Beleg- und Stammdatennummerierung implementieren

• Die Vertriebsmitarbeiter der DG Industries sind in drei separate Marktbereiche mit jeweils unterschiedlichen Kunden unterteilt.
• Die von jedem Bereich erzeugten Verkaufsbelege sollten unterschiedlich nummeriert werden, damit sie in jedem Bereich nachverfolgt werden können.
• Außerdem werden die Kunden für jeden Bereich unterschiedlich kodiert.
• Lösung: Sie können mehrere Belegnummerierungsserien und Kundenstammdaten-Nummerierungsserien definieren und diese Serien bestimmten Benutzern zuordnen.

• Jedes Unternehmen hat seine eigene Nummerierungsmethode und -regeln. Die Belegnummerierungsfunktion bietet die Flexibilität, eindeutige Nummernschemata sowohl für Stammdatensätze (Kunden, Lieferanten, Artikel und Ressourcen) als auch für einzelne Belege und Vorgänge zu definieren.
• Die Belegnummerierung wird in einer Serie für jede Belegart definiert.
• Die Belegnummerierungsserie verfolgt die nächste Belegnummer, die für jede Belegart zugeordnet werden soll. Das System ordnet Nummern automatisch ab der ersten Nummer inkrementell zu und erfasst die nächste Nummer, die für jede Belegart vergeben werden soll.
• Beachten Sie, dass einige Lokalisierungen gesetzliche Grundlagen in Bezug auf Belegnummern haben.

• Eine neue Firmendatenbank verfügt über eine vordefinierte Reihe von Nummern für jede Belegart, beginnend bei 1. Dies wird als Primärserie bezeichnet.
• Die Serie hat keine Endnummer, daher wird die Nummerierung nicht abgegrenzt. Sie können diese Serie sofort verwenden, wenn das Unternehmen Belegnummern bei 1 beginnen möchte.
• Mehrere Benutzer können dieselbe Serie gemeinsam nutzen.
• Alternativ können Sie zusätzliche Nummerierungsserien für verschiedene Benutzer definieren, damit diese mit verschiedenen Nummernbereichen arbeiten können.

• In einem neuen SAP-Business-One-System können Sie die Startnummer in der Standardserie Primär für jede Belegart ändern. Dies müssen Sie tun, bevor ein Beleg gebucht wurde. Ein Grund dafür ist, dass Belegnummern inkrementell aus den Altsystemnummern folgen.
• Um die Standardnummerierungsserie zu ändern, doppelklicken Sie auf die Zeile für die ausgewählte Belegart, um das Fenster „Serien einrichten" zu öffnen.
• In der Zeile Primärserie können Sie eine neue Startnummer für die Serie und optional eine endgültige Nummer für die Serie eingeben.
• Wenn Sie die Standardserie ändern, erfolgt die Änderung sofort, und wenn Belege angelegt werden, beginnen sie mit der neuen Nummer.

• Wenn innerhalb des Unternehmens nur eine Serie erforderlich ist, können Sie die Standardserie Primär für alle Benutzer verwenden.
• Sie haben jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Serien für eine Belegart anzulegen und verschiedene Serien verschiedenen Benutzern zuzuordnen. Dies ist nützlich, wenn Sie möchten, dass jeder Benutzer mit einem definierten Belegnummernbereich arbeitet.
• Um eine neue Serie anzulegen, öffnen Sie das Fenster für die Serieneinrichtung, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile Primäre Serie, und wählen Sie im Kontextmenü die Option zum Hinzufügen einer neuen Zeile.
• Geben Sie einen Namen für die Serie zusammen mit der Startnummer und optional der letzten Nummer ein. Das System füllt das Feld Nächste Nr. automatisch aus.
• Hinweis: Wenn Sie eine neue Serie erstellen, müssen Sie die endgültige Nummer in der vorherigen Serie eingeben (einschließlich der Primärserie). Dadurch sollen sich überschneidende Zahlen zwischen Serien vermieden werden. Wenn dies in der Lokalisierung rechtlich akzeptabel ist, lässt das System Lücken in der Nummerierung zwischen Serien zu.
• Das Beispiel zeigt drei neue Serien für Verkaufsangebote. Jede Serie wird in einem separaten Bereich des Unternehmens verwendet. Jede neue Serie beginnt mit der nächsten fortlaufenden Nummer nach der vorherigen Serie, um sicherzustellen, dass es keine Lücken in den Belegnummern gibt.
• Wenn die Lokalisierung eine Belegnummerierungsserie zulässt, die mehr als eine Belegart enthält, können Sie dies in diesem Fenster einrichten, sofern das Ankreuzfeld Mehrere Belegarten pro Serie zulassen in den Firmendetails markiert ist. Diese Einstellung kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Hinweis: Wenn Sie die neue Nummerierungsserie sichern, fordert das System Sie auf, auch das Hauptfenster für die Belegnummerierung zu aktualisieren.
• Zum Anlegen und Bearbeiten von Belegserien benötigen Sie die allgemeine Berechtigung Verwaltung > Belegnummerierung.

• Sie können ein Präfix oder Suffix (oder beides) für jede Serie eingeben, einschließlich der primären Serie.
• Das Präfix oder Suffix ist nicht Teil der tatsächlichen Nummer, die dem Beleg zugeordnet ist, sondern wird beim Drucken des Belegs angezeigt.
• Sie können auch Bemerkungen zu der Zeile eingeben, die zu der Serie gehört.
• Mit dem Ankreuzfeld Sperren können Sie eine Serie aus der Allokation entfernen. Mit den Nummern in dieser Serie können keine weiteren Belege angelegt werden. Um den Betrieb fortzusetzen, stellen Sie sicher, dass eine andere Serie als Standard festgelegt ist.

• Wenn ein neues Benutzerkonto angelegt wird, hat dieser Benutzer keinen Zugriff auf Belegnummerierungsserien, auch nicht auf die Standardserie. Das bedeutet, dass der Benutzer das Einstiegsfenster für keine Belegart öffnen kann, solange er keine allgemeine Berechtigung für die Nummerierungsseriengruppe hat.
• Jede Nummerierungsserie kann im Fenster „Serien einrichten" einer Gruppe zugeordnet werden. Sie können eine Gruppennummer zwischen 1 und 10 auswählen. Es kann mehrere Nummerierungsserien mit derselben Seriengruppe geben.
• Anschließend können Sie Benutzern Berechtigungen für eine oder mehrere Nummerierungsseriengruppen gemäß ihren Belegnummerierungsanforderungen erteilen. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Benutzer zu autorisieren:
  • Ordnen Sie den Benutzer einer Berechtigungsbenutzergruppe zu, die die Berechtigung für die Gruppe hat, die mit der Nummerierungsserie verknüpft ist. Hinweis: Eine Berechtigungsbenutzergruppe entspricht nicht einer Nummerierungsseriengruppe.
  • Ordnen Sie einer Nummerierungsseriengruppe im Fenster Berechtigungen manuell die Berechtigung Voll zu.
• Die allgemeine Berechtigung heißt Nummerierungsserie, und es gibt 10 Berechtigungen, die den Gruppen im Serieneinrichtungsfenster zugeordnet sind.
• Im Folienbeispiel wird die primäre Nummerierungsserie der Gruppe 1 und die neue LOC2-Nummerierungsserie der Gruppe 2 zugeordnet.
• Im Fenster für allgemeine Berechtigungen erhält der Benutzer George die volle Berechtigung für die Seriengruppe 2. Das bedeutet, dass George Belege in der LOC2-Serie anlegen kann.
• Weitere Informationen zu allgemeinen Berechtigungen und Berechtigungsgruppen finden Sie im Begleitkurs Allgemeine Berechtigungen.

• Die Spalte Periodenkennzeichen in der Reihenzeile richtet die Serie direkt an einer Finanzbuchungsperiode aus, z.B. GJ2019, GJ2020. Dadurch können Belege nur dann mit Nummern aus der Serie gebucht werden, wenn das Periodenkennzeichen mit der aktuellen Buchungsperiode übereinstimmt.
• Ein Beispiel wäre die Verwendung einer neuen Nummerierungsserie zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Wenn Sie für jede neue Buchungsperiode ein anderes Periodenkennzeichen verwenden, können Sie eine neue Nummerierungsserie definieren und die erste Belegnummer für jedes neue Geschäftsjahr auf 1 setzen.
• Periodenkennzeichen sind optional. Bei der Definition einer neuen Buchungsperiode wird das Kennzeichen Standardperiode angenommen, wenn Sie kein bestimmtes Periodenkennzeichen auswählen. Dies ist auch das Standardperiodenkennzeichen für eine neue Nummerierungsserie.
• Hinweis: Wenn Sie ein neues Periodenkennzeichen anlegen und dieses für die vorhandenen Buchungsperioden verwenden möchten, müssen Sie dies vor Belegbuchungen tun.

• Wenn ein Beleg vom Benutzer storniert werden kann, wird in der Serienzeile ein Stornierungsankreuzfeld angezeigt. Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, können Sie die Serie Stornobelegen zuordnen. Wenn der Benutzer einen Beleg storniert, wird der Beleg mit seiner ursprünglichen Nummer geschlossen, und ein neuer Beleg wird mit der Stornonummer aus der Serie ausgegeben. Die Stornoserie wird nur verwendet, wenn das System einen Stornobeleg anlegt.
• Dadurch kann die Belegnummerierung in der aktuellen Serie inkrementell fortgesetzt werden.
• Standardmäßig übernehmen Stornobelege Nummern aus der Stornoserie mit dem niedrigsten numerischen Bereich, auch wenn Sie eine Nicht-Stornoserie als Standardserie angegeben haben.
• Um Ihre Belege einfacher verwalten zu können, empfehlen wir Ihnen daher, Stornobelege nur zu Stornoserien hinzuzufügen.

• Wenn ein Benutzer für mehrere Serien berechtigt ist, können Sie eine Serie als Standard für den Benutzer festlegen.
• Um eine Standardserie zuzuordnen, markieren Sie im Fenster "Serien - Definition" die Zeile der Serie, und wählen Sie die Drucktaste Als Standard festlegen. Sie können die Serie als Standard für den aktuellen Benutzer, für alle Benutzer und für ausgewählte Benutzer nach Namen zuordnen. Wenn der Benutzer einen Beleg anlegt, wird automatisch die Standardserie für den neuen Beleg ausgewählt, und die nächste Nummer aus der Standardserie wird dem Beleg zugeordnet.

• Wenn ein Benutzer für mehrere Nummerierungsserien für einen Beleg berechtigt ist, zeigt die Dropdown-Liste im Beleg alle Serien an, für die der Benutzer eine Berechtigung hat. Die Standardserie für den Benutzer wird automatisch zuerst ausgewählt.
• Im Beispiel hat der Benutzer die Berechtigung für die Gruppen 1 und 2. Die Serie "Umsatz 1" wurde für den Benutzer als Standard festgelegt, sodass diese Serie zunächst angezeigt wird, wenn der Benutzer einen Beleg anlegt. Der Benutzer kann die Dropdown-Liste öffnen, um alle Serien anzuzeigen, für die er eine Berechtigung hat, und eine andere Serie auswählen.
• Eine Stornierungsserie wird nie in der Dropdown-Liste angezeigt.
• Wenn Periodenkennzeichen in einer Serie verwendet werden, wird die Serie erst in der Dropdown-Liste angezeigt, wenn das Systemdatum innerhalb einer Buchungsperiode mit demselben Periodenkennzeichen liegt. Im Beispiel hat die aktuelle Periode nicht dasselbe Periodenkennzeichen. Daher werden die Serien S2016 und S2017 nicht in der Dropdown-Liste angezeigt.

• Berechtigte Benutzer und Superuser können eine manuelle Belegnummer eingeben. Dies ist nützlich, wenn Sie während einer Implementierung Altbelege erfassen und der Kunde die exakten Nummern aus dem Altsystem verwenden muss. Die allgemeine Berechtigung ist Manuelle Belegnummerierung.
• Wählen Sie die Serie Manuell aus der Dropdown-Liste aus, und geben Sie eine Nummer in den Beleg ein.
• Wenn ein Altbeleg bereits dieselbe Nummer hat, überspringt das System diese Nummer in Zukunft bei der Zuordnung aus der Serie.
• Hinweis: Wenn sie hinzugefügt werden, haben manuelle Dokumente automatisch den Status "Offen - Gedruckt".

• Wenn Sie im Fenster für die Einrichtung der Belegnummerierung nach rechts blättern, sehen Sie eine Spalte, in der Sie den Namen eines Verkaufs-, Einkaufs- oder Bestandsbelegs im Hauptmenü ändern können. Dies kann erforderlich sein, wenn der Kunde zur Beschreibung dieser Dokumente eindeutige Terminologie verwendet.
• Um einen neuen Namen anzugeben, geben Sie ihn in der Zeile für den Beleg im Fenster für die Nummerierungseinrichtung ein.
• Sie können Dokumentnamen auch dann ändern, wenn bereits Dokumente im System erfasst wurden. Der neue Name wird im Hauptmenü von SAP Business One und in der Titelleiste von Belegen dieser Art angezeigt.
• Hinweis: Diese Änderung betrifft alle Benutzer.

• In einem neuen Unternehmen stellt das System eine manuelle Serie für Stammdaten bereit: Kunden- und Lieferantenstammdaten, Artikelstammdaten und Ressourcenstammdaten für die Produktion.
• Doppelklicken Sie auf die Serienzeile, um das Setup-Fenster zu öffnen. Diese manuelle Serie ist ausgegraut und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden, obwohl sie gesperrt werden kann. Die manuelle Serie ist die Standardserie für alle Benutzer, und der Benutzer gibt manuell einen Code ein, wenn er neue Stammdaten anlegt.
• Beachten Sie, dass bei aktivierter Anlagenfunktion die Nummerierungsserie für Artikelstammdaten verwendet wird.

• Sie können automatische Nummernkreise für Stammdaten definieren. Diese Serien funktionieren ähnlich wie die Belegnummerierungsserie und verfolgen und ordnen Nummern zu, wenn neue Stammdaten angelegt werden.
• Das Definieren einer neuen Serie für Stammdaten ähnelt der Definition einer Nummerierungsserie für Belege.
• Um eine neue Serie zu definieren, geben Sie die erste Nummer für die Serie ein. Diese wird vom System als Code (Schlüssel) für neue Stammdatensätze zugeordnet. Das System erhöht dann die nächste Nummer für die Serie um 1.
• Optional können Sie für jede Serie ein Suffix und/oder ein Präfix eingeben. Im Gegensatz zum Präfix oder Suffix für eine Belegnummer wird das Stammdatenpräfix oder -suffix dem Stammdatencode hinzugefügt, der beim Anlegen der Stammdaten generiert wird. Auf diese Weise können Sie mehrteilige Nummern wie 01-0001-01 anlegen. Beachten Sie, dass nur der Hauptteil der Nummer erhöht wird, nicht das Präfix oder Suffix, das in diesem Beispiel als 01 verbleiben würde.
• Für eine Stammdatenreihe müssen Sie die Anzahl der Ziffern für den Code angeben. Wenn Sie die Startnummer auf 1 setzen und die Anzahl der Ziffern 4 ist, werden dem Code führende Nullen hinzugefügt, sodass er als 0001 zugeordnet wird.

• Sie können Berechtigungen für Benutzer basierend auf der ausgewählten Gruppe im Fenster „Serien – Definition" festlegen. Diese ist identisch mit der Belegnummerierungsserie.
• Außerdem können Sie eine Stammdatenserie als Standard für einen oder mehrere Benutzer festlegen.
• Es gibt ein optionales Ankreuzfeld, um eine Meldung anzuzeigen, wenn Stammdaten mit einer Serie angelegt werden, die nicht die manuelle Serie ist.
• Hinweis: Sie können eine Stammdatennummerierungsserie nicht mit einem Periodenkennzeichen abgleichen.

• Da in den Stammdaten das Präfix und/oder Suffix Teil des Codes ist, können verschiedene Serien überlappende Nummern haben.
• Im Folienbeispiel hat jede Serie denselben Nummernbereich. Da wir jedoch auch ein Präfix für jede Serie definiert haben, sind die tatsächlich generierten Codes eindeutig.
• Der generierte Code enthält immer die genaue Anzahl der angegebenen Ziffern, und führende Nullen werden vorangestellt. Wenn eine Serie beispielsweise bei 1 beginnt und die Anzahl der Ziffern 3 ist, ist der in den Stammdaten zugeordnete Code 001. Wenn die Anzahl der Ziffern 6 ist, ist der generierte Code 000001. Hinweis: Die Anzahl der Ziffern für eine Serie kann nach dem Anlegen eines Stammdatensatzes nicht mehr geändert werden.
• Vorsicht ist geboten, da die Anzahl der Ziffern ein einschränkender Faktor für die Größe der Serie sein kann. Im gezeigten Beispiel kann es in der Serie Computer 9999 mögliche Elemente geben, da die Anzahl der Ziffern als 4 definiert ist.

• Es wird ein Hilfsprogramm bereitgestellt, um auf doppelte oder fehlende Nummern in Belegen oder Stammdaten zu prüfen. In den Selektionskriterien können Sie Belege nach Art auswählen und auch die Stammdatennummerierung einschließen.
• Der Report zeigt eine Liste der fehlenden oder doppelten Nummern an. Mit diesem Report können Sie Nummern nach einem initialen Upload von Belegen während der Implementierung prüfen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie diesem Thema entnehmen können:

• Mit der Belegnummerierungsfunktion können berechtigte Benutzer Nummernbereiche festlegen, die automatisch in Belegen und Stammdaten zugeordnet werden.
• Sie können eine Nummerierungsserie für jede Belegart und für Geschäftspartner-, Artikel- und Ressourcenstammdaten anlegen.
• Benutzer müssen berechtigt sein, eine Nummerierungsserie zu verwenden. Ordnen Sie dazu die Nummerierungsserie zunächst einer Seriengruppe zu, und autorisieren Sie dann die Benutzer für die Seriengruppe mit der allgemeinen Berechtigung.
• Wenn Benutzer für mehrere Nummerierungsserien berechtigt sind, sollten Sie eine Nummerierungsserie als Standard festlegen, um zu verhindern, dass ein Benutzer die falsche Serie in der Dropdown-Liste für Serien in einem Beleg auswählt.
• Belegnummerierungsserien können ein Präfix und/oder Suffix haben. Die zugeordnete Belegnummer enthält weder das Präfix noch das Suffix. Daher dürfen sich die Nummern zwischen den Serien nicht überschneiden. Stammdatennummerierungsserien enthalten auch das Präfix oder Suffix, und die zugeordnete Nummer enthält das Präfix und/oder Suffix. Daher können sich Stammdatennummern zwischen Serien überschneiden.
• Belegnummern können jedes Jahr neu starten, wenn in der Seriendefinition ein Periodenkennzeichen verwendet wird.
• In Stammdatenreihen müssen Sie die Anzahl der Ziffern für den zugeordneten Code angeben. Der Code wird mit führenden Nullen aufgefüllt, bis die Anzahl der Ziffern erreicht ist.
• Im Fenster für die Einrichtung der Belegnummerierung können Sie den Namen eines Verkaufs-, Einkaufs- oder Bestandsbelegs im Hauptmenü ändern. Dies kann erforderlich sein, wenn der Kunde zur Beschreibung dieser Dokumente eindeutige Terminologie verwendet.