Dans cette leçon, vous allez découvrir le processus d'approbation et comment le configurer dans les options du processus d'approbation.
Un processus d'approbation peut être configuré pour les documents de vente, d'achat et de stock. Par exemple, dans une organisation, il est nécessaire d'approuver les achats et les dépenses internes au-delà d'une certaine limite. Les demandes d'achat ou les bons de commande pour ces dépenses doivent ensuite être approuvés par un responsable avant de pouvoir être ajoutés.
Les procédures d'approbation peuvent également être utilisées dans le processus de vente, dans le traitement des décaissements, dans la réception et les transferts de marchandises et dans le comptage.
Le processus d'approbation de base est le suivant :
- L'auteur ajoute un document : dans le processus d'approbation, un utilisateur soumis à une procédure d'approbation est appelé auteur. Lorsque l'auteur ajoute un document qui remplit des conditions d'approbation prédéfinies, il en est informé et le document est sauvegardé en tant que version préliminaire. Le document a le statut Ébauche - En attente. L'auteur ne verra pas cette version préliminaire lors de la consultation des enregistrements, mais il peut y accéder à partir de la vue de liste Documents en cours d'approbation.
- Demande envoyée à l'approbateur : la version préliminaire du document doit être approuvée avant de pouvoir être générée en tant que document. Une demande interne est envoyée aux approbateurs prédéfinis. Cette demande apparaît dans la fenêtre contextuelle Notifications et l'approbateur peut sélectionner la notification pour afficher la version préliminaire du document. Si le paramètre Envoyer la notification du processus d'approbation par e-mail est activé, les demandes d'approbation sont également envoyées par e-mail.
- Approuvé par l'approbateur ?: il s'agit de la décision de l'approbateur d'approuver ou de refuser le document.
- Rejet : si l'approbateur rejette le document, une notification est renvoyée à l'auteur. L'auteur peut ouvrir la version préliminaire en sélectionnant la notification, puis modifier la version préliminaire. Si la condition d'approbation n'est plus remplie, la version préliminaire peut être ajoutée au système en tant que document normal. Si la condition d'approbation est toujours remplie, une autre procédure d'approbation est lancée.
- Approbation : si la version préliminaire est approuvée au premier niveau d'approbation, une demande d'approbation est envoyée au niveau d'approbation suivant (le cas échéant). Si la version préliminaire est approuvée au niveau de l'approbation finale, l'auteur en est informé et il peut saisir la version préliminaire en sélectionnant la notification. L'auteur peut désormais ajouter la version préliminaire en tant que document standard. Une fois qu'un document a été approuvé, il a le statut Approuvé dans le titre.