Nesta lição, você aprenderá sobre o processo de aprovação e como configurá-lo nas Configurações do processo de aprovação.
Um processo de autorização pode ser configurado para documentos de vendas, compras e estoque. Por exemplo, em uma organização, existe um requisito para aprovar compras e despesas internas acima de um determinado limite. As solicitações de compra ou ordens de compra dessas despesas devem ser aprovadas por um gerente antes de serem adicionadas.
Os procedimentos de autorização também podem ser utilizados no processo de vendas, no processamento de contas a pagar, na entrada e nas transferências de estoque e na contagem de estoque.
O processo básico de aprovação é o seguinte:
- O autor adiciona um documento: no processo de autorização, um usuário sujeito a um procedimento de autorização é conhecido como o autor. Quando o autor adiciona um documento que cumpre as condições predefinidas de autorização, o autor é notificado e o documento é gravado como esboço. O documento tem o status Esboço - Pendente. O autor não verá esse documento de esboço ao navegar pelos registros, mas poderá acessá-lo a partir da visão de lista Documentos em processo de autorização.
- Solicitação enviada ao autorizador: o documento de esboço deve ser autorizado antes de poder ser gerado como um documento. Uma solicitação interna é enviada aos aprovadores predefinidos. Essa solicitação é exibida na janela pop-up Notificações e o aprovador pode selecionar a notificação para exibir o documento de rascunho. Se a configuração Enviar notificação de processo de aprovação por e-mail estiver ativada, as solicitações de aprovação também serão enviadas por e-mail.
- Aprovado pelo autorizador?: esta é a decisão do autorizador de aprovar ou rejeitar o documento.
- Rejeição: se o aprovador rejeitar o documento, uma notificação voltará para o autor. O autor pode abrir o rascunho selecionando a notificação e, em seguida, modificar o rascunho. Se a condição de aprovação não for mais cumprida, o esboço pode ser adicionado ao sistema como um documento normal. Se a condição de autorização ainda for cumprida, será iniciado outro procedimento de autorização.
- Autorização: se o esboço for autorizado no primeiro nível de autorização, uma solicitação de autorização será enviada para o próximo nível de autorização (se aplicável). Se o esboço for autorizado no nível de autorização final, o autor é notificado e pode inserir o esboço selecionando a notificação. O autor pode agora adicionar o esboço como um documento normal. Depois de um documento ter sido aprovado, ele tem o status Aprovado no título.