Implementación de las mejores prácticas

Objective

After completing this lesson, you will be able to implementar las mejores prácticas para la generación de informes en SAP Ariba Procurement

Frecuencia de notificación

La frecuencia con la que se generan y revisan los informes desempeña un papel crucial en la eficacia de una estrategia de aprovisionamiento. La frecuencia correcta garantiza que esté trabajando con los datos más actuales, lo que permite una toma de decisiones oportuna. La frecuencia debe alinearse con los objetivos de la organización y las métricas específicas que se supervisan.

El equilibrio es clave! La generación de informes con demasiada frecuencia puede ser abrumadora, mientras que una información demasiado infrecuente puede dar lugar a información obsoleta.

Establecimiento de la frecuencia

Informes diarios: pueden incluir retrasos críticos en la aprobación o problemas de cumplimiento urgentes.

informe semanal/mensual: podrían centrarse en actividades de aprovisionamiento continuas, como el análisis de gastos o el rendimiento de los proveedores.

Validación de datos

La validación de datos es un paso crítico en el proceso de generación de informes. Los datos incorrectos o incompletos pueden generar información estratégica errónea y una toma de decisiones deficiente. Garantizar la precisión, consistencia e integridad de los datos es crucial.

SAP Ariba ofrece varias funciones que se pueden utilizar para implementar reglas de validación de datos, lo que puede reducir la cantidad de validación manual necesaria.

Métodos para la validación de datos

Verificaciones automatizadas:

SAP Ariba proporciona funciones para la validación automatizada de datos que incluyen (entre otras):

Reglas de validación de catálogo:

Las reglas de validación de catálogo son conjuntos de condiciones que garantizan que los artículos de un catálogo cumplan criterios específicos, como límites de precio o calificaciones de proveedor.

Después de ejecutar los informes de uso del catálogo, puede aplicar estas reglas para filtrar los artículos no conformes, lo que garantiza que solo los artículos validados se tengan en cuenta en futuras decisiones de compra.

Reglas de validación de catálogo:

Los tipos de recepción definen cómo se reciben las mercancías o los servicios y cómo se verifican en el momento de la entrega, por ejemplo, a través de la inspección visual, el recuento de cantidades o las pruebas de calidad.

Al comparar los tipos de recepción con los informes de recepción reales, puede identificar discrepancias y mejorar la precisión de sus datos de recepción y pago.

Reglas de aprobación:

Las reglas de aprobación especifican las condiciones bajo las cuales se debe aprobar una solicitud de compra o un pedido, como umbrales de gasto o autorizaciones departamentales.

Después de ejecutar los informes de aprobación, puede refinar estas reglas para eliminar cuellos de botella y asegurarse de que solo las transacciones validadas continúen a la etapa de aprobación.

Cheques manuales:

Las revisiones manuales periódicas deben complementar las verificaciones automatizadas para garantizar la integridad de los datos. La ejecución de informes clave puede ayudar a abordar cualquier problema evidente que pueda pasar por alto a través de verificaciones y validación automatizadas.

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