Uso de alertas

• Veamos un ejemplo empresarial para una alerta. En el ejemplo que se muestra aquí, el director de compras desea que se le notifique automáticamente tan pronto como un artículo de inventario esté por debajo de la cantidad de stock mínima. Al recibir la notificación, el gestor puede decidir si reordenar el stock.
• Este ejemplo es un requisito bastante simple y se puede configurar fácilmente utilizando una alerta predefinida en el sistema.
• SAP Business One también puede admitir requisitos más complejos con la adición de consultas de usuario. Un uso creativo de alertas es como una lista de tareas u orden de trabajo para una persona. Por ejemplo, si el director de compras en este escenario no necesita saber inmediatamente sobre el stock bajo, puede crear una alerta de usuario basada en una consulta para proporcionar una lista de artículos de stock bajo de forma programada, como una vez al día o una vez a la semana.

• El mecanismo de alerta en SAP Business One informa a uno o más usuarios al instante cuando se produce un determinado evento o condición.
• Es importante darse cuenta de que las alertas no evitan que ocurra el evento. La alerta le notifica después de que se haya producido el evento.
• Se admiten cuatro tipos de mecanismos de notificación: interno, correo electrónico, texto y fax. Las notificaciones internas aparecen en el cliente de SAP Business One.
• Para recibir una alerta, un usuario debe tener una cuenta de usuario en SAP Business One. Sin embargo, no es necesario que el usuario inicie sesión en SAP Business One para recibir notificaciones por correo electrónico, texto y fax.

Para configurar alertas, necesita la autorización general para Gestión de alertas.

Existen dos formas de configurar una alerta:

• Puede utilizar una de las alertas predefinidas suministradas con SAP Business One. En este caso, solo tiene que configurar y activar la alerta. La alerta proporcionará una notificación instantánea a los usuarios cuando se produzca un evento.
• O puede crear su propia alerta basada en una consulta. En este caso, la alerta se activará cuando se ejecute la consulta y proporcionará los resultados de una consulta a los usuarios. La consulta se puede programar para que se ejecute en una hora y frecuencia específicas.

• El mecanismo de alerta se ejecuta como un servicio y se gestiona en el área Servicio de tareas del System Landscape Directory (SLD). SLD se instala con los componentes del servidor durante la instalación de SAP Business One. Para acceder al System Landscape Directory, utilice la vía de acceso que se muestra en la diapositiva, inicie sesión en SLD con las credenciales de usuario del sitio y seleccione el enlace para Servicio de tarea.
• Se accede a las opciones para alertas desde el enlace proporcionado en el servicio de tarea.
  • En las Parametrizaciones de alerta, el servicio de alertas se puede seleccionar por base de datos de la empresa
  • El servicio de alertas debe estar funcionando en todo momento para que funcionen las alertas
  • El usuario AlertSvc es un usuario predefinido en SAP Business One y se define automáticamente en las parametrizaciones de alerta y funciona como usuario técnico para conectarse a la base de datos de la empresa con el fin de ejecutar alertas.
• Nota: En un entorno SAP HANA, el servicio de alertas también requiere que la capa de servicio esté instalada en la infraestructura y vinculada con el servidor de base de datos. Para obtener más detalles sobre el servidor de alertas y el requisito de capa de servicio, véase la Guía del administrador de SAP Business One, versión para SAP HANA.

• Se proporciona un número fijo de alertas predefinidas. Cubren situaciones empresariales comunes en las que se suelen utilizar alertas.
• Para ver la lista de alertas predefinidas, abra la ventana Gestión de alertas. Verá la lista de alertas y si alguna de ellas está activa.
• Puede visualizar o editar los detalles de una alerta seleccionando el enlace de flecha junto al nombre de la alerta.

• La desviación de la ganancia bruta, la desviación del comprometido y los límites de crédito, y las alertas de descuento se pueden aplicar a los documentos de ventas.
• La desviación de ganancia bruta se verifica a nivel de documento. El comprometido y el límite de crédito se comparan con el total del documento. El límite de descuento también se verifica con el total del documento.

La alerta predefinida para la desviación de presupuesto se puede aplicar a documentos de compras, pagos y asientos. Esta alerta es independiente de la advertencia de presupuesto establecida en las Parametrizaciones generales.

• La alerta de desviación de stock mínima se aplica cuando se añade un documento de liberación que toma el nivel de stock por debajo del mínimo definido en los datos maestros de artículo. Esta alerta no se emite si el bloqueo de inventario está activado en Parametrizaciones de documento.
• La alerta de MRP proporciona un recordatorio si no ha liberado recomendaciones de MRP en documentos a tiempo para satisfacer las demandas de inventario. La alerta se emite si la fecha actual del sistema es la fecha de liberación de recomendación.

• Para utilizar una alerta predefinida, seleccione el enlace de flecha junto al nombre de la alerta.
• Opcionalmente, puede asignar una prioridad a una alerta (por defecto es la prioridad normal). Cuando el mensaje se recibe en la ventana de mensajes/alertas del destinatario o en la ventana de Microsoft Outlook, los mensajes de prioridad alta se marcan en rojo.
• A continuación, seleccione cada destinatario y uno o más métodos de notificación preferidos. Puede seleccionar un mensaje interno, un correo electrónico, un texto y un fax. En lugar de seleccionar cada usuario individualmente, puede cambiar a la pestaña Grupos y seleccionar un grupo de usuarios predefinido (el tipo de grupo debe ser Alertas o En todos los tipos). Para obtener más información sobre los grupos de usuarios, consulte el curso Usuarios y opciones de usuario.
• Además, marque la casilla de selección de notificación para el usuario predefinido llamado AlertSvc. Esto garantizará que la alerta se envíe a un destinatario incluso si el destinatario no ha iniciado sesión en el cliente de SAP Business One.
• Los mecanismos de correo electrónico y fax requieren la integración de estos servicios con SAP Business One. El mecanismo de SMS requiere el framework de integración de SAP Business One con el escenario móvil activado. Las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono deben estar configurados en la cuenta de usuario.
• Por último, debe activar la alerta para que surta efecto, utilizando la casilla de selección. También puede utilizar esta casilla de selección para desactivar una alerta en cualquier momento.

• Para las alertas predefinidas, con la excepción de la desviación de stock mínima, puede seleccionar condiciones para la situación de alerta.
• Las condiciones son diferentes para cada alerta predefinida. Por ejemplo, la condición para la desviación de ganancia bruta es el porcentaje de ganancia y la condición para la desviación de presupuesto es el importe.
• Para las alertas predefinidas, con la excepción de la desviación de stock mínima, también puede seleccionar los documentos para la situación de alerta.
• Los documentos disponibles dependen de la alerta seleccionada. La alerta se activará inmediatamente después de añadir el documento al sistema.

• Las alertas internas aparecen en la ventana emergente Mensajes/Alertas en el cliente de SAP Business One y también puede acceder a esta ventana desde el widget del cockpit.
• Seleccione la fila de alertas para acceder a los detalles del documento.
• El destinatario de la alerta tiene opciones para:
  • Reenviar la alerta a otro usuario
  • Enviar una respuesta al usuario que ha causado la alerta
  • Eliminar la fila de alerta de la ventana emergente
  • Establezca una fuera de la oficina y, opcionalmente, reenvíe la alerta a su correo electrónico, SMS o fax

En la configuración de un usuario, hay opciones que afectan a las alertas.

• Enviar alerta para actividades programadas para hoy. Si se fija, cuando el usuario inicie sesión recibirá una alerta que enumera todas las actividades programadas para hoy. No se trata de una alerta predefinida, pero si se marca, las actividades aparecerán en la ventana Mensajes/Alertas y el usuario podrá procesar las actividades directamente desde el mensaje de alerta.
• Visualizar Bandeja de entrada cuando llegue un mensaje nuevo. Se fija por defecto para un usuario nuevo y abre automáticamente la ventana Mensajes/Alertas cada vez que se genera una alerta nueva para el usuario.
• Actualizar mensajes (mín.). Esto define en minutos la frecuencia con la que el sistema verifica si hay actualizaciones en la bandeja de entrada de alertas. El valor predeterminado para un nuevo usuario es 5 minutos. Si fija este valor en 0, el usuario recibirá la notificación de alerta inmediatamente.

Si no se define en la pantalla de configuración del usuario, las parametrizaciones se obtienen de la ficha Parametrizaciones generales: Servicio.

Si las alertas predefinidas no cumplen los requisitos empresariales, puede añadir alertas de usuario.

Las alertas de usuario se basan en una consulta de usuario grabada y la consulta puede buscar varias condiciones empresariales o condiciones empresariales únicas.

Como tal, pueden proporcionar pools de trabajo a un usuario en una base diaria, semanal o mensual, por ejemplo:

• Pedidos de compra por encima de un límite específico emitidos por día o semana
• Ofertas de ventas atrasadas

Otro uso de las alertas basadas en consultas es verificar la consistencia y la calidad de los nuevos datos maestros o documentos, por ejemplo:

• Faltan campos en los nuevos datos maestros de interlocutor comercial, como ID fiscal, límite de crédito, persona de contacto o empleado del departamento de ventas
• Pedidos de cliente con indicadores de impuestos faltantes o incorrectos

Antes de crear una alerta de usuario, verifique si existe un informe del sistema que genere resultados similares, ya que puede copiar la consulta como base para su consulta de alerta. Seleccione Herramientas > Consultas > Consultas del sistema.

• Puede utilizar las herramientas de consulta proporcionadas Asistente de consultas y Generador de consultas para crear y grabar la consulta. Con la consulta puede verificar varias condiciones o condiciones únicas específicas de una empresa. Por ejemplo, puede enviar al gestor de presupuestos una lista diaria de pedidos de cliente para hoy.
• Para crear una alerta nueva, seleccione el botón Acciones y, a continuación, Crear alerta de usuario en la ventana Gestión de alertas.
• Proporcione un nombre para la alerta nueva. A continuación, seleccione la consulta de usuario grabada. Consulte el tema Consultas para obtener información sobre cómo crear y guardar consultas.
• En la ventana Gestión de alertas, seleccione los destinatarios y los mecanismos de notificación, así como la prioridad de notificación, del mismo modo que para las alertas predefinidas.
• Debe fijar la frecuencia de ejecución de la consulta (en minutos, horas, días, semanas o meses). A diferencia de una alerta predefinida, una alerta definida por el usuario no se desencadena cuando se añade un documento al sistema. Una alerta definida por el usuario se desencadena cuando se ejecuta la consulta y si hay resultados de la consulta. Si no hay resultados de la consulta, no se envía una notificación.
• Si la frecuencia es de días, semanas o meses, también puede fijar una hora del día.

Las alertas de usuario se visualizan en la ventana Resumen de mensajes/alertas del usuario. Los resultados de la consulta se mostrarán directamente en esta ventana o puede hacer doble clic en la línea de alerta para ver los resultados en una ventana nueva.

Si lo desea, puede copiar los resultados en Microsoft Excel seleccionando Copiar tabla en el menú contextual de la ventana.

• Para las alertas de usuario, hay una casilla de selección Grabar historial en la ventana de configuración. Esta casilla de selección controla cómo se visualizan las alertas de usuario para el usuario en la ventana Mensajes/Alertas.
• Si marca la casilla de selección Grabar historial, se añadirá un nuevo mensaje de alerta en una línea separada cada vez que se ejecute la consulta y se desencadene una alerta. Esto puede llenar rápidamente la ventana de alertas si la frecuencia de la alerta se fija en minutos. Esto se muestra en la captura de pantalla de muestra.
• Si no marca la casilla de selección Grabar historial, cada alerta nueva sobrescribirá la alerta anterior en la misma línea de la ventana Resumen de mensajes/alertas, de modo que solo verá una línea para la alerta. La alerta cambiará a negrita para informar al usuario de que se ha producido una nueva alerta.

• Al desarrollar consultas para alertas, es posible que deba considerar hacer coincidir la consulta con la frecuencia que seleccione para ejecutar la consulta.
• Por ejemplo, si desea añadir un informe de nuevos pedidos para hoy, la consulta solo debe seleccionar documentos añadidos en el día actual. De lo contrario, el informe incluirá todos los documentos de la base de datos que cumplan los criterios de consulta.
• En este caso, la fecha de contabilización del documento se compara con la fecha actual.

Si la alerta no se desencadena:

• Ejecutar la consulta de forma independiente para asegurarse de que produce resultados
• Asegúrese de que el servicio de alerta de SAP Business One se ejecuta en System Landscape Directory y de que se selecciona la base de datos correcta en las parametrizaciones de alerta. Como alternativa, asegúrese de que en SAP Business One, en la ventana Parametrizaciones generales, en la ficha Servicio, esté marcada la casilla Activar servicio de alerta.
• Para los entornos de SAP HANA, asegúrese de que la capa de servicio esté activa en el servidor de SAP HANA. Para verificar la capa de servicio, utilice la URL https://<server>:50000. Si la capa de servicio está instalada, verá un enlace a la documentación.
• Ejecute una consulta en la tabla OALT para ver todas las alertas configuradas en su sistema, incluidas las alertas predefinidas.

Tómese un minuto para revisar estos puntos clave:

• Existen dos formas de utilizar alertas: configurar una de las alertas predefinidas o definir una alerta de usuario basada en una consulta.
• Todas las alertas predefinidas (con la excepción de la alerta Desviación de stock mínimo) tienen condiciones y se desencadenan cuando se añade un documento aplicable al sistema. Por lo tanto, las alertas no impiden que se añadan documentos al sistema. Por el contrario, un proceso de autorización evitará que se añada un documento hasta que se autorice.
• Las alertas se pueden enviar internamente a un usuario en SAP Business One, o se pueden enviar por correo electrónico, texto y/o fax.
• El servicio de tarea de alerta debe ejecutarse todo el tiempo para que se puedan activar las alertas. Para SAP HANA, existe una dependencia de la capa de servicio que se está instalando y vinculando al servidor de base de datos.
• Las alertas definidas por el usuario se basan en consultas de usuario grabadas. Las alertas de usuario proporcionan una forma de crear listas de tareas rutinarias para los usuarios o de verificar la consistencia de los datos.
• Las alertas definidas por el usuario se desencadenan cuando se ejecuta la consulta base, por lo que debe fijar la frecuencia. Una alerta se desencadena solo si las ejecuciones de consulta generan resultados. Los resultados de la consulta aparecen con la alerta en la ventana Alertas/Mensajes.