Explication du processus de demande fournisseur interne

Oui, pour les nouveaux fournisseurs

• Des options existent pour les utilisateurs internes et les utilisateurs fournisseurs externes afin de lancer une demande fournisseur.

Non, pour les fournisseurs existants

• Les administrateurs peuvent importer des données fournisseur existantes.
• Données fournisseur reçues via l'intégration à ERP

Intégrations à d'autres solutions SAP Ariba

• Les fournisseurs approuvés peuvent être utilisés dans SAP Ariba Supplier Risk, SAP Ariba Sourcing et SAP Ariba Contracts
  • SAP Ariba Buying & Invoicing requiert des détails supplémentaires sur le fournisseur avant utilisation.

Les utilisateurs de votre société qui souhaitent travailler avec de nouveaux fournisseurs demandent un nouveau fournisseur en remplissant et en soumettant une demande fournisseur interne.

La demande fournisseur interne est utilisée pour :

• Collecter des informations de profil de base sur le fournisseur (nom, adresse, coordonnées du contact, etc.)
• Demandez des informations relatives aux processus de votre société (quel service souhaite utiliser le fournisseur, informations sur le centre de coûts, etc.)
• Effectuer des approbations initiales pour créer l'enregistrement du vendeur dans SAP Ariba
• Collecter les informations d'intégration des fournisseurs nécessaires pour l'intégration ERP

Le modèle de projet de demande fournisseur interne définit le processus par lequel les utilisateurs internes de votre société créent manuellement des fournisseurs sur votre site.

Si votre site est intégré à Dun & Bradstreet (D&B), le processus de demande fournisseur interne inclut également une étape qui recherche le fournisseur dans la base de données D&B.

Lors de la création de la demande :

• Le demandeur sélectionne le fournisseur correspondant dans la base de données D&B.
• Les données D&B enrichissent la demande fournisseur

Après approbation de la demande :

• Données D&B supplémentaires ajoutées à l'enregistrement du vendeur SAP Ariba
• Données D&B supplémentaires ajoutées aux questionnaires d'inscription fournisseur (facultatif)

Si le fournisseur est introuvable dans la base de données D&B, votre société peut inclure un processus d'exception pour demander un fournisseur non D&B.

Cette intégration facultative vous permet d'exiger des émetteurs de demandes de votre organisation qu'ils recherchent de nouveaux fournisseurs potentiels dans la base de données D&B lors du processus de demande fournisseur interne, en vous assurant que tous les nouveaux fournisseurs créés possèdent des numéros D-U-N-S ou sont approuvés pour un écart.

Avec l'intégration D&B, le processus de demande ajoute des données D&B de base telles que l'adresse à la demande fournisseur. Une fois la demande fournisseur approuvée, SAP Ariba extrait des données supplémentaires de D&B et les ajoute à l'enregistrement du vendeur SAP Ariba et, en fonction de votre configuration, aux questionnaires d'inscription fournisseur.

L'intégration D&B automatise l'inclusion des données standard et vérifiées dans les profils fournisseur, éliminant ainsi la nécessité pour les responsables de familles d'achat ou gestionnaires de fournisseurs de saisir manuellement non seulement les numéros D-U-N-S, mais aussi d'autres données fournisseur détaillées gérées par Dun & Bradstreet. Les administrateurs de modèles de votre société sélectionnent les données D&B à inclure dans le profil fournisseur en ajoutant des questions mappées aux questionnaires d'inscription et de demande fournisseur internes dans les modèles de projet de gestion des fournisseurs de votre site.

Avant d'intégrer SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance à Dun & Bradstreet, votre société doit s'assurer que vous avez rempli les conditions préalables pour la licence et la configuration de Dun & Bradstreet sur votre site SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance.

Les vérifications des doublons permettent d'éviter la création d'enregistrements fournisseur en double à partir des demandes fournisseur internes en affichant les correspondances potentielles des émetteurs de demandes et des approbateurs pour les fournisseurs existants.

Les informations de la demande qui contribuent à la vérification des doublons dépendent de la configuration de votre site et de la configuration des demandes fournisseur de votre organisation.

• La vérification des doublons basée sur des questions personnalisées est une fonctionnalité facultative.

La vérification des doublons s'exécute en continu lorsque l'émetteur de la demande saisit des informations et les correspondances de doublons suggérées sont mises à jour lorsque le demandeur ajoute du texte.

Lorsqu'un utilisateur soumet une demande fournisseur interne, elle est vérifiée par rapport aux fournisseurs existants dans la base de données. Si des correspondances potentielles sont présentées à l'utilisateur, il peut :

• Annuler la demande (s'il pense qu'il s'agit d'un doublon)
• Continuer à soumettre la demande (s'il pense qu'il ne s'agit pas d'un doublon)

Le message d'alerte de doublon potentiel s'affiche aux emplacements suivants du workflow de demande fournisseur :

• Lorsqu'un émetteur remplit une demande fournisseur interne. À ce stade, la vérification des doublons s'exécute en permanence par rapport aux informations actuelles du formulaire de demande et met à jour la liste des correspondances et des évaluations de correspondance potentielles lorsque l'émetteur de la demande remplit le formulaire.
• Lorsque l'émetteur de la demande tente de soumettre la demande fournisseur. À ce stade, la vérification des doublons affiche des résultats basés sur l'intégralité du contenu du formulaire. L'émetteur de la demande peut vérifier les correspondances et annuler ou soumettre la demande.
• Une fois que l'émetteur de la demande a soumis une demande fournisseur interne. Si l'émetteur de la demande modifie la demande avant son approbation, la vérification des doublons met à jour la liste des correspondances potentielles et des évaluations de correspondance en fonction des modifications.
• Lorsqu'un approbateur approuve une demande fournisseur interne.

La vérification des doublons recherche les fournisseurs existants dans la base de données de vendeurs de votre site à l'aide d'une combinaison des éléments suivants :

• Correspondance exacte avec l'ID Dun & Bradstreet (numéro D-U-N-S)
• Correspondance stricte avec le nom complet du fournisseur
• Au moins une correspondance partielle avec le nom du fournisseur suivie d'une correspondance partielle ou complète de l'adresse (la correspondance partielle du nom doit avoir lieu avant la tentative de mise en correspondance de l'adresse)
• Si votre site utilise la vérification personnalisée des doublons, correspondances partielles avec les réponses

Les scores de vérification des doublons correspondent en fonction d'une logique prédéfinie.

• La correspondance n'est pas sensible à la casse.
• La note est exprimée en pourcentage entre 0 et 100.
  • Les scores ≥ 70 % sont marqués STRONG
  • Les scores < 70 % sont étiquetés WEAK
• Correspondances exactes (score de 100 %) affichées en premier, puis correspondances partielles affichées par ordre décroissant

Outre la vérification des doublons par défaut de SAP Ariba sur le nom, l'adresse postale, la ville, l'État, le pays, le code postal et le numéro D-U-N-S, votre société peut spécifier des questions supplémentaires dans la demande fournisseur interne à utiliser dans la vérification des doublons.

Pour la vérification des doublons personnalisée, la réponse doit correspondre en commençant par le premier caractère. Si la réponse contient des espaces, chaque mot ou groupe de caractères séparé par des espaces est mis en correspondance séparément et chacun doit correspondre entièrement ou partiellement en commençant par le premier caractère. Par exemple, si votre site comporte un fournisseur existant avec la valeur "Green Energy Corporation" dans un champ utilisé pour une vérification des doublons personnalisée, "Vert", "Énergie" et "Société" sont tous indexés séparément pour la correspondance. Toute réponse de demande fournisseur correspondante commençant par "G", "E" ou "C" est prise en compte pour la mise en correspondance et les réponses telles que "Gre", "Energ" et "Corp" sont mises en correspondance. Les réponses telles que "Greed", "Reen" et "Gre Energion" ne sont pas mises en correspondance.

La correspondance n'est pas sensible à la casse. La vérification des doublons évalue ces différentes correspondances en fonction d'une logique prédéfinie. Le score est exprimé en pourcentage compris entre 0 et 100, les scores de 70 % et supérieurs étant considérés comme des correspondances fortes et les scores inférieurs à 70 % considérés comme des correspondances faibles.

Lorsque l'émetteur de la demande soumet la demande fournisseur (pour les demandes internes uniquement) et lors de l'approbation de la demande fournisseur (pour les demandes fournisseur internes et externes), la vérification des doublons affiche les 20 premiers fournisseurs correspondants, en fonction de l'évaluation de la correspondance, dans l'ordre suivant :

• Correspondances exactes (score de 100 %) en premier.
• Correspondances partielles suivantes, par ordre décroissant en fonction du score.

1. Un utilisateur crée une demande fournisseur à partir du menu Créer du tableau de bord.
2. Les notifications permettent aux approbateurs de savoir que la demande fournisseur nécessite une approbation. Ils peuvent également voir les demandes en attente à l'aide de Gérer→Mes tâches dans le tableau de bord. Les approbateurs vérifient la demande fournisseur et l'approuvent ou la refusent. Les approbateurs peuvent modifier les demandes fournisseur afin d'ajouter les informations manquantes, de corriger les erreurs ou de fournir des informations qui ont été conçues pour être ajoutées par les approbateurs, avant d'approuver la demande et de créer le fournisseur.
3. Les notifications permettent à l'utilisateur demandeur de savoir quand la demande fournisseur a été approuvée ou refusée et d'afficher l'approbateur final afin que l'utilisateur demandeur puisse avoir d'autres discussions sur les demandes refusées.
4. Lorsqu'une demande fournisseur est approuvée, le fournisseur est créé dans la base de données des fournisseurs SAP Ariba. Selon les paramètres d'intégration de votre site, le nouveau fournisseur peut être synchronisé automatiquement ou manuellement avec la base de données fournisseurs de votre ERP à ce stade ou pendant le processus d'inscription.

Automatique

• Les ordres de mission sont automatiquement approuvés lors de la soumission.

Manuel

• Les approbateurs choisissent d'approuver, de refuser ou de demander des informations supplémentaires

Validation SAP ERP MDG-S (facultatif)

• Étape de validation MDGS ajoutée
  • Si la demande correspond à un fournisseur existant, la demande est refusée.
  • Si la demande ne correspond pas au fournisseur existant, le fournisseur créé dans SAP Ariba

La configuration de votre société détermine si les demandes fournisseur sont approuvées automatiquement lors de leur soumission ou si elles doivent être approuvées manuellement, et si elles incluent ou non une étape de validation dans un système SAP Master Data Governance for Suppliers (MDG-S) intégré.

Si votre site requiert une approbation manuelle, les approbateurs effectuent l'une des actions suivantes :

• Cliquez sur Approuver pour approuver la demande.
• Cliquez sur Refuser pour refuser la demande, saisissez des commentaires explicatifs pour indiquer le motif du refus, puis cliquez sur Confirmer le refus.
• Pour demander des informations supplémentaires, cliquez sur Demander davantage d'informations, saisissez un commentaire expliquant les informations souhaitées à l'émetteur de la demande, puis cliquez sur Confirmer les informations supplémentaires de la demande.

Si votre site est configuré pour exiger la validation des demandes fournisseur approuvées dans un système SAP MDG-S intégré, la demande fournisseur affiche une nouvelle étape automatique, Validation MDGS, et le fournisseur a le statut Approbation externe en cours. Si SAP ERP MDG-S associe la demande à un fournisseur existant, la demande est automatiquement refusée et vous êtes redirigé vers le profil 360° du fournisseur existant. Si SAP ERP MDG-S ne fait pas correspondre la demande à un fournisseur existant, le fournisseur est créé sur votre site avec le statut Non invité et le contact fournisseur indiqué dans la demande est ajouté en tant que contact principal. Le fournisseur dispose désormais d'un profil 360° et sa zone Récapitulatif affiche les informations de la demande fournisseur.