处理费用报告

了解处理报表的基础知识

Objective

After completing this lesson, you will be able to 概述处理报告的基础知识

单元概览

本单元专为希望增强其在管理和处理费用报告方面的技能的处理者而设计。通过清晰、分步的说明和实际示例，本课程将为您提供有效管理费用报告所需的基本技能。

完成本单元后，您将：

  • 了解如何高效处理费用报告。
  • 处理异常。
  • 定制报表视图。
  • 运行查询。
  • 汇总处理费用的基本任务和最佳实践。
  • 管理收据和附件。
  • 访问其他资源。

处理报销单简介

简化费用报告

有效管理费用报告对于维护准确的财务记录至关重要。该流程首先设置报告视图，处理者可以在其中自定义列和首选项以满足他们的需求。这可确保能够随时访问所有必要信息。

费用管理系统中的处理费用报告页面是您可以有效地管理和检查费用报告的工具。

设置完成后，您可以使用各种条件（如员工姓名或报告状态）搜索特定报告。您还可以将报销单标记为待检查、对其进行审批或将其退回给员工进行修改。这些步骤有助于简化工作流程并确保准确及时地处理费用报告。

了解审批状态

费用处理中的审批状态在管理和跟踪费用报销单的进度方面发挥着关键作用。每个状态指示审批工作流中的特定阶段，帮助处理者和员工了解报告的当前状态。

状态描述
已提交并等待审批

当费用报告被标记为"已提交并等待审批"时，意味着报告正在等待审批者检查。此状态表示报表已提交并处于评估队列中。

审批者将检查报告以确保包括所有必要的信息和文档。如果一切正常，审批者将报告移至下一阶段。

已批准

审批者检查并接受报告后，其状态将更改为 已批准 。这表示报告已满足所有要求，包括处理者审批，并且已准备好进行付款处理。

在此阶段，财务团队可以继续为员工报销或处理付款。已批准 状态表示该报告的审批工作流已完成。

退回给员工

如果存在需要的问题或附加信息，则报告可能会退回给员工。此状态允许员工在重新提交前进行必要的调整。

员工需要审核审批人提供的反馈、更正任何错误或添加缺少的信息。修订后，可以重新提交报告以供审批。

已批准且正在进行会计检查

如果费用报告已被审批者批准，将显示为 已批准 和 会计检查中 。这允许处理者知道他们需要执行审核。

费用处理者角色

费用处理者的关键职责

费用处理者的角色对于管理和简化费用报告流程至关重要。他们负责设置和定制费用报表视图，确保所有必要的列都包括并适当排列。这有助于提供清晰、有序的费用数据视图，从而更轻松地检查和审批费用报告。

费用处理者还可以检查和审批费用报告。他们验证是否附加了所有必需的发票以及费用是否符合公司政策。此外，他们还管理异常并确保在最终审批之前解决所有标记的问题。此细致流程可确保费用报告系统的准确性和合规性。

分配费用处理者角色

步骤

  1. 导航至费用设置页面。登录您的 Concur 帐户，然后在管理下选择费用设置。

  2. 访问用户帐户。在访问 Concur 部分下，找到用户帐户。在"用户帐户"面板上选择"编辑"按钮。随即打开 用户 页面。

    3. 该图显示了 Concur Expense 中的设置页面。在左上方，文本设置旁边有一个齿轮图标。其下方有一个黄色警报横幅，指示警报：2.访问 Concur 部分显示在下方，有两个框。左侧的第一个框被标记为用户帐户，并带有简要描述：设置和管理您的 Concur 用户及其权限。此框内有一个以黄色轮廓显示的 编辑 按钮。右侧的第二个框标记为 翻译 ，其中包含描述：为您添加到 Concur 的任何标签和文本提供翻译。此框还具有 编辑 按钮。在右上角，有一个标记为已选择费用的产品及其下方查看基本设置的链接的下拉菜单。

  3. 选择用户。在"用户"页面上，浏览用户列表。选择要为其分配处理者角色的用户的名称。

    4. 图像显示 Concur Expense 中的用户管理页面。顶部的用户标题是突出的，后跟描述：使用下面的添加用户按钮一次添加一个用户（手动），或通过电子表格导入。在此下方，左侧有一个 添加用户 按钮。右侧有一个搜索栏，其中包含占位符文本按姓名、电子邮件或经理搜索。此页面当前设置为显示活动用户。在这些控件下方，有一个标题为管理用户 (8) 的部分。此部分包含一个表，其中包含姓氏、名字、电子邮件、经理和状态列。每列都有排序图标。用户（Arranda）以黄色边框突出显示。

  4. 编辑用户权限。在编辑用户页面上，向下滚动至产品部分。在权限部分下，找到管理类别。

    5. 该图显示了用于管理费用设置的用户界面。顶部导航选项卡包括费用、发票、购买申请和报告，并选择费用。此部分的标题为设置，其中包含标记为费用受委托人的按钮。未选中标题为免除费用类型限制规则的复选框。费用策略组设置为英国，报销方式设置为公司支票（通过应付账款）。在权限下：提交类别选中了可以提交费用报告，经理设置为费用发票、审批者。审批类别已选中 可以审批报销单 。“管理”类别选中了 可管理预支现金 ，而 可管理 和 可处理费用报告 未选中。

  5. 启用处理人角色。在管理类别中，找到可处理费用报告复选框。要启用该复选框，将其选中。

    注意

    如果已分配管理角色，则自动具有处理报销单所需的权限。对于没有管理角色的用户，您必须启用可处理费用报告复选框以授予他们处理费用报告所需的特定权限。
    该图显示了用于管理费用设置的界面。导航选项卡包括费用、发票、购买申请和报告，并选择费用。设置部分具有费用受委托人按钮。取消选中复选框会标记为免除费用类型限制规则。费用策略组为英国，报销方式为公司支票（通过应付账款）。权限分为 提交 、 审批 和 管理 类别。提交选中可提交报销单，并将经理设置为费用发票、审批者。“审批”选中了“可以审批费用报告”。在管理中，选中可管理预支现金，同时取消选中可管理和处理报销单（以黄色突出显示）。

  6. 保存更改。启用复选框后，向下滚动至页面底部。选择保存按钮以应用并启用更改。

    该图显示费用管理界面，其中包含费用、发票、购买申请和报告等选项卡，并选择了费用。设置 部分具有 费用受委托人 按钮和未选中 免除费用类型限制 规则复选框。费用策略组设置为英国，报销方式设置为公司支票（通过应付账款）。权限包括提交（可以提交费用报告已选中，经理设置为费用发票，审批者），审批（可以审批费用报告已选中）和管理（可处理费用报告并且可以管理预支现金已选中，可管理未选中）。多因素身份验证重置部分包括重置按钮。有保存（以黄色突出显示）和取消按钮。

    按照这些步骤，您将成功将处理人角色分配给所选用户。

    警告

    如果您是处理者，则无法处理自己的费用报告。这有助于保护审批工作流免受任何欺诈活动的影响。
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