Como engenheiro no departamento de P&D, você cria inúmeros desenhos e diagramas. Agora, você quer utilizar esses arquivos com mais eficiência com o sistema da SAP; uma rede de status desempenha uma função importante em releases específicos. Os arquivos externos também são utilizados em outras unidades da empresa, por isso, eles também devem estar disponíveis em outros objetos SAP. Durante o processamento dos documentos, suas propriedades muitas vezes precisam ser definidas para que outros processadores possam encontrar os documentos inserindo essas propriedades. Além disso, você precisa de uma ferramenta que possa utilizar para procurar os dados mestre de um documento.
O que é o registro info de documento?
Você pode utilizar a administração de documentos para ajudar a ligar originais ao sistema SAP ERP. Você utiliza um objeto ERP, nomeadamente o registro info de documento, para esse fim. O vídeo a seguir expande esse conceito.
Chave do documento
Você acessa um registro info de documento por meio de uma chave de documento. A chave é composta por um número do documento, um tipo de documento, um documento parcial e uma versão.
Um número de documento externo é atribuído diretamente pelo responsável. Um número interno do documento é atribuído pelo sistema ERP, com o intervalo de numeração sendo determinado de acordo com o tipo de documento. O intervalo de numeração tem 20 caracteres de comprimento. Uma vantagem importante da administração de documentos é a capacidade de utilizar atribuições mistas de números. Neste caso, um usuário atribui um número externo e o sistema adiciona automaticamente um número interno ao mesmo.
O tipo de documento é o elemento de controle central na administração de documentos. Por exemplo, a rede de status, as ligações entre objetos e a estrutura da tela dependem do tipo de documento e decide se o original é verificado na área de segurança do arquivo com o SAP Knowledge Provider. A parte do documento serve para classificar um documento.
Você pode utilizar a versão do documento para administrar o status da modificação do documento, de modo que não seja essencial utilizar o controle de modificações para isso. Ao utilizar a atribuição de versão automática, você pode garantir que não tem lacunas na sua criação de versões. O incremento de versão, definido no customizing, determina se o número da versão é aumentado numericamente ou alfanumericamente.
Tela de dados básicos no SAP Document Management
A exibição de síntese do registro info de documento facilita a navegação e fornece uma boa síntese no sistema. Você pode utilizar botões para executar as funções importantes. Você utiliza o SAP Knowledge Provider (KPro) para arquivar originais, pode processar qualquer número de originais e arquivar os mesmos na área de segurança do arquivo. Você pode utilizar o SAP Visual Enterprise Viewer para exibir os originais integrados no registro info de documento. Este visualizador está incluído no SAP GUI e no launchpad do SAP Fiori.
Administração de status
A administração de status suporta o usuário na liberação de documentos. Uma rede de status pode ser utilizada para implementar verificações antes de o documento ser liberado para produção downstream. Usuários adicionais, que definem status de liberação correspondentes, também podem ser incluídos na liberação.
Você pode definir diferentes status para cada tipo de documento. Você também pode configurar a rede de status utilizando relações precedentes e sucessoras com um máximo de 6 precedentes para cada status (implementando uma nota, você pode aumentar o número de precedentes). Se você exibir a rede de status como um gráfico no registro info de documento, pode utilizar a cor e a forma para indicar a natureza do status individual.
O status amarelo é o atual. Os status vermelhos não podem ser definidos e o status verde pode ser acessado a partir dos atuais. Cada modificação do status é registrada em log e exibida no log de status. É assim que os usuários podem ver quem definiu qual status quando e com qual
Tipos de status
O tipo de status indica o status e, consequentemente, o documento, determinadas propriedades. Se você não definir um tipo de status, isso não tem mais efeitos. Você pode atribuir tipos de status mais de uma vez.
Status primário (P): este é um status padrão se você criar um documento. No entanto, ele só pode ser usado uma vez em qualquer
Status inicial (I): este é um status padrão se você criar um documento. Ele pode ser usado mais de uma vez em um documento.
Status de bloqueio (S): este status bloqueia a maioria das funções e campos do registro info de documento.
Status de campo de bloqueio (L): você define este status quando alguns campos estão bloqueados contra modificações. No customizing, você define os campos modificáveis. Todos os outros campos estão bloqueados.
Status de processamento original (O): este status é definido automaticamente quando você processa originais. Somente o usuário indicado pode processar o registro info de documento. O registro info de documento está bloqueado para todos os outros.
Status de arquivamento (A): este status é definido automaticamente quando você efetua o check in de originais para um arquivo ou copia um de um arquivo.
Status temporário (T): este status é utilizado para registrar atividades em log. Depois de definir o status e preencher o campo de log, o sistema retorna ao status precedente.
Status de check in (C): este status é definido automaticamente quando todos os arquivos originais estão na área de segurança do arquivo
Ligações de objetos
As ligações de objetos de registros info de documento a outros objetos ERP tornam as informações sobre originais acessíveis a esses objetos. Por exemplo, especificações, documentação ou textos podem ser ligados a um registro info de documento e, em seguida, usando uma ligação de objetos, disponibilizados para um mestre de materiais. Você pode visualizar essas informações diretamente no mestre de materiais.
Você pode definir ligações entre objetos do lado do objeto e do lado do registro info de documento. Essas ligações são especificadas para cada tipo de documento. Utilizando uma ligação de objetos, você pode criar um novo registro info de documento no objeto ERP. Dependendo do tipo de documento, você pode criar o registro simplesmente ou por meio de uma transação. No método simples, o registro info de documento é criado com uma atribuição interna de números. Em seguida, o usuário só precisa selecionar o arquivo original, a aplicação relevante e a área de segurança do arquivo.
Você pode exibir todas as versões, a versão mais recente ou todas as versões liberadas do documento no objeto. Na visão de tabela, a última versão ou a última versão liberada é sempre exibida em uma coluna designada.
Se você definir um bloqueio de eliminação para as ligações de objetos no customizing, o registro info de documento não pode ser eliminado se estiver ligado a um objeto.
Browser de documentos
Ao trabalhar com estruturas de documento, muitas vezes você quer uma maneira fácil de exibi-las. No passado, você pode ter utilizado a transação da estrutura do documento. Isso permitiu que você efetuasse modificações no primeiro nível, mas com o código de conjunto, você só podia exibir o segundo nível.
Utilizando o browser de documentos, você pode modificar facilmente documentos dentro de uma estrutura de documento multinível.
O browser de documentos está disponível em cada transação do registro info de documento, SAP GUI ou launchpad do SAP Fiori, dependendo de suas configurações do customizing. Se necessário, você pode desativar o browser.
No registro info de documento, selecione a ficha de registro Browser de documentos, onde você pode acessar uma estrutura de documento privada ou pública. A pasta de documentos públicos está disponível em cada documento para cada usuário.
No browser de documentos, você pode adicionar registros info de documento simples como um link. Você pode criar um novo documento, versão ou pasta. Você também pode exibir ou modificar o arquivo ou pasta existente.
Se necessário, você pode exibir um arquivo dos registros info de documento como uma miniatura. No entanto, isso deve ser ativado no customizing.
Quando você procura um documento com a transação de pesquisa CV04N, também pode utilizar o navegador de documentos.