Intégration de SAP Data Retention Manager

SAP Data Retention Manager permet de gérer le stockage et la conservation des données, en garantissant la conformité aux politiques et réglementations en matière de conservation des données. En ce qui concerne SAP Subscription Billing, il peut être utilisé pour gérer la conservation des données de facturation et des données client, en veillant à ce que les informations nécessaires soient stockées pendant la période requise, tout en permettant la purge des données obsolètes pour désencombrer le système et se conformer aux exigences de confidentialité et de conservation des données.

L'intégration de SAP Subscription Billing et SAP Data Retention Management permet de gérer les périodes de conservation pour la facturation client et les données d'abonnement. En utilisant SAP Data Retention Management, l'utilisateur peut identifier et supprimer les données client individuelles et d'entreprise qui se situent en dehors des périodes de rétention/conservation définies.

En outre, l'intégration permet d'identifier les clients qui n'ont plus d'activités ou d'abonnements actifs, ce qui permet à l'utilisateur d'évaluer et de déclencher potentiellement la suppression de ses données.

Prenons un cas d'utilisation :

Un spécialiste de la confidentialité et de la protection des données (DPP) a la capacité de vérifier si les informations sur la personne concernée peuvent être supprimées à l'aide des fonctionnalités de SAP Data Retention Manager. Examinons un scénario type allant de la commande au paiement, d'après le graphique suivant.

Lorsqu'un client passe une commande, il existe des réglementations définies sur la durée pendant laquelle les informations sur la personne concernée peuvent être gérées dans un système après la fin de l'activité (EoB). Pendant la période de rétention, comme illustré dans le graphique, les informations sur la personne concernée peuvent être utilisées à plusieurs fins, telles que les analyses, le reporting ou les garanties sur les marchandises achetées. Cependant, lorsque la période de rétention est terminée, les données à caractère personnel de la personne concernée sont bloquées dans le système, sauf si un nouveau processus de gestion est déclenché. Les données bloquées peuvent uniquement être utilisées à des fins d'audit légal. Une fois la période de conservation expirée, les informations sur la personne concernée sont supprimées du système.

Ce graphique illustre le cycle de vie de l'utilisation, de la conservation et de la suppression des données dans un contexte commercial. Voici une décomposition des éléments clés :

1. Données utilisées à des fins professionnelles :
   • Consentement : la collecte des données commence par l'obtention du consentement.
   • Contrat à fournir : les données sont utilisées pour établir et gérer les contrats.
   • Livraison : les données sont utilisées pour la livraison de biens ou de services.
   • Paiement : les données sont utilisées pour le traitement des paiements.
2. Fin de la transaction : il s'agit du point où les activités de gestion liées aux données se sont terminées.
3. Période de rétention : période pendant laquelle les données sont utilisées activement à des fins professionnelles.
4. Fin de l'utilisation : il s'agit du point où les données ne sont plus nécessaires à l'objectif commercial d'origine.
5. Blocage : après la fin de l'objectif commercial, les données entrent dans une phase de blocage où elles ne sont plus utilisées activement mais sont conservées pour des raisons spécifiques telles que des audits juridiques.
6. Audits juridiques : les données peuvent être conservées et bloquées à des fins d'audit juridique.
7. Exemple de période de conservation : 10 ans : indique un exemple de période de conservation, ce qui suggère que les données peuvent être conservées pendant une durée donnée (par exemple 10 ans) après la fin de leur objectif commercial.
8. Fin de la conservation : il s'agit du point de fin de la période de conservation.
9. Suppression : après la période de conservation, les données sont supprimées.

Maintenant que vous avez une meilleure idée de la manière dont SAP Data Retention Manager gère les politiques de conservation des données lorsqu'il est intégré à SAP Subscription Billing, examinons l'intégration de SAP Personal Data Manager.