In dieser Lektion lernen Sie den Genehmigungsprozess kennen und erfahren, wie Sie ihn in den Einstellungen für den Genehmigungsprozess einrichten.
Für Verkaufs-, Einkaufs- und Bestandsbelege kann ein Genehmigungsprozess eingerichtet werden. In einer Organisation besteht beispielsweise die Anforderung, interne Einkäufe und Ausgaben über einen bestimmten Grenzwert zu genehmigen. Die Kaufanforderungen oder Aufträge für diese Ausgaben müssen dann von einem Vorgesetzten genehmigt werden, bevor sie hinzugefügt werden können.
Genehmigungsverfahren können auch im Verkaufsprozess, in der Zahlungsausgangsbearbeitung, im Wareneingang und in Umlagerungen sowie in der Bestandszählung verwendet werden.
Der grundlegende Genehmigungsprozess läuft wie folgt ab:
- Ersteller fügt einen Beleg hinzu: Im Genehmigungsprozess wird ein Benutzer, der einem Genehmigungsverfahren unterliegt, als Ersteller bezeichnet. Wenn der Ersteller einen Beleg hinzufügt, der die vordefinierten Genehmigungsbedingungen erfüllt, wird der Ersteller benachrichtigt, und der Beleg wird als geparkter Beleg gesichert. Das Dokument hat den Status Entwurf - Ausstehend. Der Ersteller sieht diesen geparkten Beleg beim Durchsuchen von Datensätzen nicht, kann ihn jedoch über die Listensicht Belege im Genehmigungsprozess aufrufen.
- Anforderung an Genehmigenden gesendet: Der geparkte Beleg muss genehmigt werden, bevor er als Beleg generiert werden kann. Eine interne Anforderung wird an die vordefinierten Genehmigenden gesendet. Diese Anforderung wird im Popup-Fenster Benachrichtigungen angezeigt, und der Genehmiger kann die Benachrichtigung auswählen, um den geparkten Beleg anzuzeigen. Wenn die Einstellung Genehmigungsprozessbenachrichtigung per E-Mail senden aktiviert ist, werden Genehmigungsanforderungen ebenfalls per E-Mail gesendet.
- Vom Genehmigenden genehmigt?: Dies ist die Entscheidung des Genehmigenden, ob der Beleg genehmigt oder abgelehnt werden soll.
- Ablehnung: Wenn der Genehmigende den Beleg ablehnt, wird eine Benachrichtigung an den Ersteller zurückgesendet. Der Ersteller kann den Entwurf öffnen, indem er die Benachrichtigung auswählt und dann den Entwurf ändert. Wenn die Genehmigungsbedingung nicht mehr erfüllt ist, kann der geparkte Beleg als normaler Beleg zum System hinzugefügt werden. Wenn die Genehmigungsbedingung noch immer erfüllt ist, beginnt ein weiteres Genehmigungsverfahren.
- Genehmigung: Wenn der geparkte Beleg in der ersten Genehmigungsstufe genehmigt wird, wird eine Genehmigungsanforderung an die nächste Genehmigungsstufe gesendet (falls zutreffend). Wenn der geparkte Beleg in der letzten Genehmigungsstufe genehmigt wird, wird der Ersteller benachrichtigt, und er kann den geparkten Beleg eingeben, indem er die Benachrichtigung auswählt. Der Ersteller kann den geparkten Beleg nun als regulären Beleg hinzufügen. Nachdem ein Beleg genehmigt wurde, hat er im Titel den Status Genehmigt.