Verwenden von Alerts

• Betrachten wir ein Unternehmensbeispiel für einen Alert. Im hier gezeigten Beispiel möchte der Einkaufsleiter automatisch benachrichtigt werden, sobald eine Bestandsposition die Mindestbestandsmenge unterschreitet. Nach Erhalt der Benachrichtigung kann der Manager entscheiden, ob Bestand nachbestellt werden soll.
• Dieses Beispiel ist eine recht einfache Anforderung und kann einfach mithilfe eines vordefinierten Alarms im System eingerichtet werden.
• SAP Business One kann auch komplexere Anforderungen durch das Hinzufügen von Benutzerabfragen unterstützen. Eine kreative Verwendung von Auffälligkeiten ist als Aufgabenliste oder Arbeitsauftrag für eine Person. Wenn der Einkaufsleiter in diesem Szenario beispielsweise nicht sofort über den Niederbestand Bescheid wissen muss, können Sie einen Benutzeralarm basierend auf einer Abfrage anlegen, um eine Liste der Niederbestandsartikel auf geplanter Basis bereitzustellen, z.B. einmal täglich oder einmal pro Woche.

• Der Alarmmechanismus in SAP Business One informiert einen oder mehrere Benutzer sofort, wenn ein bestimmtes Ereignis oder eine bestimmte Bedingung eintritt.
• Es ist wichtig zu erkennen, dass Alerts das Eintreten des Ereignisses nicht verhindern. Der Alert benachrichtigt Sie, nachdem das Ereignis eingetreten ist.
• Es werden vier Arten von Benachrichtigungsmechanismen unterstützt: intern, E-Mail, Text und Fax. Interne Benachrichtigungen werden im SAP-Business-One-Client angezeigt.
• Um eine Benachrichtigung zu erhalten, muss ein Benutzer über ein Benutzerkonto in SAP Business One verfügen. Der Benutzer muss jedoch nicht bei SAP Business One angemeldet sein, um E-Mail-, Text- und Faxbenachrichtigungen zu erhalten.

Um Auffälligkeiten einzurichten, benötigen Sie die allgemeine Berechtigung für das Alarmmanagement.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Alert einzurichten:

• Sie können einen der vordefinierten Alarme verwenden, die mit SAP Business One ausgeliefert werden. In diesem Fall müssen Sie den Alert einfach konfigurieren und aktivieren. Der Alert bietet Benutzern eine sofortige Benachrichtigung, wenn ein Ereignis eintritt.
• Alternativ können Sie Ihren eigenen Alert basierend auf einer Abfrage anlegen. In diesem Fall wird der Alarm ausgelöst, wenn die Abfrage ausgeführt wird, und den Benutzern die Ergebnisse einer Abfrage zur Verfügung gestellt. Die Abfrage kann so eingeplant werden, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt und in einer bestimmten Häufigkeit ausgeführt wird.

• Der Alert-Mechanismus läuft als Service und wird im Bereich Job-Service des System Landscape Directory (SLD) verwaltet. Das SLD wird während der Installation von SAP Business One mit den Serverkomponenten installiert. Um auf das System Landscape Directory zuzugreifen, verwenden Sie den auf der Folie angezeigten Pfad, melden Sie sich mit den Benutzeranmeldedaten der Site am SLD an, und wählen Sie den Link für den Jobservice.
• Die Einstellungen für Alerts werden über den Link im Job-Service aufgerufen.
  • In den Alarmeinstellungen kann der Alarmdienst nach Firmendatenbank ausgewählt werden.
  • Der Alert-Service muss jederzeit ausgeführt werden, damit Alerts funktionieren.
  • Der Benutzer AlertSvc ist ein vordefinierter Benutzer in SAP Business One und wird automatisch in den Alarmeinstellungen definiert und fungiert als technischer Benutzer für die Verbindung mit der Firmendatenbank, um Alarme auszuführen.
• Hinweis: In einer SAP-HANA-Umgebung erfordert der Alert-Service zusätzlich, dass die Serviceschicht in der Landschaft installiert und mit dem Datenbankserver verbunden ist. Weitere Informationen zur Alarmserver- und Serviceschichtanforderung finden Sie im SAP Business One Administrator's Guide, Version für SAP HANA.

• Ihnen steht eine feste Anzahl vordefinierter Alarme zur Verfügung. Diese decken gängige Geschäftssituationen ab, in denen Alerts in der Regel verwendet werden.
• Um die Liste der vordefinierten Alarme anzuzeigen, öffnen Sie das Fenster Alarmfunktionen. Sie sehen die Liste der Alerts und ob eine davon aktiv ist.
• Sie können die Details eines Alerts anzeigen oder bearbeiten, indem Sie den Pfeillink neben dem Alert-Namen wählen.

• Die Abweichung vom Bruttogewinn, die Abweichung vom Obligo und vom Kreditlimit sowie Rabatt-Alerts können auf Verkaufsbelege angewendet werden.
• Die Bruttogewinnabweichung wird auf Belegebene geprüft. Obligo und Kreditlimit werden gegen die Belegsumme geprüft. Zusätzlich wird das Rabattlimit gegen die Belegsumme geprüft.

Der vordefinierte Alarm für Budgetabweichungen kann auf Einkaufsbelege, Zahlungen und Buchungsbelege angewendet werden. Diese Warnung ist unabhängig von der Budgetwarnung, die in den allgemeinen Einstellungen festgelegt wurde.

• Der Alert für die Abweichung vom Mindestbestand wird angewendet, wenn ein Abrufbeleg hinzugefügt wird, der den Lagerbestand unter den in den Artikelstammdaten definierten Mindestbestand unterschreitet. Dieser Alert wird nicht ausgegeben, wenn die Bestandssperre in den Belegeinstellungen aktiviert ist.
• Der MRP-Alert erinnert Sie daran, wenn Sie Dispositionsempfehlungen nicht rechtzeitig in Belegen freigegeben haben, um die Bestandsbedarfe zu erfüllen. Der Alert wird ausgegeben, wenn das aktuelle Systemdatum das empfohlene Freigabedatum ist.

• Um eine vordefinierte Warnung zu verwenden, wählen Sie den Pfeillink neben dem Warnungsnamen.
• Optional können Sie einem Alert eine Priorität zuordnen (Standard ist normale Priorität). Wenn die Nachricht im Nachrichten-/Alarmfenster des Empfängers oder im Microsoft-Outlook-Fenster empfangen wird, werden Nachrichten mit hoher Priorität rot gekennzeichnet.
• Wählen Sie dann jeden Empfänger und eine oder mehrere bevorzugte Benachrichtigungsmethoden aus. Sie können eine interne Nachricht, eine E-Mail, einen Text und ein Fax auswählen. Anstatt jeden Benutzer einzeln auszuwählen, können Sie zur Registerkarte Gruppen wechseln und eine vordefinierte Benutzergruppe auswählen (der Gruppentyp muss Alerts oder Alle Arten sein). Weitere Informationen zu Benutzergruppen finden Sie im Kurs Benutzer und Benutzereinstellungen.
• Markieren Sie außerdem das Benachrichtigungsankreuzfeld für den vordefinierten Benutzer AlertSvc. Dadurch wird sichergestellt, dass der Alarm an einen Empfänger gesendet wird, auch wenn der Empfänger nicht am SAP-Business-One-Client angemeldet ist.
• Die E-Mail- und Faxmechanismen erfordern die Integration dieser Services mit SAP Business One. Für den SMS-Mechanismus ist das Integrations-Framework von SAP Business One mit aktiviertem mobilen Szenario erforderlich. Die E-Mail-Adressen und Telefonnummern müssen im Benutzerkonto eingerichtet werden.
• Schließlich müssen Sie den Alert aktivieren, damit er wirksam wird, indem Sie das Ankreuzfeld markieren. Sie können dieses Ankreuzfeld auch verwenden, um einen Alert jederzeit zu deaktivieren.

• Für die vordefinierten Alerts können Sie mit Ausnahme der Mindestbestandsabweichung Bedingungen für die Alert-Situation auswählen.
• Die Bedingungen sind für jeden vordefinierten Alert unterschiedlich. Beispielsweise ist die Bedingung für die Bruttogewinnabweichung der Gewinnprozentsatz und die Bedingung für die Budgetabweichung der Betrag.
• Für die vordefinierten Alerts können Sie mit Ausnahme der Mindestbestandsabweichung auch die Belege für die Alert-Situation auswählen.
• Die verfügbaren Belege hängen vom ausgewählten Alert ab. Der Alarm wird sofort ausgelöst, nachdem der Beleg dem System hinzugefügt wurde.

• Interne Alarme werden im SAP-Business-One-Client im Popup-Fenster Nachrichten/Alarme angezeigt. Sie können auf dieses Fenster auch über das Cockpit-Widget zugreifen.
• Wählen Sie die Alarmzeile aus, um auf die Belegdetails zuzugreifen.
• Der Empfänger des Alerts hat folgende Möglichkeiten:
  • Alert an einen anderen Benutzer weiterleiten
  • Antwort an den Benutzer senden, der den Alert verursacht hat
  • Löschen Sie die Alert-Zeile aus dem Dialogfenster.
  • Legen Sie einen Abwesenheitsantrag fest, und leiten Sie den Alarm optional an Ihre E-Mail, SMS oder Fax weiter.

Im Setup für einen Benutzer gibt es Einstellungen, die sich auf Alerts auswirken.

• Alert für Aktivitäten senden, die für heute eingeplant sind. Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, erhält der Benutzer bei der Anmeldung einen Alert, der alle für heute eingeplanten Aktivitäten auflistet. Hierbei handelt es sich nicht um eine vordefinierte Warnung. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Aktivitäten jedoch im Fenster Nachrichten/Alarme angezeigt, und der Benutzer kann Aktivitäten direkt aus der Alarmmeldung heraus bearbeiten.
• Eingang anzeigen, wenn neue Nachricht eingeht. Dies wird standardmäßig für einen neuen Benutzer festgelegt und öffnet automatisch das Fenster Nachrichten/Alarme, wenn ein neuer Alarm für den Benutzer generiert wird.
• Meldungen aktualisieren (Min.). Legt in Minuten fest, wie oft das System auf Aktualisierungen im Alert-Eingang prüft. Der Standardwert für einen neuen Benutzer beträgt 5 Minuten. Wenn Sie diesen Wert auf 0 setzen, erhält der Benutzer die Alert-Benachrichtigung sofort.

Wenn sie nicht auf dem Bild für die Benutzereinrichtung definiert sind, werden die Einstellungen aus der Registerkarte Allgemeine Einstellungen: Service übernommen.

Wenn die vordefinierten Alarme nicht den Geschäftsanforderungen entsprechen, können Sie Benutzeralarme hinzufügen.

Benutzeralarme basieren auf einer gesicherten Benutzerabfrage, und die Abfrage kann auf mehrere oder eindeutige Geschäftsbedingungen prüfen.

So können sie einem Benutzer täglich, wöchentlich oder monatlich Arbeitsvorräte zur Verfügung stellen, z.B.:

• Probleme bei Bestellungen über einem bestimmten Limit für den Tag oder die Woche
• Überfällige Verkaufsangebote

Eine weitere Verwendung für Alerts, die auf Abfragen basieren, besteht darin, die Konsistenz und Qualität neuer Stammdaten oder Belege zu prüfen, z.B.:

• Fehlende Felder in den neuen Geschäftspartner-Stammdaten, z.B. Steuernummer, Kreditlimit, Ansprechpartner oder Vertriebsmitarbeiter
• Kundenaufträge mit fehlenden oder falschen Steuerkennzeichen

Bevor Sie einen Benutzeralarm anlegen, prüfen Sie, ob es einen Systembericht gibt, der ähnliche Ergebnisse liefert, da Sie die Abfrage als Grundlage für Ihre Alert-Abfrage kopieren können. Wählen Sie Extras > Abfragen > Systemabfragen.

• Mit den bereitgestellten Abfragewerkzeugen Abfrageassistent und Abfragegenerator können Sie die Abfrage erstellen und speichern. Mit der Query können Sie mehrere Bedingungen oder eindeutige Bedingungen prüfen, die für ein Unternehmen spezifisch sind. Sie können beispielsweise dem Budgetverantwortlichen täglich eine Liste der Kundenaufträge für den aktuellen Tag senden.
• Um einen neuen Alarm anzulegen, wählen Sie im Fenster Alarmfunktionen die Drucktaste Aktionen und dann Benutzeralarm anlegen.
• Geben Sie einen Namen für den neuen Alert ein. Wählen Sie dann die gesicherte Benutzerabfrage aus. Informationen zum Erstellen und Speichern von Abfragen finden Sie im Thema Abfragen.
• Wählen Sie im Fenster Alarmfunktionen die Empfänger und Benachrichtigungsmechanismen sowie die Benachrichtigungspriorität auf dieselbe Weise wie für vordefinierte Alarme aus.
• Sie müssen die Häufigkeit für die Ausführung der Abfrage festlegen (in Minuten, Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten). Im Gegensatz zu einem vordefinierten Alarm wird ein benutzerdefinierter Alarm nicht ausgelöst, wenn ein Beleg zum System hinzugefügt wird. Ein benutzerdefinierter Alarm wird ausgelöst, wenn die Abfrage ausgeführt wird und wenn Ergebnisse aus der Abfrage vorhanden sind. Wenn keine Ergebnisse aus der Abfrage vorhanden sind, wird keine Benachrichtigung gesendet.
• Wenn die Häufigkeit Tage, Wochen oder Monate ist, können Sie zusätzlich eine Tageszeit festlegen.

Benutzeralarme werden im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme des Benutzers angezeigt. Die Abfrageergebnisse werden direkt in diesem Fenster angezeigt, oder Sie können auf die Alert-Zeile doppelklicken, um die Ergebnisse in einem neuen Fenster anzuzeigen.

Sie können die Ergebnisse bei Bedarf nach Microsoft Excel kopieren, indem Sie im Kontextmenü des Fensters Tabelle kopieren wählen.

• Für Benutzeralarme gibt es im Einrichtungsfenster das Ankreuzfeld Verlauf sichern. Dieses Ankreuzfeld steuert, wie Benutzeralarme dem Benutzer im Fenster Nachrichten/Alarme angezeigt werden.
• Wenn Sie das Ankreuzfeld Verlauf speichern markieren, wird bei jeder Ausführung der Abfrage in einer separaten Zeile eine neue Warnmeldung hinzugefügt und ein Alarm ausgelöst. Dies kann das Alert-Fenster schnell ausfüllen, wenn die Häufigkeit des Alerts auf Minuten gesetzt ist. Dies wird im Beispiel-Screenshot gezeigt.
• Wenn Sie das Ankreuzfeld Verlauf speichern nicht markieren, überschreibt jeder neue Alarm den vorherigen Alarm in derselben Zeile im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme, sodass nur eine Zeile für den Alarm angezeigt wird. Der Alert wird in Fettdruck geändert, um den Benutzer darüber zu informieren, dass ein neuer Alert aufgetreten ist.

• Wenn Sie Abfragen für Alerts entwickeln, müssen Sie möglicherweise in Erwägung ziehen, die Abfrage mit der Häufigkeit abzugleichen, die Sie für die Ausführung der Abfrage auswählen.
• Wenn Sie beispielsweise einen Bericht über neue Aufträge für heute hinzufügen möchten, sollte die Abfrage nur Belege auswählen, die am aktuellen Tag hinzugefügt wurden. Andernfalls enthält der Bericht alle Belege in der Datenbank, die den Abfragekriterien entsprechen.
• In einem solchen Fall wird das Belegbuchungsdatum mit dem aktuellen Datum verglichen.

Wenn der Alert nicht ausgelöst wird:

• Führen Sie die Abfrage unabhängig aus, um sicherzustellen, dass sie Ergebnisse liefert.
• Stellen Sie sicher, dass der SAP-Business-One-Alert-Service im System Landscape Directory ausgeführt wird und die richtige Datenbank in den Alert-Einstellungen ausgewählt ist. Stellen Sie alternativ sicher, dass in SAP Business One im Fenster Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte Service das Ankreuzfeld Alarmdienst aktivieren markiert ist.
• Stellen Sie für SAP-HANA-Umgebungen sicher, dass die Serviceschicht auf dem SAP-HANA-Server aktiv ist. Um die Serviceschicht zu prüfen, verwenden Sie die URL https://<server>:50000. Wenn die Serviceschicht installiert ist, wird ein Link zur Dokumentation angezeigt.
• Führen Sie eine Abfrage für die OALT-Tabelle aus, um alle konfigurierten Alarme in Ihrem System anzuzeigen, einschließlich vordefinierter Alarme.

Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um die folgenden wichtigen Punkte zu prüfen:

• Es gibt zwei Möglichkeiten, Alarme zu verwenden: Konfigurieren Sie einen der vordefinierten Alarme, oder definieren Sie einen Benutzeralarm basierend auf einer Abfrage.
• Alle vordefinierten Alerts (mit Ausnahme des Alerts Abweichung vom Mindestbestand) haben Bedingungen und werden ausgelöst, wenn ein entsprechender Beleg zum System hinzugefügt wird. Daher verhindern Alerts nicht, dass Belege zum System hinzugefügt werden. Im Gegensatz dazu verhindert ein Genehmigungsprozess, dass ein Beleg hinzugefügt wird, bis er genehmigt wird.
• Alerts können intern an einen Benutzer in SAP Business One oder per E-Mail, Text und/oder Fax gesendet werden.
• Der Alert-Job-Service muss immer ausgeführt werden, damit Alerts ausgelöst werden können. Für SAP HANA besteht eine Abhängigkeit von der Serviceschicht, die installiert und an den Datenbankserver gebunden wird.
• Benutzerdefinierte Alarme basieren auf gesicherten Benutzerabfragen. Benutzeralarme bieten eine Möglichkeit, routinemäßige Aufgabenpläne für Benutzer anzulegen oder die Konsistenz von Daten zu prüfen.
• Benutzerdefinierte Alarme werden ausgelöst, wenn die Basisabfrage ausgeführt wird. Daher müssen Sie die Häufigkeit festlegen. Ein Alarm wird nur ausgelöst, wenn die Abfrageausführung Ergebnisse liefert. Die Abfrageergebnisse werden zusammen mit dem Alarm im Fenster Alarme/Meldungen angezeigt.