキングコピー] に設定されていることが強調表示されています。

Concur Receiving が有効化されると、フォームとフィールドツールの発注領収書フォームが自動的に使用されます。

この画像は、状況が「未提出」の「ABC Office Supplies-ruwenmreu-1234」の請求書ページを示しています。購買発注 61 の購買発注タブが表示されます。仕入先詳細、出荷先および請求先ロケーション、および購買発注詳細 (日付、条件、合計など) が一覧表示されます。オフィス用の椅子の明細化行が数量、単価、および小計とともに表示されます。入庫済: オフィスチェアセクションが強調表示され、領収書番号、納品書番号、添付文書アイコン、受領日付、受領数量および請求済数量が示されます。

発注照合タイプ

通常設定のルールセットが提供されていますが、通常設定のルールセットをコピーして編集することで、独自のルールセットを作成することもできます。異なる部門または地域に対応するために異なるルールセットを使用することができ、同じルールセットを複数のポリシーで使用することができます。

全体ルールセットに含め、ポリシーに関連付けることができる一致ルールタイプは、ルールおよび現在までの期間の 2 つです。

規則

このルールセットには、現在の請求書と発注の 1 対 1 の比較が含まれます。これは、[数量] から [数量]、[申請合計] から [合計]、[受領済数量の領収書]、[発注行に関連付けられた購入申請行]、または [カスタムフィールド] の [カスタムフィールド] など、比較のためのヘッダー、行項目、行項目 - 領収書、または支払先レベル (もしくはそのすべて) の選択に基づいて実行されます。

1	規則	[ルール] タブには、現在の請求書と発注を比較した個別の照合ルールが表示されます。
2	レベル	これは、支払先、ヘッダー、行項目、および行項目領収書など、特定のルールが評価されるレベルです（3 way マッチングの場合）。
3	Fields	これらは、請求書と発注情報のマッチングに使用できる特定のフィールドです。注記経費タイプを一致に使用することはできません。
4	許容範囲	これは、特定のルールがトリガされる前に許可される許容範囲です。これには、以下が含まれます。なし: 項目間の差異が検出された場合にルールをトリガするには、これを選択します。許容範囲は許可されません。 +/- 内: これを選択して、同じ請求書フィールドと一致する PO フィールドの許容範囲を上回る/下回る許容差の金額を指定します。カスタム: 同じ請求書フィールドと一致する発注フィールドの許容範囲を上回る、または下回る非対称の許容範囲金額を作成する場合は、これを選択します。通貨: 許容範囲の評価に使用される基準通貨を選択します。注記受領請求書の代替通貨は、この基準通貨に換算されます。
5	例外メッセージ名	これは、発注照合ルールがトリガーされたときにユーザーに表示される特定のメッセージです。注記例外メッセージはオプションですが、ユーザに指示することをお奨めします。
6	オプション名	この機能のチェックを外すと、ユーザーは一致しない発注請求書を提出または承認できなくなります。注記 [提出/承認を許可する] チェックボックスのチェックが外れている場合、ユーザーが提出する前に発注または請求書を修正する必要があります。この設定に関する問題の修正方法を顧客が理解していることを確認してください。

現在までの累計

このルールセットは、関連するすべての請求書と発注の間の 1 対多の比較です。これは、同じ注文書番号を持つすべての請求書の累計に基づいて実行され、[総額]、[正味金額]、[明細合計]、[明細数量] (受入済み数量とマッチングする場合)、および/または [明細税] を比較します。

1	現在までの累計	[現在までの累計] タブには、関連するすべての請求書を発注と比較した照合ルールが表示されます。
2	総計	これにより、発注総額と、この発注番号を含むすべての請求書の累積総額が比較されます。
3	許容範囲	超過使用で利用可能なオプションは、値またはパーセントのいずれかです。
4	例外メッセージ	これは、発注照合ルールがトリガーされたときにユーザーに表示される特定のメッセージです。
5	オプション	これにより、発注請求書の提出または承認が許可または禁止されます。
6	正味額	出荷費用または税額を除く金額を比較します。
7	明細合計	このルールでは、関連する各行項目について、発注明細の合計を、この発注番号を共有するすべての請求書の累計明細合計と比較します。
8	明細数量	このルールでは、関連する各行項目について、発注の数量と、この発注番号を共有するすべての請求書の累積数量が比較されます。
9	入庫数量との照合	このルールでは、関連する発注の行項目ごとに、(一致した数量に基づいて) 請求された合計数量と関連する領収書の合計数量が比較されます。
10	明細レベルの税	このルールでは、関連する各行項目について、発注の税と、この発注番号を共有するすべての請求書の累計税額が比較されます。

発注照合ルールの主要条件名

発注照合ルールの詳細については、以下の主要用語を確認してください。

発注照合ルール: 発注照合ルールは、発注 (PO) に関連付けられている請求書に、発注で定義されたパラメータ外の金額または値が含まれている場合に警告されるように設計されています。これらのルールでは、注文書と一致しない数量または金額を含む請求書を識別するために使用される許容範囲が設定されます。さらに、発注照合ルールにより、規定外フラグの発生時に発注ベースの請求書の提出および承認が許可されるか禁止されるかが決定されます。
使用中ステータス: ステータスが「使用中」の照合ルールセットは、すべての請求書との関連付けを解除することでロック解除できます。
PO 一致のベストプラクティス: 注文書マッチングのベストプラクティスでは、一致ルールの作成時に残高を維持することの重要性が強調され、解決できない例外を発生させたり、処理のために請求書がクリアされないようにしたりすることなく、ルールが有効であることを確認します。単純なルールから開始し、徐々に複雑性を取り入れ、各コンポーネントが単独で、および他のコンポーネントと組み合わせて適切に機能することを確認することをお奨めします。また、導入後の保守が困難になる可能性のある、複雑すぎるルールを作成しないようにすることが重要です。

双方向の発注照合ルールの作成

以下のステップをレビューして、新しい双方向発注照合ルールを作成する方法を学習します。

ステップ

[発注照合ルール] ページの [ルールセット名] で既存のルールセットを選択し、 [コピー] を選択します。
"コピー..." を選択し、名称変更を選択してマッチングルールセットのわかりやすい名称を入力し、完了したら Enter を押して完了を選択します。
デフォルトを選択してから、ルール編集を選択します (この名称付きルールグループが新規ルールグループの基準になります)。
現在までの累計タブを選択し、必要な設定を完了します。
ルールタブを選択します。設定を完了し、追加、保存の順に選択します。
既存のルールを変更するには、ルールセクションでルールを選択してから、設定を更新します。更新、保存の順に選択します。
[既定のルール] グループを選択して右側のパネルで設定に注意し、[完了] を選択して、一致するルールセットを確認します。

3 way 発注照合ルールの作成

以下のステップをレビューして、新しい 3 方向の発注照合ルールを作成する方法を学習します。

ステップ

[フォームとフィールド] で、 [納品書タイプ] フィールドを購入申請項目フォームに追加します。商品の初期値は [納品書] で、[サービス] の初期値は [なし] です。この領収書タイプの値は、購入申請項目の作成時にユーザーによって指定されるか、発注インポートによってインポートされます (外部発注の場合)。
[発注照合ルール] で、必要なルールグループを選択し、 [追加] を選択します。
[発注照合ルールグループ条件] ダイアログボックスで、 [発注明細 - 明細] フォームの [領収書タイプ] フィールドが [数量ありの領収書確認] と等しいかどうかをチェックするルールを追加し、 [保存] を選択します。
注意: 数量に関係なく領収書確認のみをチェックする場合、ルールは [発注フォーム] [領収書タイプ] フィールド [数量と等しい領収書確認] になります。
新しい条件を選択し、[ルールの編集] を選択します。
[行項目 - 受領書] のマッチングで必要条件を指定し、[保存] を選択します。
領収書要件を追加した指定ルールグループを選択し、右側のパネルで設定を確認してから、 [完了] を選択して、一致するルールセット全体を確認します。

ルールセットへの条件ベースルールグループの追加

以下のステップをレビューして、条件ベースのルールグループを一致ルールセットに追加する方法を学習します。

ステップ

条件ベースのルールグループが必要な場合は、条件ベースのルールセットが含まれる名前付きルールグループを選択してから、 [追加] を選択します。
[発注照合ルールのグループ条件] で、システムで検出される条件を設定してから、照合ルールセットを実行します (下の図では、支払先 "Brooks")。挿入を選択して追加条件を追加し、完了したら [保存] を選択します。
新しい条件を選択し、[ルールの編集] を選択します。
条件が検出された場合 (つまり、仕入先 "Brooks" が検出された場合) に何が実行されるかを指定します。更新、保存の順に選択します。
条件を追加した名前付きルールグループを選択し、右側のパネルで設定を確認してから、 [完了] を選択して、一致するルールセット全体を確認します。
注記
条件が満たされない場合、デフォルトルールが実行されます。