Carga de documentos ensamblados

Objective

After completing this lesson, you will be able to inspeccione la funcionalidad de los documentos ensamblados cargados.

Carga de acuerdo principal

Después de configurar los estilos en el archivo de Microsoft Word, guárdelo. A continuación, cárguelo en la plantilla de SAP Ariba Contracts o en el área de trabajo de contratos como Acuerdo principal o Apéndice del contrato. Al cargar el archivo, asegúrese de seleccionar el tipo de documento Acuerdo principal o Apéndice del contrato, según corresponda. Una vez cargado, el documento ensamblado tendrá el estado Borrador.

Nota

Cualquier archivo cargado como un tipo de documento de Documento no le permitirá ver las cláusulas en la Vista Esquema.

Durante el proceso de carga, el sistema lee el documento de Microsoft Word y organiza el contenido según corresponda. Cualquier contenido con un estilo aplicado que tenga un prefijo ignorado no se mostrará en la Vista Esquema. Por último, visualice el documento en la Vista Esquema para asegurarse de que se ve como esperaba.

Los propietarios de contratos pueden cambiar el idioma dentro del Acuerdo principal según lo consideren necesario hasta que se publique el área de trabajo de contrato. Pueden sustituir cláusulas, realizar adiciones o eliminaciones. Otros usuarios pueden revisar y/o aprobar estos cambios si el contrato incluye tareas de Revisión y/o Aprobación.

A continuación se muestra una representación en paralelo de un acuerdo principal en un documento de Microsoft Word con estilo y la vista Esquema.

Captura de pantalla de la vista paralela del contrato principal con estilo y vista esquema del mismo documento.

Editar y volver a cargar

Puede editar el documento de Microsoft Word según sea necesario y luego guardarlo en su ordenador. Cuando esté listo para volver a cargar, utilice la función Arrastrar y soltar para cargar el documento revisado. Cuando el sistema detecte que se ha cargado un documento nuevo, le preguntará qué desea hacer con él.

Existen tres opciones:

Revisar documento cargado
Actualizar con documento cargado
Descartar documento cargado

La opción Revisar documento cargado le lleva a la vista de revisión de la pantalla Revisar modificaciones. A continuación, puede:

Seleccione Siguiente/Anterior para alternar y revisar las modificaciones.
Seleccione Procesar cambios para aceptar y confirmar estos cambios en el documento en SAP Ariba Contracts.
Seleccione Rechazar modificaciones para rechazar y descartar estas modificaciones.

La opción Actualizar con documento cargado omite la vista de revisión de la pantalla Revisar cambios. Con esta opción, todos los cambios se procesarán automáticamente y se aceptarán en el documento dentro de SAP Ariba Contracts.

La opción Descartar documento cargado cancela la carga del documento. No se procesarán cambios y el documento permanecerá igual que antes de la función de arrastrar y soltar.

Reproduzca el video para aprender a cargar y gestionar documentos ensamblados.

La vista Esquema

SAP Ariba Contracts muestra un fragmento (los primeros 200 caracteres) para cada cláusula en la Vista Esquema e indicará el tipo de cláusula. Recuerde que una cláusula que se muestra en la Vista Esquema no proviene necesariamente de la Biblioteca de cláusulas.

Los clientes pueden elegir diferentes métodos para finalizar sus documentos contractuales en función de las preferencias personales, el número de recursos legales y la madurez de las políticas internas. Algunos prefieren utilizar un acuerdo estándar en línea, que no modificarán después de la carga, o lo modificarán sin conexión. Otros utilizarán la Biblioteca de cláusulas de SAP Ariba para actualizar dinámicamente sus acuerdos importando cláusulas creadas previamente.

Como los administradores actualizan la Biblioteca de cláusulas, que tienen acceso directo a ella, los propietarios del contrato utilizan la Vista Esquema de sus documentos ensamblados para comprobar si hay cláusulas alternativas o para importar nuevas.

Captura de pantalla del menú Vista Esquema y el botón Acciones que le permite sustituir, promover en sección, ver versiones, eliminar.

Acción	Pasos para llevar a cabo la acción
Agregue una nueva cláusula o varias cláusulas nuevas al documento.	Seleccione Acciones→Agregar cláusulas para acceder a la Biblioteca de cláusulas. Expanda las carpetas de la Biblioteca de cláusulas y seleccione las casillas de verificación de las cláusulas que desea incluir.
Edite una cláusula.	Descargue el documento en su sistema, edítelo utilizando Microsoft Word o cualquier otro editor OpenXML y cárguelo de nuevo o arrástrelo y suéltelo de nuevo en el área de arrastrar y soltar en la esquina superior izquierda de la pantalla Documento.
Sustituir una cláusula.	Seleccione la cláusula y elija Acciones→Sustituir para seleccionar una cláusula sustituta de la Biblioteca de cláusulas. Cuando sustituye una cláusula, el documento en el escritorio y la Vista Esquema se actualizan.
Mover una cláusula.	Seleccione la cláusula y arrástrela y suéltela en la nueva ubicación.
Elimine una cláusula.	Seleccione la cláusula y elija Acciones→Eliminar para eliminar una cláusula. SAP Ariba Contracts sustituye esta cláusula por el texto Cláusula suprimida intencionadamente.
Ver versiones de una cláusula.	Seleccione la cláusula y elija Acciones→Ver versiones para ver las versiones de una cláusula. Puede seleccionar el nombre de la cláusula y Reemplazar documento para reemplazar una versión de una cláusula por otra.
Convierta una cláusula en una sección.	Seleccione la cláusula y elija Acciones→Promover a sección para convertir una cláusula en una cabecera de sección.
Visualización de cláusula de filtro.	Seleccione el menú Tipo de cláusula y elija un tipo de cláusula. Esto filtra las cláusulas que ve en la Vista Esquema. Puede seleccionar Todo para mostrar todas las cláusulas.

Biblioteca de cláusulas

Si los propietarios prefieren actualizar sus acuerdos a través del sistema, pueden aprovechar las cláusulas almacenadas en la Biblioteca de cláusulas. Idealmente, las cláusulas de la Biblioteca de cláusulas han sido aprobadas previamente por la organización para su uso en documentos de contrato y marcadas como:

Preferido
Alternativa
Reserva

Cuando se utilizan cláusulas en un Acuerdo principal o Apéndice del contrato, el sistema realiza un seguimiento de qué cláusulas se utilizan tal cual desde la biblioteca o si provienen de otra fuente. Esto permite a los responsables de aprobación centrarse en el idioma no estándar utilizado en los contratos en lugar de tener que revisar todo el texto de los documentos de contrato. Esto optimiza el proceso de aprobación y facilita la transferencia de los estándares de toda la organización a los creadores de contratos. En el sistema, la Biblioteca de cláusulas se gestiona como un proyecto de biblioteca de contratos, proporcionando a los autores de cláusulas control de acceso y una estructura de carpetas organizada para almacenar cláusulas.

El uso de la Biblioteca de cláusulas proporciona muchas ventajas. Permite a su organización:

Cree contratos consistentes mientras utiliza cláusulas aprobadas previamente.
Requerir aprobaciones a nivel de cláusula para utilizar una cláusula de la Biblioteca de cláusulas, para editar una cláusula en la Biblioteca de cláusulas, la plantilla de proyecto de contrato o un área de trabajo de contrato.
Informe sobre el uso y la edición a nivel de cláusula.
Vea texto de ayuda o tácticas de negociación que su contraparte no pueda ver.

Resumen de la lección

Configurar y cargar: guarde el archivo con estilo de MS Word y cárguelo como Acuerdo principal o Apéndice del contrato en SAP Ariba Contracts.
Gestión de documentos: Edite, revise y actualice los documentos cargados utilizando la vista Arrastrar y soltar y redlining para realizar cambios.
Biblioteca de cláusulas: Utilice la Biblioteca de cláusulas para las cláusulas aprobadas previamente, el seguimiento del uso y la optimización del proceso de aprobación.
Vista Esquema: compruebe los tipos de cláusula y los fragmentos en la Vista Esquema, que ayuda a finalizar y revisar documentos de contrato.
Beneficios: Aproveche la Biblioteca de cláusulas para obtener contratos consistentes, aprobaciones a nivel de cláusula y generación de informes de uso.

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