In der SAP-Ariba-Buying-and-Invoicing-Anwendung werden Rechnungen als zu genehmigendes Dokument betrachtet. Dieser Begriff bezeichnet eine Art von elektronischem Dokument, dem ein Genehmigungsablauf zugeordnet sein kann. Weitere Beispiele sind Bestellanforderungen, Empfangsbelege und Vertragsanforderungen.
Wenn Sie sich im Genehmigungsablauf für eine Rechnung befinden, müssen Sie sie genehmigen, damit sie abgestimmt und bezahlt werden kann.
Beispiel eines Rechnungsgenehmigungsdiagramms.
Jeder Benutzer oder jede Gruppe im Genehmigungsablauf ist ein Knoten. Das Genehmigungsdiagramm kann Folgendes enthalten:
Genehmiger – Die Benutzer, die berechtigt sind, zu genehmigen oder abzulehnen. Sie können dem Genehmigungsablauf entweder automatisch vom SAP-Ariba-System oder manuell vom Anforderer hinzugefügt werden.
Lieferantenbeobachter: Ein Benutzer, der während des Genehmigungsprozesses Sichtbarkeit für das zu genehmigende Dokument erhält. Sie können nicht genehmigen oder ablehnen.
Notiz
Genehmiger erhalten vom System generierte E-Mail-Benachrichtigungen von SAP Ariba, wenn ihr Name im Genehmigungsablauf aktiviert ist.
Es gibt drei Möglichkeiten, auf Anforderungen zuzugreifen, die eine Aktion erfordern:
- Genehmiger können die SAP-Ariba-E-Mail-Benachrichtigung nutzen, die einen Hyperlink zur Anforderung enthält, die eine Aktion erfordert, und direkt von ihrem Handheld-Gerät aus genehmigen oder ablehnen. Dies setzt voraus, dass sie E-Mail-Benachrichtigungen in ihren SAP-Ariba-Voreinstellungen nicht deaktiviert haben.
- Genehmiger können sie über ihr Desktop-E-Mail-System prüfen und genehmigen.
- Nach der Anmeldung bei SAP Ariba werden im Inhaltsbereich Zu erledigen alle Dokumente aufgeführt, die genehmigt werden müssen. Dazu gehören alle Dokumente wie Bestellanforderungen und Rechnungen, die genehmigt werden müssen.
Abhängig von der Konfiguration Ihrer Site und den Genehmigungsabläufen werden Rechnungen mit einigen Prüffehlern möglicherweise automatisch abgelehnt oder über einen Genehmigungsablauf weitergeleitet, um Fehler zu beheben. Rechnungen ohne Prüffehler werden möglicherweise automatisch genehmigt oder erfordern möglicherweise zusätzliche Genehmigungen. Möglicherweise müssen Sie eine Rechnung bearbeiten, bevor Sie sie genehmigen.
Wenn Sie eine Rechnung bearbeiten müssen und Ihre Site für die Bearbeitung und Genehmigung in einem Schritt konfiguriert ist, können Sie Ihre Änderungen speichern und das Dokument in einem einzigen Schritt genehmigen.
Für manuell in Ihre SAP-Ariba-Buying-and-Invoicing-Lösung eingegebene Rechnungen können Genehmiger in den Arbeitsablauf integriert sein, um Dateneingabe-Prüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass der Rechnungseingabebenutzer die Papierrechnung des Lieferanten korrekt in elektronischer Form reproduziert hat.
Dies ermöglicht Zeit, alle Datenerfassungsprobleme in der Rechnung zu korrigieren, bevor die Rechnung die Abstimmung durchläuft und zu einem Rechnungsabstimmungsdokument wird, in dem diese Dateneingabefehler zu unnötigen und irreführenden Rechnungsabweichungen oder Datenprüffehlern führen können.
Ebenso wird dem Genehmigungsablauf von Rechnungen ohne Bestellauftrag in der Regel ein Finanzgenehmiger hinzugefügt, um eine korrekte Freigabe von Geldmitteln sicherzustellen. Abhängig von der Berechtigung des Benutzers muss er möglicherweise auch die Zahlungsinformationen für Einmallieferanten eingeben.
Der Standardgenehmigungsablauf für Rechnungen, die Lieferanten über SAP Business Network einreichen, erfordert keine explizite Genehmigung. Stattdessen wird der Rechnungsstatus sofort auf Genehmigt gesetzt, und das Rechnungsabstimmungsdokument wird erstellt.
Wenn Ihre Site so konfiguriert ist, dass eine explizite Genehmigung von Rechnungen erforderlich ist, die über SAP Business Network gesendet werden, und Sie eine solche Rechnung ablehnen, wird der Status dem Lieferanten nicht mitgeteilt. Aus Sicht des Lieferanten bleibt der Rechnungsstatus Gesendet. Sie können jedoch eine Anmerkung hinzufügen, die für den Lieferanten sichtbar ist, um den Grund für die Ablehnung zu erläutern. Sie können Ihre Anmerkung im Feld Anmerkungen für Lieferanten eingeben. Lieferanten können die Anmerkungen auf der Rechnung in ihrem SAP-Business-Network-Konto anzeigen.