Für jeden Belegtyp im Einkauf (Bestellanforderungen, Anfragen, Bestellungen, Kontrakte und Lieferpläne) können mehrere Belegarten definiert werden. Neue Belegarten werden im Customizing des Einkaufs bei dem entsprechenden Belegtyp angelegt.
Was lässt sich durch die Belegart festlegen?
Für jede Belegart werden diverse Steuerungsparameter im System hinterlegt. Jeder Belegart kann ein Nummernkreis für die interne und ein weiterer Nummernkreis für die externe Nummernvergabe zugeordnet werden. Weitere Einstellungen, die bei der Definition von Belegarten vorgenommen werden können, sind in der Abbildung im nächsten Abschnitt aufgeführt.
Belegarten definieren
Neue Belegarten definieren Sie wie folgt:
Definieren Sie für alle Belegtypen allgemeine Parameter und Besonderheiten.
Definieren Sie für jede Belegart zulässige Positionstypen.
Verknüpfen Sie Bestellanforderungen mit externen Einkaufsbelegen.
Im ersten Schritt können Sie folgende allgemeine Parameter festlegen:
Positionsintervall
Nummernkreisintervalle
Feldauswahlschlüssel
Im ersten Schritt können Sie folgende allgemeine Parameter festlegen:
Positionsnummernintervall:
legt fest, in welchem Abstand die Positionsnummern vorgeschlagen werden.
Nummernkreisintervalle:
legen die Nummernkreise bei interner oder externer Nummernvergabe fest. Wenn Sie nur interne Nummernvergabe zulassen möchten, müssen Sie kein externes Nummernkreisintervall eingeben.
Feldauswahlschlüssel:
legt für die entsprechende Belegart fest, welche Ausprägungen die Felder der Belege haben sollen. Die Feldattribute pflegen Sie im Customizing des jeweiligen Belegs unter Bildaufbau auf Belegebene festlegen.
Besonderheiten für Anfragen
Für Anfragen können Sie folgende Besonderheiten definieren:
Abgebot:
Sie können eine Anfragebelegart für Dienstleistungen als Abgebotsbelegart definieren. In diesem Fall ist der Preis bereits in der Anfrage angegeben. Vom Lieferanten erwarten Sie dann nur prozentuale Ab- oder Zuschläge auf die Vorgabepreise je Gliederungsstufe.
Zeitabhängige Konditionen:
Für die Anfragebelegarten können Sie das Kennzeichen Zeitabhängige Konditionen setzen. Damit legen Sie fest, dass für die Konditionen des Angebots Gültigkeitszeiträume und Staffeln gepflegt werden können.
In der SAP-Fiori-App Bestellanforderungen bearbeiten (V2) können Sie einen anderen Anfrageprozess initiieren. Die Belegarten, die für diesen Prozess verwendet werden, finden Sie im Customizing der Materialwirtschaft unter Einkauf→Bezugsquellenfindung→Ausschreibung und Lieferantenangebot.
Besonderheiten für Bestellanforderungen festlegen
Für Bestellanforderungen können Sie folgende Besonderheiten festlegen:
Steuerung:
Sie können einer Belegart für Bestellanforderungen in der Spalte Steuerung das Kennzeichen R zuordnen. Damit legen Sie fest, dass zu dieser Bestellanforderung keine Normalbestellung, sondern ein Rahmenvertrag angefordert wird. Eine Bestellanforderung mit der Belegart RV ist weder relevant für die Disposition, noch wird bei kontierten Positionen ein Obligo aufgebaut.
Gesamtfreigabe:
Über das Kennzeichen Gesamtfreigabe für Banf können Sie festlegen, dass Bestellanforderungen dieser Belegart im Freigabeverfahren nicht positionsweise, sondern nur als gesamter Beleg freigegeben werden können.
Szenariobasierter Workflow (flexibler Workflow):
Freigabeverfahren für Belegarten mit dem Kennzeichen Szenariobasierter Workflow werden in einer entsprechenden SAP-Fiori-App definiert. Diese Freigabeverfahren basieren nicht auf Verfahren mit Klassifikation, sondern auf einem BRF+-Regelsatz (Business Rules Framework Plus).
Besonderheiten für Bestellungen festlegen
Für Bestellungen können Sie folgende Besonderheiten festlegen:
Steuerung:
Sie können einer Belegart für Bestellungen in der Spalte Steuerung das Kennzeichen T zuordnen. Damit kennzeichnen Sie, dass dies eine Belegart für Umlagerungsbestellungen ist.
Umlagerung (Lieferantendaten berücksichtigen):
Für Belegarten von Umlagerungsbestellungen können Sie auch das Kennzeichen Umlagerung: Lieferantendaten berücksichtigen setzen. So können Sie bei der Verarbeitung von Umlagerungsbestellungen auch mit Lieferantenstammsätzen arbeiten, sofern für die betreffenden Lieferwerke entsprechende Lieferantenstammsätze vorliegen.
Hinweis
Im Customizing der Materialwirtschaft unter Einkauf→Bestellung→Umlagerungsbestellung einstellen können Sie zusätzliche Einstellungen für Umlagerungsbestellungen vornehmen.Szenariobasierter Workflow (flexibler Workflow):
Freigabeverfahren für Belegarten mit dem Kennzeichen Szenariobasierter Workflow werden in einer entsprechenden SAP-Fiori-App definiert. Diese Freigabeverfahren basieren nicht auf Verfahren mit Klassifikation, sondern auf einem BRF+-Regelsatz (Business Rules Framework Plus). Sie müssen den szenariobasierten Workflow in einer separaten Customizing-Aktivität aktivieren.
Besonderheiten für Lieferpläne festlegen
Für Lieferpläne können Sie folgende Besonderheiten festlegen:
Steuerung:
Sie können einer Belegart für Lieferpläne in der Spalte Steuerung das Kennzeichen T zuordnen. Damit kennzeichnen Sie, dass dies ein Beleg für Umlagerungslieferpläne ist.
Umlagerung (Lieferantendaten berücksichtigen):
Für Belegarten von Umlagerungslieferplänen können Sie auch das Kennzeichen Umlagerung: Lieferantendaten berücksichtigen setzen. So können Sie bei der Verarbeitung von Umlagerungslieferplänen auch mit Lieferantenstammsätzen arbeiten, soweit für die betreffenden Lieferwerke entsprechende Lieferantenstammsätze vorliegen.
Zeitabhängige Konditionen:
Für die Lieferplan-Belegarten können Sie das Kennzeichen Zeitabhängige Konditionen setzen. Damit legen Sie fest, dass für die Konditionen Gültigkeitszeiträume und Staffeln gepflegt werden können.
Abrufdokumentation:
Für die Lieferplan-Belegarten können Sie das Kennzeichen Abrufdokumentation setzen. Damit werden die Lieferplanabrufe in einer eigenen Datei gespeichert und können jederzeit angezeigt werden.
Szenariobasierter Workflow (flexibler Workflow):
Freigabeverfahren für Belegarten mit dem Kennzeichen Szenariobasierter Workflow werden in einer entsprechenden SAP-Fiori-App definiert. Diese Freigabeverfahren basieren nicht auf Verfahren mit Klassifikation, sondern auf einem BRF+-Regelsatz (Business Rules Framework Plus). Sie müssen den szenariobasierten Workflow in einer separaten Customizing-Aktivität aktivieren.
Besonderheiten für Kontrakte festlegen
Für Kontrakte können Sie folgende Besonderheiten festlegen:
Nur Shared-Sperre:
Sie können das Kennzeichen Shared-Sperre setzen, wenn Sie beim Anlegen eines Kontraktabrufs für einen Kontrakt statt einer Exklusivsperre eine Shared-Sperre setzen möchten. So können mehrere Benutzer gleichzeitig vom Kontrakt abrufen (Vorteil). Dadurch wird eventuell die Zielmenge überschritten (Nachteil).
Application Link Enabling (ALE) – verteilter Kontrakt:
Sie können das Kennzeichen Verteilter Kontrakt (ALE) setzen, wenn beim Übertragen von Kontrakten über ALE Änderungen durch Zeiger gekennzeichnet werden sollen. Die Änderungen können Sie dann über die ALE-Administration auswerten.
Szenariobasierter Workflow (flexibler Workflow):
Freigabeverfahren für Belegarten mit dem Kennzeichen Szenariobasierter Workflow werden in einer entsprechenden SAP-Fiori-App definiert. Diese Freigabeverfahren basieren nicht auf Verfahren mit Klassifikation, sondern auf einem BRF+-Regelsatz (Business Rules Framework Plus). Sie müssen den szenariobasierten Workflow in einer separaten Customizing-Aktivität aktivieren.
Positionstypen zuweisen
Nachdem Sie im ersten Schritt die genannten Parameter festgelegt haben, müssen im nächsten Schritt die zulässigen Positionstypen zugewiesen werden. Markieren Sie hierfür die Belegart, und verzweigen über die Dialogstruktur in das Bild Zulässige Positionstypen. Alle Positionstypen, die Sie für die markierte Belegart verwenden möchten, müssen in der Tabelle aufgeführt werden. Beim Anlegen eines neuen Einkaufsbelegs können nur die Positionstypen genutzt werden, die für die jeweilige Belegart erlaubt sind.
Bestellanforderung und Einkaufsbeleg verknüpfen
Im dritten Schritt verknüpfen Sie Einkaufsbelegarten mit Bestellanforderungs-Belegarten. Alle Kombinationen von Belegart und Positionstyp, die als Grundlage für die Umwandlung einer Bestellanforderung in eine Bestellung dienen können, müssen aufgeführt werden.
Bestellanforderungen in Bestellungen umwandeln
Es sollte beispielsweise möglich sein, Bestellanforderungspositionen der Belegart NB mit dem Positionstyp leer (Normal) und dem Positionstyp L (Lohnbearbeitung) in Bestellungen der aktuell angelegten Belegart mit dem Positionstyp L umzuwandeln.
Dazu müssen die folgenden Tabelleneinträge vorhanden sein:
Tabelleneinträge
| Bestellanforderung | Einkaufsbeleg (Bestellung) | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Belegart | Bezeichnung | Positionstyp | Bezeichnung des Positionstyps | Positionstyp | Bezeichnung des Positionstyps |
| NB | Bestellanf. Normal | Standard | L | Lohnbearbeitung | |
| NB | Bestellanf. Normal | L | Lohnbearbeitung | L | Lohnbearbeitung |
Für jeden Tabelleneintrag können Sie folgende zusätzliche Parameter festlegen:
Kennzeichen Unk (Unkontiert):
Dieses Kennzeichen legt fest, dass eine Bestellposition keine Kontierung enthalten darf, unabhängig davon, ob in der Bestellanforderung eine Kontierung vorhanden ist oder nicht.
Kennzeichen A/E (Kontraktabruf/Lieferplaneinteilung):
Dieses Kennzeichen legt fest, ob Abrufe oder Einteilungen in den Einkaufsbelegen (zum Beispiel Kontrakte oder Lieferpläne) möglich sind.
Kennzeichen Dialog:
Dieses Kennzeichen legt fest, ob Sie eine Warnmeldung erhalten, wenn Sie diese Kombination von Belegart und Positionstyp beim Umsetzen einer Bestellanforderungsposition auswählen.
Belegarten im Customizing definieren
Über die folgenden Menüpfade können Sie im Customizing der Materialwirtschaft Belegarten definieren:
Einkauf→Bestellanforderung→Belegarten für Bestellanforderungen definieren
Einkauf→Bestellung→Belegarten für Bestellungen definieren
Einkauf→Kontrakt→Belegarten für Kontrakte definieren
Einkauf→Einkaufslieferplan→Belegarten für Einkaufslieferpläne definieren
Einkauf→Anfrage und Angebot (SAP ERP)→Belegarten für Ausschreibungen und Angebote definieren
Einkauf→Bezugsquellenfindung→Ausschreibung und Lieferantenangebot→Belegarten für Ausschreibungen definieren oder Belegarten für Lieferantenangebote definieren
Im Folgenden finden Sie nützliche Hinweise:
Das System übernimmt beim Kopieren von Belegarten nicht das Partnerschema für die Partnerfindung. Möchten Sie in einer neuen Einkaufsbelegart Partnerrollen nutzen, müssen Sie der Belegart ein Partnerschema zuweisen.
Einkaufsbelege wie Anfragen und Bestellungen müssen nicht miteinander verknüpft werden.