Configurar uma nova estrutura do balanço/DRE

Os balanços financeiros apresentam um resumo das operações financeiras e atividades econômicas de sua organização. Esses documentos são revisados por auditores e órgãos reguladores para garantir a precisão e a tributação adequada. Além disso, as demonstrações contábeis são componentes cruciais do relatório anual. Eles oferecem aos investidores e especialistas de mercado insights sobre a situação financeira da empresa, resultados operacionais e fluxo de caixa durante o período indicado.

As organizações devem gerar as seguintes demonstrações contábeis chave:

• Balanço: o balanço fornece uma síntese dos ativos, passivos e capital próprio da organização.
• Demonstração de resultados: a demonstração de resultados oferece uma lista expandida dos lucros e custos da empresa. Também revela o lucro líquido.
• Demonstração de fluxo de caixa: a demonstração de fluxo de caixa fornece uma conta detalhada da entrada e despesa de caixa da organização durante o período específico.

Conheça Carlo. Ele acabou de se juntar ao departamento de contabilidade da Bike Company, uma fabricante internacional de produtos esportivos. Ele assumiu recentemente uma nova função como superusuário em um projeto para atualizar as demonstrações financeiras da empresa, seguindo várias solicitações de auditores e gerentes. Essa tarefa torna-se ainda mais crucial devido às recentes mudanças nas normas e regulamentações contábeis.

Carlo está ansioso para saber como o SAP S/4HANA pode lidar com mudanças na estrutura dos relatórios de balanço financeiro. Por exemplo, ele quer entender como adicionar novas contas, remover contas desnecessárias e modificar subtotais nos balanços financeiros. Como a empresa opera internacionalmente, Carlo também precisa garantir que essas atualizações possam ser mantidas.

Ele se pergunta se os relatórios podem ser tornados dependentes do tempo, permitindo que várias versões estejam disponíveis simultaneamente ou substituam umas às outras em momentos específicos. Além disso, Carlo quer explorar como o Microsoft Excel pode ser usado para dar suporte a essas tarefas de manutenção.

Além disso, ele precisaria descobrir como exibir contas dependentes de seus saldos e como configurar nos balanços financeiros.

Carlo usou estruturas do balanço/DRE anteriormente. Agora, ele quer se aprofundar na funcionalidade dessas versões para entender como elas podem dar suporte às necessidades da empresa.

As estruturas do balanço/DRE servem como ferramentas para produzir balanços financeiros, formando uma base para o relatório externo e atendendo a outras necessidades internas ou personalizadas de relatórios. O SAP S/4HANA Cloud vem com estruturas do balanço/DRE pré-carregadas específicas para evitar a criação de estruturas do balanço/DRE totalmente novas. Estes podem ser duplicados no app SAP Administrar hierarquias globais para uma modificação mais fácil das classificações contábeis do Razão, utilizando funções de arrastar e soltar.

A estrutura do balanço financeiro permite configurar os seguintes aspectos do formato do relatório:

• Os itens a serem incluídos e a sequência e a hierarquia desses itens.
• O texto descritivo dos itens.
• O plano de contas e as contas individuais relevantes para o relatório.
• Os totais a serem exibidos.

O usuário pode definir quantas estruturas do balanço/DRE forem consideradas necessárias para criar relatórios para vários fins, como para autoridades fiscais, usuários internos ou usuários externos.

O app SAP Administrar hierarquias globais é usado para atualizar hierarquias e grupos no SAP S/4HANA. Esta aplicação possui funcionalidades como dependência temporal, controle de status e atualização da descrição do nó em vários idiomas, bem como a capacidade de importar ou exportar os dados para uma planilha eletrônica. Além das estruturas do balanço/DRE, ele também inclui outros tipos de hierarquia, como hierarquias de centros de custo ou de centros de lucro.

Com o app SAP Administrar hierarquias globais, você pode visualizar, criar, editar, ativar e desativar hierarquias. Você pode importar hierarquias novas ou copiar hierarquias existentes para acomodar turnos na estrutura ou demandas de relatório em evolução.

Os parâmetros mais relevantes relacionados à criação de estruturas do balanço/DRE incluem:

• Um ID e uma descriçãoda estrutura do balanço/DRE.
• Plano de contas: somente contas do plano de contas especificado podem ser selecionadas.
• Início da validade e Fim da validade: a estrutura do balanço/DRE só pode ser aplicada em relatórios se o período de relatório estiver dentro do seu período indicado. Com a natureza dependente do tempo de estruturas do balanço/DRE, é possível gerar várias estruturas do balanço/DRE em um ID da estrutura do balanço/DRE idêntico, desde que os respectivos períodos não coincidam.
• Permitir nós de contrapartida: permite designar um nó de hierarquia (A) como contrapartida para outro nó (B). Se uma conta tiver um saldo credor, ela será exibida no nó A nos balanços financeiros. Se tiver um saldo devedor, ele será exibido no nó B.
• Permitir áreas funcionais: para atribuir áreas funcionais (além das contas do Razão) a nós individuais da estrutura do balanço/DRE, necessário para criar demonstrações de resultados de acordo com a análise de custos de vendas.

Ao criar uma estrutura do balanço/DRE, uma estrutura é gerada automaticamente com os seguintes nós:

• Ativos
• Passivo e patrimônio líquido
• Resultado do balanço: perda
• Resultado do balanço: lucro
• Resultado DRE
• Notas sobre o balanço financeiro
• Não atribuído

Estes nós também são referidos como "nós especiais" ou "itens especiais".

O programa que gera os balanços financeiros é responsável pelo cálculo do resultado líquido do balanço e da demonstração de resultados (DRE). Este programa também identifica qualquer conta que não tenha conseguido atribuir a um item predefinido na estrutura do balanço/DRE como 'Não atribuído'.

As contas classificadas como Notas do balanço financeiro ou Não atribuído não são consideradas nos cálculos de lucros líquidos acumulados/perdas líquidas ou no resultado de lucros e perdas (DRE). Os saldos de todas as outras contas contribuem para o cálculo do resultado da demonstração de resultados.

Um item fixo, semelhante aos itens ativos e passivos, é criado para o item Notas do balanço financeiro quando você define a estrutura do balanço/DRE. Ao atribuir novamente as contas correspondentes a esse item, você estará assegurando que essas contas não sejam mais incluídas nos resultados de lucros e perdas quando o relatório do balanço financeiro for executado.

O programa que gera o balanço financeiro não gera nenhum lançamento contábil. Sua função é limitada ao cálculo dos ganhos ou perdas do balanço e da demonstração de resultados e à demonstração desses resultados nas demonstrações financeiras.

Para acomodar diferentes requisitos, os usuários têm a capacidade de modificar somente os nós Ativos, Passivos e Patrimônio líquido, bem como Notas do balanço financeiro. Isso permite que você aloque contas do Razão a esses nós com base em suas demandas específicas de relatório. A alocação de contas do Razão para os outros nós especiais é efetuada automaticamente.

Assim que você tiver uma estrutura do balanço/DRE, pode modificá-la:

• Adicionar nós adicionais
• Atribuição de contas do Razão
• Atribuição de áreas funcionais

Ao processar a estrutura de uma estrutura do balanço/DRE, os itens adicionais podem ser adicionados em diferentes níveis de forma hierárquica. As contas cujos nomes e saldos devem ser listados são adicionadas no nível mais baixo da hierarquia. O sistema calcula um total ou subtotal para cada item, que é exibido quando o programa é executado.

O app SAP Administrar hierarquias globais inclui uma função de importação/exportação que torna a edição de estruturas do balanço/DRE em uma planilha eletrônica mais simples e eficiente.

Assim que a estrutura do balanço/DRE estiver concluída, ela pode ser simulada para fins de teste: ativar o código Simular. A estrutura do balanço/DRE pode ser salva com um status Esboço, no entanto, ela deve ter o status Ativo para estar disponível para utilização em tempo de execução.

Agora, vamos tentar copiar e modificar sua própria estrutura do balanço/DRE na próxima atividade.

Agora que Carlo tem uma melhor compreensão da configuração de uma estrutura do balanço/DRE, ele está interessado em explorar as funções-chave disponíveis para configurar as estruturas do balanço/DRE no sistema.

A estrutura do balanço/DRE é dependente do tempo. Isso significa que ao criar uma estrutura do balanço/DRE, ela deve ser atribuída a uma 'data de início da validade' e uma 'data de fim da validade'. É possível criar várias instâncias do mesmo ID da estrutura do balanço/DRE, cada uma identificada pelas respectivas datas de validade. Neste caso, as hierarquias de contas subjacentes podem ser significativamente diferentes umas das outras.

No entanto, é crucial considerar que os períodos de validade para estruturas do balanço/DRE nunca devem se sobrepor.

Para Carlo, a utilização desta funcionalidade significa que ele pode executar automaticamente balanços financeiros utilizando a estrutura do balanço/DRE que é válida na data selecionada pelo usuário para executar o report. Além disso, ele tem a flexibilidade de selecionar manualmente uma estrutura do balanço/DRE diferente para executar um relatório, permitindo uma comparação fácil de diferentes versões usando o mesmo conjunto de dados.

Para facilitar essa comparação, o campo Data fixada da estrutura do balanço/DRE pode ser adicionado à barra de filtros. Depois disso, Carlo pode selecionar diferentes datas fixadas para exibir as estruturas do balanço/DRE para essas datas.

Na maioria dos casos, as contas do Razão são exibidas no mesmo nó do balanço, independentemente de o saldo da conta estar em crédito ou débito. Neste caso, selecione Saldo devedor e Saldo credor para a conta ao definir os respectivos parâmetros na estrutura do balanço/DRE.

Em alguns casos, no entanto, o saldo total do nó determinará onde ele é exibido, bem como suas contas vinculadas. Nesses casos, Carlo pode ativar a funcionalidade Permitir nós de contrapartida de toda a estrutura do balanço/DRE. Esta funcionalidade permite a designação de um nó de hierarquia (nó A) como contador para um nó diferente (nó B), com os dois nós abrangendo grupos de contas idênticos.

O saldo total dessas contas decide em qual nó elas são exibidas nos balanços financeiros. Se o saldo estiver em crédito, eles são listados no nó B. No entanto, se o saldo estiver em débito, eles são exibidos no nó A.

Por exemplo: quando o saldo de suas contas bancárias indica um saldo devedor, ou seja, você tem um saldo bancário positivo, elas devem ser categorizadas como ativos no nó chamado dinheiro no banco. No entanto, se suas contas revelarem um saldo credor, implicando que sua conta bancária está a descoberto, elas devem ser exibidas como obrigações no nó de contas a pagar ao banco.

O saldo da conta individual também pode ser utilizado para determinar a exibição da conta em diferentes nós do balanço. Isso é configurado selecionando Saldo devedor ou Saldo credor para a conta no nó relevante.

Existem dois métodos para administrar o conjunto necessário de contas contábeis necessárias para reconciliações bancárias:

• Contas do balanço padrão

• Contas de caixa especiais, ou seja, contas de reconciliação bancária.

O benefício de vincular bancos da empresa a contas de reconciliação bancária é que você só precisa de um conjunto de contas do Razão, independentemente de quantos bancos da empresa existam. No entanto, se você utilizar contas do balanço padrão para vincular bancos da empresa, precisará criar um novo conjunto de contas do Razão sempre que adicionar uma conta bancária da empresa.

A seleção entre uma conta do balanço padrão ou uma conta de reconciliação bancária é efetuada nos dados mestre da conta do Razão, durante a criação da conta.

Para aplicar o método de contas de caixa especiais e utilizar as contas de reconciliação bancária, execute as seguintes etapas:

1. Marque o campo de seleção Permitir nó de contrapartida e agrupamento de contas bancárias para a estrutura do balanço/DRE.
2. Selecione um nó para abrir a janela Modificar nó.
3. Selecione Saldo devedor (Dr.) ou Saldo credor (Cr.) para o nó, mas não os dois.
4. No campo Nó de contrapartida, indique outro nó como nó de contrapartida.
5. Marque o campo de seleção Agrupamento de contas bancárias.
6. Adicione somente as contas do Razão com o tipo de conta Conta de caixa e o subtipo Conta de reconciliação bancária ao nó.

Esta abordagem controla que somente as contas de reconciliação bancária pertencem a esses nós específicos e que os saldos da conta bancária são exibidos no balanço/demonstração de resultados de duas formas:

1. Classificado como ativo ou passivo com base em se o saldo está em crédito ou débito.
2. Agrupado por parceiros de negócios associados aos bancos relevantes.

A análise de custos de vendas é um método utilizado para analisar a receita de vendas em um período contábil específico em relação aos custos de produção para as atividades executadas durante um período de tempo. As empresas podem alocar despesas incorridas entre diferentes áreas funcionais, como vendas e distribuição, administração, pesquisa e desenvolvimento (P&D) ou qualquer outra área.

O objetivo da análise de custos de vendas é fornecer uma compreensão abrangente dos custos associados a várias áreas funcionais. Ao identificar as despesas específicas relacionadas a cada área, Carlo pode garantir que a Bike Company possa tomar decisões informadas para otimizar suas operações e melhorar a rentabilidade.

Para produzir uma demonstração de resultados (DRE) de acordo com a análise de custos de vendas, é necessário ativar a funcionalidade Permitir áreas funcionais na estrutura do balanço/DRE. Ao ativar esta opção, as áreas funcionais podem ser atribuídas a nós individuais da estrutura do balanço/DRE, além das contas do Razão. Este emparelhamento é usado subsequentemente para a criação das demonstrações de resultados de acordo com a análise de custos de vendas.

É importante observar que o conceito de áreas funcionais só se aplica a contas de resultados. A atribuição de áreas funcionais a contas de resultados é baseada na respectiva atribuição de área funcional nos lançamentos, em vez das configurações dos respectivos dados mestre. Embora as contas do balanço também possam potencialmente ter atribuições de área funcional nos respectivos lançamentos, o app Balanço/demonstração de resultados ignora essas atribuições.

A atualização da estrutura do balanço/DRE em vários idiomas pode ser efetuada sem esforço. No entanto, é importante garantir que as contas do Razão sejam convertidas nos dados cadastrais da conta como pré-requisito. No app Administrar hierarquias globais, você deve:

1. Ative o modo de edição para a estrutura do balanço/DRE selecionada.
2. Certifique-se de que o status está definido como esboço.
3. Escolha um idioma no menu suspenso de idiomas.
4. Insira as descrições para o nó.

Repita este processo para todos os idiomas necessários.

Uma função de importação/exportação está disponível no app Administrar hierarquias globais. Ele simplifica o processo de edição de estruturas do balanço/DRE por meio de uma planilha eletrônica. Considere que, para aproveitar esta funcionalidade e editar uma estrutura do balanço/DRE em uma planilha eletrônica, você já deve ter inserido as informações essenciais para essa estrutura do balanço/DRE. Contudo, você não precisa de autorização de edição para executar esta ação, por isso ela está disponível para usuários com acesso somente leitura a estruturas do balanço/DRE.

Ao utilizar esta funcionalidade, você pode baixar um arquivo de planilha eletrônica que contém todos os detalhes de hierarquia necessários para seu dispositivo local. Esses detalhes de hierarquia incluem o cabeçalho, os nós de estrutura, os respectivos atributos, contas do Razão atribuídas e áreas funcionais.

Uma vez baixado, o arquivo da estrutura do balanço/DRE pode ser aberto e editado. Você pode adicionar ou modificar nós, contas ou intervalos de contas. No entanto, é importante ter em mente as seguintes diretrizes:

• Não modificar o cabeçalho
• Certifique-se de que a planilha eletrônica não está protegida para excluir linhas
• Arquivos com mais de 250 KB serão processados em background e o status será exibido na área de notificações do launchpad do SAP Fiori

Em seguida, o arquivo atualizado pode ser importado. Após verificar se existem erros, a estrutura do balanço/DRE será atualizada de modo correspondente e está pronta para ser salva e ativada.