Explorando o processo Procure-to-Pay

Alguns dos documentos contábeis de contas a pagar da empresa de Jennifer são originados pelo departamento de compras da empresa. Jennifer gostaria de compreender o fluxo do processo que leva ao lançamento desses documentos FI. Para ela, não é importante criar compras por conta própria nem lançar uma entrada de mercadorias, mas entender o processo de criação dos documentos FI. Isso também ajudará a coordenar com colegas de logística em caso de necessidade de esclarecimento.

Agora, apresentamos o processo de suprimento, que exige que o componente de compras da administração de materiais trabalhe em conjunto com o processo de contabilidade financeira e fornecedores.

Na maioria dos casos, ao efetuar qualquer compra, sua empresa tem uma política de compras rígida que exige que o departamento de compras gerencie ou pelo menos seja informado de todas as compras, se esses são ativos fixos, como máquinas, materiais para produção, como pneus ou materiais de escritório, como cartuchos de toner.

O processo de suprimento começa com uma solicitação para comprar algo e termina com o pagamento final das mercadorias ou serviços. Esse processo integrado garante um fornecimento ininterrupto de tudo o que a empresa precisa para alcançar seus objetivos empresariais.

1. Determinação da demanda: após verificar as requisições de compra dos departamentos individuais da empresa pelo empregado de compras, o empregado verifica as possíveis fontes de suprimento e determina um fornecedor adequado.

2. Pedido: em seguida, o empregado responsável pelas compras utiliza esses parâmetros para criar um pedido.

3. Entrada de mercadorias: seu fornecedor envia os itens pedidos e eles chegam à sua empresa. A entrada de mercadorias verificará o pedido de compra para a quantidade pedida e atualizaremos o histórico do pedido com essas informações.

4. Revisão de faturas: você recebe a fatura do fornecedor e da contabilidade de fornecedores. A fatura é lançada com a referência ao pedido. Isso é chamado de revisão de faturas. O responsável pela contabilidade de fornecedores irá inserir as informações da fatura e o sistema irá consultar de volta o pedido para as informações de determinação do preço.

5. Processamento de pagamento: se tudo estiver correto, não tiverem ocorrido diferenças e não existir um bloqueio de pagamento, a fatura do fornecedor é normalmente paga utilizando o programa de pagamento.

A verificação em três etapas é o processo de comparação do pedido, da fatura e da entrada de mercadorias para garantir que eles coincidem, antes de aprovar a fatura. Isso garante que o pedido do cliente, a entrega do fornecedor e a nota do recibo de mercadorias reflitam as mesmas informações. Etapas da verificação em três etapas:

1. Pedido: criar um pedido em compras

   Um documento do material é gerado.

   NENHUM documento financeiro é gerado.

2. Entrada de mercadorias: lançar uma entrada de mercadorias:

   Para atualizar a entrada de estoque ou material de consumo, é gerado um documento do material em compras.

   Ao mesmo tempo, é criado um documento financeiro que lança o valor das mercadorias na conta de mercadorias como um débito e a entrada de mercadorias/entrada de faturas.

   (EM/EF) para a conta de compensação como um crédito no Razão.

3. Revisão de faturas: lance uma fatura de fornecedor com referência a um pedido.

   Isso gera automaticamente um documento financeiro. O documento contábil contém o montante da fatura lançada na conta EM/EF (débito) e a conta de fornecedor (crédito).

Verificação da quantidade na etapa 2: o sistema verifica se a quantidade fornecida corresponde à quantidade do pedido.

Verificação do preço na etapa 3: o sistema verifica se o montante da fatura corresponde ao preço do pedido.

A conta EM/EF representa a entrada de mercadorias/entrada de faturas e é a conta do Razão utilizada no sistema da SAP para rastrear a reconciliação entre entregas de mercadorias e faturas recebidas de fornecedores. Idealmente, a conta EM/EF deve ser compensada (ou seja, deve estar em zero), uma vez que cada entrada de mercadorias deve ser compensada por uma fatura correspondente. Se não for esse o caso, isso indica discrepâncias entre as mercadorias entregues e as faturas recebidas. Por exemplo, isso pode ser devido a faturas em falta ou a diferenças entre a quantidade de mercadorias entregues e a quantidade faturada.

A conta EM/EF é, portanto, um instrumento de controle importante no processo de suprimento. Ele ajuda as empresas a identificar e corrigir rapidamente discrepâncias e desvios no processo.