Allgemeine Berechtigungen definieren

• DG Industries hat 15 Benutzer in der Verkaufsabteilung. Diese Benutzer benötigen die Berechtigung für die Menüs und Funktionen des Vertriebs in SAP Business One.
• Der Vertriebsleiter benötigt zusätzlich Zugriff auf Verkaufsberichte und Verkaufsanalyse-Dashboards. Dies ist ein sehr einfaches Beispiel für eine Autorisierungsanforderung; in der Praxis wären die Anforderungen viel komplexer.
• Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Berechtigungen optimiert zu implementieren:
  • Option 1: Richten Sie einen Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen ein, und kopieren Sie dann den Satz der Berechtigungen in die anderen Vertriebsbenutzer einschließlich des Vorgesetzten. Passen Sie die Berechtigungen für den Vertriebsleiter manuell an, um die zusätzlichen Berechtigungen hinzuzufügen, die für die Rolle erforderlich sind.
  • Option 2: Legen Sie eine neue Berechtigungsbenutzergruppe basierend auf der Standardberechtigungsgruppe für den Verkauf an. Ordnen Sie dieser Gruppe alle Benutzer zu, einschließlich des Vorgesetzten, und passen Sie dann die Berechtigungen für den Vertriebsleiter manuell an.
• In diesem Kurs erfahren Sie, wie die beiden Optionen funktionieren.

• Wenn ein Benutzerkonto für einen normalen Benutzer (kein Superuser) angelegt wird, kann sich der Benutzer bei SAP Business One anmelden, aber nicht auf Funktionen zugreifen.
• Der Benutzer benötigt sowohl eine Lizenz als auch allgemeine Berechtigungen für die Menüs und Funktionen, mit denen er arbeiten muss:
  • Die Art der einem Benutzer zugeordneten Lizenz bestimmt, welche Funktionen und Dokumente der Benutzer rechtmäßig nutzen darf. Wenn der Benutzer versucht, auf eine Funktion zuzugreifen, die außerhalb des Lizenzumfangs liegt, erhält der Benutzer einen Fehler, der vom Lizenzserver generiert wird.
  • Die allgemeinen Berechtigungen, die einem Benutzer erteilt werden, erlauben es dem Benutzer, auf die Funktionen und Objekte von SAP Business One im Rahmen der zugeordneten Lizenzart zuzugreifen oder diese zu aktualisieren. Mit diesen Berechtigungen kann ein Unternehmen den Zugriff auf Menüs und Funktionen basierend auf den Anforderungen der Rolle eines Benutzers einschränken. Wenn der Benutzer keine Berechtigung für ein Menü hat, erhält er einen Berechtigungsfehler, wenn er versucht, auf das Menü zuzugreifen.
• Beachten Sie, dass das Zuordnen einer allgemeinen Berechtigung zu einem Benutzer für eine Funktion, die durch die zugeordnete Lizenzart nicht zulässig ist, dem Benutzer keine Berechtigung für den Zugriff auf diese Funktion gewährt.

• Im Fenster für allgemeine Berechtigungen wird die Liste der Berechtigungen angezeigt, die einem ausgewählten Benutzer erteilt wurden. Das Benutzerkonto wird im linken Teil des Fensters auf der Registerkarte Benutzer ausgewählt.
• Berechtigungen werden nach Themenbereich aufgelistet und sind aufklappbar und stimmen in der Regel mit dem Hauptmenü überein.
• Ein als Superuser definierter Benutzer hat die volle Berechtigung für alle Menüs und Funktionen von SAP Business One, und Sie können die Berechtigungen für diesen Benutzer nicht ändern, da die Auswahl ausgegraut ist. Im Beispiel ist der ausgewählte Benutzer ein Superuser und hat die volle Berechtigung für alle Menüs und Funktionen. Aus diesem Grund muss einem Superuser eine Professional-Lizenz zugeordnet werden.

• Standardmäßig haben alle neu angelegten Benutzer, die keine Superuser sind, keine Berechtigungen für SAP-Business-One-Menüs oder -Funktionen. Allgemeine Berechtigungen müssen für jeden Benutzer festgelegt werden, damit er seine Arbeit ausführen kann. Im Beispiel ist der ausgewählte Benutzer ein normaler Benutzer und hat zunächst keine Berechtigung für Menüs und Funktionen.
• Hinweis: Berechtigungen sollten gemäß der für den Benutzer erworbenen Lizenz erteilt werden. Das Lizenzvergleichsdiagramm steht im Partnerportal zum Download zur Verfügung und zeigt die Zugriffsrechte für jede Lizenzart an.

• Benutzer sind nicht berechtigt, auf ein Formular, einen Bericht oder ein Dokument zuzugreifen, für das sie keine Berechtigung haben.
• Im Beispiel möchte ein CRM-Benutzer die Cashflow-Prognose anzeigen. Sie haben jedoch keine Berechtigung, auf diese Funktion zuzugreifen. Wenn Sie versuchen, auf den Menüeintrag zuzugreifen, wird eine Popup-Meldung angezeigt, die den Benutzer darüber informiert, dass er keine Berechtigung hat. Ein Superuser kann dem Benutzer vorübergehend einmaligen Zugriff auf die Funktion gewähren.
• Wenn der Benutzer permanenten Zugriff auf die Funktion benötigt, sollte die allgemeine Berechtigung zugeordnet werden.

Option 1 des Geschäftsszenarios ordnet Berechtigungen manuell einem Beispielbenutzer zu und kopiert dann die Berechtigungen für andere Benutzer.

• Um eine Berechtigung manuell festzulegen, öffnen Sie das Fenster Berechtigungen, und wählen Sie auf der Registerkarte Benutzer den Benutzer aus. Öffnen Sie dann die Dropdown-Liste für jedes Menü oder jede Funktion, und wählen Sie Volle Berechtigung oder Schreibgeschützt:
  • Wenn Sie Volle Berechtigung auswählen, kann der Benutzer Daten für diese Funktion anzeigen und ändern. Wenn diese Berechtigung beispielsweise für die Funktion Verkaufsangebot ausgewählt wird, kann ein Benutzer Verkaufsangebote anzeigen, anlegen und aktualisieren.
  • Wenn Sie Schreibgeschützt auswählen, kann der Benutzer Daten anzeigen, aber nicht ändern.
• Nur Superuser oder berechtigte Benutzer können Berechtigungen für Benutzer festlegen.
• Eine vollständige Erläuterung der einzelnen allgemeinen Berechtigungen finden Sie im Leitfaden Berechtigungen definieren.

• Wenn Sie eine Berechtigung für ein Modul zuordnen, z.B. Verkauf, wird dieselbe Berechtigung auf alle Untermenüs innerhalb des Moduls übertragen.
• Wenn Sie eine Berechtigung auf einer niedrigeren Ebene des Moduls zuordnen oder ändern, ändert sich die Berechtigung der obersten Ebene in Verschiedene Berechtigungen, um anzuzeigen, dass Berechtigungen im Baum weiter unten gesetzt sind.

• Im Fenster „Berechtigungen" können Sie auch den maximalen Rabatt festlegen, den ein Benutzer im Verkauf, Einkauf oder in anderen Formularen wie Geschäftspartner-Stammdaten und Zahlungsbedingungen anbieten kann. Wenn der Rabattprozentsatz null ist, darf der Benutzer überhaupt keinen Rabatt eingeben. In dem hier gezeigten Beispiel darf der Benutzer Rabatte von bis zu 15 % in Verkaufsbelegen eingeben.
• Sie können auch den Bargeldbetrag zulassen, den ein Benutzer in einer Eingangszahlung eingeben darf (Fenster Zahlungsmethoden, Registerkarte Bar). Wenn Sie das Ankreuzfeld markieren, können Sie den Barbetrag eingeben.

• Um Zeit zu sparen, können Sie die Berechtigungen von einem Benutzer auf andere Benutzer kopieren.
• Wählen Sie im Berechtigungsfenster den Benutzer aus, und wählen Sie dann die Drucktaste Berechtigungen kopieren. Eine Liste der Benutzer wird angezeigt, und Sie können mehrere Zielbenutzer für die Kopie auswählen.
• Sie können die Berechtigungen auch von einem ausgewählten Benutzer auf einen anderen Benutzer kopieren, indem Sie den Mauszeiger über den Quellbenutzernamen halten, bis ein schwarzes Rechteck angezeigt wird, und dann das Rechteck per Drag&Drop über den Zielbenutzer ziehen. Das System fordert Sie auf, die Übernahme der Berechtigungen zu bestätigen.

Option 2 des Geschäftsszenarios ordnet Benutzern Berechtigungen auf Ebene der Berechtigungsbenutzergruppe zu.

• Das Festlegen von Berechtigungen pro Benutzer kann zeitaufwendig sein. Wenn ein Unternehmen mehrere Benutzer hat, die dieselbe Rolle ausüben oder mit demselben Satz von Funktionen arbeiten, ist es effizienter, eine Berechtigungsbenutzergruppe zu verwenden.
• Berechtigungsbenutzergruppen sind vordefinierte Sätze von Berechtigungen, die mehreren Benutzern zugeordnet werden können.
• In einem neuen System gibt es vier von SAP definierte Standardgruppen, die die Berechtigungen enthalten, die in der Regel für finanz-, verkaufs-, einkaufs- und bestandsbezogene Rollen erforderlich sind.
• Sie können diese Standardbenutzergruppen sofort verwenden, sie bearbeiten, kopieren, um neue Gruppen anzulegen, oder Ihre eigenen Benutzergruppen von Grund auf neu anlegen.

• Um eine neue Berechtigungsgruppe anzulegen, wählen Sie die Drucktaste Gruppe anlegen, und geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
• Wählen Sie den Gruppentyp Berechtigung oder Alle Arten aus.
• Sie haben die Möglichkeit, ein aktives Datum festzulegen, wenn Sie eine neue Gruppe anlegen. Auf diese Weise können Sie die Berechtigungen vordefinieren und zu einem späteren Zeitpunkt ausrollen. Sie können auch einen aktiven Datumsbereich für jeden einzelnen Benutzer festlegen, den Sie der Gruppe hinzufügen.
• Für SAP HANA können Sie eine vordefinierte, veröffentlichte Cockpit-Vorlage zuordnen, die allen Gruppenmitgliedern zugeordnet wird. SAP stellt sofort einsatzbereite Vorlagen für Vertrieb, Finanzwesen, Einkauf und Bestand bereit. Sie können jedoch auch Ihre eigenen Cockpit-Vorlagen hinzufügen. Informationen zu Cockpit-Vorlagen finden Sie im Thema Erste Schritte im Programm Übersicht.

Hinweis: Benutzergruppen können auch für andere Verwendungsarten (z. B. Alerts und Formulareinstellungen) angelegt werden. Weitere Informationen zu diesen Gruppen finden Sie im Kurs Benutzer und Benutzergruppen in diesem Programm.

• Benutzergruppen vom Typ Berechtigung und Alle Arten sind im Fenster „Berechtigungen" sichtbar.
• Um Berechtigungen für eine Benutzergruppe festzulegen, wählen Sie im Fenster „Berechtigungen" die Registerkarte Gruppen, und wählen Sie dann die vordefinierte Gruppe aus. Sie können dann die Berechtigungen wie manuell für einen Benutzer festlegen.
• Die Berechtigungen gelten sofort für alle Benutzer in der Gruppe.

• Anstatt die Berechtigungen manuell für eine neue Benutzergruppe festzulegen, können Sie die Berechtigungen aus einer der vordefinierten Benutzergruppen kopieren, die sofort einsatzbereit sind (Verkauf, Einkauf, Finanzwesen und Bestand). Dies bietet Ihnen einen guten Ausgangspunkt für das Setzen von Berechtigungen. Wenn Sie beispielsweise eine neue Gruppe für Vertriebsleiter anlegen, können Sie die Standardbenutzergruppe Verkauf als Basis auswählen.
• Wählen Sie dazu die Drucktaste Berechtigungen kopieren. Wählen Sie dann die Zielbenutzergruppe aus.
• Anschließend können Sie die Berechtigungen in der neuen Gruppe nach Bedarf anpassen.

• Zusätzlich zum Zuordnen von Benutzern zu einer Gruppe, indem Sie sie der Gruppe hinzufügen, können Sie einen Benutzer einer Gruppe aus dem Benutzerkonto zuordnen. Wählen Sie im Benutzerkonto die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten rechts neben dem Feld Gruppen, und wählen Sie eine Gruppe aus der angezeigten Liste aus.
• Wenn Sie einen Benutzer einer Gruppe zuordnen, wird der Benutzer zur Gruppenliste hinzugefügt und erhält sofort die für die Gruppe festgelegten allgemeinen Berechtigungen.
• Hinweis: Wenn Sie eine Berechtigung in einer Gruppe ändern, nachdem Sie der Gruppe Benutzer zugeordnet haben, erhalten alle diese Benutzer die geänderte Berechtigung.
• Sie können mehr als eine Gruppe auswählen, wenn dies für die Rolle des Benutzers gilt und wenn der Benutzer über die entsprechende Lizenz verfügt. Sie können die Berechtigungen für einen Benutzer auch dann manuell ändern, wenn er zu einer Benutzergruppe gehört.

• Im Fenster „Berechtigungen" können Sie die festgelegten Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe nach Microsoft Excel exportieren.
• Um die Berechtigungen für einen oder mehrere einzelne Benutzer zu exportieren, wählen Sie im Fenster „Berechtigungen" die Registerkarte Benutzer, wählen Sie dann in der Symbolleiste das Excel-Symbol, und wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus.
• Um die Berechtigungen für eine oder mehrere Benutzergruppen zu exportieren, wählen Sie im Fenster für allgemeine Berechtigungen die Registerkarte Gruppen, wählen Sie dann das Excel-Symbol, und wählen Sie die Gruppen aus.
• Tipp: Während eines Implementierungsprojekts sollte ein Bericht oder eine Tabellenkalkulation der zugeordneten Berechtigungen mit der Projektdokumentation gespeichert werden.

• Im Berechtigungsfenster ist eine zusätzliche Spalte verfügbar. Diese Spalte wird nur angezeigt, wenn Sie auf der Registerkarte Benutzer einen Benutzer auswählen.
• Um diese Spalte anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil oben rechts in der Matrix, oder passen Sie die Spaltenbreiten manuell an, um die zusätzliche Spalte anzuzeigen.
• Die Spalte Effektive Berechtigung zeigt die kombinierten Berechtigungen an, die einem Benutzer erteilt wurden - aus einer Berechtigungsbenutzergruppe und aus manuellen Berechtigungen. Bei widersprüchlichen Berechtigungen hat die höchste (großzügigste) Berechtigung Vorrang.
• Im Beispiel wurden dem ausgewählten Benutzer keine Berechtigungen direkt erteilt, der Benutzer hat jedoch effektive Berechtigungen aus einer Berechtigungsbenutzergruppe.

• Das System verhindert nicht, dass ein Benutzer mehr als einer Berechtigungsgruppe zugeordnet wird. Im Benutzerkonto können Sie die Berechtigungsgruppen sehen, die einem Benutzer zugeordnet sind.
• Wenn ein Benutzer mehreren Berechtigungsgruppen zugeordnet ist, kann es möglicherweise zu widersprüchlichen Berechtigungen für eine bestimmte Funktion kommen.
• Beispielsweise kann der Benutzer potenziell alle drei Berechtigungen für das Menü Verkauf erhalten (Schreibgeschützt, Keine Berechtigung und/oder Vollständige Berechtigung).
• In diesem Fall gewährt das System die höchste (großzügigste Berechtigung), und diese wird als effektive Berechtigung angezeigt.

• Änderungen an Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe werden im Änderungsprotokoll verfolgt. Dadurch wird ein Audit-Trail bereitgestellt.
• Das Änderungsprotokoll ist im Menü Werkzeuge verfügbar, wenn das Berechtigungsfenster geöffnet ist und ein Benutzer oder eine Benutzergruppe in diesem Fenster ausgewählt wird.
• Jede Zeile im Änderungsprotokoll stellt eine Momentaufnahme der Änderungen dar, und Sie können die vollständigen Details anzeigen, indem Sie auf die Zeile doppelklicken.
• Sie können auch zwei Zeilen markieren und die Unterschiede anzeigen. Das Differenzenfenster zeigt eine Konsolidierung der beiden ausgewählten Zeilen an, einschließlich des Änderungsdatums, des geänderten Felds, des vorherigen Werts und des neuen Werts sowie des Namens der Person, die die Berechtigung ändert.

• Im Fenster Ersteller zusätzlicher Berechtigungen können Entwickler der Berechtigungstabelle Benutzerberechtigungen hinzufügen. Eine Benutzerberechtigung steuert den Zugriff auf einen neuen Menüeintrag oder ein neues Benutzerformular. Sie können die möglichen Berechtigungen auf Full/None oder Full/Read/None setzen.
• Sie geben eine Autorisierungs-ID und einen Namen sowie die Formular-ID ein. Um die Formular-ID zu finden, öffnen Sie das Formular, und wählen Sie im oberen Menü Ansicht > Systeminformationen. Die Formular-ID wird in der Statusleiste angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über das Formular bewegen.
• Die neue Berechtigung wird im Fenster Berechtigungen unter dem Themenbereich Benutzerberechtigung angezeigt.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Tabellen und benutzerdefinierten Objekten finden Sie im Thema Benutzerdefinierte Tabellen in diesem Kurs.

Verkaufs- und Einkaufsberichte enthalten sensible Informationen, und ein Unternehmen möchte möglicherweise den Zugriff auf diese Berichte einschränken.

Im Themenbereich Berichte können Sie den Zugriff auf alle Verkaufs- und Einkaufsberichte, auf den Listenbericht Offene Posten oder auf einzelne Belegarten in der Liste Offene Posten einschränken. Wenn Sie Keine Berechtigung auswählen, kann der Benutzer diese Berichte nicht öffnen.

Sie können den Zugriff auf SAP-HANA-Analyseberichte autorisieren oder einschränken, einschließlich der folgenden Möglichkeiten:

• Starten Sie den Excel-Report und den Interactive Analysis Designer.
• Anzeigen eines bestimmten interaktiven Excel-Analyseberichts (nach Funktionsbereich oder auf spezifischer Berichtsebene)
• Semantische Schicht anzeigen
• Zugriff auf Informationen in KPIs, Cockpits und Dashboards

Hinweis: Im Berechtigungsfenster wird die Drucktaste Berechtigung anwenden angezeigt. Zum Backend.

Diese Drucktaste ist nur für Unternehmen relevant, die Microsoft SQL Server für die Produktion und SAP HANA für Analysen (B1A) verwenden. Für den Zugriff auf die semantische Schicht sind Berechtigungen erforderlich (diese Berechtigungen sind im Themenbereich Analytics aufgeführt). Nachdem die Berechtigungen aktualisiert wurden, werden sie in der Produktionsdatenbank von SAP Business One gesichert, müssen aber auch mit dem zugrunde liegenden SAP-HANA-Analytics-Server synchronisiert werden. Aus Konsistenzgründen empfiehlt SAP, dass der SAP-HANA-Analytics-Server gestoppt wird, wenn Sie diese Änderungen vornehmen, und dann nach dem Sichern der Änderungen den Analytics-Server neu starten und diese Drucktaste verwenden, um die Änderungen zu synchronisieren. Im aktuellen Release erfolgt die Synchronisierung nicht automatisch und muss manuell vom Administrator durchgeführt werden, indem er diese Drucktaste wählt.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie dieser Sitzung entnehmen sollten.

• Jedem Benutzer, der kein Superuser ist, muss sowohl eine Lizenz als auch eine allgemeine Berechtigung für Menüs und Funktionen zugeordnet werden, die für seine Rolle erforderlich sind.
• Ein Superuser hat standardmäßig die volle Berechtigung für jede Funktion in SAP Business One. Superuser benötigen eine Professional-Lizenz.
• Ein regulärer Benutzer hat standardmäßig keine Berechtigungen für Funktionen, und Sie müssen jedem Benutzer gemäß der für den Benutzer erworbenen Lizenz allgemeine Berechtigungen erteilen.
• Im Fenster „Berechtigungen" wird die Liste der allgemeinen Berechtigungen in derselben allgemeinen Reihenfolge wie die Menüs und Funktionen von SAP Business One angezeigt. Berechtigungen sind auch für den Zugriff auf Berichte und Analysen erforderlich.
• Um eine Berechtigung manuell festzulegen, wählen Sie den Benutzer aus, öffnen Sie die Dropdown-Liste für jedes Menü oder jede Funktion, und wählen Sie die vollständige oder schreibgeschützte Berechtigung aus:
  • Wenn Sie Volle Berechtigung auswählen, kann der Benutzer Daten für diese Funktion anzeigen und ändern. Beispielsweise kann ein Benutzer Verkaufsangebote anzeigen, anlegen und aktualisieren.
  • Wenn Sie Schreibgeschützt auswählen, kann der Benutzer Daten anzeigen, aber nicht ändern.
• Um Zeit zu sparen, können Sie die Berechtigungen von einem Benutzer auf andere Benutzer kopieren.
• Änderungen an Berechtigungen werden zu Auditzwecken im Änderungsprotokoll aufgezeichnet.
• Wenn ein Unternehmen mehrere Benutzer hat, die dieselbe Rolle ausüben oder mit demselben Satz von Funktionen arbeiten, ist es effizienter, eine Berechtigungsbenutzergruppe zu verwenden.
• Berechtigungsbenutzergruppen sind vordefinierte Sätze von Berechtigungen, die mehreren Benutzern zugeordnet werden können. In einem neuen System gibt es vier Standardgruppen, die die Berechtigungen enthalten, die in der Regel für finanz-, verkaufs-, einkaufs- und bestandsbezogene Rollen erforderlich sind.
• Diese Benutzergruppen werden im Fenster „Berechtigungen" angezeigt, und Sie können die Berechtigungen wie manuell für einen einzelnen Benutzer festlegen.
• Wenn Sie eine neue Gruppe anlegen, können Sie Berechtigungen aus einer anderen Benutzergruppe kopieren.
• Die Spalte Effektive Berechtigung zeigt die kombinierten Berechtigungen an, die einem Benutzer erteilt wurden - aus einer Berechtigungsbenutzergruppe und aus manuellen Berechtigungen.
• Wenn einem Benutzer mehrere, in Konflikt stehende Berechtigungen aus einer Kombination aus manueller Zuordnung und Benutzergruppe erteilt werden, gilt die höchste (großzügigste) Berechtigung.
• Sie können zugeordnete Berechtigungen zur Überprüfung oder für die Projektdokumentation nach Microsoft Excel exportieren.