Steuerverwaltung erkunden

Die Registerkarte Finanzbehörden ist der erste Schritt beim Anlegen einer neuen Steuerkonfiguration. Sie wird verwendet, um zu definieren, für welchen Teil der Welt diese Steuern gelten, welche Arten von Steuern diese Region hat und die Tabelle der Sätze für diese Region.

In der Regel gibt es eine Finanzbehörde pro Land, aber in einigen Fällen benötigen Sie möglicherweise mehrere Finanzbehörden für ein Land. Kanada ist ein gutes Beispiel dafür, weil sie unterschiedliche Steuern auf Bundes- und Provinzebene haben und eine Transaktion mehrere Steuern enthalten kann, die berücksichtigt werden müssen.

Die Definition von Finanzbehörden folgt einem dreistufigen Prozess.

1. Allgemein: Der Schritt Allgemein wird verwendet, um allgemeine Informationen über eine Steuerbehörde zu definieren, z.B. für welches Land sie gilt, was Sie diese Steuern nennen möchten und wie Sie ausländische Steuern identifizieren möchten.

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Name der Finanzbehörde	Der Name dieser Finanzbehörde. SAP Concur empfiehlt, aus Gründen der Einfachheit und Konsistenz die zweistellige Länderabkürzung gefolgt von „Steuerbehörde" zu verwenden.
   2	Land/Region	Wird verwendet, um das Land auszuwählen, das von dieser Steuerbehörde abgedeckt wird.
   3	Bundesland/Kanton	Eine Liste der Bundesstaaten oder Provinzen des zuvor ausgewählten Landes. Lassen Sie dieses Feld leer, um eine landesweite Finanzbehörde anzulegen (dies ist die häufigste). Wählen Sie einen oder mehrere Werte aus, um eine kleinere Steuerbehörde innerhalb des zuvor ausgewählten Landes anzulegen. Kanada ist ein gängiges Beispiel für diese Konfiguration.
   4	Steuername	Der Name für diese Steuer. Sie kann bis zu fünf Zeichen lang sein und beliebig sein. SAP Concur empfiehlt, den Begriff „MwSt" zu verwenden, um ihn einfach zu halten, oder „VAT" mit der zweistelligen Länderabkürzung wie „FRVAT" oder „DEVAT" voranzustellen. Dieser Wert wird Endbenutzern angezeigt, wenn Sie Steuerdaten so konfigurieren, dass sie sichtbar sind. Dieser Wert wird auch an mehreren Stellen im Standardkontoauszug (Standard Accounting Extract, SAE) angezeigt. Wenn mehrere Finanzbehörden für denselben Steuerstandort konfiguriert sind, z.B. Kanada, sollte der Steuername eindeutig sein, um Verwirrung auf der Benutzungsoberfläche und in SAE zu vermeiden.
   5	Nicht-Inlandscode	Ein Code, der von Ihrem Finanzsystem verstanden wird, um nicht inländische Umsatzsteuer für zu erfassen, wenn ein Einwohner dieser Steuerbehörde außerhalb dieser Steuerbehörde reist und Umsatzsteuer anfällt. Dieses Feld kann leer gelassen werden, wenn Ihr Unternehmen nur inländische Umsatzsteuer geltend machen möchte. Einige Finanzplattformen wie SAP und JD Edwards erfordern einen Code für ALLE Transaktionen, sodass dieser Code eine Anforderung ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Recherchen durchführen, bevor Sie mit Ihren Konfigurationen beginnen.
   6	Kreditkarten-Steuerfeld	Gibt an, welches Feld aus Ihrem Firmenkartenimport als Steuerbetrag für einen Ausgabeneintrag verwendet wird. Wenn in den Kreditkartendaten ein Wert enthalten ist, wird er zur Steuer, die vom System verwendet wird. Wenn in den Kartendaten kein Wert enthalten ist, führt das System die im System definierten Berechnungen durch. Lassen Sie diese Einstellung leer, damit das System immer die definierten Berechnungen durchführt. Dies ist keine häufig verwendete Funktion.

2. Steuersatzarten: Der Schritt Steuersatzarten wird verwendet, um die verschiedenen Arten von Sätzen zu definieren, die in einer Finanzbehörde verwendet werden. Häufige Beispiele für Steuersatzarten sind „Standard", „Ermäßigt" und „Befreit".

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Kurstyp	Die Satzarten sind die Arten von Sätzen für diese Steuerbehörde. In der Regel werden Variationen von drei Ratenarten angezeigt: Standard: Dies ist der häufigste Satz für diese Steuerbehörde und der Satz, mit dem die meisten Ausgaben besteuert werden. Dies ist in der Regel auch der höchste Satz für eine Steuerbehörde. Ermäßigt: Der Steuersatz stellt einen Steuersatz dar, der niedriger ist als der Standardsatz. Es wird oft auf Mahlzeiten und Hotels angewendet. Einige Länder haben möglicherweise mehrere ermäßigte Sätze. Befreit/Null: Wird verwendet, um Positionen darzustellen, die nicht steuerpflichtig sind, z.B. Trinkgelder, Tagespauschalen und einige Gebühren.
   2	Berechnungsmethode	Hiermit wird festgelegt, wie der Tarif für den zugehörigen Tariftyp berechnet wird. Es stehen fünf Optionen zur Verfügung: Prozentsatz: Dies ist die häufigste Option. Die Steuer ist ein Prozentsatz des Gesamtbetrags. Extraktionsfaktor: Wird nur in Kanada verwendet. Die kanadische Regierung ermöglicht es Unternehmen, diese Faktoren zu verwenden, um ihre Steuervorbereitungen zu vereinfachen. Vollständig: Diese Option sollte nur für Ausgabentypen verwendet werden, die zur Erfassung einer separaten Umsatzsteuerposition während der Aufschlüsselung vorgesehen sind. Alle Ausgabentypen, die diesen Steuersatz verwenden, werden standardmäßig auf einen Rückforderungssatz von 100 % gesetzt, und der Ausgabenbetrag wird als Steuertransaktionsbetrag für Steuerberechnungen verwendet. Einfache Entfernung: Wird nur für Ausgaben verwendet, die als Ausgaben für private Pkw oder Firmenwagen konfiguriert sind. Komplexe Entfernung: Diese Berechnungsmethode in Großbritannien berechnet die potenzielle Umsatzsteuer basierend auf dem niedrigeren HMRC-Kraftstoffempfehlungssatz (gespeichert als Entfernungssatz) und dem erstattungsfähigen Kundensatz.

3. Steuersätze: Der Schritt Steuersätze wird verwendet, um den aktuellen Steuersatz für jede Steuersatzart für eine Finanzbehörde zu definieren.

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Kurstyp	Die Ratenarten hier beziehen sich auf die Ratenarten, die auf dem vorherigen Bild erstellt wurden. Hier sind nur die zuvor definierten Ratenarten verfügbar.
   2	Berechnungsmethode	Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, je nachdem, wie der Tariftyp auf dem vorherigen Bild definiert wurde.
   3	Entfernungstarifpreis	Dieses Feld wird nur verwendet, wenn die Tarifart zuvor als Einfache Entfernung definiert wurde.
   4	Steuerprozentsatz	Für Satzarten, die die Berechnungsmethode Prozentsatz verwenden, ist dies der tatsächliche Prozentsatz der Steuer. Im Laufe der Zeit wird auf dieser Seite die Historie der Prozentsätze angezeigt, wenn sie sich im Laufe der Zeit ändern.
   5	Extraktionsfaktor	Dieses Feld ist nur relevant, wenn die Kursart mit einer Berechnungsmethode des Extraktionsfaktors definiert wurde und zur Eingabe des aktuellen Faktors verwendet wird. Dieses Feld zeigt die Historie der Faktoren an, wenn sie sich im Laufe der Zeit ändern. Dies ist spezifisch für kanadische Steuern.
   6	Wirksamkeitsdatum	Dies ist das Datum, an dem der entsprechende Kurs in Kraft getreten ist. Wenn das Datum in der Zukunft liegt, bedeutet dies, dass sich der Kurs an diesem Datum ändert. Wenn Sie ein zukünftiges Gültigkeitsdatum festlegen, wird automatisch das Enddatum für den aktuellen Tarif festgelegt.
   7	Enddatum	Dies ist das Datum, an dem der entsprechende Kurs abgelaufen ist. Sie können das Enddatum nicht manuell festlegen. Es wird automatisch gefüllt, wenn Sie das Gültigkeitsdatum für eine neue Rate definieren. Das System verwendet das Enddatum 31.12.9999, um den aktuellen Tarif zu identifizieren.

Auf dieser Registerkarte liegt der Großteil des Aufwands des Steuerverwaltungstools. Sie wird verwendet, um Ihre Ausgabentypen in logische Gruppen zu gruppieren, in denen die Steuern und die Rückforderung für alle Ausgabentypen in dieser Gruppe identisch sind. In der Regel beginnen Sie mit dem Anlegen einer Gruppe pro Steuersatzart, wie auf der Registerkarte Finanzbehörden definiert. Sie können dann zusätzliche Gruppen für die Ausgabentypen anlegen, die eindeutige Anforderungen haben. Beispielsweise haben viele Länder nur Mehrwertsteuer auf Inlandsflugreisen. Spezielle Bedingungen müssen konfiguriert werden, damit das System die Umsatzsteuer für Inlandsflugreisen, aber nicht für Auslandsflugreisen berechnen kann.

Das Definieren von Steuer- und Rückforderungsgruppen folgt einem vierstufigen Prozess.

1. Gruppenname: Der Schritt Gruppenname wird verwendet, um allgemeine Informationen zu einer Steuergruppe zu definieren, z. B. den Namen, das Gültigkeitsdatum und ob ein Steuerformular verwendet wird, um detaillierte Daten zu den Ausgaben zu erfassen.

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Gruppenname	Dies ist der Name der aktuellen Steuer- und Rückforderungsgruppe. Es kann alles sein, was du magst. SAP Concur empfiehlt, eine Gruppe pro Steuersatzart und dann zusätzliche Gruppen zu erstellen, bis alle Ihre Ausgabentypen mit Umsatzsteuer berücksichtigt werden.
   2	Eingabefeld, das vom Brutto subtrahiert werden soll	Dies ist ein benutzerdefiniertes Feld, das zuerst mit dem Datentyp des Betrags im Bereich „Formulare und Felder" konfiguriert werden muss. Das System subtrahiert den in diesem Feld erfassten Betrag von dem Betrag, den der Benutzer für die Ausgabe vor der Steuerberechnung eingibt. Tipps für Mahlzeiten ist dafür eine gängige Verwendung. Für viele Kunden ist Benutzerdefiniert 37 für diesen Zweck vorkonfiguriert. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre aktuelle Konfiguration prüfen, bevor Sie zu diesem Zweck ein neues Feld konfigurieren.
   3	Wirksamkeitsdatum	Dies ist das Datum, an dem diese Gruppe in Kraft getreten ist oder in Kraft tritt. Sie kann nur für aktuelle Gruppen bearbeitet werden, wenn das Ankreuzfeld Gruppe überschreiben auf dem nächsten Bild entmarkiert ist.
   4	Enddatum	Geben Sie im Feld Enddatum ein Datum ein, damit das System diese Gruppe an diesem Datum automatisch abläuft.
   5	Steuerformular	Dies ist ein Formular, das zuerst in Formulare und Felder konfiguriert werden muss. Dies wird verwendet, um zusätzliche Informationen zu erfassen, die zur korrekten Berechnung der Steuer und Rückforderung erforderlich sind. Dies kann beispielsweise das Formular sein, das verwendet wird, um zu erfassen, ob es sich um ein Flugticket für Inlands- oder Auslandsreisen handelt.

2. Ausgabentypen: Mit dem Schritt Ausgabentypen können Sie auswählen, welche Ausgabentypen in die Gruppe aufgenommen werden sollen.

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Wirksamkeitsdatum	Standardmäßig wird das Datum aus dem vorherigen Bild verwendet und ist hier standardmäßig schreibgeschützt. Sie können dieses Datum aktualisieren, es sei denn, Sie deaktivieren das Ankreuzfeld Gruppe überschreiben.
   2	Gruppen überschreiben	Wenn diese Option ausgewählt ist, führt das Hinzufügen und Entfernen von Ausgaben dazu, dass diese Ausgaben der vorhandenen Steuergruppe hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Diese Funktion hilft Administratoren dabei, sich überschneidende Steuergruppen zu vermeiden. Wenn das Ankreuzfeld nicht markiert ist, zeigt das System eine Warnmeldung an, die darauf hinweist, dass die "neue" Steuergruppe nun für alle zukünftigen Aufwände gültig ist. Sie können die Meldung verwerfen und die Daten so anpassen, dass sie mit den gewünschten Gültigkeitsdaten für das neue Steuerkennzeichen übereinstimmen. SAP Concur empfiehlt, das Enddatum und das Gültigkeitsdatum zu verwenden, um alte und neue Gruppen zu aktivieren, anstatt dieses Kontrollkästchen zu verwenden.
   3	Nicht verfügbare Ausgabentypen	Dies sind Ausgabentypen, die bereits Teil einer anderen Gruppe für diese Steuerbehörde sind. Ein Ausgabentyp kann nur Teil einer Steuer- und Rückforderungsgruppe pro Steuerbehörde sein.
   4	Ausgabentypbezeichnung	Die ausgewählten Ausgabentypen sind bereits Teil dieser Gruppe. Sie können die Ausgabentypen in dieser Gruppe bearbeiten, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren und deaktivieren.

3. Steuersätze: Der Schritt Steuersätze wird verwendet, um die Regeln für die Berechnung der Steuern für die Ausgaben innerhalb der Gruppe sowie den Finanzcode zu definieren, der verwendet werden soll, um die Steuern in Ihren Finanzdaten darzustellen.

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Steuerkondition	Dies sind die Konditionen, die das System verwendet, um Steuern aus den Aufwandsarten in dieser Gruppe zu berechnen. Sie werden über eine sehr ähnliche Schnittstelle wie zum Anlegen von Rechnungsprüfungsregeln angelegt. In den meisten Fällen gibt es eine Standardbedingung namens "Immer", die später in dieser Aktivität detaillierter angezeigt wird.
   2	Steuerkennzeichen	Wenn Ihr Finanzsystem über einen bestimmten Hauptbuchcode für die Nachverfolgung der Umsatzsteuer verfügt, geben Sie ihn in das Feld Steuerkennzeichen ein. Sie wird im Standardkontoauszug (SAE) als Journalkontencode (Spalte 167) für die Steuerdetailzeilen angezeigt. Sie kann leer gelassen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenanforderungen Ihres Finanzsystems untersuchen, damit Sie dieses Feld korrekt ausfüllen können.
   3	Kurstyp	Dies ist die Steuersatzart, die zur Berechnung der Steuern für diese Ausgabentypen verwendet wird. Sie ist mit den Steuersatzarten verknüpft, die Sie zuvor auf der Registerkarte Finanzbehörden angelegt haben.

4. Rückforderungsraten: Mit dem Schritt „Rückforderungsraten" wird definiert, welchen Prozentsatz der berechneten Steuern Sie zurückfordern können und welcher Finanzcode zur Darstellung der Rückforderungsdaten verwendet wird.

   Indexnummer	Feldname	Beschreibung
   1	Steuerkondition	Die Steuerkonditionen werden automatisch von der vorherigen Seite übernommen und können hier nicht bearbeitet werden.
   2	Wirksamkeitsdatum	Der Stichtag wird automatisch von der vorherigen Seite übernommen und kann hier nicht bearbeitet werden.
   3	Enddatum	Das Enddatum wird automatisch von der vorherigen Seite übernommen und kann hier nicht bearbeitet werden.
   4	Rückforderungsbedingung	Diese Konditionen werden verwendet, um zu ermitteln, wie das System die Rückforderung der Steuern berechnet. Die Standardbedingungen basieren auf der Art des Belegs, den der Benutzer bereitstellen kann. Es können jedoch zusätzliche Bedingungen erstellt werden.
   5	Beleg erforderlich	Welche Art von Beleg ist erforderlich, um die Rückforderungsrate zu ermitteln.
   6	Rückforderungsrate	Der Prozentsatz der berechneten Steuer, den Sie zurückfordern können.
   7	Rückforderungsart	Entweder Standard oder Proportional. Standard ist die am häufigsten verwendete Option. Proportional wird nur für die Spesenart Kraftstoff für Kilometer in Großbritannien verwendet. Wenn Proportional ausgewählt ist, müssen Sie im nächsten Feld die Proportionalen Konditionen definieren.
   8	Proportionale Konditionen	Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Bedingungen, mit denen festgelegt wird, wie die Rückforderung berechnet wird.
   9	Steuerkennzeichen zurückfordern	Dies ist ein Code, der von Ihrem Finanzsystem erkannt und zur Verfolgung der Steuerrückforderung verwendet wird. Sie wird im Standardbuchführungsauszug angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenanforderungen Ihres Finanzsystems untersuchen, damit Sie dieses Feld korrekt ausfüllen können.

Auf dieser Registerkarte können Sie Optionen für die Anzeige und Interaktion des Benutzers mit Steuern beim Abschließen seiner Ausgaben sowie für die Verarbeitung inländischer und ausländischer Steuern, Standorte und kanadischer Extraktionsfaktoren festlegen.

Nachdem Sie nun die Grundlagen des Steuerverwaltungstools kennen, sehen wir uns einige realistische Szenarien für die Verwendung dieser Tools an. Aber zuerst ein kurzer Haftungsausschluss.