Configuración de las propiedades del documento

Las propiedades del documento son campos que se pueden insertar en un documento de contrato de Microsoft Word que luego se actualizará dinámicamente cuando se actualicen los campos de un área de trabajo de contrato.

Puede utilizar propiedades de documento en un Acuerdo principal o Apéndice de contrato incluidos en una plantilla o en un área de trabajo de contrato. En la mayoría de los casos, los autores de plantillas configuran las propiedades de los documentos en los documentos de plantillas para garantizar la estandarización y respetar la regulación interna.

Por ejemplo, puede configurar el atributo de contrato Nombre de proveedor como una propiedad de documento. A continuación, inserte esta propiedad del documento como un campo (un campo de propiedad del documento) en el documento Acuerdo principal. Cuando el atributo Nombre de proveedor se establece o cambia en el área de trabajo de contrato, el sistema actualiza el Acuerdo principal con el nuevo valor para el Nombre de proveedor cuando genera el documento a continuación.

SAP Ariba admite dos tipos de propiedades de documento para atributos de contrato:

• Propiedades de solo lectura: el sistema solo lee los valores de atributo de contrato para establecer los valores de propiedad del documento. Los valores de atributo de contrato no se ven afectados por ningún cambio en el documento. De forma predeterminada, los campos como ID de contrato, Título, Mercancía, Región, Nombre de proveedor se pueden configurar como propiedades de documento de solo lectura. Las propiedades de solo lectura se pueden utilizar varias veces en un documento de contrato.
• Propiedades editables: el sistema puede leer y modificar los valores de atributo de contrato utilizando los valores de propiedad del documento. La modificación del valor de campo en el documento también modifica el valor de atributo de contrato correspondiente. De forma predeterminada, la Fecha del acuerdo, la Fecha de entrada en vigor y la Fecha de expiración se pueden configurar como propiedades del documento editables. Las propiedades editables se pueden utilizar una vez en cualquier documento de contrato.

Puede configurar las propiedades del documento de dos maneras:

• Utilizando la interfaz de SAP Ariba Contracts para seleccionar los campos de atributo de contrato. Este método no requiere escribir y no podrá establecer un valor inicial o de marcador de posición para que aparezca en el documento antes de establecer el valor final. Utilice el menú de flechas para añadir los campos en a la sección Disponible para su uso en Microsoft Word.
• Mediante el panel Propiedades de Microsoft Word. Este método requiere que escriba el nombre de propiedad de documento correcto y podrá establecer un valor inicial o de marcador de posición antes de establecer el valor final. Consulte la guía de creación de contratos mejorada en help.sap.com para obtener una lista completa de las propiedades del documento disponibles.

Para configurar las propiedades del documento con Microsoft Word, siga estos pasos:

1. Acceda al menú Archivo.
2. Seleccione Propiedades→Propiedades avanzadas→ Pestaña personalizada.
3. Introduzca el Nombre y el Valor para la propiedad. En este ejemplo, tenemos caBuyer.CorporateAddress.PostalAddress.Country.Name como nombre y dirección como valor.
4. Seleccione Añadir para introducir la propiedad del documento en Microsoft Word y OK para finalizar la modificación.

Inserción de campos para propiedades de documento en texto

Después de configurar las propiedades, tendrá que insertar un campo para la propiedad del documento en los documentos ensamblados. Puede insertar una propiedad de documento editable solo una vez en un documento determinado. Pero puede insertar una propiedad de documento de solo lectura tantas veces como desee dentro de un documento determinado. Por ejemplo, el campo Fecha de entrada en vigencia se puede insertar en varias cláusulas en todo el acuerdo principal.

Para insertar propiedades de documento en Microsoft Word, siga estos pasos:

1. Abra el documento ensamblado en Microsoft Word.
2. Seleccione la ubicación en la que desea que se añada el campo y seleccione Insertar un campo.
3. En el menú Nombre de campo, seleccione DocProperty.
4. Se abre el menú Campo de propiedad. Seleccione el campo que desea añadir de la lista Propiedad.
5. Seleccione OK para confirmar.

Las propiedades del documento se pueden incluir en las cláusulas almacenadas en la Biblioteca de cláusulas. Simplemente cargue un documento de contrato con cláusulas que contengan campos de propiedad del documento y, a continuación, publique estas cláusulas en la Biblioteca de cláusulas. Siempre que un autor de contrato utilice una de estas cláusulas de la biblioteca, incluirá la propiedad del documento. El contrato resultante incluirá automáticamente los valores extraídos de la sección Visión general del área de trabajo de contrato.

• Actualizaciones dinámicas: las propiedades del documento permiten que los campos de un documento de contrato de Microsoft Word se actualicen dinámicamente con cambios de área de trabajo.
• Tipos de propiedades: SAP Ariba admite dos tipos: Solo lectura, como ID de contrato y Editable, como Fecha de entrada en vigor.
• Métodos de configuración: las propiedades del documento se pueden configurar mediante la vista Esquema de SAP Ariba Contracts o el panel Propiedades de Microsoft Word.
• Insertar campos: una vez configurados, inserte campos para las propiedades del documento en el documento ensamblado.
• Biblioteca de cláusulas: las propiedades del documento se pueden incluir en cláusulas almacenadas en la Biblioteca de cláusulas para su uso en contratos.