管理费用报告批处理

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:

批次状态

批次是根据货币、付款类型和报销方式分组的费用。

例如，USD：由公司支票批量支付的员工（通过应付帐款）。

如果员工使用现金支付付款类型，其本币为美元，并且分配给其配置文件的报销方式为公司支票，则这是费用条目将分配到的批处理。

在"付款管理器"中，费用报告批处理可以有多个状态，指示其在处理周期中的当前状态。

状态	描述
打开	打开状态表示批处理当前正在接受新费用。任何批准进行付款的费用都将添加到批处理中。此状态允许管理员继续添加费用，直到他们决定关闭批处理。批处理关闭后，将不再接受新费用。您可以从付款管理器页面查看批处理中的所有费用列表。
完成	已完成状态表示批次不再接受新费用。已为此批次生成包含所有交易的文件。此状态通常用于公司支票支付的批次。您可以下载交易文件并将其导入到财务系统中，以向员工或卡交易付款。在处理所有付款之前，批次始终处于此状态。
处理	正在处理状态表示批次已关闭，但错误阻止其发送。在继续付款流程之前，您需要解决此错误。此状态有助于在发送付款之前识别并解决问题。解决错误后，可以将批次移动到已发送状态。您应定期检查所有处理错误，以确保及时付款。
已发送	已发送状态表示付款已发送至付款提供商进行付款。您可以检查批次中付款的状态以获取更多详细信息。此状态确认付款流程已启动。您可以监控付款状态以确保成功完成所有付款。如果出现任何问题，您可以采取适当的措施解决这些问题。

使用付款管理器页面处理要报销的费用报告。您可以执行以下任务：

让我们开始了解这些任务！

了解如何查看批处理信息对于管理开支报告的管理员至关重要。本部分将指导您完成有效访问和查看批次详细信息的步骤。

首先，导航至付款经理页面。在此，您将找到所有可用批次的清单。通过选中计数列找到所需的批处理，该列指示每个批处理中的费用数量。
在计数列中选择数字以继续。此操作将打开 批处理付款要求总计 选项卡，显示所选批处理中包含的费用列表。
访问批次清单后，打开批次详细信息。在批处理付款要求总计选项卡上，您将看到包含每项费用详细信息的各种列。
检查为每个需求提供的信息，以确保准确性。这包括检查金额、日期以及与每项费用关联的任何其他相关详细信息。在继续操作之前，此步骤对于验证是否已正确记录所有费用至关重要。
查看审计跟踪。要全面了解付款流程，检查审计线索非常重要。在付款要求选项卡上，选择付款要求 ID 以访问特定付款要求的审计跟踪。
这将提供详细的付款历史记录，允许您跟踪所做的任何更改或更新。检查审计跟踪以确保准确记录所有操作和更新。此步骤有助于维护付款流程中的透明度和问责制。
检查所有必要信息后，您可以关闭批处理选项卡。选择批处理付款要求总计选项卡上的 X 按钮将其关闭。
关闭选项卡将返回到付款经理主页面，您可以在其中继续管理其他批处理或根据需要执行其他任务。

在本部分中，您将了解如何在"付款管理器"中关闭批处理。此流程确保所有批准的费用已完成并准备报销。

导航至付款经理页面并找到要关闭的批处理。
选择"立即关闭"按钮以启动关闭流程。在继续之前，请确保批处理中的所有费用均已审批。批处理关闭后，将不再接受新费用。
关闭批次后，系统将在一夜之间处理该批次。批处理可供下载时，您将收到通知。此步骤对于确保准确记录和处理所有费用至关重要。在此期间，批次状态将更改为已完成。您可以从付款管理器页面监控批次的状态。

在本部分中，您将了解如何在"付款管理器"中下载批处理。此流程确保所有批准的费用已完成并准备报销。

在尝试下载事务文件之前，必须等待处理完成。这可确保所有费用正确包含在最终文件中，并准备导入到财务系统中。

批处理完成后（状态为已完成），您将能够下载交易文件。在付款管理器中找到已处理的批处理，然后选择下载文件按钮。
这将提示您在计算机上选择用于保存文件的位置。
交易文件包含批处理中的所有已批准费用，并且可以导入到财务系统中。确保将文件保存在安全位置，以供将来参考和处理。
注意
下载文件的文件格式在文件导出页面的 常规设置 选项卡下设置。有关如何在 费用文件导出 页面上设置文件格式的详细说明，请参阅课程在 Concur Expense 中设置可选配置（标准版）。
在计算机上选择保存文件的位置。选择保存以完成下载流程。建议将文件保存在指定文件夹中，以便于访问。
保存后，验证文件是否包含所有必要信息。此文件将用于报销员工或卡交易，因此准确性至关重要。如果出现任何差异，请保留文件备份。