Explorando o processo Procure-to-Pay

Alguns dos documentos contábeis de contas a pagar da empresa de Jennifer são originados pelo departamento de compras da empresa. Jennifer gostaria de compreender o fluxo do processo que leva ao lançamento desses documentos FI. Para ela, não é importante criar compras por conta própria ou lançar uma entrada de mercadorias, mas sim entender o processo de criação dos documentos FI. Isso também ajudará a coordenar com os colegas de logística em caso de necessidade de esclarecimento.

Agora, apresentamos o processo de suprimento, que exige que o componente de compras da administração de materiais trabalhe em conjunto com o processo de contas a pagar da contabilidade financeira.

Na maioria dos casos, ao fazer qualquer compra, sua empresa tem uma política de suprimento rígida que exige que o departamento de suprimento gerencie ou pelo menos seja informado de todas as compras, sejam esses ativos fixos, como máquinas, materiais para produção, como pneus, ou materiais de escritório, como cartuchos de toner.

O processo de suprimento começa com uma solicitação de compra e termina com o pagamento final das mercadorias ou serviços. Esse processo integrado garante um fornecimento ininterrupto de tudo o que a empresa precisa para alcançar seus objetivos empresariais.

1. Determinação da demanda: após verificar as requisições de compra dos departamentos individuais da empresa pelo empregado responsável pelas compras, o empregado verifica as possíveis fontes de suprimento e determina um fornecedor adequado.

2. Pedido: em seguida, o empregado responsável pelas compras utiliza esses parâmetros para criar um pedido.

3. Entrada de mercadorias: seu fornecedor envia os itens pedidos e eles chegam agora à sua empresa. A entrada de mercadorias verificará a quantidade pedida no pedido e atualizaremos o histórico do pedido com essas informações.

4. Revisão de faturas: você recebe a fatura do fornecedor e das contas a pagar. A fatura é lançada com a referência ao pedido. Isso é chamado de revisão de faturas. O revisor de faturas irá inserir as informações da fatura e o sistema irá fazer referência ao pedido para a informação de preços.

5. Processamento de pagamento: se tudo estiver correto, não ocorreram diferenças e não há bloqueio de pagamento, a fatura do fornecedor geralmente é paga utilizando o programa de pagamento.

A verificação em três etapas é o processo de comparar o pedido, a fatura e a entrada de mercadorias para garantir a correspondência, antes de aprovar a fatura. Isso garante que o pedido do cliente, a entrega do fornecedor e a nota da entrada de mercadorias reflitam todas as mesmas informações. Etapas da verificação em três etapas:

1. Pedido: criar um pedido em compras

   É gerado um documento do material.

   NENHUM documento financeiro é gerado.

2. Entrada de mercadorias: registre uma entrada de mercadorias:

   Para atualizar a entrada de estoque ou de material de consumo, é gerado um documento do material em compras.

   Ao mesmo tempo, é criado um documento financeiro que lança o valor das mercadorias na conta de mercadorias como um débito e a entrada de mercadorias/entrada de faturas.

   (EM/EF) para a conta de compensação como um crédito no Razão.

3. Revisão de faturas: lance uma fatura de fornecedor com referência a um pedido.

   Isso gera automaticamente um documento financeiro. O documento contábil contém o montante da fatura que é lançado na conta EM/EF (débito) e na conta do fornecedor (crédito).

Verificação da quantidade na etapa 2: o sistema verifica se a quantidade fornecida corresponde à quantidade do pedido.

Verificação do preço na etapa 3: o sistema verifica se o montante da fatura corresponde ao preço do pedido.

A conta EM/EF significa entrada de mercadorias/entrada de faturas e é a conta do Razão utilizada no sistema da SAP para rastrear a reconciliação entre entregas de mercadorias e faturas recebidas de fornecedores. Idealmente, a conta EM/EF deve ser saldada (ou seja, deve ficar em zero), uma vez que cada entrada de mercadorias deve ser compensada por uma fatura correspondente. Se não for esse o caso, isso indica discrepâncias entre as mercadorias entregues e as faturas recebidas. Por exemplo, isso pode ser devido a faturas em falta ou a diferenças entre a quantidade de mercadorias fornecidas e a quantidade faturada.

A conta EM/EF é, portanto, um importante instrumento de controle no processo de suprimento. Ele ajuda as empresas a identificar e corrigir rapidamente as discrepâncias e desvios no processo.