Exploring Data Actions

Usted es un planificador que trabaja con su equipo para crear una cuenta de resultados de previsión para su empresa. El escenario empresarial que utilizamos en este curso cuando aprendemos sobre acciones de datos implica crear una previsión de mano de obra detallada.

¿Qué son las acciones de datos? Una acción de datos es una herramienta de planificación flexible para realizar modificaciones estructuradas en los datos de planificación en SAP Analytics Cloud. Puede ejecutarlos para llevar a cabo operaciones complejas o repetitivas, como copiar datos, ejecutar cálculos con script, realizar asignaciones basadas en driver o publicar versiones, de forma más rápida y precisa.

Los modeladores diseñan las acciones de datos y los planificadores las ejecutan en historias utilizando iniciadores o programándolas como tareas en el calendario. Una acción de datos se crea a partir de un modelo de planificación y consta de uno o más pasos que se llevan a cabo en una versión pública o privada.

Las acciones de datos se pueden ejecutar de varias maneras:

• De una historia utilizando un iniciador.
• De una historia avanzada mediante scripting.
• Desde el calendario de SAP Analytics Cloud como una tarea.
• Desde SAP Analytics Cloud, add-in para Microsoft Excel.

Las acciones de datos se utilizan para procesar cantidades de datos en masa. Algunos casos de uso para las acciones de datos incluyen los siguientes:

• Llevar a cabo tareas de planificación automáticamente.
• Copiar por modelo y entre modelos.
• Asignaciones.
• Conversión de moneda.
• Cálculos.

Algunas de las funciones de las acciones de datos le permiten:

• Secuencia de pasos de acción de datos.
• Incrustar acciones de datos (igual que un include).
• Programar o ejecutar ad hoc.
• Incluya peticiones de flexibilidad.
• Integre peticiones y filtros de historia.

Las acciones de datos creadas recientemente y a las que se ha accedido se pueden ver en la aplicación Acciones de datos desde la navegación lateral.

También puede acceder a sus acciones de datos desde Archivos y la tarjeta Archivos recientes de su pantalla de inicio (es posible que tenga que añadir la tarjeta mediante Personalización).

Están disponibles los siguientes tipos de pasos:

• El paso de copia copia datos dentro de un modelo basado en un conjunto de reglas, filtros y opciones de agregación. Por ejemplo, puede utilizarlo para copiar datos de 2018 a 2019 o datos reales a datos de presupuesto. Con la acción de copia, copia un valor de solo un miembro de dimensión, pero puede copiar en varios miembros de dimensión.
• El paso de copia válida para todos los modelos le permite copiar datos de un modelo de planificación de origen diferente basado en un conjunto de filtros y una asignación automática o manual entre miembros de dimensión.
• Una asignación crea una nueva asignación o utiliza un paso de asignación existente.
• Se utiliza un paso de conversión para los modelos con indicadores. Los pasos de conversión le permiten copiar entre indicadores al aplicar la conversión de moneda.
• Un paso de eliminación de hechos le permite eliminar hechos, eliminar ceros de hechos o establecer hechos en cero. Sin embargo, su rol de usuario debe tener asignada la autorización Actualizar para modelos.
• Un paso de acción de datos incrustada ejecuta otra acción de datos como parte del paso en el que está trabajando. La combinación de estos pasos con parámetros dinámicos le permite reutilizar acciones de datos con diferentes miembros de origen o destino.
• Cada paso de un paso de fórmulas avanzadas le permite crear cálculos para aplicarlos a los datos. Por ejemplo, puede utilizar scripting para calcular los saldos de apertura y cierre de la cantidad de personal en función de las contrataciones y las rescisiones, haciendo bucles entre los datos por tiempo.

• Los pasos de una acción de datos se ejecutan secuencialmente.
• El resultado de un paso está disponible para los pasos siguientes.
• Para cada paso, el alcance de ejecución se define mediante filtros.

Veamos con más detalle algunas de las opciones de configuración que tiene a su disposición al añadir acciones de datos a sus historias.

1. Acción de datos: Seleccione la acción de datos que desea ejecutar. Solo podrá seleccionar una acción de datos en la que tenga concedido el permiso Leer.
2. Estrategia predeterminada si la versión de destino no está en modo de edición: Si la versión de destino no está en modo de edición, puede seleccionar cómo desea definir el área de planificación.
   • Área de planificación vacía (sin datos de versión): el área de planificación se ampliará automáticamente a medida que se ejecute la acción de datos.
   • Área de planificación recomendada: el área de planificación se basa en el bloqueo de datos, el control de acceso a datos o ambos. Si no se configura ningún área de planificación recomendada en las preferencias del modelo, esta opción incluirá todos los datos de la versión. El área de planificación es una herramienta importante para optimizar el rendimiento de la planificación y se puede configurar en el diálogo de preferencias del modelo.

     Para obtener más información sobre la personalización de un área de planificación, consulte la lección Configuración y uso de un área de planificación en el curso Optimización del rendimiento de la planificación en SAP Analytics Cloud.

   • Todos los datos de versión: La versión de destino contendrá todos los datos de versión.
3. Publicar en la versión de destino después de la ejecución: puede seleccionar el comportamiento deseado para publicar las modificaciones. Las opciones incluyen:
   • No publicar: las modificaciones no se publicarán y la versión permanecerá en modo de edición pública. Estas modificaciones se pueden publicar manualmente o como parte de otro proceso.
   • Publicar y fallar si hay advertencias: Todas las modificaciones se publicarán automáticamente. Si se aplica alguna restricción, como bloqueos de datos, a los datos que está intentando publicar, la publicación fallará.
   • Publicar e ignorar advertencias: Todas las modificaciones que no se vean afectadas por restricciones se publicarán automáticamente. Si alguna restricción, como los bloqueos de datos, se aplica a algunos de los datos que está intentando publicar, los datos afectados se descartarán.

   Nota

   • Todas las modificaciones no publicadas en la versión de destino se publicarán, incluso si no formaban parte de la acción de datos.
   • Esta opción solo se aplica a las versiones públicas. Si la acción de datos se ejecuta en una versión privada o en un modelo de reescritura BPC, deberá publicar los datos manualmente.
4. Abrir en el diseñador: abre la acción de datos seleccionada para el iniciador en el diseñador para que pueda revisarla, actualizarla o añadirle pasos.

La configuración de parámetros da como resultado que un usuario reciba un diálogo de petición cuando ejecuta la acción de datos en una historia. Las peticiones son como variables, ya que hacen que las acciones de datos sean flexibles y dinámicas.

En el siguiente ejemplo, cuando la acción de datos Copiar horas se ejecuta desde una historia, los parámetros relacionados con la acción de datos le piden el destino, el origen y el año.

Cuando se encuentra en la historia, puede personalizar las diferentes entradas de parámetros y valores para el iniciador de acción de datos desde el panel Generador.

Los valores de parámetro se determinan mediante:

• Selección de miembros en la historia.
• Valores predeterminados en la definición del parámetro de acción de datos.
• Un filtro de historia.
• Un control de entrada.

El tipo de parámetros que ve en el panel Generador de una historia, como Versión de destino, Versión fuente y Mes del año, como se muestra en el ejemplo anterior, se crea en la propia acción de datos. Se pueden basar en miembros o números:

• Al seleccionar Miembro/Indicador se crea un parámetro que representa un miembro de dimensión. Por ejemplo, este tipo de parámetro le permite modificar el año desde o hacia el que está copiando datos.
• Si selecciona Número, se crea un parámetro que tiene un valor numérico. Por ejemplo, este tipo de parámetro se suele añadir a las fórmulas avanzadas y puede permitirle solicitar a los usuarios valores como la tasa de crecimiento o el porcentaje de margen bruto.

La asignación Modelo predeterminado es el modelo que se ha seleccionado durante la creación de la acción de datos. La mayoría de los pasos utilizarán este modelo como fuente de datos y destino. Sin embargo, para los pasos de copia entre modelos, este modelo será el destino y puede seleccionar un modelo de origen diferente. También puede leer y copiar datos de diferentes modelos en pasos de fórmulas avanzadas.

Con el calendario puede programar una acción de datos. Esta función es útil con las acciones de datos que tardan unos minutos en ejecutarse, ya que puede programarla para que se ejecute por la noche o durante un fin de semana.

Si decide utilizar una tarea de acción de datos para programar una acción de datos, cualquier petición debe tener valores de parámetro asignados.

Si selecciona + Añadir periodicidad al crear la tarea, un diálogo separado le permitirá configurar la periodicidad. Una vez creada la tarea, la periodicidad se puede editar para cada tarea o para la serie.

Estados de acción de datos en el calendario:

• Antes de que se ejecute la acción de datos, su estado será Abierto.
• Después de que se ejecute sin problemas, el estado será Correcto.
• Si algo sale mal, el estado será Fallido.

Las acciones de datos se pueden utilizar en otras acciones de datos que pertenezcan al mismo modelo.

Por ejemplo, cree una acción de datos que calcule los ingresos por suscripción en función de los datos de reserva, con un parámetro dinámico para el tipo de producto. Con los pasos de acción de datos integrados, puede reutilizar esa acción de datos varias veces en otra acción de datos y puede especificar un tipo de producto diferente cada vez.

Esto reduce el costo de desarrollo y mantenimiento.

Estas son algunas otras funciones de las acciones de datos incrustadas:

• Los parámetros de las acciones de datos externas se pueden vincular con los parámetros necesarios de las acciones de datos internas.
• Los parámetros de las acciones de datos internas no se solicitan en la ejecución; a cada uno se le debe asignar un valor en el diseñador.
• No puede utilizar una acción de datos dentro de sí misma.

Cuando las acciones de datos se programan desde el calendario de SAP Analytics Cloud o se ejecutan desde una historia, puede utilizar el Monitor de tareas - Acciones de datos para verificar el estado.

El monitor de tareas muestra:

• Cuándo se desencadenó la acción de datos.
• Quién ha desencadenado la acción de datos.
• Lugar en el que se ha desencadenado la acción de datos.
• Qué valores se han utilizado como parámetros.
• Número de registros y duración.
• El historial de tareas de acción de datos permanecerá en función de un período de retención de 30 días (predeterminado).