Certaines des pièces comptables fournisseurs de la société de Jennifer proviennent du service Achats de la société. Jennifer souhaite comprendre le flux de processus conduisant à la comptabilisation de ces pièces FI. Pour elle, il n'est pas important de créer ses propres achats ou d'enregistrer une entrée de marchandises, mais de comprendre le processus de création des pièces FI. Cela contribuera également à la coordination avec les collègues de la logistique en cas de besoin de clarification.
Nous présentons maintenant le processus d'approvisionnement, qui nécessite que la composante Achats de la gestion des articles fonctionne en parallèle avec le processus de comptabilité financière et de comptabilité fournisseurs.
Dans la plupart des cas, lorsque vous effectuez un achat, votre société applique une politique d'approvisionnement stricte qui exige que le service Approvisionnement gère tous les achats ou qu'ils soient au moins informés de tous les achats, qu'il s'agisse d'immobilisations telles que des machines, des articles pour la production tels que des pneus ou des fournitures de bureau telles que des cartouches de toner.
Le processus d'approvisionnement commence par une demande d'achat et se termine par le paiement final des marchandises ou des services. Ce processus intégré garantit un approvisionnement ininterrompu de tout ce dont l'entreprise a besoin pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Dans ce cours, nous nous concentrons sur le traitement des factures. Dans le graphique, vous pouvez voir que le traitement des factures peut faire partie du processus Source to Pay. Avec ce processus intégré, vous pouvez déterminer la demande, passer et suivre les commandes reçues, vérifier la facture et enfin effectuer le décaissement. Ce processus intègre les modules SAP Gestion des articles (logistique) et Finance.
Étapes du processus d'approvisionnement :
Détermination de la demande : après avoir vérifié les demandes d'achat des services individuels de la société par le salarié des achats, le salarié vérifie les sources d'approvisionnement possibles et détermine un fournisseur approprié.
Commande d'achat : l'employé du service des achats utilise ces paramètres pour créer une commande d'achat.
Entrée de marchandises : votre fournisseur expédie les articles commandés et ils arrivent maintenant dans votre société. L'entrée de marchandises vérifiera la commande d'achat pour la quantité commandée et nous mettrons à jour l'historique de commande d'achat avec ces informations.
Contrôle des factures : vous recevez la facture du fournisseur et de la comptabilité fournisseurs. La facture est enregistrée en référence à la commande d'achat. Il s'agit du contrôle des factures. L'examinateur des factures saisit les informations de la facture et le système renvoie à la commande d'achat pour obtenir les informations de prix.
Traitement des paiements : si tout va bien, qu'aucun écart n'est survenu et qu'il n'y a pas de blocage au paiement, la facture fournisseur est généralement payée à l'aide du programme de paiement.
Vérification en trois étapes
La vérification en trois étapes consiste à comparer la commande d'achat, la facture et l'entrée de marchandises pour s'assurer qu'elles correspondent, avant d'approuver la facture. Cela garantit que la commande du client, la livraison du fournisseur et le bon de réception reflètent tous les mêmes informations. Étapes de la vérification en trois étapes :
Commande d'achat : créez une commande d'achat dans les Achats.
Un document article est généré.
AUCUNE pièce comptable n'est générée.
Entrée de marchandises : enregistrez une entrée de marchandises :
Pour mettre à jour la réception d'un article de consommation ou géré en stock, un document article est généré dans les achats.
En même temps, un document comptable est créé. Il enregistre la valeur des marchandises sur le compte de marchandises sous forme de débit et d'entrée de marchandises/entrée de facture.
(EM/EF) au crédit du compte d'attente dans le grand livre.
Contrôle des factures : enregistrez une facture fournisseur en référence à une commande d'achat.
Cela génère automatiquement une pièce comptable. La pièce comptable contient le montant de la facture qui est comptabilisé sur le compte EM/EF (débit) et le compte fournisseur (crédit).
Contrôle de la quantité à l'étape 2 : le système vérifie si la quantité livrée correspond à la quantité de la commande d'achat.
Contrôle du prix à l'étape 3 : le système vérifie si le montant facturé correspond au prix de la commande d'achat.
Le compte EM/EF correspond à Entrée de marchandises/Entrée de facture et correspond au compte général utilisé dans le système SAP pour suivre le rapprochement entre les livraisons de marchandises et les factures reçues des fournisseurs. Idéalement, le compte EM/EF doit être soldé (c'est-à-dire qu'il doit être nul), car chaque entrée de marchandises doit être compensée par une facture correspondante. Si ce n'est pas le cas, cela indique des écarts entre les marchandises livrées et les factures reçues. Par exemple, cela peut être dû à des factures manquantes ou à des écarts entre la quantité de marchandises livrées et la quantité facturée.
Le compte EM/EF est donc un instrument de contrôle important dans le processus d'approvisionnement. Elle permet aux sociétés d'identifier et de corriger rapidement les écarts et les écarts dans le processus.
Jennifer, visionnons cette vidéo pour en savoir plus sur la création d'une commande d'achat et l'enregistrement d'une entrée de marchandises.
