Auswirkungen auf die Standardbuchführungsextraktion definieren

Wie bereits erwähnt, verfügt Version 3.X des SAE über 400 Datenpunkte für jeden Ausgabeneintrag. Nur eine Handvoll davon wird benötigt, um diesen Aufwand in Ihre Finanzsysteme zu buchen. Alle Kunden haben Schwierigkeiten, herauszufinden, welche Spalten sie benötigen, um ihre Finanzdaten für einen sauberen Wechsel von SAP Concur zu ihrem Finanzsystem zu erhalten. Das Hinzufügen der Mehrwertsteuer zum Mix erschwert nur die Dinge mehr. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Spalten für die Erfassung von Daten rund um Ihre Umsatzsteuer und Rückforderung nützlich sind.

Dies ist das häufigste Szenario. Der Benutzer fügt einfach eine Ausgabe zu seiner Kostenabrechnung hinzu und fährt mit der nächsten Ausgabe in seiner Liste fort. Sie müssen die Ausgabe nicht aufschlüsseln oder zuweisen.

Beschreibung

In diesem Szenario werden zwei Zeilen im SAE generiert:

• Eine Habenzeile über 200,00 EUR: Diese Zeile stellt die Steuer dar, die basierend auf der Konfiguration berechnet wurde. Diese Zeile enthält genügend Daten, um festzustellen, ob und wie viel Sie diese Steuer zurückfordern können.
• Eine Sollzeile über 1.200,00 EUR: Diese Zeile stellt den Betrag dar, den der Benutzer für seine Ausgabe bezahlt hat, und wie viel Sie diesem Benutzer oder seiner Firmenkarte erstatten sollten. Diese Zeile enthält genügend Daten, um die Ausgabe zu erstatten und sicherzustellen, dass sie an der richtigen Stelle im Hauptbuch gebucht wird.

Beispiel

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie eine einfache Transaktion mit Steuern im SAE angezeigt wird:

Der häufigste Grund für Benutzer, eine Ausgabe aufzuschlüsseln, ist, wenn sie einen Beleg haben, der mehrere Ausgabentypen enthält. Hotelkosten sind die häufigsten Beispiele für die Aufschlüsselung, da ein Hotelbeleg Zimmerkosten, Verpflegung und andere hotelbezogene Ausgaben für jede Nacht des Aufenthalts enthält. Wenn die Umsatzsteuer beteiligt ist, legt jede Aufschlüsselung zwei Zeilen im SAE an – eine für die Buchung im Hauptbuch und eine für die Steuern.

Beschreibung

In diesem Szenario werden vier Zeilen im SAE generiert:

• Zwei Entlastungszeilen zu je 100,00 EUR: Es gibt eine Steuerzeile pro Einzelnachweis. Jede dieser Zeilen stellt die Steuer dar, die basierend auf der Konfiguration für diesen Ausgabentyp berechnet wurde. Wenn die beiden Aufschlüsselungen unterschiedlich besteuert werden, spiegeln die Steuer- und Rückforderungsbeträge dies wider. Diese Zeilen enthalten genügend Daten, um festzustellen, ob und wie viel Sie diese Steuer zurückfordern können.
• Zwei Sollzeilen zu je 600,00 EUR: Pro Einzelnachweis gibt es eine Zeile. Ähnlich wie im vorherigen Beispiel stellt jede dieser Zeilen den Betrag dar, den der Benutzer für seine Ausgabe bezahlt hat, und wie viel Sie diesem Benutzer oder seiner Firmenkarte erstatten sollten. Diese Zeilen enthalten genügend Daten, um die Ausgabe zu erstatten und sicherzustellen, dass sie an der richtigen Stelle im Hauptbuch gebucht wird.

Die übergeordneten Ausgaben einer Aufschlüsselung werden NIE im SAE angezeigt.

Beispiel

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie eine aufgeschlüsselte Transaktion mit Steuern im SAE:

Benutzer weisen Ausgaben zu, wenn sie ihre Ausgabe einem anderen Kostenobjekt als dem eigenen Kostenobjekt in Rechnung stellen oder Ausgabeneinträge auf mehrere Kostenobjekte aufteilen müssen. Einige Beispiele sind, wenn mehrere Abteilungen zugestimmt haben, die Kosten einer einzelnen Ausgabe zu teilen, oder wenn ein Benutzer ein Flugticket kauft, aber während dieser Reise zwei abrechenbare Kunden besucht. Wenn die Umsatzsteuer beteiligt ist, legt jede Zuordnung zwei Zeilen im SAE an – eine für die Buchung im Hauptbuch und eine für die Steuern.

Beschreibung

In diesem Szenario werden acht Zeilen im SAE generiert:

• Eine Entlastungszeile für jede der vier Zuteilungen für je 50,00 EUR: Es gibt eine Steuerzeile pro Zuteilung. Jede dieser Zeilen stellt die Steuer dar, die basierend auf der Konfiguration für diesen Ausgabentyp berechnet wurde. Diese Zeile enthält genügend Daten, um festzustellen, ob und wie viel Sie diese Steuer zurückfordern können.
• Eine Sollzeile für jede der vier Zuweisungen zu je 300,00 EUR: Es gibt eine Zeile für jede Zuordnung. Ähnlich wie im vorherigen Beispiel stellt jede dieser Zeilen den Betrag dar, den der Benutzer für seine Ausgabe bezahlt hat, und wie viel Sie diesem Benutzer oder seiner Firmenkarte erstatten sollten. Diese Zeilen enthalten die zusätzlichen Details darüber, auf welchen Kostenträger sie gebucht werden sollen. Diese Zeile enthält genügend Daten, um die Ausgabe zu erstatten und sicherzustellen, dass sie an der richtigen Stelle im Hauptbuch gebucht wird.

Beispiel

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie eine zugeordnete Transaktion mit Steuern im SAE angezeigt wird:

Dies ist das komplizierteste Beispiel, aber wenn Sie die ersten drei Szenarien genau verfolgt haben, sollte auch dieses Szenario sinnvoll sein, da es sich im Grunde um die Kombination aus Szenario zwei und drei handelt.

Beschreibung

Der Prozess beginnt mit dem Einzelnachweis, bei dem die einzelnen Ausgaben in zwei aufgeteilt werden. Beide Aufwände werden dann über den Zuordnungsprozess in vier aufgeteilt. Das ergibt uns insgesamt acht. Jede dieser acht Zeilen hat eine eigene Steuerzeile für insgesamt 16 Zeilen im SAE für die einzelne Position in ihrer Kostenabrechnung.

Wie bereits erwähnt, werden die übergeordneten Ausgaben einer Aufschlüsselung nie im SAE angezeigt.

Beispiel

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie eine aufgeschlüsselte und zugeordnete Transaktion mit Steuern im SAE angezeigt wird:

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben alle Lektionen in dieser Schulung abgeschlossen. Testen wir nun Ihr Wissen, um zu sehen, wie viel Sie gelernt haben.