Utilizar alertas

• Vejamos um exemplo de negócio para um alerta. No exemplo mostrado aqui, o gerente de compras deseja ser notificado automaticamente assim que um item de estoque ficar abaixo da quantidade mínima em estoque. Ao receber a notificação, o gerente pode decidir se deseja pedir novamente o estoque.
• Este exemplo é um requisito bastante simples e pode ser facilmente configurado utilizando um alerta predefinido no sistema.
• O SAP Business One também pode suportar requisitos mais complexos com a adição de consultas do usuário. Uma utilização criativa de alertas é como uma lista de tarefas ou ordem de trabalho para uma pessoa. Por exemplo, se o gerente de compras neste cenário não precisar saber imediatamente sobre o estoque baixo, você pode criar um alerta de usuário com base em uma consulta para fornecer uma lista de itens de baixo estoque em uma base programada, como uma vez por dia ou uma vez por semana.

• O mecanismo de alerta no SAP Business One informa instantaneamente um ou mais usuários quando ocorre um determinado evento ou condição.
• É importante perceber que os alertas não impedem que o evento ocorra. O alerta notifica você após o evento ter ocorrido.
• São suportados quatro tipos de mecanismos de notificação: interno, e-mail, texto e fax. Notificações internas são exibidas no client do SAP Business One.
• Para receber um alerta, um usuário deve ter uma conta de usuário no SAP Business One. No entanto, o usuário não precisa estar conectado ao SAP Business One para receber notificações por e-mail, SMS e fax.

Para configurar alertas, você precisa da autorização geral para a Administração de alertas.

Existem duas formas de configurar um alerta:

• Você pode utilizar um dos alertas predefinidos fornecidos com o SAP Business One. Neste caso, você só precisa configurar e ativar o alerta. O alerta fornecerá notificação instantânea aos usuários quando um evento ocorrer.
• Ou você pode criar seu próprio alerta com base em uma consulta. Nesse caso, o alerta será acionado quando a consulta for executada e fornecerá os resultados de uma consulta aos usuários. A consulta pode ser programada para ser executada em uma hora e frequência específicas.

• O mecanismo de alerta é executado como um serviço e administrado na área Serviço de job do System Landscape Directory (SLD). O SLD é instalado com os componentes de servidor durante a instalação do SAP Business One. Para acessar o System Landscape Directory, use o caminho mostrado no slide, efetue logon no SLD usando as credenciais de usuário do site e selecione o link para o serviço de job.
• As configurações para alertas são acessadas a partir do link fornecido no serviço de job.
  • Nas configurações de alerta, o serviço de alerta pode ser selecionado pelo banco de dados da empresa
  • O serviço de alerta deve estar sempre em execução para que os alertas funcionem
  • O usuário AlertSvc é um usuário predefinido no SAP Business One e é definido automaticamente nas configurações e funções de alerta como um usuário técnico para se conectar ao banco de dados da empresa para executar alertas.
• Nota: em um ambiente SAP HANA, o serviço de alerta requer adicionalmente que a camada de serviço esteja instalada no ambiente e vinculada ao servidor do banco de dados. Para mais detalhes sobre o servidor de alertas e o requisito da camada de serviço, consulte o Guia do administrador do SAP Business One, versão para SAP HANA.

• Um número fixo de alertas predefinidos é fornecido para você. Elas cobrem situações empresariais comuns em que os alertas são normalmente utilizados.
• Para ver a lista de alertas predefinidos, abra a janela Administração de alertas. Você verá a lista de alertas e se algum deles está ativo.
• Você pode visualizar ou processar detalhes de um alerta selecionando a seta de ligação ao lado do nome do alerta.

• O desvio do lucro bruto, o desvio dos limites de compromisso e crédito e os alertas de desconto podem ser aplicados a documentos de vendas.
• O desvio do lucro bruto é verificado no nível do documento. O compromisso e o limite de crédito são verificados em relação ao total do documento. O limite de desconto também é verificado em relação ao total do documento.

O alerta predefinido para desvio de orçamento pode ser aplicado a documentos de compras, pagamentos e lançamentos contábeis manuais. Este alerta é independente do aviso de orçamento definido nas Configurações gerais.

• O alerta de desvio de estoque mínimo se aplica quando é adicionado um documento de liberação que coloca o nível de estoque abaixo do mínimo definido nos dados do cadastro do item. Esse alerta não será emitido se o bloqueio de estoque estiver ativado nas Configurações do documento.
• O alerta MRP fornece um lembrete se você não tiver liberado recomendações de MRP em documentos a tempo de atender às demandas de estoque. O alerta é emitido se a data atual do sistema for a data de liberação da recomendação.

• Para utilizar um alerta predefinido, selecione a seta de ligação ao lado do nome do alerta.
• Opcionalmente, você pode atribuir uma prioridade a um alerta (o padrão é a prioridade normal). Quando a mensagem é recebida na janela de mensagens/alertas do destinatário ou na janela do Microsoft Outlook, as mensagens de alta prioridade são marcadas em vermelho.
• Em seguida, selecione cada destinatário e um ou mais métodos de notificação preferidos. Você pode escolher uma mensagem interna, e-mail, texto e fax. Em vez de selecionar cada usuário individualmente, você pode alternar para a guia Grupos e selecionar um grupo de usuários predefinido (o tipo de grupo deve ser Alertas ou Em todos os tipos). Para obter mais informações sobre grupos de usuários, consulte o curso Usuários e padrões do usuário.
• Além disso, marque o campo de seleção de notificação para o usuário predefinido AlertSvc. Isso garantirá que o alerta seja enviado a um destinatário, mesmo que o destinatário não esteja conectado ao client do SAP Business One.
• Os mecanismos de e-mail e fax requerem a integração desses serviços com o SAP Business One. O mecanismo de SMS requer o framework de integração do SAP Business One com o cenário móvel ativado. Os endereços de e-mail e números de telefone devem ser configurados na conta do usuário.
• Por fim, você deve ativar o alerta para que ele entre em vigor, utilizando o campo de seleção. Você também pode utilizar este campo de seleção para desativar um alerta a qualquer momento.

• Para os alertas predefinidos, com exceção do desvio de estoque mínimo, você pode selecionar condições para a situação do alerta.
• As condições são diferentes para cada alerta predefinido. Por exemplo, a condição para o desvio do lucro bruto é a porcentagem do lucro e a condição para o desvio do orçamento é o montante.
• Para os alertas predefinidos, com exceção do desvio de estoque mínimo, você também pode selecionar os documentos para a situação do alerta.
• Os documentos disponíveis dependem do alerta selecionado. O alerta será acionado imediatamente após o documento ser adicionado ao sistema.

• Alertas internos são exibidos na janela pop-up Mensagens/Alertas no client do SAP Business One, e você também pode acessar essa janela a partir do widget de cockpit.
• Selecione a linha de alerta para acessar os detalhes do documento.
• O destinatário do alerta tem opções para:
  • Encaminhar o alerta para outro usuário
  • Enviar uma resposta ao usuário que causou o alerta
  • Excluir a linha de alerta da janela pop-up
  • Definir uma ausência temporária e, opcionalmente, encaminhar o alerta para seu e-mail, SMS ou fax

Na configuração para um usuário, existem configurações que afetam alertas.

• Enviar alerta para atividades programadas para hoje. Se definido, quando o usuário efetuar logon, ele receberá um alerta listando todas as atividades programadas para hoje. Este não é um alerta predefinido, mas se marcado, as atividades serão exibidas na janela Mensagens/Alertas e o usuário poderá processar atividades diretamente a partir da mensagem de alerta.
• Exibir caixa de entrada quando chegar nova mensagem. Isso é definido por padrão para um novo usuário e abre automaticamente a janela Mensagens/Alertas sempre que um novo alerta é gerado para o usuário.
• Atualizar mensagens (mín.). Isso define em minutos com que frequência o sistema verifica se existem atualizações na caixa de entrada de alertas. O valor padrão para um novo usuário é 5 minutos. Se você definir esse valor como 0, o usuário receberá a notificação de alerta imediatamente.

Se não estiver definido na tela de configuração do usuário, as configurações serão obtidas da aba Configurações gerais: serviço.

Se os alertas predefinidos não cumprirem os requisitos empresariais, você pode adicionar alertas de usuário.

Os alertas de usuário são baseados em uma consulta gravada do usuário e a consulta pode verificar várias ou únicas condições empresariais.

Como tal, eles podem fornecer listas de trabalho a um usuário diariamente, semanalmente ou mensalmente, por exemplo:

• Pedidos de compra acima de um limite específico emitidos para o dia ou semana
• Ofertas de venda em atraso

Outra utilização para alertas baseados em consultas é verificar a consistência e a qualidade de novos dados mestre ou documentos, por exemplo:

• Campos ausentes no novo cadastro de parceiros de negócios, como número de identificação fiscal, limite de crédito, pessoa de contato ou vendedor
• Ordens do cliente com códigos de imposto em falta ou incorretos

Antes de criar um alerta de usuário, verifique se há um relatório do sistema que produza resultados semelhantes, pois você pode copiar a consulta como base para sua consulta de alerta. Selecione Ferramentas > Consultas > Consultas do sistema.

• Você pode usar as ferramentas de consulta fornecidas Assistente de consultas e Gerador de consultas para criar e salvar a consulta. Usando a consulta, você pode verificar várias condições ou condições únicas específicas de um negócio. Por exemplo, você pode enviar ao responsável pelo orçamento uma lista diária de pedidos de venda para hoje.
• Para criar um novo alerta, selecione o botão Ações e, em seguida, Criar alerta do usuário, na janela Administração de alertas.
• Forneça um nome para o novo alerta. Em seguida, selecione a consulta de usuário gravada. Consulte o tópico Consultas para obter informações sobre a criação e gravação de consultas.
• Na janela Administração de alertas, selecione os destinatários e os mecanismos de notificação, bem como a prioridade da notificação, da mesma forma que para alertas predefinidos.
• Você precisa definir a frequência de execução da consulta (em minutos, horas, dias, semanas ou meses). Ao contrário de um alerta predefinido, um alerta definido pelo usuário não é acionado quando um documento é adicionado ao sistema. Um alerta definido pelo usuário é acionado quando a consulta é executada e se houver resultados da consulta. Se não houver resultados da consulta, uma notificação não será enviada.
• Se a frequência for dias, semanas ou meses, você também pode definir uma hora do dia.

Os alertas de usuário são exibidos na janela Visão geral de mensagens/alertas do usuário. Os resultados da consulta serão exibidos diretamente nessa janela, ou você pode clicar duas vezes na linha do alerta para ver os resultados em uma nova janela.

Você pode copiar os resultados para o Microsoft Excel, se desejado, selecionando Copiar tabela no menu de contexto da janela.

• Para alertas de usuário, há um campo de seleção Salvar histórico na janela de configuração. Este campo de seleção controla como os alertas de usuário são exibidos ao usuário na janela Mensagens/alertas.
• Se você marcar o campo de seleção Salvar histórico, uma nova mensagem de alerta será adicionada em uma linha separada cada vez que a consulta for executada e acionar um alerta. Isso pode preencher rapidamente a janela de alertas se a frequência do alerta estiver definida como minutos. Isso é mostrado na captura de tela de amostra.
• Se você não marcar o campo de seleção Salvar histórico, cada novo alerta sobregravará o alerta anterior na mesma linha na janela Visão geral de mensagens/alertas, para que você veja apenas uma linha para o alerta. O alerta será alterado para negrito para informar o usuário de que ocorreu um novo alerta.

• Ao desenvolver consultas para alertas, você pode precisar considerar a correspondência da consulta com a frequência selecionada para executar a consulta.
• Por exemplo, se você quiser um relatório de novos pedidos adicionados para hoje, a consulta só deverá selecionar documentos adicionados no dia atual. Caso contrário, o relatório incluirá todos os documentos no banco de dados que atendam aos critérios de consulta.
• Nesse caso, a data de lançamento do documento é comparada com a data atual.

Se o alerta não acionar:

• Execute a consulta independentemente para garantir que ela produza resultados
• Certifique-se de que o serviço de alerta do SAP Business One esteja em execução no System Landscape Directory e que o banco de dados correto esteja selecionado nas configurações de alerta. Como alternativa, certifique-se de que, no SAP Business One, na janela Configurações gerais, na aba Serviço, a caixa Ativar serviço de alerta esteja marcada.
• Para ambientes do SAP HANA, certifique-se de que a camada de serviço esteja ativa no servidor do SAP HANA. Para verificar a camada de serviço, use o URL https://<server>:50000. Se a service layer estiver instalada, você verá um link para a documentação.
• Execute uma consulta na tabela OALT para ver todos os alertas configurados em seu sistema, incluindo alertas predefinidos.

Reserve um minuto para revisar estes principais pontos:

• Existem duas formas de utilizar alertas: configurar um dos alertas predefinidos ou definir um alerta de usuário com base em uma consulta.
• Todos os alertas predefinidos (com exceção do alerta Desvio mínimo do estoque) têm condições e são acionados quando um documento aplicável é adicionado ao sistema. Por isso, os alertas não impedem que os documentos sejam adicionados ao sistema. Por outro lado, um processo de autorização impedirá que um documento seja adicionado até que seja aprovado.
• Os alertas podem ser enviados internamente a um usuário no SAP Business One ou por e-mail, texto e/ou fax.
• O serviço de job de alerta deve ser executado o tempo todo para que os alertas possam ser acionados. Para o SAP HANA, há uma dependência da camada de serviço que está sendo instalada e vinculada ao servidor de banco de dados.
• Os alertas definidos pelo usuário são baseados em consultas de usuário gravadas. Os alertas de usuário fornecem uma forma de criar listas de tarefas de rotina para usuários ou de verificar a consistência dos dados.
• Os alertas definidos pelo usuário são acionados quando a consulta de base é executada, portanto, você deve definir a frequência. Um alerta só será acionado se as execuções de consulta produzirem resultados. Os resultados da consulta são exibidos com o alerta na janela Alertas/Mensagens.