Implémentation des meilleures pratiques

Objective

After completing this lesson, you will be able to implémenter les meilleures pratiques pour le reporting dans SAP Ariba Procurement

Fréquence du reporting

La fréquence à laquelle les états sont générés et révisés joue un rôle crucial dans l'efficacité d'une stratégie d'approvisionnement. La fréquence appropriée garantit que vous travaillez avec les données les plus récentes, ce qui vous permet de prendre des décisions en temps opportun. La fréquence doit s'aligner sur les objectifs de l'organisation et les mesures spécifiques surveillées.

L'équilibre est essentiel! Un reporting trop fréquent peut être écrasant, alors qu'un reporting trop peu fréquent peut conduire à des informations obsolètes.

Établissement de la fréquence

Rapports quotidiens : ils peuvent inclure des retards d'approbation critiques ou des problèmes de conformité urgents.

Rapports hebdomadaires/mensuels : ils peuvent se concentrer sur les activités d'approvisionnement continues telles que l'analyse des dépenses ou les performances des fournisseurs.

Validation des données

La validation des données est une étape critique du processus de reporting. Des données incorrectes ou incomplètes peuvent entraîner des informations erronées et une mauvaise prise de décision. Il est essentiel de garantir l'exactitude, la cohérence et l'exhaustivité des données.

SAP Ariba offre diverses fonctionnalités qui peuvent être utilisées pour implémenter des règles de validation des données, ce qui peut réduire la quantité de validation manuelle nécessaire.

Méthodes de validation des données

Contrôles automatisés :

SAP Ariba fournit des fonctionnalités de validation automatique des données, notamment :

Règles de validation de catalogue :

Les règles de validation de catalogue sont des ensembles de conditions qui garantissent que les articles d'un catalogue répondent à des critères spécifiques, tels que les limites de prix ou les qualifications des fournisseurs.

Après avoir exécuté les rapports d'utilisation des catalogues, vous pouvez appliquer ces règles pour filtrer les articles non conformes, en veillant à ce que seuls les articles validés soient pris en compte dans les futures décisions d'approvisionnement.

Règles de validation de catalogue :

Les types de réception définissent la manière dont les marchandises ou les services sont reçus et vérifiés lors de la livraison, par exemple par le biais d'un contrôle visuel, d'un comptage des quantités ou de tests de qualité.

En comparant les types de réception avec les rapports de réception réels, vous pouvez identifier les écarts et améliorer la précision de vos données de réception et de paiement.

Règles d'approbation :

Les règles d'approbation spécifient les conditions dans lesquelles une demande d'achat ou une commande d'achat doit être approuvée, telles que les seuils de dépenses ou les autorisations ministérielles.

Après l'exécution des rapports d'approbation, vous pouvez affiner ces règles pour éliminer les goulots d'étranglement et vous assurer que seules les transactions validées passent à l'étape d'approbation.

Contrôles manuels :

Les révisions manuelles périodiques doivent compléter les vérifications automatiques pour garantir l'intégrité des données. L'exécution de rapports clés peut aider à résoudre les problèmes flagrants qui peuvent manquer grâce à des contrôles et une validation automatisés.

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