Best Practices implementieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to best Practices für das Reporting in SAP Ariba Procurement implementieren

Häufigkeit des Reportings

Die Häufigkeit, mit der Berichte erstellt und überprüft werden, spielt eine entscheidende Rolle für die Effektivität einer Beschaffungsstrategie. Die richtige Häufigkeit stellt sicher, dass Sie mit den aktuellsten Daten arbeiten, was eine zeitnahe Entscheidungsfindung ermöglicht. Die Häufigkeit sollte mit den Zielen des Unternehmens und den spezifischen Metriken übereinstimmen, die überwacht werden.

Rechnungssaldo ist der Schlüssel! Zu häufige Berichte können überwältigend sein, während zu selten zu veralteten Informationen führen können.

Häufigkeit der Festlegung

Tägliche Berichte: Dazu können kritische Genehmigungsverzögerungen oder dringende Compliance-Probleme gehören.

Wochen-/Monatsberichte: Diese könnten sich auf laufende Beschaffungsaktivitäten wie Ausgabenanalyse oder Lieferantenleistung konzentrieren.

Datenvalidierung

Die Datenvalidierung ist ein kritischer Schritt im Reporting-Prozess. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu fehlerhaften Erkenntnissen und schlechten Entscheidungen führen. Die Gewährleistung der Richtigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit der Daten ist von entscheidender Bedeutung.

SAP Ariba bietet verschiedene Funktionen, die zur Implementierung von Datenvalidierungsregeln verwendet werden können, wodurch der manuelle Validierungsaufwand reduziert werden kann.

Methoden zur Datenvalidierung

Automatisierte Prüfungen:

SAP Ariba bietet Funktionen für die automatisierte Datenprüfung, einschließlich (aber nicht beschränkt auf):

Katalogprüfregeln:

Katalogprüfregeln sind Gruppen von Bedingungen, die sicherstellen, dass die Artikel in einem Katalog bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. Preislimits oder Lieferantenqualifizierungen.

Nachdem Sie Katalognutzungsberichte ausgeführt haben, können Sie diese Regeln anwenden, um nicht konforme Artikel herauszufiltern und sicherzustellen, dass bei zukünftigen Beschaffungsentscheidungen nur geprüfte Artikel berücksichtigt werden.

Katalogprüfregeln:

Empfangsarten legen fest, wie Waren oder Dienstleistungen bei der Lieferung eingehen und verifiziert werden, z.B. durch Sichtprüfung, Mengenzählung oder Qualitätsprüfungen.

Durch den Vergleich von Erfassungsarten mit Berichten zur tatsächlichen Leistungserfassung können Sie Diskrepanzen erkennen und die Genauigkeit Ihrer Empfangs- und Zahlungsdaten verbessern.

Genehmigungsregeln:

Genehmigungsregeln legen die Bedingungen fest, unter denen eine Bestellanforderung oder ein Auftrag genehmigt werden muss, z.B. Ausgabenschwellenwerte oder Abteilungsberechtigungen.

Nachdem Sie Genehmigungsberichte ausgeführt haben, können Sie diese Regeln verfeinern, um Engpässe zu beseitigen und sicherzustellen, dass nur validierte Transaktionen in die Genehmigungsstufe übergehen.

Manuelle Prüfungen:

Regelmäßige manuelle Prüfungen sollten automatisierte Prüfungen ergänzen, um die Datenintegrität sicherzustellen. Die Ausführung wichtiger Berichte kann dabei helfen, auftretende Probleme zu beheben, die durch automatisierte Prüfungen und Validierungen möglicherweise übersehen werden.

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