Gestión de modelos de configuración de IU

• El servicio es primordial para OEC Computers. Para mejorar la eficiencia de las llamadas de servicio, el personal de soporte al cliente debe ser capaz de escanear rápidamente información clave en documentos y datos maestros.
• Necesitan una versión simplificada de los formularios estándar, con campos que están relacionados con el servicio consolidados juntos en la misma pestaña, con campos no utilizados eliminados del formulario y con campos definidos por el usuario de fácil acceso. Los usuarios necesitan una interfaz de usuario optimizada y fácil de usar.
• Los formularios estándar se pueden simplificar fácilmente para satisfacer las necesidades de un grupo de usuarios. Estos formularios editados se agrupan en plantillas de configuración de IU que se pueden asignar a usuarios finales según su rol.

En lugar de trabajar con los formularios estándar, puede hacer que se ajusten a sus necesidades ocultando o desactivando campos no utilizados, moviendo campos o botones a una parte más conveniente del formulario, moviendo campos de otra pestaña a la pestaña principal para facilitar el acceso y moviendo campos definidos por el usuario desde la ventana lateral.

La primera parte de este tema explica el objetivo de un modelo de configuración de IU.

• Los usuarios autorizados pueden editar y modificar formularios para uso personal utilizando la herramienta Editar IU de formulario. El menú de herramientas se activará cuando el usuario abra un formulario elegible. La autorización necesaria para editar un formulario se encuentra en el área temática General en la ventana Autorizaciones generales.
• Los usuarios autorizados pueden modificar formularios para otros usuarios creando un modelo de configuración de la IU. La autorización general necesaria se encuentra en el área temática Gestión > Utilidades en las autorizaciones generales.

• Un modelo de configuración de la IU es una colección de formularios que se han simplificado y/o modificado para satisfacer las necesidades comunes de un conjunto de usuarios finales. En SAP Business One, todos los formularios y documentos se pueden modificar.
• Para crear un modelo de configuración de IU, seleccione el acceso vía menús que se muestra en la diapositiva y, a continuación, seleccione Datos > Añadir en la barra de menús.

• Los formularios individuales se seleccionan de una lista desplegable en la pestaña Formularios y, a continuación, se editan individualmente.
• Se pueden crear modelos de IU adicionales para diferentes conjuntos de usuarios finales.
• Nota: Parte de la funcionalidad de edición, como ocultar campos, también se puede lograr mediante las parametrizaciones de formulario. Los usuarios aún pueden realizar más modificaciones en un formulario para uso personal mediante las parametrizaciones de formulario.

Para editar un formulario, seleccione la fila del formulario en la plantilla y, a continuación, seleccione el botón Editar IU de formulario. Tenga en cuenta que este botón no se activa hasta que seleccione un formulario.

Al pulsar el botón Editar IU de formulario, entra en el modo de edición. El formulario tiene un área de título negra distintiva. El título del formulario cambia para incluir el texto "Modo de edición de la IU".

Ahora ya está listo para realizar cambios de diseño.

Al hacer clic en un campo, se resalta inmediatamente y puede realizar una acción en el campo, como ocultarlo o moverlo.

• Una vez editado el conjunto de formularios, el modelo de configuración de la IU se asigna a los usuarios:
  • Individualmente por nombre en la pestaña Usuarios asignados
  • Como grupo de usuarios en la pestaña Grupos asignados. El grupo de usuarios debe ser del tipo Modelos de configuración de IU o En todos los tipos. Consulte el curso complementario Usuarios y grupos de usuarios para obtener más información sobre los grupos de usuarios.
• Estos formularios modificados se abrirán automáticamente en lugar de los formularios estándar cuando el usuario asignado vuelva a iniciar sesión.

En esta sección le mostramos cómo editar y simplificar formularios.

• En el modo de edición, puede seleccionar un campo individual o varios campos y abrir el menú contextual haciendo clic con el botón derecho del ratón.
• Si el campo es editable, el menú contextual le permitirá ocultar o desactivar el campo o campos seleccionados. Cuando oculta un campo, se deja un espacio en el formulario. Cuando deshabilita un campo, se vuelve gris y el usuario no lo puede cambiar.
• Si el campo está inactivo (se visualiza en gris), el menú contextual solo le permitirá ocultar el campo.
• En el ejemplo se muestra el formulario de datos maestros de interlocutor comercial, sin embargo, las mismas reglas de edición se aplican a todos los formularios elegibles.

• Puede utilizar el espacio en blanco en un formulario para mover los campos a una posición más conveniente.
• Puede mover campos seleccionando los campos y arrastrándolos y soltándolos en su posición.
• Puede mover un campo de una ficha a la cabecera principal del formulario.
• También puede mover un campo de una ficha a una ficha diferente estacionándolo temporalmente en el área de cabecera antes de cambiar a la ficha de destino.

• Después de mover los campos, puede alinearlos con los campos existentes seleccionando Alinear en el menú contextual.
• Para alinear los campos con un campo existente, seleccione el campo existente además de los campos desplazados y, a continuación, seleccione izquierda o derecha.
• Para cerrar cualquier espacio, seleccione un campo existente además de los campos movidos y, a continuación, seleccione superior o inferior.

• Una ventaja clave de editar un formulario es mover campos definidos por el usuario desde la ventana lateral a la cabecera principal del formulario o a una ficha dentro del formulario. Esto es especialmente útil para UDFs añadidos a documentos de marketing. Dado que edita cada tipo de documento por separado, puede mover los campos definidos por el usuario relevantes solo para ese tipo de documento sin la necesidad de utilizar categorías de UDF en la ventana lateral.
• Solo se puede mover un campo UDF a la vez. Para mover un UDF:
  • Seleccione el campo, no la etiqueta, y manténgalo pulsado con el ratón hasta que aparezca un borde negro (consulte la captura de pantalla 1).
  • Arrastre el campo al formulario principal (consulte la captura de pantalla 2).
  • Coloque el UDF en el formulario principal (consulte la captura de pantalla 3).

• Una vez realizadas las modificaciones, debe guardarlas. Haga clic en cualquier lugar del espacio en blanco del formulario y abra el menú contextual. Seleccione Guardar para confirmar las modificaciones. Si cierra la ventana Edición de IU sin grabar, perderá las modificaciones.
• La opción Restaurar valor predeterminado del menú contextual actúa como un botón "deshacer". Por lo tanto, si ha ocultado un campo, se restaurará en el formulario en la posición original.
• Tenga en cuenta que la acción de restaurar los valores predeterminados vuelve a cambiar todos los campos del formulario al formato original listo para usar. Incluso si ha guardado y cerrado el modelo de IU, cuando restaure el formulario se volverá a fijar en las parametrizaciones originales. Sugerencia: Si decide cambiar un documento que ya se ha modificado mucho y que está siendo utilizado por varios usuarios, primero haga una copia de la plantilla de la IU. Esto le da la capacidad de restaurar el documento, si es necesario, desde la copia, en lugar de tener que restaurarlo a la configuración original.

Si el formulario o el documento contiene fichas, puede añadir una ficha nueva. Seleccione la opción del menú contextual. Puede mover campos existentes a la nueva ficha, incluidos los campos definidos por el usuario.

• En el modo de edición de la IU, cuando abra la ventana de parametrizaciones de formulario, verá una ficha adicional llamada Elementos de la IU. Esta ficha muestra todos los campos que se muestran en la cabecera y en cada ficha del documento, y puede ocultar y desactivar campos de esta ventana mediante las columnas Visible y Activo. Esto equivale a ocultar y desactivar campos mediante el menú contextual.
• Tenga en cuenta que la ficha Elementos de la IU solo aparece cuando las parametrizaciones de formulario se abren desde un formulario en el Modo de edición de la IU. Los usuarios finales nunca ven la ficha Elementos de IU.

• También puede ocultar toda una ficha haciendo que la entrada de ficha sea invisible en la ficha Elementos de IU.
• En el ejemplo, queremos ocultar las fichas Datos de planificación y Propiedades de los datos maestros de artículo, ya que no se utilizan en la empresa. En las parametrizaciones de formulario, desmarcamos las casillas de selección relevantes para las pestañas Datos de planificación y Propiedades. Como resultado, las fichas ya no aparecen en el formulario de datos maestros de artículo.
• Las pestañas Cabecera y General en los formularios de datos maestros están atenuadas en gris en las parametrizaciones de formulario y no se pueden ocultar. En los documentos de marketing, la ficha Contenido no se puede ocultar.

• La diapositiva muestra una comparación de las acciones de edición que se pueden realizar mediante el modo de edición de IU, la ventana de parametrizaciones de formulario mediante la ficha Elementos de IU y la ventana de parametrizaciones de formulario estándar.
• Tenga en cuenta que la ventana de parametrizaciones de formulario estándar solo está disponible para determinados formularios, como documentos de marketing.

La siguiente parte de este tema se centra en cómo puede gestionar los modelos de configuración de la IU.

• A menudo es necesario crear varios modelos de configuración de IU y asignarlos a diferentes conjuntos de usuarios.
• Una vez realizadas las modificaciones en un formulario en un modelo de configuración de la IU, puede copiar las modificaciones en otro modelo de configuración de la IU.
• Para ello, seleccione las filas para los formularios que desea copiar, seleccione el botón Copiar a y seleccione el modelo de IU de destino.

• En lugar de asignar un modelo de IU a cada usuario, puede designar un modelo de IU por defecto en la ficha Visualizar de las Parametrizaciones generales.
• Los formularios de plantilla predeterminada se aplicarán automáticamente a todos los usuarios nuevos creados después de fijar la plantilla predeterminada y también se aplicarán a los usuarios existentes que no estén asignados actualmente a una plantilla de IU.
• Si un nuevo usuario se asigna posteriormente a un modelo de IU que no es el modelo por defecto, los formularios del modelo asignado tendrán prioridad sobre el modelo de IU por defecto.
• Examinemos cómo la designación de un modelo de IU predeterminado afecta a los usuarios existentes que pueden o no haberse asignado ya a un modelo de IU.
• En este ejemplo, tenemos un modelo de IU existente Grupo de ventas 1. Creamos un nuevo modelo de IU Grupo de ventas 2 y lo fijamos como predeterminado.
  • El usuario A, que anteriormente estaba asignado por nombre al modelo Grupo de ventas 1, no se ve afectado por el modelo por defecto. El usuario A seguirá viendo los formularios de la plantilla Grupo de ventas 1.
  • El usuario B, que no estaba asignado a ninguna plantilla, se ve afectado y ahora verá los formularios de la plantilla Grupo de ventas 2.

Cualquier usuario puede mostrar y ocultar campos en un formulario de documento de marketing mediante el icono de parametrizaciones de formulario (si tiene la autorización General > Parametrizaciones de documento).

Si el usuario pulsa el icono de parametrizaciones de formulario para un formulario al que está asignado en un modelo de configuración de IU, el nombre del modelo de IU aparece en la ventana de parametrizaciones de formulario. El usuario aún puede realizar modificaciones en el formulario.

• El sistema le permite asignar varios modelos de IU a un usuario. Dado que las plantillas podrían contener formularios solapados, ¿cómo sabe el sistema cuál utilizar?
• El primer modelo asignado a un usuario se considera la prioridad más alta.
• El usuario tiene la opción de seleccionar un modelo de IU diferente de una lista desplegable en la ventana de parametrizaciones de formulario y cambiar a los formularios en ese modelo seleccionando el botón Aplicar.

Estos son los puntos clave de este tema:

• Simplificar los formularios y documentos utilizados con frecuencia puede aumentar la productividad del usuario y reducir los errores al procesar formularios
• Un modelo de configuración de la IU es un conjunto de formularios que se han simplificado y/o modificado para satisfacer las necesidades de los usuarios finales
• Puede crear diferentes modelos de IU para diferentes conjuntos de usuarios
• Todos los formularios y documentos del sistema se pueden modificar
• Los cambios incluyen reorganizar campos mediante arrastrar y soltar, mover campos a una nueva ficha, ocultar y desactivar campos, alinear campos, añadir y eliminar fichas, mover campos definidos por el usuario desde la ventana lateral
• Puede asignar usuarios al modelo de IU individualmente por nombre o desde un grupo de usuarios.
• En las Parametrizaciones generales puede fijar un modelo de IU por defecto para que se aplique a todos los usuarios nuevos.