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Die Projektsteuerung bietet einen Rahmen, in dem der Projektmanager und die Sponsoren Entscheidungen treffen können, die sowohl den Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder als auch den strategischen Unternehmenszielen entsprechen oder auf Umstände eingehen können, unter denen diese möglicherweise nicht übereinstimmen.

© Project Management Institute, Inc. Ein Leitfaden für das Projektmanagement-Gremium des PMBOK-Leitfadens. Sechste Auflage. 2017.

Die Projektsteuerung umfasst Folgendes:

• Leitung und Beaufsichtigung des Managements der Projektarbeit
• Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien, Standards und Richtlinien
• Festlegung von Governance-Rollen, Zuständigkeiten und Behörden
• Entscheidungsfindung in Bezug auf Risikoeskalationen, Änderungen und Ressourcen (z. B. Team, Finanzen, physisch, Einrichtungen)
• Sicherstellung einer angemessenen Einbindung der Stakeholder
• Performance überwachen

In jedem Projekt ist es wichtig, die Standarddefinition der Projekt-Governance zu haben. Er beschreibt die Beziehung zwischen den verschiedenen Gruppen und Stakeholdern, die an dem Projekt beteiligt sind.

Die Projektsteuerung beschreibt den Informationsfluss zwischen dem Projekt und allen Stakeholdern. Er gibt die Entscheidungsfindungs- und Eskalationsschritte zur Lösung von Problemen an.

Der Governance-Rahmen weist eine Reihe von Merkmalen auf, die festgelegt werden müssen. Der Schwerpunkt liegt auf der Realisierung des geschäftlichen Nutzens, dem Management von Risiken und Problemen sowie der Durchsetzung der Standards und der Verantwortlichkeit für das Projekt.

Sie muss auf die Governance abgestimmt sein, die das Unternehmen bereits hat. Es muss auch sicherstellen, dass Kommunikation und Botschaften den Anforderungen des Unternehmens und der Stakeholder entsprechen. Die Governance muss an jeden Kunden angepasst werden. Es gibt keine Größe, die zu allen passt.

SAP stellt Werkzeuge bereit, um die Dokumentation zu unterstützen und den Gesamtfortschrittsstatus zu verfolgen. Traditionell wurde SAP Solution Manager verwendet, aber mit der Einführung cloudbasierter Lösungen ist SAP Cloud ALM häufiger geworden. Für SAP S/4HANA Cloud Edition wird empfohlen, SAP Cloud ALM zu verwenden.

In einem On-Premise-Szenario verwendet ein Projektmanager höchstwahrscheinlich SAP Solution Manager, um Dokumentations- und Tracking-Aktivitäten auszuführen. In einem Cloud-Szenario wird SAP Cloud ALM häufiger verwendet. Der Trend in SAP besteht darin, sich von SAP Solution Manager zu SAP Cloud ALM zu entwickeln.

Beide Werkzeuge, SAP Solution Manager und SAP Cloud ALM, können die zentrale Datenquelle für die Projektdokumentation für alle Arbeitsbereiche bereitstellen. Die Lösungsdokumentation wird nun seit mehr als 20 Jahren in SAP-Projekten verwendet.

Diese Tool-Funktionen können mit anderen Produkten, SAP und keiner SAP, zu unterschiedlichen Zwecken zusammenarbeiten, z. B. zu Dokumentations-, Test- und Prozessmodellierungszwecken. Ein Beispiel, das bei SAP-Implementierungen eine wichtige Rolle spielt, ist SAP Signavio.

Der Projektmanager, der die Governance einrichtet, muss die wichtigsten Akteure identifizieren, die Teil der Governance sein werden, und dann in die Stakeholder-Gruppe einbinden. Im Allgemeinen werden die wichtigsten Akteure im Projektvertrag oder in der Leistungsbeschreibung angegeben.

• Ebene 1 – Vorstand

  • Setzt Geschäftsvision und -ziele

  • Genehmigt die Projektvision

  • Delegiert Befugnisse an den Lenkungsausschuss

  • Vergibt Fördermittel für das Projekt

• Ebene 2 – Lenkungsausschuss

  • Genehmigt Projektziele

  • Genehmigt Projektergebnisse

  • Genehmigt Projektänderungen gemäß den delegierten Behörden

  • Delegiert Behörden an den Betriebsausschuss

  • Eskaliert ungelöste Probleme an den Vorstand

• Ebene 3 - Betriebsausschuss

  • Überwacht und koordiniert Aktivitäten in allen Arbeitsbereichen des Projekts

  • Delegiert Vollmacht an laufende Besprechungen

  • Eskaliert ungelöste Probleme an den Lenkungsausschuss

• Ebene 3 - Integrierender Ausschuss

  • Trifft projektübergreifende Entscheidungen zur Integration und Stammdatenverwaltung

  • Definiert das Integrationspunktregister und steuert es.

  • Definiert eine projektübergreifende Releasestrategie

  • Stellt die Integration und Konsistenz zwischen den Projektleistungen mehrerer Projekte sicher

• Ebene 4 – Laufende Besprechungen

  • Klärt laufende offene Probleme

  • Eskaliert nicht behobene Probleme an Stufe 3

  • Trifft Entscheidungen, wie von Stufe 3 delegiert

• Die wichtigsten Enablement-Bereiche für das Kundenteam sind:

  • Lösungskompetenz

  • Technisches Fachwissen

  • Projektmanagement

• Alle Mitglieder des Kundenteams verfügen über eine Überblicksschulung zu SAP Activate.

• Vor den Workshops zur Lösungsvalidierung sollten Richtlinien entwickelt und eine Schulung zu Lösungsvalidierungsrichtlinien durchgeführt werden.

• Die Schulung zur Lösung und zum technischen Fachwissen ist Teil des Schulungsplans des Kundenteams und wird vor der Lösungsvalidierung durchgeführt.

• Workstream-spezifisches Wissen, das auch während Informations- und Design-Thinking-Workshops in relevanten Arbeitsgruppen an die Teammitglieder des Kunden weitergegeben wird.

• Das Register der Projektverfahren wird aus dem Projektmanagementplan gezogen, und das Kundenteam wird in Bezug auf diese Standards (und Tools, einschließlich Solution Manager) geschult, sobald Standards entwickelt und Tools eingerichtet werden.

Wenn eine neue Lösung implementiert wird, entsteht ein neuer Schulungsbedarf, da betroffene Benutzer neue Möglichkeiten zur Ausführung ihrer Aufgaben erlernen müssen.

Eine kritische Aufgabe ist die im Zusammenhang mit dem Organizational Change Management (OCM).

Der Zweck besteht darin, alle relevanten Analysen des Organizational Change Management (OCM) durchzuführen (Änderungseinfluss-Analyse, Kommunikationsbedarfs- und Kanalanalyse, Lernbedarfsanalyse und Stakeholder-Analyse), um OCM-Aktivitäten für was, wann und wer zu entwickeln und zu planen. Dies unterstützt eine effiziente und effektive OCM-Bereitstellung, die sich auf die Änderungsbereitschaft und die Benutzerakzeptanz auswirkt.

Der nächste Schritt besteht darin, Change Agents zu identifizieren und als Botschafter zu nominieren, die die digitale Transformation unterstützen.

Wenn Sie sich die Roadmap für SAP SuccessFactors ansehen und den Lösungseinführungs-Workstream prüfen, scheint die Lösungsakzeptanz in den frühen Phasen des Projekts nicht sehr präsent zu sein. Das ist nicht korrekt. Der Schwerpunkt der Übersichtsdiagramme liegt auf einigen Aktivitäten. Sobald Sie jedoch den Inhalt (Aufgaben und Beschleuniger) erkunden, stellen Sie fest, dass Aktivitäten stattfinden. Die OCM-Auswirkungsanalyse erfolgt in der Phase „Explore" wie für andere Roadmaps.

Das Customer Center of Expertise (CCoE) ist ein Organisationsmodell, das als Hub für die Zusammenarbeit zwischen IT und Geschäftsbereichen dient. Ziel des CCoE ist es, Transparenz und Effizienz bei der Implementierung, Innovation, dem Betrieb und der Qualität von Geschäftsprozessen und Systemen von SAP zu gewährleisten. CCoE treibt die kontinuierliche Verbesserung und kontinuierliche Innovation zentral voran.

• Hypercare-Phase oder Stabilisierung ist ein Zeitraum nach dem Produktivstart innerhalb der Deploy-Phase. Er soll sicherstellen, dass alle kritischen Probleme, die während des Produktivstarts oder nach Beginn der Arbeit mit dem System aufgetreten sind, umgehend behoben werden, um den Betrieb von Geschäftsprozessen zu unterstützen.

• Die häufigsten Probleme innerhalb der Hypercare-Phase sind:

  • Dringende Berechtigungsänderungen und

  • Fragen zur Verwendung der Funktion.

• Häufigste Herangehensweisen an die Hypercare-Phase:

  • Temporäres Verfahren für die Bereitstellung von Notfallberechtigungen (Artefakt 'Project Procedure - User Management for Go-Live').

  • Verteilung von Anwendungsberatern auf Niederlassungen.

  • Einrichtung eines dedizierten Space, in dem Benutzer mit Hilfe von Anwendungsberatern Vorgänge ausführen können.

• Die technische Architektur und Infrastruktur für die SAP-Implementierung wird zunächst in der Discover-Phase erfasst und enthält folgende Aspekte:

  • Rechenzentrumsstrategie

  • Anforderungen an Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und Kapazität (Hardware-Sizing)

  • SAP-Empfehlungen zu Systemlandschaften für eine bestimmte Lösung

• Ausgehend von der Ausgangssicht werden erste Hardwarespezifikationen für den Kauf von Hardware entwickelt. Da die detaillierten Anforderungen und das Lösungsdesign in der Phase „Explore" erörtert werden. Das Sizing sollte nur für die Private Cloud Edition relevant sein, da es sich um den einzigen angebotenen On-Premise-Ansatz handelt.

• Während der Realisierungsphase wird ein Performancetest durchgeführt, um zu bestätigen, dass die Lösung für den Produktivladevorgang bereit ist. Unter Umständen sind Korrekturen in der Hardware erforderlich.