Vorbereitung für den Joule-Agent-Discovery-Workshop

Der Joule Agent Discovery Workshop ist eine kurze, fokussierte Arbeitssitzung, die keine umfangreiche Vorbereitung erfordert. Ein paar wichtige Schritte im Vorfeld können jedoch dazu beitragen, dass alles reibungslos läuft und die Teilnehmer das Beste aus der Erfahrung herausholen.

Sehen wir uns in fünf Schritten an, was Sie vorbereiten müssen:

Es ist am besten, diesen Workshop zu Beginn eines Projekts abzuhalten, wenn Teams gerade beginnen, herauszufinden, wo Agenturtechnologie Mehrwert schaffen könnte. Deshalb ist es wichtig, Entscheidungsträger aus Abteilungen oder Teams einzuladen, die daran interessiert sind, KI-Agent-Chancen zu entdecken.

Wenn möglich, laden Sie zu Beginn des Workshops einen Experten zur Einführungssitzung zur Agententechnologie ein. In diesem Teil des Workshops sollte erläutert werden, was Agenten sind, wie sie sich von herkömmlichen Automatisierungs- oder KI-Lösungen unterscheiden, und praxisnahe Beispiele zeigen, um Inspiration zu wecken.

Es ist auch eine gute Idee, technische Experten oder Mitglieder des Teams einzubeziehen, die später die Agentic-Lösungen implementieren könnten. Ihre Eingabehilfen halten Ideen auf dem, was technisch machbar ist.

Der Workshop funktioniert am besten in kleinen Breakout-Teams von 3-6 Personen. Planen Sie daher die Verteilung von Teilnehmern in Teams im Falle eines größeren Publikums. Jedes Team sollte sich auf einen einzelnen Bereich konzentrieren, z.B. eine Abteilung (z. B. Finanzwesen) oder ein Thema (z. B. Rechnungsbearbeitung). Stelle sicher, dass du einen Moderator (Coach) pro Team hast, der die Gruppe durch die Übungen unterstützt.

Die Teilnehmer müssen nichts zur Sitzung bringen. Wenn die Zeit jedoch knapp ist, können Sie sie bitten, die Vorlage „Activity to Streamline“ im Voraus auszufüllen. Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, planen Sie vorher eine 30-minütige Informationssitzung ein, um die Teilnehmer mithilfe der Ideenkarten durch den Abschluss zu führen.

Senden Sie Kalendereinladungen rechtzeitig im Voraus, einschließlich der Ziele, einer vereinfachten Agenda und, wenn die Sitzung virtuell ist, den Link zur Videokonferenz und zum Wandboard.

Und schließlich sei klar über den Zweck der Session: Es geht darum, vielversprechende Agentieindeen zu generieren und auszuwählen, nicht Agenten zu entwerfen oder zu bauen. Dieser Teil kommt später.

Der Workshop ist flexibel und kann je nach verfügbarer Zeit und Gruppengröße angepasst werden.

Einer der Hauptfaktoren, die die Zeit beeinflussen, ist die Anzahl der Teilnehmer in jedem Breakout-Team. Das Teilen und Diskutieren von Ideen nimmt Zeit in Anspruch. Streben Sie nicht mehr als 6 Personen pro Team an und planen Sie 3-5 Minuten pro Person, um ihre Ideen zu teilen.

Wenn Sie mehrere Teams haben, denken Sie daran, Zeit in die Agenda aufzunehmen, damit Teams ihre Ergebnisse miteinander teilen können.

Für Workshops, die mehr als 2,5 Stunden dauern, bauen Sie mindestens eine Pause von 10 Minuten ein, um allen zu helfen, fokussiert zu bleiben.

Wenn Sie die Sitzung vor Ort ausführen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine vereinfachte Agenda auf einem Flipchart anzuzeigen, damit jeder den Ablauf sehen kann.

Wählen Sie einen Raum mit genügend Platz, um Ihre Teams bequem unterzubringen.

Jedes Team benötigt:

• Ein Tisch groß genug für 3-6 Personen.
• Ein Whiteboard oder eine vertikale Oberfläche zum Platzieren des Priorisierungsdiagramms.

(Wenn der Pinnwandplatz begrenzt ist, kann das Diagramm auch flach auf dem Tisch platziert werden. Dies ermöglicht eine einfachere Neupositionierung von Ideen.)

Außerdem benötigen Sie einen Bildschirm oder Projektor, um die Einführungssitzung zur Agentietechnologie vorzustellen und die Übungen zu erläutern.

Legen Sie für virtuelle Sitzungen ein Wandbrett pro Breakout-Team mithilfe der bereitgestellten Vorlage an. Laden Sie die Teilnehmer im Voraus zum Wandbrett ein und stellen Sie sicher, dass sie darauf zugreifen können.

Es wird dringend empfohlen, den Workshop entweder vollständig vor Ort oder vollständig virtuell durchzuführen. Vermeiden Sie hybride Formate, da sie schwieriger zu verwalten sind und die Beteiligung der Teilnehmer verringern könnte.

Für Workshops vor Ort bereiten Sie die folgenden gedruckten Materialien vor:

• 3 Exemplare der Vorlage „Activity to Streamline“ pro Teilnehmer (A4)

• 1 Satz Agentic Use Case Ideation Cards pro Team (A6)

• 3 Kopien der Vorlage „Agentic Use Case“ pro Team (A3)

• 1 Agenda-Blatt pro Coach (A4)

• 1 Satz Agentic Potential Decision Cards pro Team (A6)

Bereiten Sie außerdem das Priorisierungsdiagramm im Voraus vor. Sie können es auf einem Whiteboard oder Flipchart zeichnen oder auf A0-Papier drucken und anheften. Platzieren Sie unter der horizontalen Achse die Agentic Potential Decision Cards wie folgt:

Geben Sie jedem Teilnehmer einen dicken Stift, damit seine Eingaben leicht lesbar sind, und stellen Sie jedem Team Haftnotizen zur Verfügung. Haben Sie Magnete oder Klebeband für hängende Materialien zur Hand.

Jedes Breakout-Team sollte einen Coach haben, der sie durch die Session führt. Stelle sicher, dass alle Trainer mit den Übungen, dem Ablauf und ihrer Rolle vertraut sind. Alles, was sie brauchen, ist im Moderationsleitfaden oder im Wandbrett enthalten.

Wenn der Workshop Teil einer größeren Veranstaltung ist und Sie nicht einen Trainer pro Team zuordnen können, verwenden Sie die zentrale Moderation. Erklären Sie in diesem Fall jede Übung aus einer zentralen Phase, bevor die Teilnehmer mit der Arbeit beginnen. Vermeiden Sie es, zu viele Übungen auf einmal einzuführen. Es ist für Teams einfacher, auf dem richtigen Weg zu bleiben, wenn die Anweisungen Schritt für Schritt geliefert werden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Vorlagen und Arbeitsanweisungen für jede Übung im Voraus an alle Teams verteilen.

Mit diesen Vorbereitungen werden Sie für einen produktiven und ansprechenden Workshop eingerichtet, der Teams dabei hilft, wertvolle, umsetzbare Ideen für Agenturtechnologie zu entwickeln.