The maintenance order serves as an instrument for planning and executing maintenance tasks. This means the order is the cost object for all costs resulting from resource planning and consumption. The costs of the resources required when performing tasks generate debits for the order in the form of actual costs.
Auftragsabrechnung
Der Instandhaltungsauftrag dient als Instrument für Planung und Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen. Der Auftrag ist somit zunächst der Träger aller Kosten, die infolge der Ressourcenplanung und des Ressourcenverbrauchs entstanden sind.
Die Kosten für die bei der Durchführung der Maßnahmen benötigten Ressourcen erzeugen auf dem Auftrag Belastungen in Form von Istkosten. Um eine dem Verursacherprinzip gerechte Verrechnung und Verfolgung der Kosten zu gewährleisten, müssen folgende Fragen beantwortet werden:
Ist der Auftrag tatsächlich der Kostenverursacher?
Welche Rolle spielt dabei der Anforderer bzw. das Objekt dieser Maßmnahme?
Dies ist die Grundlage der Auftragsabrechnung.
Ablauf der Abrechnung
Je nach Art der Maßnahme wird der Auftrag auf seinen tatsächlichen Verursacher abgerechnet und damit um die Kosten des Ressourcenverbrauchs entlastet.
Die Kosten des Auftrags trägt ein anderer Empfänger, der gleichzeitig ein Objekt der Kostenrechnung ist. Dies kann beispielsweise die Kostenstelle des Instandhaltungsobjektes oder der Organisationseinheit sein, die diese Maßnahme veranlasst hat. Der Auftrag ist demnach lediglich Sammler aller während seiner Planung und Durchführung anfallenden Kosten zwecks ihrer maßnahmenbezogenen Betrachtung.
Abrechnung laufender Maßnahmen
Continuous maintenance tasks, which are performed in the course of technical support for a specific maintenance object, are usually settled to the cost center of the object in question. This is only possible if the corresponding cost center is entered as the receiver in the settlement rule for the order. The actual costs for the order are passed on to the cost center, which debits this cost center and credits the order. The actual cost balance for the order is zero once settlement is complete, while the cost center has actual costs greater than zero.
Kontierungsobjekte der Auftragsabrechnung
Besides the cost center, other settlement receivers are possible. This usually depends on the type of task performed. Tasks of an investment nature that lead to an increase in the asset value can be settled on an asset as would be done in Asset Accounting. Larger tasks, such as shutdown projects, can be settled on the corresponding WBS element for the project. This is controlled by an order-specific settlement rule.
Bildung der Abrechnungsvorschrift
The settlement rule can be set up automatically and manually, and with or without system defaults. It is set up for technical completion of an order, at the latest.
While the settlement rule is defined during order processing, and usually only once, settlement is a separate operation and can be repeated.
Abrechnung vorgangskontierter Aufträge
Standardmäßig leiten die Vorgänge ihre Abrechnungsvorschrift nach der bisherigen Logik ab. Wenn dem Vorgang ein technisches Objekt zugeordnet ist, wird dies zur Ableitung der Standardregel verwendet.
Auftragsbelastung nach der Abrechnung
An order for which settlement is complete can still be debited with actual costs.
This is particularly likely in the case of orders that extend across several posting periods (which may mean months). As a result of these debits, the actual cost balance for the order is again greater than zero, and can be reduced to zero again by means of a further settlement. Settlement is technically possible, provided business completion has not been performed for the order.
Möglichkeiten des Auftragsabschlusses
Der Abschluss eines Auftrags setzt sich aus mehreren Schritten zusammen. Zunächst wird der Auftrag seitens der Instandhaltung technisch abgeschlossen, sobald die durchzuführenden Arbeiten auch vollständig erbracht wurden. Dabei findet kein Kostenfluss statt. Es wird lediglich die Abrechnungs-vorschrift, falls diese nicht vorher schon spezifiziert wurde, festgelegt. Der Auftrag ist nicht mehr änderbar.
Der Auftrag kann mit beliebigen Zeitverzug zu seinem technischen Abschluss abgerechnet werden. Hierbei wird der Auftrag um die Istkosten entlastet. Eine Belastung des Auftrags mit weiteren Istkosten sowie eine anschließende erneute Abrechnung ist möglich. Ein vollständig abgerechneter Auftrag - Istkostensaldo gleich Null - wird schließlich kaufmännisch abgeschlossen. Danach kann der Auftrag keine weiteren Belastungen mit Istkosten erfahren.
Belegfluss
Der Belegfluss zeigt aufeinanderfolgende Belege, die direkt mit einer Transaktion zusammenhängen. Die Belege enthalten Informationen über den zeitlichen Ablauf und den jeweiligen Status. Darüber hinaus sind auch Referenzbelege zugänglich.
Objekte im Belegfluss
Meldung
Auftrag
Zeitrückmeldung
Warenausgang
Leistungserfassungsblatt
Rechnung
Wartungsplan
