Algunos de los documentos de contabilidad de acreedores de la empresa de Jennifer son originados por el departamento de compras de la empresa. A Jennifer le gustaría comprender el flujo de proceso que lleva a la contabilización de estos documentos FI. Para ella, no es importante crear compras por su cuenta o contabilizar una entrada de mercancías, sino comprender el proceso de creación de los documentos FI. Esto también ayudará a coordinarse con los colegas de logística en caso de necesidad de aclaración.
Ahora presentamos el proceso de aprovisionamiento, que requiere que el componente de compras de gestión de materiales trabaje junto con el proceso de contabilidad financiera de acreedores.
En la mayoría de los casos, al realizar cualquier compra, su empresa tiene una política de compras estricta que requiere que el departamento de compras gestione o al menos sea consciente de todas las compras, ya sean activos fijos como maquinaria, materiales para la producción como neumáticos o suministros de oficina, como cartuchos de tóner.
El proceso de la compra al pago comienza con una solicitud para comprar algo y, en última instancia, finaliza con el pago final de los bienes o servicios. Este proceso integrado garantiza un suministro ininterrumpido de todo lo que la empresa necesita para alcanzar sus objetivos empresariales.
En este curso, nos centramos en el procesamiento de facturas. En el gráfico, puede ver que el procesamiento de facturas puede formar parte del proceso del abastecimiento al pago. Con este proceso integrado, puede determinar la demanda, realizar y supervisar los pedidos recibidos, verificar la factura y, finalmente, realizar el pago efectuado. Este proceso integra los módulos SAP de gestión de materiales (logística) y finanzas.
Pasos del proceso Procure-to-Pay:
Determinación de la demanda: Después de verificar las solicitudes de pedido de los departamentos individuales de la empresa por parte del empleado de compras, el empleado verifica las posibles fuentes de aprovisionamiento y determina un proveedor adecuado.
Pedido: A continuación, el empleado de compras utiliza estos parámetros para crear un pedido.
Entrada de mercancías: su proveedor envía los artículos solicitados y ahora llegan a su empresa. La entrada de mercancías verificará el pedido de la cantidad solicitada y actualizaremos el historial de pedido con esta información.
Verificación de facturas: recibe la factura del proveedor y de la contabilidad de acreedores. La factura se contabiliza con la referencia al pedido. Esto se denomina verificación de facturas. El responsable de contabilidad de acreedores introducirá la información de la factura y el sistema volverá a consultar el pedido para obtener la información de determinación de precios.
Procesamiento de pagos: si todo es correcto, no se produjeron diferencias y no hay bloqueo de pago, la factura del proveedor normalmente se paga mediante el programa de pagos.
Verificación en tres pasos
La verificación en tres pasos es el proceso de comparar el pedido de compra, la factura y la entrada de mercancías para asegurarse de que coincidan, antes de aprobar la factura. Esto garantiza que el pedido del cliente, la entrega del proveedor y la nota de entrada de mercancías reflejen la misma información. Pasos de la verificación en tres pasos:
Pedido: Crear un pedido en compras
Se genera un documento de materiales.
No se genera ningún documento financiero.
Entrada de mercancías: Contabilizar una entrada de mercancías:
Para actualizar la entrada de inventario o material de consumo, se genera un documento de material en compras.
Al mismo tiempo, se crea un documento financiero que contabiliza el valor de las mercancías en la cuenta de mercancías como un cargo y la entrada de mercancías/recepción de facturas.
(EM/RF) en la cuenta de compensación como crédito en el libro mayor.
Verificación de facturas: Contabilice una factura de proveedor con referencia a un pedido.
Esto genera automáticamente un documento financiero. Este documento contiene el importe de la factura que se contabiliza en la cuenta EM/RF (Debe) y la cuenta de proveedor (Haber).
Verificación de la cantidad en el paso 2: El sistema verifica si la cantidad entregada coincide con la cantidad del pedido.
Verificación del precio en el paso 3: El sistema verifica si el importe facturado coincide con el precio del pedido.
La cuenta EM/RF representa la entrada de mercancías/recepción de facturas y es la cuenta de mayor utilizada en el sistema SAP para realizar un seguimiento de la reconciliación entre las entregas de mercancías y las facturas recibidas de los proveedores. Idealmente, la cuenta EM/RF debería compensarse (es decir, debería situarse en cero), ya que cada entrada de mercancías debería compensarse con una factura correspondiente. Si no es el caso, indica discrepancias entre las mercancías entregadas y las facturas recibidas. Por ejemplo, esto puede deberse a la falta de facturas o a diferencias entre la cantidad de mercancías entregadas y la cantidad facturada.
Por lo tanto, la cuenta EM/RF es un instrumento de control importante en el proceso de aprovisionamiento. Ayuda a las empresas a identificar y corregir rápidamente discrepancias y desviaciones en el proceso.
Ahora, Jennifer, echemos un vistazo a este vídeo para obtener información sobre la creación de un pedido y la contabilización de una entrada de mercancías.
