Im Unternehmen soll eine ordnungsgemäßes Controlling der Instandhaltungsaufträge als Teil des Gemeinkostencontrollings durchgeführt werden.
Hierzu soll die Kalkulation der Ressourcen des Auftrags eingerichtet werden. Weiterhin sollen für bestimmte Ressourcen Gemeinkostenzuschläge kalkuliert werden.
Fremdbeschaffte Leistungen und Materialien sollen als Obligo auf den Aufträgen ausgewiesen werden.
Organisationsebenen Finanzbuchhaltung und Controlling
Voraussetzungen
Die Instandhaltung ist als Teil der Logistik mit den Bereichen des Rechnungswesens integriert. Voraussetzung für ein funktionierendes Controlling der Instandhaltungsaufträge ist die korrekte Einrichtung der Organisationseinheiten in Finanzbuchhaltung und Controlling sowie die Einrichtung instandhaltungspezifischer Kostenstellen mit der zugehörigen Jahresplanung.
- Mandant:
- Der Mandant repräsentiert die Firma/den Konzern und bildet die Datenbasis für die gesamte Firma.
- Kontenplan:
- Jeder Buchungskreis im SAP-System verwendet Sachkonten aus genau einem Kontenplan. Innerhalb eines Kontenplans sind die Hauptbuchkonten eindeutig definiert. Die Identifikation der Kontenpläne ist frei definierbar.
- Kostenrechnungskreis:
- Innerhalb eines Kostenrechnungskreises kann eine vollständige, in sich abgeschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden.
- Zum Zweck der buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung können mehrere Buchungskreise einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden.
- Buchungskreis:
- In der Buchhaltung werden die Geschäftsvorfälle grundsätzlich auf der Ebene des Buchungskreises erfasst, gespeichert, weiterverarbeitet und die Konten geführt. Sie können für jeden Mandanten mehrere Buchungskreise einrichten, um die Buchhaltung z.B. mehrerer selbständiger Landesgesellschaften gleichzeitig führen zu können. Es muss aber mindestens ein Buchungskreis eingerichtet werden.
- Geschäftsbereich:
- Der Geschäftsbereich repräsentiert eine organisatorische Einheit, für die ein internes Berichtswesen aufgebaut werden kann. Für einen Buchungskreis kann es mehrere Geschäftsbereiche geben, die jedoch für alle anderen Buchungskreise ebenfalls gelten. Daher müssen die Geschäftsbereiche in allen Buchungskreisen die gleiche Bedeutung haben. Die Nutzung dieser Organisationsebene ist optional. Sie werden die Geschäftsbereiche nutzen, wenn Sie nicht nur für Buchungskreise, sondern auch für zusätzliche interne Bereiche eine Bilanz sowie eine Gewinn-und Verlustrechnung erstellen wollen.
Kostenstellen
Within the defined controlling area, two cost centers are relevant for plant maintenance in the course of internal activity allocation:
The cost center that provides a service (cost center for the work center)
The cost center that requests a service (cost center for the technical object)
Abhängigkeiten von Leistungen, Kosten und Abrechnungen im Instandhaltungsauftrag
Terms in Maintenance are as follows:
Costs:
Costs are generally the value-based consumption of production factors for activity output and input, and for securing the necessary capacity within the company.
Activities:
Activities are the result of the combination of factors in the company; that is, the goods and services created during business.
Settlements:
Settlements are complete or partial allocations of the costs determined for an object to another object. When resources are consumed, the maintenance order is debited with the cost of the resource consumption. The settlements credit the order by passing the costs on to another object.
Expenses and revenues:
Costs for an order usually also represent expenses, while activities are not usually regarded as revenues, since they are not sold.
Wertefluss in Instandhaltungsaufträgen
In the case of repair, inspection, or maintenance orders, the order is debited with planned costs when the required resources are dispatched. Each time resources are subsequently consumed, the order is debited with actual costs for the resource values. In the completion phase, the orders are credited by settlement with the resource consumption costs.
The following applies to refurbishment orders: When the required resources are dispatched, the order is debited with planned costs representing the value of these resources. Subsequently, each time the resource is consumed, the order is debited with the actual costs that correspond to the value of the resource. Following delivery of the refurbished material, the order is credited with the value of the material. During settlement, the balance of actual costs and services is allocated to the material.
Kosten in den Instanhaltungsprozessen
Abhängig von der Bearbeitungsphase des Auftrags können folgende Kosten unterschieden werden:
- Schätzkosten:
- Im Rahmen einer ressourcenneutralen Auftragsplanung, um das voraussichtliche Kostenvolumen eines Auftrags zu spezifizieren. Die Schätzkosten werden im Auftrag manuell eingetragen. Vor der Auftragsfreigabe können Schätzkosten in Form eines manuell eingegebenen Anhaltswertes eingegeben werden. Die Kostenschätzung kann als Gesamtschätzung für den Auftrag oder auf Basis von Wertkategorien (Eigenpersonal, Fremdpersonal, Eigenmaterial etc.) erfolgen. Schätzkosten werden für spätere Auswertungen ins Informationssystem (PMIS) fortgeschrieben.
- Plankosten:
- Bei der Einplanung von auftragsspezifischen Ressourcen (Arbeitsvorgänge mit Eigenleistung, Materialien, etc.) werden infolge der Kalkulation Plankosten des Auftrags automatisch ermittelt. Die Plankosten sind nicht manuell pflegbar.
- Istkosten:
- Infolge des Verbrauchs von Ressourcen (Eigenleistungen, Materialien, etc.) mit Bezug zu einem Auftrag wird der Auftrag im Rahmen der Kalkulation automatisch mit Istkosten belastet. Die Istkosten können nicht manuell eingegeben werden.
