Benutzer und Benutzergruppen verwalten

• DG Industries hat 15 Benutzer in der Verkaufsabteilung, die auf SAP Business One zugreifen müssen. Diese Benutzer arbeiten mit denselben Formularen und Menüs.
• Bei der Bearbeitung von Verkaufsbelegen müssen die Benutzer dieselben Formulareinstellungen für Belege, dasselbe Erscheinungsbild der Benutzungsoberfläche und ähnliche Anforderungen für Druckeinstellungen haben.
• Das Unternehmen möchte eine strenge Kennwortrichtlinie durchsetzen, in der Benutzer ein Kennwort mit einer festgelegten Mindestlänge auswählen müssen.
• Lösung:
  • Definieren Sie eine Reihe allgemeiner Standardwerte für Anzeige- und Druckeinstellungen, und ordnen Sie sie jedem Benutzerkonto als Benutzereinstellungen zu.
  • Richten Sie ein Benutzerkonto mit den erforderlichen Formulareinstellungen ein, und kopieren Sie dann die Formulareinstellungen in die anderen Benutzerkonten (oder in eine Benutzergruppe).
  • Definieren Sie einen allgemeinen Satz von UI-Konfigurationsänderungen in einer UI-Vorlage, und ordnen Sie ihn dann jedem Benutzerkonto (oder einer Benutzergruppe) zu.
  • Definieren Sie eine benutzerdefinierte Kennwortrichtlinie in SAP Business One.
• Hinweis: Benutzergruppen können die Zuordnung allgemeiner Einstellungen, einschließlich allgemeiner Berechtigungen, zu mehreren Benutzern beschleunigen. Benutzergruppen werden in diesem Kurs besprochen.

Um mit SAP Business One arbeiten zu können, benötigt ein Benutzer ein Konto. Das Benutzerkonto enthält die Benutzer-ID, das Kennwort und weitere Details.

Selbst bei einem -Konto kann ein Benutzer erst dann auf Funktionen zugreifen, wenn ihm sowohl die richtige Lizenz als auch allgemeine Berechtigungen zugeordnet wurden:

• Die Lizenz erlaubt die legale Nutzung der Software
• Allgemeine Berechtigungen ermöglichen den Zugriff auf Funktionen und Menüs in SAP Business One entsprechend der Lizenzart des Benutzers und können durch die Rolle weiter verfeinert werden.

Das Benutzerkonto ist mit Personalisierungsoptionen wie Formulareinstellungen, Benutzerfestwerten, UI-Konfigurationsvorlagen und Cockpit-Dashboards verknüpft.

Das Benutzerkonto kann optional zu HR-Zwecken und für eine andere Art der Berechtigung – Dateneigentum – mit einem Mitarbeiterstammdatensatz verknüpft werden.

Das Benutzerkonto kann mit einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer verknüpft werden, der in Belegen eingegeben wird.

Um ein Benutzerkonto anzulegen, wählen Sie den auf der Folie angezeigten Pfad, und geben Sie die Benutzerdetails ein. Der Benutzercode muss eindeutig und bis zu 8 Zeichen lang sein und unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Nach dem Sichern kann der Benutzercode nicht mehr geändert werden.

Damit sich der Benutzer mit Single Sign-On (SSO) anmelden kann, geben Sie die Windows-Domäne und den Kontonamen ein. Außerdem müssen Sie die Single-Sign-On-Funktion im System Landscape Directory (SLD) aktivieren. Dadurch können Benutzer auf SAP Business One zugreifen, ohne ihren Benutzercode und ihr Kennwort einzugeben. Wenn Sie die Single-Sign-On-Funktion für SAP Business One, Version für SAP HANA verwenden möchten, müssen Sie bei der Installation der SAP-Business-One-Serverkomponenten die Domänenbenutzerauthentifizierung auswählen und den Domänennamen und den Benutzer angeben.

Hinweis:

• Wenn Sie zuerst Mitarbeiterstammdaten anlegen, haben Sie beim Anlegen der Stammdaten die Möglichkeit, das Benutzerkonto zu generieren.
• Sie können das Benutzereinrichtungsfenster über den Assistenten für die Expresskonfiguration aufrufen. Weitere Informationen finden Sie im zugehörigen Kurs im Curriculum „Implementierungswerkzeuge".

• Wenn Sie das Ankreuzfeld Superuser im Benutzerkonto markieren, wird der Benutzer ein Superuser. Ein Superuser hat standardmäßig die volle Berechtigung für jede Funktion in SAP Business One und muss einer Professional-Lizenz zugeordnet werden. Sie können die Berechtigungen für ein Superuser-Konto nicht bearbeiten.
• Wenn Sie das Ankreuzfeld Superuser nicht markieren, hat der Benutzer standardmäßig keine Berechtigungen für Systemfunktionen. Allgemeine Berechtigungen müssen für jeden Benutzer für jede Funktion festgelegt werden, mit der der Benutzer arbeitet. Sie können diesem Benutzer eine eingeschränkte Lizenz oder eine Professional-Lizenz zuordnen.
• Ein Superuser kann neue Benutzerkonten anlegen, die Kennwörter anderer Benutzer zurücksetzen und Lizenzen und Berechtigungen für andere Benutzer zuordnen. Während des Implementierungsprojekts werden die Superuser benannt und sollten in allen System- und Administrationsfunktionen geschult werden.

• Um einem Benutzer den Zugriff auf SAP Business One über die mobilen Apps für iOS und Android zu ermöglichen, markieren Sie das Ankreuzfeld Mobile-Benutzer. Die Mobiltelefonnummer ist im Benutzerkonto obligatorisch, da der Benutzer diese Nummer eingeben muss, wenn er sich über das Telefon anmeldet. Wenn das Gerät keine Telefonnummer hat, z.B. ein iPad, wählen Sie eine fiktive Mobiltelefonnummer.
• Außerdem müssen Sie die ID des mobilen Endgeräts des Benutzers eingeben, bei der es sich um eine eindeutige MAC-Adresse handelt. Um die Geräte-ID zu finden, starten Sie die mobile App von SAP Business One auf dem Gerät. Tippen Sie auf der Anmeldeseite auf Einstellungen. Die Geräte-ID wird im Feld Geräte-ID im Abschnitt Anmeldeeinstellungen angezeigt.
• Die mobilen Apps verwenden die Web-Services des Integration Framework, um eine Verbindung zur Datenbank herzustellen. Daher müssen Sie das Integration Framework von SAP Business One installieren. Dies ist kostenlos und wird mit der Installationssoftware von SAP Business One verteilt. Außerdem müssen Sie das mobile Szenario sap.B1Mobile im Integration Framework aktivieren.
• Das Integration Framework verwendet den B1i-Benutzer, um eine Verbindung zu SAP Business One herzustellen, z.B. für die Authentifizierung bei Verwendung der mobilen Lösung. Sie müssen dem Benutzer eine B1i-Lizenz zuordnen. Diese Lizenz ist kostenlos, muss jedoch zusätzlich zur vertraglich vereinbarten Lizenz zugeordnet werden.
• Weitere Informationen zur Verwendung der mobilen Apps finden Sie in den entsprechenden Benutzerhandbüchern zu IOS und Android.

• Mitarbeiterstammdaten werden verwendet, um Organisationshierarchien, Teams, Abteilungen und Filialen zu definieren. Diese Beziehungen werden für Berechtigungen für Dateneigentum verwendet.
• Der Mitarbeiterdatensatz und das Benutzerkonto können über den Benutzercode im Mitarbeiterdatensatz und den Mitarbeiternamen im Benutzerkonto verknüpft werden. Dies kann die Pflege und Aktualisierung von Benutzerdatensätzen erleichtern.
• Viele Felder sind in den Mitarbeiterstammdaten und im Benutzerkonto gebräuchlich. Wenn Sie einen Mitarbeiterstammdatensatz hinzufügen, fordert das System Sie auf, automatisch ein Benutzerkonto anzulegen, falls keines vorhanden ist. Verschiedene Felder aus dem Mitarbeiterdatensatz werden in das Benutzerkonto kopiert, und die beiden Datensätze werden verknüpft.
• Wenn bereits ein Benutzerkonto vorhanden ist, können Sie allgemeine Felder aus den Stammdaten in das Benutzerkonto kopieren lassen.
• Wenn Sie beim Verknüpfen der Datensätze zusätzliche Daten in das Benutzerkonto eingeben, kopiert das System die Daten in den Mitarbeiterdatensatz und umgekehrt.

• Im Laufe der Zeit kann es erforderlich sein, Benutzerkonten zu entfernen. Markieren Sie dazu das Benutzerkonto, öffnen Sie das Menü Daten, und wählen Sie Entfernen.
• Denken Sie daran, die Lizenzzuordnung vor dem Entfernen des Kontos zu entfernen, um Fehlzuordnungen oder verwaiste Lizenzen zu vermeiden.
• Beachten Sie, dass Sie später kein neues Konto mit demselben Benutzercode anlegen können (der Datensatz wird weiterhin in der Datenbank aufbewahrt).

Bei der Installation von SAP Business One werden einige vordefinierte Benutzerkonten erstellt und reserviert:

• Der Vorgesetztenbenutzer wird angelegt, wenn das Unternehmen zum ersten Mal angelegt wird.
• Der B1i-Benutzer wird angelegt, wenn das Integration Framework von SAP Business One für die Installation ausgewählt wird. Dies ist das technische Benutzerkonto, das intern vom Integration Framework verwendet wird, um eine Verbindung zu SAP Business One herzustellen.
• Der Workflow-Benutzer wird angelegt, wenn der Workflow-Service installiert wird. Mit dem Workflow-Service können Unternehmen Standardgeschäftsprozesse entwerfen und ausführen, die aus Aufgaben und Geschäftslogik bestehen. Der Workflow-Benutzer wird verwendet, um eine Verbindung vom Service zur Firmendatenbank herzustellen.
• Der AlertSvc-Benutzer wird automatisch zur Installationszeit angelegt. Dieser interne technische Benutzer stellt sicher, dass der Alarmdienst Alarmbenachrichtigungen an einen Benutzer sendet, auch wenn der Benutzer nicht in SAP Business One angemeldet ist. Weitere Informationen finden Sie im verwandten Thema zu Alerts.
• Der Support-Benutzer ist verfügbar, wenn die Remote Support Platform (RSP) auf dem Kundenserver aktiviert ist. Sie bietet einem Supportberater die Möglichkeit, sich anzumelden und auf das System eines Unternehmens zuzugreifen, um Wartung und Support durchzuführen, ohne dass eine Lizenz erforderlich ist.

• Jedem Benutzer muss eine Lizenz zugeordnet werden, um das System verwenden zu können. Um eine Lizenz zuzuordnen, wählen Sie den Benutzercode aus, und wählen Sie dann die Art der Lizenz aus den verfügbaren, erworbenen Lizenzen aus. Jedes Mal, wenn eine Lizenz einem Benutzer zugeordnet wird, wird die Anzahl der verfügbaren Lizenzen reduziert.
• Mobilen Benutzern muss außerdem eine kostenlose B1i-Lizenz zugeordnet sein, die die Verwendung des Integration Framework für mobile Web-Apps ermöglicht.
• Beachten Sie, dass Sie die Lizenzdatei von diesem Bild aus importieren können. Die Lizenzdatei wird Ihnen von SAP gesendet und enthält die Lizenzen, die Sie für den Kunden erworben haben.
• Weitere Informationen zur Lizenzierung finden Sie im Lizenzleitfaden.

Im Benutzerkonto können Sie den Benutzer optional einer Benutzergruppe zuordnen. Im Wesentlichen ist eine Benutzergruppe eine Liste von Benutzern, die gemeinsame Anforderungen haben, z.B. Formulareinstellungen oder allgemeine Berechtigungen. Die Idee besteht darin, allgemeine Einstellungen auf Gruppenebene anstatt jedem einzelnen Benutzer zuzuordnen.

Benutzergruppen verfolgen das Konzept, dass Mitarbeiter in einem Unternehmen nach ihren Rollen oder Funktionen gruppiert werden können, mit denen sie arbeiten (z.B. Vertriebsmitarbeiter, Buchhalter und Manager). In der Regel benötigen Benutzer mit derselben Rolle Folgendes:

• Allgemeine Berechtigungen
• Alert-Benachrichtigungen
• Formulareinstellungen
• UI-Einstellungen für Erscheinungsbild

Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, öffnen Sie das auf der Folie angezeigte Menü, und wählen Sie die Drucktaste Gruppe anlegen (oder drücken Sie Strg+A, um in den Hinzufügemodus zu wechseln).

Eine Benutzergruppe kann vom Typ Berechtigung, Alerts, Formulareinstellungen, UI-Konfigurationsvorlagen oder Alle Arten sein. Bevor Sie eine Benutzergruppe anlegen, sollten Sie Benutzer mit ähnlichen Rollen und Anforderungen identifizieren, damit Sie eine Gruppe mit dem richtigen Typ anlegen können:

• Berechtigung. Für Benutzer, die dieselben allgemeinen Berechtigungsanforderungen haben. Weitere Informationen zu Berechtigungsbenutzergruppen finden Sie im zugehörigen Kurs Allgemeine Berechtigungen.
• Alerts. Für Benutzer, die dieselben Alert-Benachrichtigungen benötigen. Weitere Informationen zu Alerts finden Sie im zugehörigen Kurs Alerts.
• Formulareinstellungen. Für Benutzer mit allgemeinen Formulareinstellungen pro Dokument. Formulareinstellungen für einen Benutzer können schnell in die Benutzer einer Benutzergruppe kopiert werden.
• UI-Konfigurationsvorlagen. Für Benutzer mit gemeinsamen Anforderungen an das Erscheinungsbild der Benutzungsoberfläche. Weitere Informationen zu Benutzergruppen von UI-Konfigurationsvorlagen finden Sie im zugehörigen Kurs UI-Konfigurationsvorlagen.
• Alle Arten. Für Benutzer, die gemeinsame Einstellungen in mehr als einem der anderen Gruppentypen verwenden.

Anschließend fügen Sie der Gruppe Benutzer hinzu, indem Sie sie aus der Liste der Benutzer auswählen. Optional können Sie einen gültigen Datumsbereich für die neue Gruppe festlegen. Sie können z.B. eine Reihe von Berechtigungen für eine Gruppe vordefinieren und diese zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren.

Benutzergruppen werden je nach Typ in den zugehörigen Konfigurationsfenstern angezeigt:

• Berechtigungsgruppen werden im Fenster Allgemeine Berechtigungen angezeigt, sodass Sie Berechtigungen gleichzeitig allen in der Benutzergruppe zuordnen können.
• Warnmeldungsgruppen werden im Fenster Alarmfunktionen angezeigt, wenn Sie einen neuen Alarm konfigurieren, sodass Sie alle Benutzer in der Gruppe zuweisen können, die Warnungsbenachrichtigungen erhalten sollen.
• Formulareinstellungsgruppen werden im Fenster Formulareinstellungen kopieren angezeigt, sodass Sie Formulareinstellungen gleichzeitig von einem Quellbenutzer auf alle Benutzer in der Gruppe kopieren können.
• UI-Konfigurationsvorlagengruppen werden im Einrichtungsfenster UI-Konfigurationsvorlage angezeigt, sodass Sie allen Benutzern in der Gruppe gleichzeitig eine UI-Vorlage zuordnen können.
• Übergreifende Gruppen werden in allen vier Konfigurationsfenstern angezeigt. Auf diese Weise können Sie die Benutzer in dieser Gruppe in einem beliebigen Konfigurationsfenster zuordnen.

So ordnen Sie Formulareinstellungen einer Benutzergruppe zu:

• Legen Sie die Benutzergruppe mit dem Typ Formulareinstellungen oder Alle Arten an, und fügen Sie der Gruppe die Benutzer hinzu.
• Melden Sie sich als einer der Benutzer an, und legen Sie die Formulareinstellungen für die Dokumente fest.
• Wählen Sie im Benutzerkonto die Drucktaste Formulareinstellungen kopieren.
• Wählen Sie im Fenster Formulareinstellungen kopieren die Registerkarte Gruppen, und wählen Sie die vordefinierte Gruppe aus. Die Gruppenmitglieder erhalten dieselben Formulareinstellungen.

Informationen zur Funktionsweise von Berechtigungsbenutzergruppen finden Sie im zugehörigen Kurs zu allgemeinen Berechtigungen.

Informationen zur Funktionsweise von Benutzergruppen für UI-Konfigurationsvorlagen finden Sie im entsprechenden Kurs unter UI-Konfigurationsvorlagen. Informationen zur Funktionsweise von Alarmbenutzergruppen finden Sie im zugehörigen Kurs zu Alerts.

In den allgemeinen Einstellungen können Sie die Standardeinstellungen definieren, die auf Benutzerkonten angewendet werden. Diese Einstellungen umfassen Aktionen zu Beginn jeder Anmeldesitzung, Anzeigesprache, Datums- und Zeitformate sowie Schriftarten und Hintergründe.

• Auf dem Bild Benutzereinstellungen können Sie eine Reihe von Standardeinstellungen definieren und diese Benutzerkonten zuordnen. Sie ordnen den Standardwerten einen Code zu und wählen dann den Code im Benutzerkonto aus.
• Ein Beispiel könnte das Einrichten allgemeiner Standardwerte für Benutzer sein, die in derselben lokalen Abteilung arbeiten oder mit demselben Lager arbeiten.
• Zu den Einstellungen gehören Datums- und Zeitformate, die Anzeigefarbe, Sprache und Schriftart sowie Konten, die für Barmittel und Schecks verwendet werden, Standardlager usw.
• Auf der Registerkarte Drucken können Sie Druckaktionen pro Beleg definieren. Dazu gehören die Anzahl der Kopien und Anmerkungen zum Drucken sowie Aktionen, die beim Hinzufügen eines Dokuments automatisch ausgeführt werden, z.B. eine E-Mail oder ein Export nach PDF. Im Folienbeispiel sind die Optionen zum automatischen Exportieren und Senden per E-Mail an ein Angebot als PDF für diesen Beleg ausgewählt. Beachten Sie, dass ähnliche Einstellungen pro Beleg im Fenster Druckeinstellungen → Pro Beleg vorgenommen werden können. Diese Benutzereinstellungen haben Vorrang vor den Einstellungen in den Druckeinstellungen.

Die Benutzereinstellungen decken auch Kreditkarten-Sachkonten ab und ermöglichen es Ihnen, separate Anlagenordner für verschiedene Benutzergruppen einzurichten.

Der Ordner für Anhänge wird verwendet, wenn ein Benutzer:

• Exportiert ein Dokument als PDF
• Hängt ein Dokument an eine E-Mail an
• Fügt einem Dokument, einer Aktivität, einem Geschäftspartner oder einem anderen Formular mit der Registerkarte Anlagen eine Anlage hinzu.

Der Pfad zum unternehmensweiten Ordner für Anhänge muss zuerst in den allgemeinen Einstellungen (Registerkarte Pfad) definiert werden. Anschließend können Sie Unterordner des Hauptordners für Anhänge definieren und den Pfad dem Unterordner für eine Reihe von Benutzern zuordnen.

Sie sollten einen geeigneten Zeitplan für die Sicherung der Anlagenordner festlegen. Sie können die Sicherung der Anlagenordner mit dem Tool Remote Support Platform (RSP) einplanen.

Einige der Standardeinstellungen für Benutzer können vom Benutzer für sein eigenes Konto geändert werden.

Benutzer können ihr Konto über das Symbol Meine persönlichen Einstellungen öffnen.

Nicht alle Einstellungen sind im Benutzerkonto verfügbar. Wenn dies der Fall ist, überschreiben diese Einstellungen dieselben Einstellungen, die in den Benutzereinstellungen oder in den allgemeinen Einstellungen definiert sind. Somit haben die schmalsten Einstellungen Vorrang vor den breiteren Einstellungen.

Ein Benutzer kann die Einstellungen auf den Registerkarten Allgemein, Services und Anzeigen seines Kontos ändern. Eine wichtige Einstellung, die ein Benutzer steuern kann, ist die Möglichkeit, die Eingabetaste auf einem numerischen Tastenblock als Tabulatortaste zu verwenden, damit der Benutzer zwischen Feldern in einem Dokument wechseln kann, um die Dateneingabe zu beschleunigen. Beachten Sie, dass diese Einstellung nur für eine Tastatur mit numerischem Tastenblock gilt.

• Die Kennwortverwaltung erfolgt in der Regel durch den Superuser.
• Eine Standardkennwortrichtlinie wird bereitgestellt, um die Kennwortkonformität zu erzwingen. Die Standardrichtlinie ist unter der Kennwortverwaltungsfunktion verfügbar. Nur Superuser haben Zugriff auf diese Funktion.
• Die Kennwortrichtlinie gilt für alle Benutzer und bestimmt die erforderliche Stärke des Benutzerkennworts, die Zusammensetzung der Zeichen und wie oft es geändert werden muss.
• Sie können „Niedrig", „Mittel", „Hoch" auswählen oder benutzerdefinierte Einstellungen für die Kennwortrichtlinie eingeben. Die auf diesem Bild ausgewählte Sicherheitsstufe wird auf das System angewendet.
• Die Standardkennwortrichtlinie ist niedrig und erfordert nur eine Mindestlänge von 4 Zeichen, und das Kennwort läuft nie ab. Die hohe Kennwortrichtlinie erfordert eine Mindestlänge von 8 Zeichen und erzwingt eine Kennwortänderung in 30 Tagen. Sie können Ihre eigene benutzerdefinierte Richtlinie festlegen.
• Unabhängig von der gewählten Richtlinie können Sie ein Kennwortbeispiel auswählen, das Benutzern beim Anlegen von Kennwörtern angezeigt wird. Dies dient als Vorlage für die erforderlichen Kennwortkriterien.
• Wenn Single Sign-On in der gesamten Firma verwendet wird, hat der Benutzer weiterhin die Möglichkeit, sich mit seinen SAP-Business-One-Anmeldeinformationen anzumelden. Daher sollte die Kennwortrichtlinie beibehalten werden.

• Das Initialkennwort für einen Benutzer kann vom Superuser beim ersten Anlegen des Kontos festgelegt werden, indem die Drucktaste mit den Auslassungspunkten rechts neben dem Kennwortfeld ausgewählt wird.
• Alternativ kann der Superuser das Kennwort leer lassen und das Ankreuzfeld markieren, damit der Benutzer bei der ersten Anmeldung ein Kennwort anlegt. In diesem Fall erhält der Benutzer eine Aufforderung, ein Kennwort gemäß der Kennwortrichtlinie zu erstellen. Der Benutzer lässt das alte Kennwortfeld leer und gibt einfach das neue Kennwort ein und bestätigt es.

• Benutzer können ihr Kennwort jederzeit ändern, indem sie die Funktion Kennwort ändern wählen. Diese Funktion steht allen Benutzern zur Verfügung, unabhängig von Lizenz oder Berechtigungen. Das neue Kennwort muss der Kennwortrichtlinie entsprechen.
• Beachten Sie, dass in SAP Business One alle Kennwörter verschlüsselt sind.

• Ein Benutzerkonto kann gesperrt werden, um den Zugriff auf SAP Business One zu verhindern oder ein Konto vorübergehend zu deaktivieren. Der Superuser kann ein Konto manuell sperren, und das Konto wird automatisch nach einer bestimmten Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche durch den Benutzer gesperrt, wenn dies in der Kennwortrichtlinie definiert ist. Die standardmäßige Richtlinie für niedrige Kennwörter sperrt kein Benutzerkonto.
• Nur ein Superuser kann ein Benutzerkonto entsperren.

• Es wird ein Audit-Protokoll gepflegt, das jede Benutzeranmeldung, -abmeldung und Kennwortänderung aufzeichnet.
• Dies ist besonders nützlich für die Überwachung von Kennwortänderungen und fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.
• Um das Protokoll anzuzeigen, wählen Sie im Menü Werkzeuge die Option Zugriffsprotokoll.
• Sie können auf eine Zeile doppelklicken, um Details zu einem Benutzer anzuzeigen. Die Client-IP-Adresse ist in den Details enthalten, sodass der Administrator die Quelle einer versuchten Anmeldung verfolgen kann.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie dieser Sitzung entnehmen sollten.

• Alle Benutzer benötigen ein Konto und eine Lizenz. Es gibt zwei Arten von Benutzerkonten. Wenn Sie beim Anlegen eines Benutzerkontos das Ankreuzfeld Superuser markieren, hat der Benutzer die volle Berechtigung für alle Funktionen in SAP Business One und kann nicht geändert werden. Dieser Benutzer benötigt eine Professional-Lizenz. Wenn Sie das Ankreuzfeld Superuser nicht markieren, hat der Benutzer standardmäßig keine Berechtigungen für Funktionen, und Sie müssen jedem Benutzer allgemeine Berechtigungen sowie eine geeignete Lizenz erteilen.
• Mehrere vordefinierte Benutzerkonten sind in einer neuen Firmendatenbank vorhanden und reserviert.
• Eine Benutzergruppe ist eine Liste von Benutzern, die gemeinsame Anforderungen haben, z.B. Formulareinstellungen, Erscheinungsbild der Benutzungsoberfläche, allgemeine Berechtigungen. Mit Benutzergruppen können Sie allgemeine Einstellungen auf Gruppenebene anstatt jedem einzelnen Benutzer zuordnen.
• Sie können allgemeine Einstellungen für Benutzer in den allgemeinen Einstellungen auf den Registerkarten Services, Anzeigen und Schriftart und Hintergrund definieren.
• Sie können auch eine Reihe von Benutzereinstellungen definieren, einschließlich Druckoptionen, Kreditkarten und einem Ordner für Anhänge, und diese Standardwerte Benutzern mit allgemeinen Anforderungen, Rollen und/oder Standorten zuordnen.
• Es gibt auch die Möglichkeit, viele dieser Einstellungen auf Benutzerkontenebene zu definieren. Einstellungen, die auf Benutzerkontenebene vorgenommen wurden, überschreiben Einstellungen in den Benutzerfestwerten oder in den allgemeinen Einstellungen.
• Mit der Kennwortverwaltungsfunktion kann ein Superuser die Stärke des Kennworts mithilfe einer Kennwortrichtlinie festlegen. Es gibt drei vordefinierte Kennwortrichtlinien (niedrig, mittel und hoch) sowie die Möglichkeit, eine Richtlinie Ihren Anforderungen entsprechend zu definieren. Superuser können das Kennwort für ein Benutzerkonto ändern oder ein Konto sperren, um den Zugriff zu verhindern.
• Alle Benutzer können ihr eigenes Kennwort ändern. Das neue Kennwort muss der Kennwortrichtlinie entsprechen, und dem Benutzer wird ein Beispiel für das erforderliche Kennwort angezeigt.
• Das Zugriffsprotokoll stellt einen Audit-Trail der Benutzeranmeldungen und Kennwortänderungen bereit.