介绍付款管理器的基础

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:
  • 概述付款管理器概览
  • 访问付款管理器页面

课程概览和大纲

欢迎使用在 Concur Expense 中使用付款管理器和处理费用报告(标准版)课程。

本课程专为使用标准版 Concur Expense 的管理员量身定制。这种全面的学习体验旨在帮助您掌握必要的知识和技能,从而有效地浏览和使用组织中的付款管理器和处理人工具。完成本课程后,您将熟练地管理费用报表并将付款系统与财务系统集成。

您将了解以下内容:

浏览付款管理器

在本单元中,您将浏览 Concur Expense 中付款管理器功能的功能。完成本单元后,你将具备以下技能:

  • 管理费用报告批处理 - 同时高效处理多个费用报告,确保及时处理。
  • 创建和下载交易文件 - 生成和检索交易文件,以便与其他系统无缝集成。
  • 处理例外情况 - 有效处理诸如负付款要求等唯一场景。
  • 将 SAP Concur 与您的财务系统集成 - 确保 SAP Concur 与财务系统之间的平稳同步。
  • 解决常见问题 - 解决常见问题以保持工作流顺畅。

处理费用报告

在本单元中,您将学习在处理费用报告页面上管理费用报告。完成本单元后,你将具备以下技能:

  • 查找和查看费用报告 - 轻松查找和检查费用报告以进行处理。
  • 验证和审批费用报告 - 确保费用提交的准确性和有效性。
  • 处理异常 - 管理差异以维护准确的报告。
  • 定制查询和报表视图 - 开发和管理查询以提取特定数据并定制报表视图以满足特定需求和首选项。
  • 导出报表数据 - 导出数据进行深入分析和报告。
  • 验证和管理发票 - 确认附加到费用报告的发票的合法性。

本课程将为您提供相关知识和工具,帮助您更熟练地使用 SAP Concur 管理费用,确保费用管理流程更高效、更准确。

让我们开始吧!

单元概览

现在我们介绍了课程概览和大纲,让我们从第一单元开始:导航付款管理器

本单元专为希望浏览 SAP Concur 中的付款管理器功能的管理员而设计。

完成本单元后,您将能够:

  • 管理报销单的批处理。
  • 创建和下载交易文件。
  • 处理特殊情况,例如负付款要求。
  • 将 SAP Concur 与您的财务系统集成。
  • 访问参考。

付款管理器的基础

该图显示了付款管理器界面,用户可在其中查看已批准费用的批处理并下载交易文件。界面包括两个选项卡:查看批处理和查看资金。高级搜索选项可用于按批处理 ID、类型、资金帐户名称和关闭日期范围筛选结果。显示执行搜索的搜索按钮。界面底部具有列表分页的导航控件和发送到 Excel 的选项。

"付款管理器"是用于管理和监督准备报销的费用报告批处理的重要工具。此功能允许您有效地查看、管理和关闭批处理,确保及时处理所有已批准的费用。关闭批次后,将生成交易文件并可供下载,然后将其导入到财务系统中以便于付款。

主要功能

  • 详细审计跟踪和摘要

    每个批次的详细审计跟踪和摘要可确保费用管理流程的透明度和问责制。

  • 灵活的文件格式

    付款管理器支持各种文件格式,包括 CSV、QuickBooks IIF 和 ADP EPIP,适用于不同的财务系统。这种灵活性可确保与组织的财务基础架构无缝集成。

    注意

    文件格式在费用文件导出常规设置选项卡中设置。有关设置文件格式的详细信息和步骤,请参阅课程在 Concur Expense 中设置可选配置(标准版)
  • 财务集成

    对于管理员,付款经理页面是将数据从 SAP Concur 发送到会计软件以简化财务运营的关键界面。此功能适用于特定 ERP 系统,提高了财务数据集成的效率和准确性。

  • 费用支付报销

    对于 Expense Pay 用户,此页面是管理员启动报销的位置,标记费用报告生命周期中的最后一步。

警告

关闭一批费用报告会将付款状态标记为已支付,此操作不可撤销。这可确保费用报告被明确标记为已处理,从而维护财务记录的完整性和准确性。

总体而言,付款管理器提高了管理费用报告报销的效率、准确性和集成,使其成为财务管理员的宝贵工具。

基本付款管理器条款

下表概述了并说明付款管理器功能中使用的基本条款:

术语描述
批次

批处理是一组已处理的费用。在"付款管理器"中,您可以查看和管理准备报销的费用报告的批处理。在决定关闭每个批处理之前,该批处理都将保持打开状态。

关闭后,可以下载列出已批准费用的交易文件并将其导入到财务系统中以进行付款。

付款要求

付款要求是单个收款人(例如员工)报告的所有付款申请的集合。例如,包含五项费用的报告将对费用有一个付款要求。付款要求对于确保正确核算和报销所有费用至关重要。

您可以使用付款要求的审计跟踪来检查其历史记录并确保准确性。

付款服务

付款服务是用于为员工报销的外部服务。此服务可确保员工及时有效地收到付款。付款服务可能因连接到 SAP Concur 的财务系统而异。

有关配置和使用付款服务的详细信息,请参阅 SAP Concur 设置指南,网址为 Expense Payment Manager

批次状态批次的状态指示其在付款流程中的当前状态。常见状态包括:未处理已完成正在处理和已发送。下一课"管理费用报表批次"中将详细介绍每种状态。
交易文件

交易文件会列出批处理中的所有已审批费用。可以将其下载并导入到财务系统中,以便于向员工或公司卡付款。根据配置,可以使用不同的格式,例如 CSV、QuickBooks (.IIF) 或 ADP (EPIP) 文件。

审计线索

审计跟踪会记录对付款要求或报告执行的所有操作。它允许管理员检查付款要求的历史记录,以确保准确性和合规性。审计跟踪包括更改者、更改内容以及更改时间等详细信息。

您可以通过选择付款要求 ID报告 ID 从付款要求选项卡访问审计跟踪。

访问付款管理器页面的路径

要访问 付款经理 页面,必须为您分配 用户帐户 上的 可管理 权限。

付款管理器页面允许您查看和管理准备报销的费用报告的批处理。每个批处理都会保持打开状态,直到手动关闭或在计划关闭期间为止。批准和处理的所有费用都将分配到打开的批次并可见,以供检查。批处理关闭时,提取文件可供下载。然后将提取文件导入到客户财务系统中以进行记录和报销。

要访问付款经理页面,请导航到 SAP Concur 帐户的管理部分。在此处的公司菜单下,选择工具。然后,选择付款经理以导航到付款经理页面。

该图显示 SAP Concur 主屏幕以及主页选项卡下拉列表。该列表显示几个突出显示几个项目的选项:主页、管理、公司和工具。