Implementação de numeração do documento e do cadastro

• A equipe de vendas da DG Industries é dividida em três áreas de mercado separadas, cada uma com um conjunto diferente de clientes.
• Os documentos de vendas produzidos por cada área devem ser numerados de forma diferente para que possam ser rastreados para cada área.
• Além disso, os clientes de cada área são codificados de forma diferente.
• Solução: você pode definir várias séries de numeração de documentos e séries de numeração do cadastro de clientes e atribuir essas séries a usuários específicos.

• Cada empresa tem seu próprio método e regras de numeração. A função de numeração de documentos fornece a flexibilidade para definir esquemas de numeração únicos para os dois registros de cadastro (clientes, fornecedores, itens e recursos), bem como para documentos e transações individuais.
• A numeração do documento é definida em uma série para cada tipo de documento.
• A série de numeração de documentos monitora o próximo número do documento a ser alocado para cada tipo de documento. O sistema alocará automaticamente números de forma incremental a partir do primeiro número e registrará o próximo número a ser alocado para cada tipo de documento.
• Observe que algumas localizações têm legislação em relação aos números de documento.

• Um novo banco de dados da empresa tem uma série predefinida de números para cada tipo de documento, começando por 1. Isso é chamado de série Primária.
• A série não tem um número final, portanto, a numeração está sem limite. Você pode usar essas séries prontas para uso se a empresa quiser iniciar números de documento em 1.
• Vários usuários podem compartilhar a mesma série.
• Como alternativa, você pode definir séries de numeração adicionais para diferentes usuários para que eles possam trabalhar com diferentes intervalos de números.

• Em um novo sistema SAP Business One, você pode modificar o número inicial na série Primária padrão para qualquer tipo de documento. Você deve fazer isso antes de um documento ter sido lançado. Um motivo para isso é que os números de documento seguem de forma incremental a partir dos números do sistema legado.
• Para modificar a série de numeração padrão, clique duas vezes na linha do tipo de documento selecionado para abrir a janela de configuração de série.
• Na linha da série Primária, você pode inserir um novo número inicial para a série e, opcionalmente, um número final para a série.
• Se você modificar a série padrão, a modificação será instantânea e, quando os documentos forem criados, eles começarão com o novo número.

• Se apenas uma série for necessária na empresa, você poderá usar a série Primária padrão para todos os usuários.
• No entanto, você tem a opção de criar séries adicionais para um tipo de documento e alocar séries diferentes a usuários diferentes. Isso é útil se você quiser que cada usuário trabalhe com um intervalo definido de números de documento.
• Para criar uma nova série, abra a janela de configuração de séries, clique com o botão direito do mouse na linha da série primária e selecione a opção para adicionar uma nova linha a partir do menu de contexto.
• Insira um nome para a série, juntamente com o número inicial e o último número opcional. O sistema preenche o campo Nº seguinte automaticamente.
• Nota: ao criar uma nova série, você deve inserir o número final na série anterior (incluindo a série Primária). Isso é para evitar a sobreposição de números entre séries. Se legalmente aceitável na localização, o sistema permite lacunas na numeração entre séries.
• O exemplo mostra três novas séries para cotações de vendas. Cada série será usada em uma área separada da empresa. Cada nova série começa com o próximo número consecutivo após a série anterior, para garantir que não haja lacunas nos números do documento.
• Se a localização permitir uma série de numeração de documentos contendo mais de um tipo de documento, você poderá configurar isso nessa janela, desde que o campo de seleção Permitir mais de um tipo de documento por série esteja marcado nos Detalhes da empresa. Esta configuração é irreversível.
• Nota: quando você salva a nova série de numeração, o sistema exige que você também atualize a janela de numeração do documento principal.
• Para criar e atualizar séries de documentos, você precisa da autorização geral Administração > Numeração de documentos.

• Você pode inserir um prefixo ou sufixo (ou ambos) para qualquer série, incluindo a série primária.
• O prefixo ou sufixo não faz parte do número real atribuído ao documento, mas aparecerá quando o documento for impresso.
• Você também pode inserir observações na linha referente à série.
• O campo de seleção Bloquear permite que você remova uma série da alocação. Não é possível criar mais documentos com os números nessa série. Para continuar as operações, certifique-se de que outra série esteja definida como padrão.

• Quando uma nova conta de usuário é criada, esse usuário não tem acesso a nenhuma série de numeração de documentos, mesmo à série padrão. Isso significa que o usuário não pode abrir a janela inicial para qualquer tipo de documento até ter autorização geral para o grupo de séries de numeração.
• Cada série de numeração pode ser atribuída a um grupo na janela de configuração de séries. Você pode selecionar um número de grupo entre 1 e 10. Pode haver mais de uma série de numeração com o mesmo grupo de séries.
• Em seguida, você pode autorizar usuários a um ou mais grupos de séries de numeração de acordo com suas necessidades de numeração de documentos. Existem duas formas de autorizar um usuário:
  • Atribua o usuário a um grupo de usuários de autorização que tenha autorização para o grupo associado à série de numeração. Nota: um grupo de usuários de autorização não é o mesmo que um grupo de séries de numeração.
  • Atribua manualmente o usuário Autorização total a um grupo de séries de numeração na janela Autorizações.
• A autorização geral é chamada de Série de numeração e há 10 autorizações que mapeiam para os grupos na janela de configuração de séries.
• No exemplo do slide, a série de numeração primária é atribuída ao grupo 1 e a nova série de numeração LOC2 é atribuída ao grupo 2.
• Na janela de autorizações gerais, o usuário George recebe autorização total para o grupo de séries 2. Isso significa que George pode criar documentos na série LOC2.
• Para obter mais informações sobre autorizações gerais e grupos de autorizações, consulte o curso associado Autorizações gerais.

• A coluna Indicador do período na linha da série alinha a série diretamente a um período contábil, por exemplo, ExF2019, ExF2020. Como resultado, os documentos só podem ser lançados com números da série se o código de período corresponder ao período contábil atual.
• Um exemplo pode ser a utilização de uma nova série de numeração no início de um novo exercício orçamental. Se você utilizar um indicador de período diferente para cada novo período contábil, poderá definir uma nova série de numeração e definir o primeiro número de documento como 1 para cada novo exercício fiscal.
• Os códigos de período são opcionais. Quando você define um novo período contábil, o código Período padrão é assumido se você não selecionar um código de período específico. Este também é o indicador do período padrão para uma nova série de numeração.
• Nota: se você criar um novo código de período e quiser utilizá-lo para os períodos contábeis existentes, deverá fazer isso antes de qualquer lançamento de documento.

• Se um documento puder ser cancelado pelo usuário, você verá um campo de seleção de cancelamento na linha da série. Se você marcar esse campo de seleção, poderá dedicar a série a documentos de cancelamento. Quando o usuário cancela um documento, o documento é fechado com seu número original e um novo documento é emitido com o número de cancelamento da série. A série de cancelamento só é utilizada quando o sistema cria um documento de cancelamento.
• Isso permite que a numeração do documento na série atual continue de forma incremental.
• Por padrão, os documentos de cancelamento obtêm números da série de cancelamento com o intervalo numérico mais baixo, mesmo que você tenha especificado uma série que não seja de cancelamento como a série padrão.
• Portanto, para gerenciar seus documentos mais facilmente, recomendamos que você adicione documentos de cancelamento somente à série de cancelamento.

• Se um usuário estiver autorizado a várias séries, você poderá definir uma série como padrão para o usuário.
• Para atribuir uma série padrão, na janela de configuração de séries, selecione a linha da série e clique no botão Definir como padrão. Você pode atribuir a série como padrão para o usuário atual, para todos os usuários e para usuários selecionados por nome. Quando o usuário cria um documento, a série padrão é selecionada automaticamente para o novo documento e o próximo número da série padrão é alocado ao documento.

• Se um usuário estiver autorizado a várias séries de numeração para um documento, a lista de opções no documento mostrará todas as séries para as quais o usuário está autorizado. A série padrão para o usuário é selecionada automaticamente primeiro.
• No exemplo, o usuário tem autorização para os grupos 1 e 2. A série Vendas 1 foi definida como padrão para o usuário, de modo que essa série é mostrada inicialmente quando o usuário cria um documento. O usuário pode abrir a lista de opções para ver todas as séries para as quais tem autorização e selecionar uma série diferente.
• Uma série de cancelamento nunca é exibida na lista de opções.
• Se indicadores de período forem utilizados em uma série, a série não será exibida na lista de opções até que a data do sistema esteja dentro de um período contábil com o mesmo indicador do período. No exemplo, o período atual não tem o mesmo indicador do período, portanto, as séries S2016 e S2017 não aparecem na lista de opções.

• Usuários autorizados e superusuários podem inserir um número de documento manual. Isso é útil se você estiver inserindo documentos legados durante uma implementação e o cliente precisar usar os números exatos do sistema legado. A autorização geral é Numeração manual do documento.
• Selecione a série Manual na lista de opções e insira um número no documento
• Se um documento legado já tiver o mesmo número, o sistema ignorará esse número no futuro quando alocar a partir da série.
• Nota: quando são adicionados, os documentos manuais têm automaticamente o status "Aberto - Impresso".

• Ao rolar para a direita da janela de configuração da numeração de documentos, você verá uma coluna onde poderá modificar o nome de um documento de vendas, compras ou estoque no menu principal. Isso pode ser necessário se o cliente usar terminologia exclusiva para descrever esses documentos.
• Para especificar um novo nome, insira-o na linha do documento na janela de configuração de numeração.
• Você pode modificar os nomes dos documentos, mesmo que os documentos já tenham sido inseridos no sistema. O novo nome aparece no Menu principal do SAP Business One e na barra de título de documentos deste tipo.
• Nota: esta modificação afeta todos os usuários.

• Em uma nova empresa, o sistema fornece uma série manual para o cadastro: cadastro do cliente e do fornecedor, cadastro do item e cadastro do recurso para produção.
• Clique duas vezes na linha da série para abrir a janela de configuração. Esta série manual está acinzentada e não pode ser editada ou excluída, embora possa ser bloqueada. A série manual é predefinida para todos os usuários e o usuário insere manualmente um código ao criar o cadastro.
• Observe que se a funcionalidade de ativos fixos estiver ativada, ela utilizará a série de numeração para o cadastro do item.

• Você pode definir intervalos de numeração automática para dados cadastrais. Essas séries funcionam de forma semelhante à série de numeração de documentos e rastreiam e alocam números quando novos cadastros são criados.
• A definição de uma nova série para o cadastro é muito semelhante à definição de uma série de numeração para documentos.
• Para definir uma nova série, insira o primeiro número para a série. Isso será alocado pelo sistema como o código (chave) para novos registros de dados mestre. Em seguida, o sistema incrementa o próximo número para a série em 1.
• Opcionalmente, você pode inserir um sufixo e/ou um prefixo para cada série. Ao contrário do prefixo ou sufixo de um número de documento, o prefixo ou sufixo do cadastro será adicionado ao código do cadastro que é gerado quando o cadastro é criado. Isso lhe dá a capacidade de criar números de várias partes, como 01-0001-01. Considere que somente a parte principal do número é incrementada, não o prefixo ou sufixo que, neste exemplo, permaneceria como 01.
• Para uma série do cadastro, você deve especificar o número de dígitos para o código. Se você definir o número inicial como 1 e o número de dígitos for 4, zeros precedentes serão adicionados ao código para que ele seja alocado como 0001.

• Você pode definir autorizações para usuários com base no Grupo selecionado na janela de configuração de séries. Isso é idêntico à série de numeração de documentos.
• E você pode definir uma série de cadastro como padrão para um ou mais usuários.
• Há um campo de seleção opcional para exibir uma mensagem quando o cadastro é criado usando uma série que não é a manual.
• Nota: você não pode alinhar uma série de numeração do cadastro com um indicador do período.

• Como no cadastro o prefixo e/ou sufixo faz parte do código, séries diferentes podem ter números sobrepostos.
• No exemplo do slide, cada série tem o mesmo intervalo de números, mas como também definimos um prefixo para cada série, os códigos reais gerados são únicos.
• O código gerado sempre conterá o número exato de dígitos especificados e zeros precedentes serão adicionados à frente. Por exemplo, se uma série começar com 1 e o número de dígitos for 3, o código alocado no cadastro será 001. Se o número de dígitos for 6, o código gerado será 000001. Nota: o número de dígitos de uma série não pode ser modificado após a criação de um registro de cadastro.
• Cuidado deve ser tomado, uma vez que o número de dígitos pode ser um fator limitante para o tamanho da série. No exemplo mostrado, na série Computador, pode haver 9999 itens possíveis, uma vez que o número de dígitos é definido como 4.

• Um utilitário é fornecido para verificar a existência de números duplicados ou ausentes em documentos ou cadastro. Nos critérios de seleção, você pode selecionar documentos por tipo e incluir também a numeração do cadastro.
• O relatório mostra uma lista de números duplicados ou ausentes. Você pode utilizar este report para verificar números após um upload inicial de documentos durante a implementação.

Estes são alguns pontos importantes deste tópico:

• A função de numeração de documentos permite que usuários autorizados estabeleçam intervalos de números que serão atribuídos automaticamente em documentos e cadastro
• Você pode criar uma série de numeração para cada tipo de documento e para cadastro de parceiros de negócios, itens e recursos
• Os usuários devem estar autorizados a usar uma série de numeração. Para isso, atribua primeiro a série de numeração a um grupo de séries e, em seguida, autorize os usuários para o grupo de séries utilizando a autorização geral
• Se os usuários estiverem autorizados a várias séries de numeração, você deve definir uma como padrão para evitar que um usuário selecione a série errada na lista de opções de séries em um documento.
• A série de numeração de documentos pode ter um prefixo e/ou sufixo. O número do documento alocado não inclui o prefixo ou sufixo, portanto, os números não podem se sobrepor entre séries. As séries de numeração do cadastro também incluem o prefixo ou sufixo, e o número alocado inclui o prefixo e/ou sufixo, portanto, os números do cadastro podem se sobrepor entre as séries.
• Os números de documento podem ser reiniciados a cada ano se um indicador de período for utilizado na definição de série.
• Na série do cadastro, você deve especificar o número de dígitos para o código alocado. O código será preenchido com zeros precedentes até que o número de dígitos seja atingido.
• Na janela de configuração da numeração de documentos, você pode modificar o nome de um documento de vendas, compras ou estoque no menu principal. Isso pode ser necessário se o cliente usar terminologia exclusiva para descrever esses documentos.