Verwendung der Methodik des Implementierungsprojekts

• Es ist mehr als nur die Installation der Software. . . Tatsächlich ist dieser Teil in der Regel der einfachste Teil der Implementierung.
• Als Implementierungsberater werden Sie in der Regel am Abschluss des Verkaufszyklus beteiligt. Daher ist es wichtig, dass Sie vom Vertriebsteam einen gründlichen Hintergrund für den Kunden erhalten, einschließlich der Ziele, Bedenken und allgemeinen Geschäftsprozesse des Kunden.
• SAP stellt Ihnen viele Ressourcen zur Verfügung, einschließlich einer strukturierten Methodik für Implementierungen. Diese Methodik basiert auf den praktischen Erfahrungen von SAP und vielen Implementierungspartnern. Innerhalb dieser Methodik finden Sie Projektpläne sowie Tools und Dokumente, die Ihnen helfen, erfolgreich zu sein.

Alle Strategien werden den Erfolg eines Implementierungsprojekts steigern.

Ein Implementierungsprojekt erfordert neben Produktwissen ein vielfältiges Kompetenzspektrum:

• Projektmanagement und Management von Kundenbeziehungen und -erwartungen
• Schulung für Endbenutzer
• Analysieren und Zuordnen der Geschäftsprozesse des Kunden zu einer Lösung
• Ermittlung und Umfangsermittlung von Kundensoftware und -berichten
• Technische Kenntnisse wie die Migration von Altdaten und die Installation von SAP Business One in der Systemlandschaft
• Einrichten der Geschäftsprozesse (Verkauf, Einkauf, Logistik, Finanzwesen, Reporting usw.) und Konfiguration in SAP Business One

Was ist Ihrer Meinung nach der schwierigste Teil des Jobs des Implementierungsberaters?

Bestehende Partner teilen uns mit, dass die schwierigsten Aufgaben bei der Implementierung darin bestehen, die Geschäftsprozesse des Kunden zu analysieren und sie einer SAP-Business-One-Konfiguration zuzuordnen.

Partner stellen außerdem fest, dass die Datenmigration oft eine schwierige Aufgabe ist, da Kenntnisse der Datenbanktabellen erforderlich sind und die Daten des Kunden häufig nicht einfach zu SAP Business One zugeordnet werden können. Die Datenmigration dauert oft länger als erwartet.

Unterschätzen Sie nicht die Zeit, die benötigt wird, um die Geschäftsanforderungen des Kunden zu erfassen und zu analysieren. Gewähren Sie ausreichend Zeit während des Verkaufsprozesses und während der Implementierung für diese Aufgaben.

Ein typisches Projekt für kleine Unternehmen erfordert sowohl einen Projektmanager von der Partnerseite als auch einen Projektmanager von der Kundenseite.

Auch auf Partnerseite können die Aufgaben zwischen einem Unternehmensberater und einem technischen Berater aufgeteilt werden:

• Der Unternehmensberater führt die Geschäftsprozess-Workshops durch und erstellt den Business Blueprint.
• Der technische Berater installiert und konfiguriert das System gemäß dem Business Blueprint.
• Die beiden Rollen können von einer Person oder von mehreren Personen ausgeführt werden.

Auf Kundenseite sind neben dem Projektmanager die folgenden Rollen für das Projekt erforderlich:

• Ein Funktionsleiter, der jeden Bereich repräsentiert, z.B. Verkauf, Einkauf, Buchhaltung, Lager usw. Die fachlichen Leiter müssen an den Geschäftsprozess-Workshops teilnehmen und auch die von ihnen kontrollierten Geschäftsprozesse testen.
• Ein Superuser sollte vom Kunden ernannt werden. Diese Person wird geschult, um administrative Funktionen für das neue System in der Produktion auszuführen, z.B. das Anlegen von Benutzern und das Festlegen von Berechtigungen. Diese Person erhält Schulungen in allen Bereichen von SAP Business One.
• Eine technische Person des Kunden sollte Teil des Projektteams sein (für On-Premise-Systeme).

Eine Methodik ist mehr als nur ein Projektplan. Sie wendet die Struktur auf ein Projekt an, indem formale Phasen mit Meilensteinen hinzugefügt werden, die erreicht werden müssen, bevor das Projekt fortgesetzt werden kann. Es wendet Projektmanagement und Änderungsmanagementkontrollen auf ein Projekt an.

Ihre Partnerorganisation verfügt möglicherweise über eine eigene Methodik. Wenn ja, sollten Sie sich mit der Methodik und den Tools vertraut machen, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen.

SAP empfiehlt das Accelerated Implementation Program (AIP) für SAP-Business-One-Implementierungen, da es speziell für Installationen kleiner Unternehmen (On Premise und in der Cloud) konzipiert ist und auf den praktischen Erfahrungen von SAP und vielen Partnern basiert.

Die AIP-Methodik enthält Best Practices, Leitfäden, Tools und Vorlagen. Die Methodik und die Materialien stehen Ihnen im SAP-Partnerportal zum Download zur Verfügung. Alle Werkzeuge und Vorlagen werden im Microsoft-Word- oder Excel-Format bereitgestellt und können an Ihre eigenen Anforderungen angepasst werden. Die Flexibilität, alle oder einen Teil der Methodik zu verwenden, liegt bei Ihnen.

• Die AIP-Methodik unterteilt ein Implementierungsprojekt in fünf Phasen. Diese Phasen decken den Zeitraum ab der Übergabe vom Vertriebsteam an direkt vor der Übergabe an die Partnersupportorganisation ab. Die Phasen sind:
• Projektvorbereitung. Bereiten Sie sich mit der ersten Planung mit dem Vertriebsteam auf das Implementierungsprojekt vor.
• Business Blueprint. Geschäftsprozessanalyse und -zuordnung.
• Projektrealisierung. Konfiguration und Anpassung der Firmendatenbank des Kunden.
• Produktionsvorbereitung. Bereiten Sie sich auf den Produktivstart vor.
• Produktivstart und Support. Stellen Sie sicher, dass das neue System des Kunden für einen vordefinierten Zeitraum wie geplant funktioniert, bevor Sie den Kunden an Ihr Supportteam übergeben.

Die Methodik verbindet die wichtigsten Aktivitäten in einer Phase mit dem Änderungs- und Projektmanagement.

• Projektvorbereitung: Der Schwerpunkt liegt auf einem reibungslosen Übergang vom Verkaufszyklus. Da das Implementierungsteam möglicherweise nicht am Verkaufszyklus teilgenommen hat, ist eine detaillierte Übergabe aus dem Vertrieb wichtig. Der andere Schwerpunkt liegt auf dem Aufbau einer Beziehung zum Kunden. Die Hauptleistung ist die Software – die SAP-Business-One-Software wird ausgeliefert und installiert und kennzeichnet den Vertragsbeginn des Projekts.
• Business Blueprint: Der Schwerpunkt liegt auf der Abbildung einer Lösung zur Ausführung der Geschäftsprozesse des Kunden. Die Zuordnung von Geschäftsprozessen mag hier seltsam erscheinen (wurde das nicht während des Verkaufszyklus durchgeführt?). In dieser Phase findet eine detaillierte Analyse der einzelnen Geschäftsprozesse des Kunden und deren Konfiguration im neuen System statt. Dies erfordert möglicherweise Anpassungen, um Lücken zu schließen. Die wichtigste Leistung ist der Business Blueprint – die Roadmap für die nächste Phase. Der Business Blueprint dokumentiert die Systemkonfiguration zur Unterstützung der Geschäftsprozesse.
• Projektrealisierung: Das System ist konfiguriert, und die Daten aus dem Altsystem des Kunden werden migriert. Dies ermöglicht das Testen und Validieren anhand der kundeneigenen Daten. In dieser Phase müssen Sie für die nächste Phase planen: den Schulungsbedarf analysieren und beurteilen, wie bereit der Kunde für den Produktiveinsatz ist.
• Produktionsvorbereitung: Die Endbenutzer werden geschult, und es wird eine Entscheidung für den Produktivstart getroffen. Eine Bereitschaftsprüfung sollte eine Liste von Kriterien enthalten, die vor dem Produktivstart erfüllt sein müssen. Die Endbenutzer sollten umfassend geschult, die Hardware und Infrastruktur eingerichtet und die operativen Verfahren dokumentiert werden usw. Direkt vor der Umstellung auf die Produktion werden die endgültigen Daten migriert, einschließlich der aktuellen Salden für das Hauptbuch und der ausstehenden Debitoren- und Kreditorensalden.
• Produktivstart und Support: Sie überwachen das neue System und lösen alle kritischen Probleme im Zusammenhang mit der Implementierung, bevor Sie den Kunden offiziell an Ihr Supportteam „übergeben".

Sehen wir uns die einzelnen Phasen genauer an.

In der Projektvorbereitung sind die wichtigsten Aktivitäten für einen Implementierungsberater:

• Durchführen einer Übergabe an das Vertriebsteam
• Einen Implementierungsprojektplan anlegen
• Nehmen Sie am Kickoff-Meeting teil (das vom Vertriebsteam organisiert werden sollte).
• Installieren Sie die SAP-Business-One-Software (idealerweise mit der Demo-Datenbank).

Hinweis: Der Projektmanager des Kunden und andere wichtige Teammitglieder sollten während des Verkaufszyklus ernannt worden sein. Das Verkaufsteam muss sicherstellen, dass der Kunde das Projektteam besetzt hat und dass das Projekt vom Unternehmensinhaber oder Sponsor unterstützt wird.

Die Meilensteine, mit denen Sie den Erfolg dieser Phase messen können, sind:

• Projektplan vom Kunden geprüft und vereinbart
• Software beim Kunden installiert
• Offizielle Abnahme dieser Phase durch den Kunden. Diese Abzeichnung bedeutet, dass der Kunde dem Projektplan und dem Projektzeitplan zustimmt.

Die empfohlenen SAP Best Practices für diese Phase sind:

• Treffen Sie sich vor dem Kickoff-Meeting mit dem Vertriebsteam, um die Kundenprozesse, Ziele, Problempunkte, individuellen Anforderungen, Risiken oder Einschränkungen zu verstehen (einschließlich umfangreicher Änderungen in der Zukunft oder einer anstehenden arbeitsintensiven Saison, die das Projekt gefährden könnten). Sie sollten sicherstellen, dass während des Verkaufsprozesses festgelegte Kundenerwartungen machbar sind und keine Produktfunktionen falsch kommuniziert oder überverkauft wurden.
• Bewertung der Hardware und Infrastruktur beim Kunden: Dazu gehören der Server (für On-Premise) sowie die Netzwerk- und Desktop-Infrastruktur. Wenn Sie dies frühzeitig tun, kann Zeit für die Bestellung von Upgrades eingeräumt werden.
• Demo von SAP Business One beim Kickoff-Meeting mithilfe der Demo-Datenbank: Es ist eine gute Idee, den Kunden so früh wie möglich mit SAP Business One vertraut zu machen. Sie können sogar Stammdaten und Belege in der Demo-Datenbank anlegen, indem Sie die kundeneigenen Geschäftspartner und Produkte verwenden. Durch die Demonstration des Produkts geben Sie dem Kundenteam ein visuelles Verständnis und die Möglichkeit, schnell Fragen zu stellen.
• Kommunizieren Sie klar die Zeit und den Aufwand, die Sie vom Kundenteam benötigen. Oft fällt es kleinen Unternehmen schwer, Mitarbeiter für die Arbeit an Projekten freizugeben, aber dies ist für den Erfolg des Projekts erforderlich und sollte daher beim Kickoff-Meeting behandelt werden. Aus jedem Geschäftsbereich (Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung usw.) sollte ein fachlicher Leiter benannt werden.

Zu den Werkzeugen und Vorlagen, die Sie in dieser Phase nutzen können, gehören:

• Übergabe aus der Vertriebscheckliste und der Verkaufsvorbereitungsanalyse zur Dokumentation der Kundenziele und -anforderungen
• Softwarebereitstellungsbeleg, um die Lieferung der Software zu dokumentieren
• Abnahme der Phase zur Bestätigung des Abschlusses der Phase
• Projektphasenanalyse und Risikotabelle zur Bewertung und Schätzung des Projektrisikos basierend auf einer Reihe von Antworten, die Sie bereitstellen.

Der Business Blueprint konzentriert sich auf eine detaillierte Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen des Kunden. Ihre Aktivitäten sind:

• Workshops zum Sammeln von Geschäftsprozessanforderungen durchführen
• Prozesse einer Lösung zuordnen und Lücken identifizieren
• Vervollständigen Sie einen Business Blueprint, der dokumentiert, wie das System konfiguriert wird.

SAP empfiehlt, einen Workshop zur Anforderungserfassung nach Prozess durchzuführen, z.B.:

• Vertrieb
• Einkauf
• Bestandsführung
• Produktion und Materialbedarfsplanung
• Finanzwesen und Rechnungswesen
• Service
• Bankwesen

Da jeder Kunde anders ist, können Sie die Workshops auf andere Weise organisieren. Denken Sie daran, Stammdaten und Berichte in jeden Workshop aufzunehmen. Der fachliche Leiter aus dem Geschäftsbereich sollte an dem entsprechenden Workshop teilnehmen, auch jemand aus dem Rechnungswesen. Im Workshop sollten Sie die funktionalen Leiter bitten, ihre bestehenden Prozesse und Vorgänge zu beschreiben. Anschließend können Sie diese Prozesse im System demonstrieren. Die Meilensteine für diese Phase sind:

• Abgeschlossene und im Business Blueprint dokumentierte Geschäftsprozess-Workshops
• Projektplan wurde überarbeitet (falls erforderlich) und mit dem Kunden abgestimmt
• Offizielle Abnahme dieser Phase durch den Kunden.

Die empfohlenen SAP Best Practices für diese Phase sind:

• Durchführung von Workshops mit den fachlichen Leitern des Kunden aus den einzelnen Fachbereichen oder Abteilungen. In diesen Workshops sollten Sie die detaillierten Schritte in jedem der Kundenprozesse analysieren. Neben wichtigen Prozessen wie Verkauf, Einkauf und Service sollten Sie auch Reporting- und Finanzprozesse abdecken.
• Planen Sie bei der Einplanung der verschiedenen Workshops Überschneidungen und Abhängigkeiten zwischen Abteilungen.
• Während der Workshops sollten Sie die Quellen und das Volumen der Altdaten ermitteln, die migriert werden müssen.
• Verwenden Sie SAP Business One während der Workshops, um zu demonstrieren, wie Geschäftsanforderungen vom System erfüllt werden können.
• Dokumentieren Sie alle Anforderungen im Business Blueprint, und stellen Sie sicher, dass der Kunde versteht, dass dies der Umfang des Projekts ist.

Zu den Werkzeugen und Vorlagen, die Sie in dieser Phase nutzen können, gehören:

• Fragen zum Blueprint-Prozess
• Blueprint-Konfiguration
• Bewertung der Datenmigration
• Datenmigrationsleitfaden
• Abnahme der Phase
• Projektphasenanalyse und Risiko, um die Phase zu überprüfen und zu beurteilen, wie gut das Projekt läuft und ob Risiken eingetreten sind

Die Fragen zum Blueprint-Prozess und die Blueprint-Konfiguration sind wichtige Implementierungsdokumente für SAP Business One.

Wie alle AIP-Dokumente werden sie als Vorlagen bereitgestellt, und Sie können sie bearbeiten, erweitern und für Ihre Verwendung konfigurieren.

Diese beiden Dokumente arbeiten Hand in Hand:

• Verwenden Sie die Geschäftsprozessfragen während der Workshops zur Anforderungserfassung, um die Details jedes Kundenprozesses zu ermitteln. Stellen Sie sicher, dass Sie zusätzliche Fragen hinzufügen, um erweiterte Prozesse abzudecken, die nicht in der Liste enthalten sind.
• Verwenden Sie die Informationen aus den detaillierten Fragen, um die erforderliche Systemkonfiguration und die erforderlichen Einstellungen im Blueprint-Konfigurationsdokument zu dokumentieren. Erfassen Sie die erforderlichen Einrichtungs- und Konfigurationsänderungen, die für die Implementierung des Geschäftsprozesses erforderlich sind. Sie können das Blueprint-Dokument als Checkliste verwenden, wenn Sie die Einrichtungs- und Konfigurationsänderungen in der Firmendatenbank vornehmen. Stellen Sie Ihrer Supportorganisation am Ende des Projekts eine Kopie dieses ausgefüllten Dokuments zur Verfügung.

Für jeden Geschäftsprozess werden Fragen aufgelistet. Versuchen Sie, die Terminologie des Kunden zu verwenden, nicht die Terminologie von SAP Business One.

Sie sollten die für jeden Prozess erforderlichen Einrichtungs- und Konfigurationsänderungen aufzeichnen.

Projektrealisierung ist das Herzstück des Projekts. Die Meilensteine für diese Phase sind:

• Produktivsystem für die Ausführung von Geschäftsprozessen konfiguriert und angepasst. Nach Abschluss der Konfiguration sollten Sie eine Kopie der Produktivdatenbank erstellen, die für Tests und Schulungen verwendet werden kann.
• Altdaten migriert
• Der Kunde schließt die Validierung des Systems ab. Sie sollten die Testfälle sorgfältig mit dem Kunden planen. Testfälle sollten nicht nur den Geschäftsprozess in SAP Business One abdecken, sondern auch den durchgängigen Prozess einschließlich externer Systemschnittstellen. Der Kunde sollte sicherstellen, dass Testpläne alle Testfälle abdecken. Die mit dem AIP ausgelieferten Testfälle können als Grundlage für die Entwicklung von Verfahren für Systemtests verwendet werden.
• Keine offenen Probleme beim Testen
• Schulungsplan mit Zeitplan und Ressourcen, die vom Kunden vereinbart wurden. In dieser Phase sollte der Berater die Schulung der Endbenutzer planen. Die Schulung findet in der nächsten Phase statt, aber Sie sollten jetzt eine Zusage vom Kunden erhalten, damit die Benutzer an der Schulung teilnehmen können. Die Schulung kann je nach Vertrag vom Berater oder vom Kunden durchgeführt werden. Der Schulungsleitfaden in den AIP-Materialien enthält Tipps und Richtlinien für die Endbenutzerschulung.

Hinweis: In dieser Phase kann ein Änderungsmanagement erforderlich sein, da viele Benutzer das System zum ersten Mal verwenden und es zu einer Neuzuordnung von Rollen oder Pflichten kommen kann.

Die Best Practices sind:

• Ermutigen Sie Endbenutzer frühzeitig, sich am neuen System anzumelden und ihre eigene Arbeit zu üben, um ein Komfortniveau zu erreichen. Binden Sie funktionale Kundenleiter bei der Konfiguration des neuen Systems ein, damit sie Teil des Prozesses sind.
• Beheben Sie das Problem der Datenqualität und -integrität mit dem Kunden. Sofern nicht anders vereinbart, liegt es in der Regel in der Verantwortung des Kunden, die Altdaten vor der Migration zu "bereinigen", und der Berater ist nur für die eigentliche Migration verantwortlich.
• Nachdem Sie das Produktivsystem konfiguriert haben, erstellen Sie eine Kopie der Datenbank, und verwenden Sie diese Kopie für die Systemvalidierung und Systemtests sowie für Schulungen.
• Ermutigen Sie den Kunden, jetzt operative Verfahren zu erstellen. Es ist viel einfacher, diese gleichzeitig mit der Validierung der Geschäftsprozesse anzulegen. Und sie können auch während des Systemtests verwendet und geprüft werden.
• Drucken Sie eine Kopie aller Ausgabebelege, d.h. Rechnungen, Bestellungen, Berichte usw., und Abschlüsse, und lassen Sie den Kunden nach der Annahme abnehmen.
• Während der Kundenvalidierung besteht die Möglichkeit, den Umfang zu ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie alle angeforderten Änderungen dokumentieren und mit dem Kunden alle Auswirkungen auf den Projektumfang und die Kosten besprechen. Der Projektplan sollte aktualisiert werden, um jegliche Änderungen des Umfangs oder Zeitplans widerzuspiegeln.

Zu den Werkzeugen und Vorlagen, die Sie in dieser Phase nutzen können, gehören:

• Blueprint-Konfigurations- und Datenmigrationsleitfaden aus der vorherigen Phase
• Testfälle
• Protokoll ausgeben
• Änderungsantragsformular
• Schulungsleitfaden
• Phasenabnahme und Projektphasenanalyse und Risiko

Der Datenmigrationsleitfaden bietet Ihnen einen Schritt-für-Schritt-Ansatz für den Import von Altdaten, einschließlich einer empfohlenen Reihenfolge für die Datenmigration und Eröffnungssalden.

Die Tabelle Projektphasenanalyse und -risiko enthält Fragen zur Bewertung des Projektrisikos während jeder Phase des Implementierungsprojekts. Sie können das Gesamtrisiko bewerten, indem Sie das wahrscheinliche Risiko für jede Frage eingeben.

Das Ziel der Produktionsvorbereitung besteht darin, das neu konfigurierte System zusammen mit der Infrastruktur und den Benutzern an den Punkt zu bringen, an dem es auf den Produktivbetrieb umgestellt werden kann. Diese Phase endet mit der Umstellung vom Altsystem auf SAP Business One auf das Produktivsystem.

Die Meilensteine sind:

• Endbenutzer geschult und in der Lage, das System zur Ausführung ihrer Aufgaben zu verwenden
• Die Systembereitschaft für den Produktivstart wird bestätigt, und mit dem Kunden werden Produktivsetzungsdaten vereinbart. Die Bereitschaftsprüfung sollte Kriterien enthalten, die vor dem Produktivstart erfüllt sein müssen. Alle verbleibenden kritischen offenen Probleme müssen behoben, die Hardware und Infrastruktur eingerichtet und die operativen Verfahren dokumentiert werden.
• Cutover-Aktivitäten, die vor dem Wechsel zum Produktivsystem abgeschlossen wurden. Der Cutover-Zeitraum findet kurz vor dem Produktivstart statt, wenn viele Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge und in einem sehr kurzen Zeitrahmen ausgeführt werden müssen, damit das neue System die Produktivlast vollständig ausführen kann. Zu den Aktivitäten gehören:
  • Einfrieren des Altsystems
  • Migration von Last-Minute-Stammdaten, finalen Artikelmengen aus der Bestandszählung, offenen Transaktionen wie Bestellungen und Kundenaufträgen sowie Bestandskonten. Weitere Informationen finden Sie im Thema Eröffnungssalden in dieser Schulung.
  • Abstimmung des Rechnungswesens zwischen Altsystem und neuem System
• Abnahme der Phase durch den Kunden

Die Best Practices sind:

• Von SAP bereitgestellte Folien für Endbenutzerschulungen verwenden und anpassen (Folien werden von PartnerEdge heruntergeladen).
• Erlauben Sie während der Schulung jedem Benutzer, einzeln am SAP-Business-One-System zu arbeiten. Es ist zwingend erforderlich, dass die Endbenutzer vollständig auf die Verwendung des neuen Systems vorbereitet sind. Auch wenn Sie die Schulung nicht durchführen, müssen Sie prüfen, ob die Benutzer bereit sind.
• Cutover-Aktivitäten werden im AIP-Projektplan dokumentiert.
• Vorschläge für die Systembereitschaftsprüfung werden in der Projektanalyse und der Risikotabelle in den AIP-Materialien dokumentiert.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Migration von Anfangsbeständen finden Sie im Datenmigrationsleitfaden.
• Planen Sie Cutover-Aktivitäten über ein Wochenende oder eine andere Ruhezeit ein.
• Stellen Sie sicher, dass der Kunde diese wichtige Phase abnimmt. Die Abnahme verpflichtet den Kunden zum Produktivstart.

Werkzeuge und Vorlagen, die Sie nutzen können, sind:

• Datenmigrationsleitfaden
• Schulungsleitfaden
• Abnahme der Phase
• Projektphasenanalyse und -risiko

• Der Produktivstart und der Support sind die letzte Phase des Projekts. Wie der Name schon sagt, läuft das neu aufgebaute System nun produktiv. Support bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie alle Probleme im Zusammenhang mit dem neuen System für einen Zeitraum lösen, der im Vertrag angegeben werden sollte.
• Wenn alle kritischen Probleme behoben sind, „übergibt" das Implementierungsteam das System an das Kundenteam, an das Supportteam des Partners und an SAP. Stellen Sie sicher, dass der IT-Administrator des Kunden umfassend geschult ist und in der Lage ist, das System im Betrieb zu unterstützen. Auch Ihre eigene Supportabteilung sollte darauf vorbereitet sein, den neuen Kunden zu unterstützen.
• Was das AIP anbelangt, so ist dies der Abschluss des Projekts. Der Kunde akzeptiert das System in der Produktion, indem er das Phasenabzeichnungsformular abzeichnet.

Zu den Best Practices gehören:

• Stellen Sie Ihrem Support-Team den dokumentierten Business Blueprint und alle anderen Projektdokumentationen zur Verfügung.
• Binden Sie den SAP Business One Account Manager sowie ggf. den Lenkungsausschuss des Kunden in den Projektabschluss ein.
• Planen Sie vier bis sechs Wochen nach dem Projektabschlussmeeting eine „Review and Optimization Conference" ein. Auf diese Weise können Sie die Leistung des Systems beurteilen und zusätzliche Erweiterungen planen.

• Die AIP-Materialien sind hier nach Phase und Zweck geordnet dargestellt:
• Werkzeuge und Vorlagen für die Geschäftsprozessanalyse werden für die Umfangsermittlung vor der Implementierung und für die Feststellung von Fakten, zum Sammeln detaillierter Geschäftsprozessanforderungen und zum Sammeln von Datenmigrationsanforderungen bereitgestellt. Ein Datenmigrationsleitfaden bietet einen Schritt-für-Schritt-Ansatz für die Datenmigration und ist eine gute Referenz für die Eingabe von Eröffnungssalden.
• Konfigurations-, Infrastruktur- und Testwerkzeuge und -vorlagen werden bereitgestellt, um die Übergabe der Software an den Kunden aufzuzeichnen und die Einrichtung und Konfiguration zu dokumentieren. Für die Objektmigration steht ein Tool zur Nachverfolgung von Tabellenkalkulationen zur Verfügung. Beispieltestfälle werden in einer Tabellenkalkulation zusammen mit einem Teststrategie-Leitfaden bereitgestellt.
• Projektmanagement-Tools und -Vorlagen enthalten eine PowerPoint-Vorlage für das erste Kickoff-Meeting mit dem Kunden sowie ein Beispiel für eine Service-Level-Vereinbarung (SLA). Sie können den Schulungsleitfaden als Referenz für die Planung von Schulungen während der Implementierung verwenden. Außerdem werden ein Änderungsantragsformular und ein Änderungs-/Problemprotokoll für die Verwaltung von Problemen während der Implementierung bereitgestellt. Das letzte Tool, das erwähnt werden sollte, ist das Phasenabzeichnungsformular. Sie sollten dies verwenden, um die Abnahme durch den Kunden für eine wichtige Leistung oder Phase zu erhalten, um das Projekt auf dem Laufenden zu halten.
• Die Tabelle Gefährdungsbeurteilung ist ein Werkzeug, das automatisch die geschätzten Projektrisiken basierend auf einer Reihe von Antworten berechnet, die Sie bereitstellen.

• Ein Implementierungsprojektplan wird mit den AIP-Materialien bereitgestellt. Sie finden diesen Plan auch eingebettet in die SAP-Business-One-Clientanwendung mit den Implementierungscenter-Werkzeugen.
• Der Plan ist vollständig auf die AIP-Phasen abgestimmt und kann für On-Premise- oder Cloud-Implementierungen verwendet werden.
• Sie können die Aufgaben auf sechs verschiedenen Granularitätsebenen aufklappen und anzeigen.
• Viele Partner werden den Embedded-Plan leichter zu bedienen finden und er hat mehrere Vorteile. Da es Teil der Client-Anwendung ist, wird es in die Lokalisierungssprache übersetzt und kann von Benutzern im Projektteam, einschließlich Kunden, einfach aufgerufen werden. Außerdem können Sie Projektdokumente anhängen und teilen sowie Plan- und Istzeiten für eine Aufgabe oder Phase erfassen.

• Ihnen stehen drei verschiedene Projektpläne zur Verfügung:
  • Detaillierter Projektplan. Dieser Plan enthält Aufgaben für die fünf Phasen, die in der Methodik des Accelerated Implementation Program (AIP) von SAP definiert sind.
  • Eingeschränkter Projektplan. Dieser Plan enthält Aufgaben nur für die Phasen Projektrealisierung, Produktionsvorbereitung und Produktivstart der Methodik Accelerated Implementation Program. Dies ist für einen reinen Implementierungspartner sinnvoll.
  • Vorkonfigurierter Projektplan. Dieser Plan enthält die erforderlichen Aufgaben zur Verwaltung einer Implementierung basierend auf dem Einstiegspaket für SAP Business One.
• Die Projektpläne sind für die Verwendung als Vorlagen konzipiert: Öffnen Sie eine Planvorlage, und wählen Sie das Symbol für die doppelte Vorlage, um einen neuen Plan zu generieren, den Sie bearbeiten können. Der neue Plan enthält alle Aufgaben aus der Vorlage.
• Sie können auch das Symbol zum Hinzufügen wählen, um einen neuen, leeren Plan anzulegen und Ihre eigenen Aufgaben einzurichten.

Es gibt zwei Registerkarten für den Projektplan: Fortschritt und Plan.

Auf der Registerkarte Plan können Sie die geplante Zeit in Stunden für eine Aufgabe auf einer beliebigen Ebene oder für eine Phase schätzen. Die Zeiten werden auf die übergeordnete Aufgabe und Phase der höheren Ebene hochgerollt.

Sie können einer Aufgabe auch Informationen, Notizen und Dokumente hinzufügen. Sie können beispielsweise das AIP-Dokument Übergabe vom Vertrieb zur Aufgabe Projektvorbereitung oder das Dokument Business Blueprint zur Aufgabe Business Blueprint hinzufügen.

Wenn Sie Informationen, Hinweise oder Dokumente hinzufügen, ändert sich das graue Symbol in blau.

Hinweis: Um ein Dokument als Anlage zu einem Projektplan zu speichern, müssen Sie den Pfad zu einem Ordner für Projektanhänge definieren. Dies wird nicht in den allgemeinen Einstellungen definiert, sondern in den Pfadeinstellungen des Implementierungs-Centers. Das Dokument, nach dem Sie suchen, wird in diesen Ordner für us8e im Projektplan kopiert.

Auf der Registerkarte Fortschritt können Sie das geschätzte Start- und Enddatum für eine Aufgabe eingeben und die tatsächliche Zeit erfassen, die für eine Aufgabe aufgewendet wurde. Um Zeit einzugeben, klicken Sie auf den orangefarbenen Pfeil in der Spalte Istdauer, um das Fenster Zeitdatensatz zu öffnen.

Beachten Sie, dass der Name des Verantwortlichen erforderlich ist, wenn Sie Zeit erfassen. Der Verantwortliche benötigt einen Mitarbeiterstammdatensatz, aber kein Benutzerkonto.

Die Zeit wird in der Spalte Istdauer erfasst und wird auf eine übergeordnete Aufgabe hochgerollt.

Fortschritt bis dato wird berechnet und in der Spalte Fortschritt % angezeigt.

• Die Projektaufgaben enthalten direkte Links zu den relevanten Einrichtungs- und Konfigurationsbildern von SAP Business One.
• Wenn Sie im gezeigten Beispiel den Verknüpfungspfeil für die Aufgabe "Lager einrichten" wählen, wird automatisch das entsprechende Einrichtungsfenster geöffnet.
• Wie Sie sich vorstellen können, kann dies die Zeit für einen Berater beschleunigen, um Einstellungen mit dem Kunden zu teilen und zu konfigurieren. Sobald die Einstellung vorgenommen wurde, kann der Berater das Ankreuzfeld „Aufgabe abgeschlossen" markieren, um als Datensatz anzugeben, dass die Konfiguration abgeschlossen ist.

• Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, wählen Sie eine Aufgabe aus, und verwenden Sie das Plus-Symbol. Die neue Aufgabe wird nach der ausgewählten Aufgabe hinzugefügt.
• Sie können jede Aufgabe an eine neue Stelle verschieben, indem Sie sie auswählen und die Pfeilsymbole nach oben und unten verwenden.
• Sie können die Ebene und Einrückung jeder Aufgabe über die Pfeilsymbole nach rechts und links ändern.
• Um eine Aufgabe zu entfernen, wählen Sie sie aus, und verwenden Sie das Minussymbol.

• Wenn Sie einem Plan eine neue Aufgabe hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, Links zu zugehörigen Konfigurationsbildern hinzuzufügen. Dies ist nützlich, wenn Sie ein Add-on als Teil der Lösung haben. Sie können Aufgaben für die Installation des Add-Ons hinzufügen und Links zur Konfiguration des Add-Ons bereitstellen.
• So fügen Sie einer Aufgabe einen Link hinzu:
• Markieren Sie zunächst das Ankreuzfeld für die Aufgabe.
• Wählen Sie anschließend im Kontextmenü Link hinzufügen.
• Im Menüauswahlformular können Sie den entsprechenden Menüeintrag aus dem Menü von SAP Business One auswählen.
• Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der orangefarbene Verknüpfungspfeil links neben dem Aufgabennamen angezeigt.

• Weitere Informationen finden Sie auf der Landing-Page von SAP Business One im SAP Partner Portal.
  • Best Practices – SAP Business One Accelerated Implementation Program (AIP)
• One-Pager: SAP Business One Enablement

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie dieser Sitzung entnehmen sollten.

• Sie können den Erfolg eines Implementierungsprojekts verbessern, indem Sie bestimmte Strategien wie Änderungsmanagement, Risikomanagement und die Erfahrungen von SAP und anderen Partnern nutzen.
• Das Accelerated Implementation Program (AIP) von SAP ist eine bewährte Projektmethodik für eine Implementierung von SAP Business One. Sie basiert auf den Praxiserfahrungen von SAP und vielen Partnern.
• Die AIP-Methodik unterteilt eine Implementierung in Phasen mit Meilensteinen. Diese Phasen decken den Zeitraum ab der Übergabe vom Vertriebsteam an direkt vor der Übergabe an die Supportorganisation ab:
  • Projektvorbereitung: Der Projektplan wird für die Implementierung erstellt. Es findet ein Kickoff-Meeting mit dem Kunden statt, und die Software wird ausgeliefert.
  • Business Blueprint: Der Schwerpunkt liegt auf der Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen des Kunden und deren Zuordnung zu einer Lösung.
  • Projektrealisierung: Das Herzstück des Projekts, in dem das Unternehmen so konfiguriert ist, dass es dem Business Blueprint entspricht. Es finden auch Tests statt.
  • Produktionsvorbereitung: Der Schwerpunkt liegt auf der Vorbereitung des Produktivstarts. Das Produktivsetzungsdatum wird festgelegt, die Benutzer werden geschult, und die endgültigen Salden werden übertragen.
  • Produktivstart und Support: Nach dem Produktivstart wechselt der Kunde in den Supportmodus.
• Die Methodik stellt Best Practices, Tools und Vorlagen bereit, die Sie bei der Geschäftsprozessanalyse, Datenmigration, Risikoanalyse, Änderungsmanagement, Teststrategie und Schulungsplänen unterstützen.
• Die in den SAP-Business-One-Client eingebetteten Projektpläne sind benutzerfreundlich, umfassen alle empfohlenen Projektaktivitäten und integrieren Aufgaben in die Konfigurationsbilder.
• Sie können Ihren eigenen Projektplan aus einer der Vorlagen generieren oder einen leeren Plan im System anlegen. Sie können freigegebene Projektdokumentation an den eingebetteten Plan anhängen und Plan- und Istzeiten sowie -fortschritte erfassen.