Erkunden der zusätzlichen Konfigurationen

Belege sind für alle Unternehmen in allen Ländern wichtig, aber sie werden besonders wichtig, wenn es um die Mehrwertsteuer geht. Wie Sie in früheren Lektionen gesehen haben, kann sich die Art des Belegs, den der Benutzer bereitstellt, auf den Geldbetrag auswirken, den Sie zurückfordern können. Wenn der Benutzer den falschen Beleg hat, verliert Ihr Unternehmen effektiv dieses Geld.

Die Belegverarbeitung ist das Tool, mit dem Sie eine Reihe von Aspekten in Bezug auf Belege konfigurieren können, und Ihre Benutzer müssen für ihre Kostenabrechnungen mit Belegen arbeiten. In diesem Abschnitt werden einige Bereiche des Tools zur Belegverarbeitung behandelt, die sich auf die Mehrwertsteuer auswirken können.

Beleggrenzwerte

Wenn Sie in Ländern arbeiten, in denen Umsatzsteuer erhoben wird, ist es immer sinnvoll, Ihre Beleggrenzwertkonfigurationen für jede Gruppe regelmäßig zu überprüfen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie die Bedingungen eingerichtet haben, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer die richtigen Belege basierend auf Ausgabentypen, monetären Grenzwerten und anderen Anforderungen basierend auf den Richtlinien Ihres Unternehmens und allen gesetzlichen Richtlinien bereitstellen, die von einer Regierungsbehörde vorgeschrieben sind. Die meisten Länder möchten Belege für fast alle geschäftsbezogenen Ausgaben unabhängig vom Betrag für eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerrückforderung.

Belegtyp

Bei der Konfiguration von Beleggrenzwerten legen Sie nicht nur fest, für welche Ausgabentypen ein Beleg erforderlich ist, sondern auch, welche Art von Beleg (Originalpapier oder Bild) der Benutzer bereitstellen muss. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Beleggrenzwerte mit dem richtigen Belegtyp einrichten, um die Anforderungen der entsprechenden Steuerbehörde, die Ihre Rückforderung verarbeitet, sowie Ihre eigenen internen Anforderungen zu erfüllen. Es gibt drei Optionen, die Sie auswählen können:

• Originalpapier: Diese Option bedeutet, dass der Benutzer für diese Ausgabe den Originalbeleg und kein Bild angeben muss. Das SAP-Concur-System verfügt über Funktionen, die Sie unterstützen können. Es liegt jedoch an Ihnen, einen Prozess zum Sammeln dieser Belege von Ihren Benutzern zu implementieren.
• Bild: Diese Option bedeutet, dass der Benutzer ein gültiges Bild des Belegs für diese Ausgabe und nicht das Originalpapier bereitstellen muss.
• Beides: Der Benutzer muss sowohl die Originalkopie als auch ein Bild bereitstellen.

Im Bereich Belegverarbeitung gibt es die Registerkarte Beleg-Imaging. Die Konfigurationen hier definieren Einstellungen für die Optionen, die der Benutzer zum Anhängen von Bildern hat. Gruppierungen dieser Einstellungen gelten auf Policenebene. Eine dieser Einstellungen heißt Belege als "Erhaltene Belege kennzeichnen?"., und steuert, was mit den wichtigsten Systemstatus geschieht, wenn ein Benutzer ein Belegbild anhängt.

Wie Sie im vorherigen Abschnitt gesehen haben, müssen Benutzer möglicherweise ein Bild, ein Originalpapier oder beide Formen ihres Belegs bereitstellen. Das bedeutet, dass das System verfolgen können muss, welche Art von Beleg der Benutzer bereitstellen muss und welche Art von Beleg er bereitgestellt hat.

Die Belegtypen, die der Benutzer für jede Transaktion bereitstellen muss, werden im Bereich Beleggrenzwerte der Konfiguration gesteuert. Die Art des Belegs, den der Benutzer bereitgestellt hat, wird an verschiedenen Stellen gesteuert. Worum es uns jetzt geht, ist das zuvor erwähnte Kennzeichen Belege erhalten? Einstellung.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, teilt sie dem System mit, dass der Benutzer auch einen Papierbeleg bereitgestellt hat, wenn er sein Bild anhängt. Wenn die Einstellung nicht aktiviert ist, teilt sie dem System mit, dass der Benutzer beim Anhängen seines Bilds keinen Papierbeleg bereitgestellt hat. Die meisten Sites verfügen über zwei vorkonfigurierte Optionen: eine mit aktivierter Einstellung und eine weitere mit nicht aktivierter Einstellung. Wenn Ihre Benutzer Papierbelege bereitstellen müssen, empfiehlt es sich, die Option Beleg als erfasst markieren = Nein in Ihrer Richtlinie zu verwenden.

Dies ist ziemlich einfach. Die für die Umsatzsteuer verwendeten Ausgabeneintragsformulare sollten die folgenden beiden Felder enthalten, und diese Felder sollten als obligatorisch festgelegt werden:

• Ort des Kaufs: Mit diesem Feld kann der Benutzer nicht nur angeben, wo ein Kauf getätigt wurde (was Sie aus Meldegründen wünschen), sondern wird auch vom System verwendet, um zu ermitteln, ob die Ausgabe im Heimatland des Benutzers stattgefunden hat, das wiederum verwendet wird, um zu ermitteln, ob die Umsatzsteuer im Inland oder im Ausland lag. Wenn dieses Feld nicht gefüllt ist, berechnet das System die Umsatzsteuer nicht.

  Je nach Ausgabentyp kann die Bezeichnung dieses Felds unterschiedlich sein: Ort, Ort, Abflugort und Ankunftsort sind einige Beispiele.

• Belegstatus: Wie Sie bereits in vorherigen Lektionen gesehen haben, ist dieses Feld für die Umsatzsteuerkonfigurationen und die Ermittlung, wie viel Sie zurückfordern können, von entscheidender Bedeutung. Wenn dieses Feld nicht gefüllt ist, berechnet das System zwar die Umsatzsteuer, aber keine Rückforderung.

In einigen Fällen benötigt das System spezifische Informationen, um den korrekten Steuer- oder Rückforderungsbetrag zu berechnen. Beispielsweise hängt der Steuersatz für Taxi- und öffentliche Verkehrsmittel in deutscher Sprache von der Länge und dem Ort der Reise ab: Inlandsreisen über 50 km werden mit dem Normalsatz besteuert, Inlandsreisen unter 50 km mit dem ermäßigten Satz und Auslandsreisen sind steuerfrei. Damit dies korrekt funktioniert, müssen Benutzer beim Hinzufügen dieser Ausgaben die Art ihrer Reise angeben können.

Dies erfolgt über Steuerformulare. Diese Formulare werden in Formularen und Feldern erstellt und in der Steuerverwaltung angewendet.

Sehen wir uns diese Konfiguration für deutsche Transportkosten an.

Sie haben bereits gesehen, dass Steuer- und Rückforderungsgruppen in den Steuerkonfigurationstools steuern, wie Steuern und Rückforderungen für jeden Ausgabentyp definiert werden. Die für einen Benutzer verfügbaren Ausgabentypen werden auf Richtlinienebene konfiguriert (siehe folgende Abbildung). Sie möchten sicherstellen, dass jeder Ausgabentyp, der für eine bestimmte Richtlinie aktiv ist, auch Teil einer Steuer- und Rückforderungsgruppe für die entsprechenden Länder ist. Inkonsistenzen können bedeuten, dass Sie bei der kritischen Rückforderung fehlen und in einigen Fällen Ihre Finanzintegration unterbrechen.

Darüber hinaus wird das Erfassungsformular, das zur Erfassung der Daten zu den einzelnen Ausgabentypen verwendet wird, auch auf Richtlinienebene gesteuert. Stellen Sie sicher, dass jedes Formular, das von jedem Ausgabentyp in jeder Richtlinie verwendet wird, die Informationen erfasst, die zur Berechnung der Steuer und Rückforderung erforderlich sind, insbesondere die Felder Ort des Kaufs und Belegstatus, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Auf der linken Seite können Sie die Spalte Richtlinienstatus prüfen, um zu sehen, welche Ausgabentypen für eine Richtlinie aktiv und inaktiv sind. Es stehen die Drucktasten Aktivieren und Deaktivieren zur Verfügung, um ihren aktuellen Status zu ändern.

Die Spalte Ausgabeneintragsformular gibt an, welches Formular verwendet wird, um die Details der einzelnen Ausgaben zu erfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Formular verwenden, das die erforderlichen Felder enthält.

Benutzer, die in Ländern leben, in denen Umsatzsteuer erhoben wird, schlüsseln ihre Ausgaben häufiger auf als Benutzer, die dies nicht tun. Der Grund dafür ist, dass ein Beleg und somit ein Ausgabeneintrag Positionen enthalten kann, die mit unterschiedlichen Sätzen besteuert werden. Beispielsweise kann eine Ausgabe in einem Restaurant die gegessenen Speisen, alkoholische Getränke, alkoholfreie Getränke, einen Getränkeauftrag und eine Gratifikation auf einer Rechnung umfassen. Alle diese Positionen können unterschiedlich besteuert werden, sodass die Ausgabe in einer Kostenabrechnung aufgeschlüsselt werden muss.

Da Aufschlüsselungen häufiger vorkommen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die folgenden Einstellungen sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass Ihr System Ihre Steuern berechnen und korrekt zurückfordern kann. Diese Einstellungen gelten für alle Richtlinien, unabhängig von Land und Umsatzsteuerkonfiguration.

Im folgenden Abschnitt erfahren Sie mehr über die Aufschlüsselungseinstellungen für die einzelnen Ausgabentypen.

Verfügbar für

Diese Einstellung steuert, wann ein Ausgabentyp von einem Benutzer ausgewählt und einer Kostenabrechnung hinzugefügt werden kann. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Eintrag und Aufschlüsselung: Der Ausgabentyp kann immer ausgewählt werden. Die meisten Ausgabentypen fallen in diese Kategorie.
• Nur für Eintrag: Der Ausgabentyp kann nur als normaler Eintrag in einer Kostenabrechnung oder als übergeordnetes Element in einer Aufschlüsselung ausgewählt werden. Es kann kein untergeordnetes Element in einer Aufschlüsselung sein. Barvorschussrückzahlung und Währungsgewinn/-verlust fallen häufig in diese Kategorie.
• Nur für Einzelnachweis: Das Gegenteil der Option Nur für Eintrag. Es kann nur ein untergeordnetes Element in einer Aufschlüsselung sein. Es kann sich nicht um einen normalen Eintrag oder ein übergeordnetes Element in einer Kostenabrechnung handeln. Hotelsteuer und alkoholische Getränke fallen oft in diese Kategorie.

Einzelnachweis

Mit dieser Einstellung können Sie steuern, welche Ausgabentypen von einem Benutzer aufgeschlüsselt werden können und nicht. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Erforderlich: Der Ausgabentyp muss immer aufgeschlüsselt sein. Dies ist bei Hotelkosten sehr häufig.
• Optional: Der Ausgabentyp kann vom Benutzer aufgeschlüsselt werden, wenn dies erforderlich ist. Dies ist die gängigste Option und gilt für die meisten Ausgabentypen.
• Nicht zulässig: Der Ausgabentyp kann nie aufgeschlüsselt werden. Dies ist bei Kilometerausgaben üblich.

Aufschlüsselungsassistent

Für Nicht-Hotelausgabentypen, die Ihre Benutzer häufig aufschlüsseln müssen, ist ein Aufschlüsselungsassistent eine gute Option, um sicherzustellen, dass sie die Ausgabe korrekt aufschlüsseln. Mit diesen Assistenten können Sie steuern, welche Ausgabentypen für die Aufschlüsselung verfügbar oder erforderlich sind, sowie das Verhalten des Kontrollkästchens für private Ausgaben für jeden Ausgabentyp während des Aufschlüsselungsprozesses steuern. Auf der Registerkarte Aufschlüsselungsassistent werden neue Assistenten konfiguriert.

Für Aufschlüsselung verfügbare Ausgabentypen

Mit dieser Option können Sie auswählen, welche Ausgabentypen als untergeordnetes Element in einer Aufschlüsselung verfügbar sind, wenn der Benutzer sich entscheidet, eine Ausgabe in seiner Kostenabrechnung aufzuschlüsseln. Mit dieser Option können Sie Aufschlüsselungsbeziehungen steuern, um fehlerhafte Aufschlüsselungen zu reduzieren. Sie können beispielsweise verhindern, dass jemand eine Mahlzeitausgabe aufschlüsselt, um Fluggesellschaftsgebühren einzubeziehen.

Auf dem Hauptbild, das bei der Richtlinienkonfiguration verwendet wird, gibt es eine Reihe von Einstellungen. Eine dieser Einstellungen bezieht sich auf die zuvor in dieser Lektion beschriebene Konfiguration der Beleg-Imaging-Einstellungen. In diesem Abschnitt haben Sie erfahren, dass es eine Einstellung mit der Bezeichnung Belege als erhalten kennzeichnen? gibt. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, weist das System an, dass Papierbelege eingegangen sind, wenn der Benutzer seine Bilder anhängt. Sie haben außerdem erfahren, dass mindestens zwei Konfigurationen unter Belegeinstellungen empfohlen werden; eine mit der Option Belege als erhalten kennzeichnen? Einstellung aktiviert und eine weitere Einstellung deaktiviert. Sie legen fest, welche Option Sie innerhalb der Richtlinie verwenden möchten. Weitere Informationen finden Sie in der folgenden Abbildung.

Wie Sie auf der rechten Seite sehen, können Sie in der Dropdown-Liste Imaging-Konfiguration konfigurieren, welche Option für Beleg-Imaging-Einstellungen von dieser Richtlinie verwendet wird.

Es wird empfohlen, die Option mit „Empfangsbelege als erhalten kennzeichnen?" zu verwenden. wird nur in Richtlinien für Länder, in denen Benutzer keine Originalbelege bereitstellen müssen, auf "Ja" gesetzt. Wenn Benutzer Originalbelege in einer bestimmten Richtlinie oder einem bestimmten Land bereitstellen müssen, verwenden Sie die Option „Belege als erfasst markieren?". auf "Nein" gesetzt.