Utilisation des avis QM

Lorsqu'un problème survient en lien avec un fournisseur, un client, une production ou un stockage, Brian et Heli créent et traitent des avis QM dans SAP S/4HANA Quality Management pour documenter, analyser et corriger le problème. Heli utilise également des avis QM à des fins de suivi ou d'analyse. Par exemple, elle souhaite obtenir une synthèse du nombre de réclamations fournisseur au cours du dernier mois. Pour chaque type de problème, le système SAP fournit un type d'avis dédié.

Récapitulons rapidement ce que vous avez appris sur le traitement des avis QM dans SAP S/4HANA dans ce Learning Journey avant :

• Nous avons introduit le cycle de vie des avis QM dans la vidéo sur les processus basés sur les événements dans le sujet Lots de contrôle et avis QM. La vidéo présente une synthèse du cycle de vie du point de vue de la gestion :
• Dans le sujet Comment traiter une réclamation fournisseur, vous avez appris à enregistrer et traiter des réclamations fournisseur à l'aide d'avis QM.
• Dans le sujet Comment traiter les réclamations client avec avis QM, vous avez appris à enregistrer et à traiter des réclamations client à l'aide d'avis QM.
• Dans le sujet Comment créer un défaut pour un ordre de fabrication, vous avez appris à enregistrer des défauts pour des ordres de fabrication. Nous avons utilisé un défaut de fabrication comme point de départ, mais vous pouvez également transférer le défaut de production vers un avis QM pour la poursuite du traitement.

Quelles sont les étapes individuelles que Brian et Heli doivent effectuer dans SAP S/4HANA pour traiter les avis QM ?

Le graphique suivant mappe la vue de gestion du cycle de vie (cercle intérieur) avec les étapes de Brian et Heli dans le système (cercle bleu à l'extérieur). Vous constatez que le système SAP fait la distinction entre les activités et les tâches. Les activités documentent ce qui est immédiatement entrepris pour résoudre ou atténuer un problème. Les tâches indiquent ce qu'un responsable affecté doit faire en tenant compte d'une date de début et de fin souhaitée.

1. Créer avis

   Lorsque vous créez l'avis, vous documentez le problème en cours et fournissez autant de détails disponibles pour fournir la meilleure entrée pour l'analyse suivante. Vous devez au moins fournir une description du problème. Si vous avez des images à portée de main, vous pouvez les ajouter à la notification. Si le problème est lié à un autre objet de données altérables dans le système, vous pouvez fournir un lien vers cet objet.

   Par exemple, lorsque vous saisissez une réclamation fournisseur, vous décrivez la nature du problème. Si vous connaissez également le numéro d'article, le numéro de lot ou même le numéro de poste de livraison, vous pouvez gérer ces informations dans les zones correspondantes de l'avis QM.

   1. Documenter les activités immédiates

      La personne qui crée l'avis documente les activités immédiates qu'elle a effectuées pour contenir le problème.

      Pour l'exemple de réclamation fournisseur, vous documentez que vous avez déplacé la quantité défectueuse vers le stock bloqué pour vous assurer que cet article ne peut plus être utilisé.

   2. Définir des tâches immédiates

      La personne qui crée l'avis peut également impliquer d'autres personnes en définissant des tâches immédiates. Contrairement aux activités immédiates, elles indiquent ce qui doit être fait, une date de fin souhaitée et un gestionnaire de tâche. Ce dernier est informé par courrier qu'il doit effectuer une tâche.

      Par exemple, lorsque vous saisissez une réclamation fournisseur et que la personne qui crée l'avis n'a pas accès au magasin, elle peut demander au magasinier de déplacer la quantité défectueuse dans le stock bloqué pour s'assurer que cet article ne peut plus être utilisé.

   3. Exécuter des tâches immédiates

      Une fois que le gestionnaire de tâches a été informé par e-mail, il vérifie la tâche, l'exécute et documente dans le système ce qu'il a fait et quand il l'a effectuée.

      Pour l'exemple de réclamation fournisseur, le magasinier peut indiquer qu'il a modifié le type de stock de la quantité défectueuse dans le système de gestion des emplacements de magasin comme demandé et qu'il a placé une étiquette rouge sur la palette dans le magasin.

2. Traiter avis

   Le responsable de l'avis reprend et analyse toutes les données fournies par l'auteur de l'avis. Ils exécutent une analyse des défauts (formelle ou informelle) et enregistrent les défauts dans le système. Pour chaque défaut, le responsable de l'avis documente à nouveau les activités immédiates qu'il a exécutées (le cas échéant) et définit les interventions correctives qui seront exécutées par le ou les gestionnaires de la tâche après en avoir été informés en conséquence.

   Pour l'exemple de réclamation fournisseur, l'auteur de l'avis a référencé un poste de livraison dans l'avis. Cependant, lors de l'exécution de l'analyse des défauts, le responsable de l'avis a constaté que certains des postes étaient cassés, tandis que d'autres ont été rayés. Par conséquent, ils créent un défaut dans le système pour les postes cassés et rayés, respectivement. En tant que tâche corrective, ils peuvent, par exemple, décider de polir les articles rayés, tandis que les articles défectueux doivent être renvoyés au fournisseur pour réparation.

3. Clôturer avis

   Lorsque toutes les tâches sont terminées, le gestionnaire des notifications vérifie le résultat et décide si des tâches supplémentaires sont requises. Si c'est le cas, ils les définissent et reviennent à l'étape 2. Si ce n'est pas le cas, ils documentent les leçons apprises et/ou la ou les causes profondes du ou des défauts et ferment l'avis dans le système.

   Pour l'exemple de réclamation fournisseur, une cause profonde pour les postes rayés peut être une gestion incorrecte par le personnel du magasin.

Chaque fois que vous exécutez une fonction dans l'avis, le système SAP affecte automatiquement le statut correspondant à l'avis. Le statut système actuel vous indique la phase de traitement atteinte par l'avis et les étapes qui doivent encore être implémentées. En règle générale, l'avis doit avoir un certain statut avant de pouvoir être traité ultérieurement. Si le statut correct est manquant, un message système s'affiche pour vous informer. Un avis peut, par exemple, être en cours, en cours de traitement ou clôturé. En outre, le système indique également s'il existe des tâches en cours. Dans ce cas, vous ne pouvez pas clôturer un avis QM.

Les démonstrations suivantes illustrent une simple réclamation fournisseur et un processus de réclamation client simple à l'aide d'avis QM. Vous avez déjà vu ces démonstrations dans les chapitres Réclamation fournisseur et Réclamations client.