Implémentation de la numérotation des documents et des données de base

• Le personnel de vente de DG Industries est divisé en trois zones de marché distinctes, chacune avec un ensemble de clients différent.
• Les documents de vente produits par chaque domaine doivent être numérotés différemment pour pouvoir être suivis dans chaque zone.
• En outre, les clients de chaque domaine sont codés différemment.
• Solution : vous pouvez définir plusieurs séries de numérotation de documents et de données de base clients et affecter ces séries à des utilisateurs spécifiques.

• Chaque société a sa propre méthode de numérotation et ses propres règles. La fonction de numérotation des documents permet de définir des schémas de numérotation uniques pour les enregistrements de données de base (clients, fournisseurs, articles et ressources) ainsi que pour les documents et transactions individuels.
• La numérotation des documents est définie dans une série pour chaque type de document.
• La série de numérotation des documents suit le prochain numéro de document à affecter pour chaque type de document. Le système attribue automatiquement des numéros incrémentaux à partir du premier numéro et enregistre le numéro suivant à affecter pour chaque type de document.
• Notez que certaines localisations ont des législations concernant les numéros de documents.

• Une nouvelle base de données société comporte une série prédéfinie de numéros pour chaque type de document, commençant à 1. C'est ce que l'on appelle la série Primaire.
• La série n'a pas de numéro final, la numérotation est donc déplafonnée. Vous pouvez utiliser ces séries prêtes à l'emploi si l'entreprise veut commencer les numéros de document à 1.
• Plusieurs utilisateurs peuvent partager la même série.
• Vous pouvez également définir des séries de numérotation supplémentaires pour différents utilisateurs afin qu'ils puissent utiliser différentes tranches de numéros.

• Dans un nouveau système SAP Business One, vous pouvez modifier le numéro initial de la série Primaire par défaut pour n'importe quel type de document. Vous devez effectuer cette opération avant la comptabilisation d'une pièce. Cela s'explique notamment par le fait que les numéros de documents suivent progressivement les numéros de l'ancien système.
• Pour modifier la série de numérotation par défaut, double-cliquez sur la ligne du type de document sélectionné pour ouvrir la fenêtre de configuration des séries.
• Dans la ligne de la série Primaire, vous pouvez saisir un nouveau numéro de départ pour la série et éventuellement un numéro final pour la série.
• Si vous modifiez la série par défaut, la modification sera instantanée et lorsque les documents seront créés, ils commenceront par le nouveau numéro.

• Si une seule série est requise au sein de l'entreprise, vous pouvez utiliser la série Primaire par défaut pour tous les utilisateurs.
• Cependant, vous avez la possibilité de créer des séries supplémentaires pour un type de document et d'affecter des séries différentes à différents utilisateurs. Cela est utile si vous voulez que chaque utilisateur utilise une tranche définie de numéros de pièces.
• Pour créer une série, ouvrez la fenêtre de configuration des séries, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de la série Primaire et sélectionnez l'option permettant d'ajouter une nouvelle ligne dans le menu contextuel.
• Saisissez un nom pour la série, ainsi que le numéro de début et le dernier numéro facultatif. Le système renseigne automatiquement la zone N° suivant.
• Remarque : lorsque vous créez une nouvelle série, vous devez saisir le numéro final de la série précédente (y compris la série Primaire). Cela permet d'éviter les chevauchements de numéros entre les séries. S'il est légalement acceptable dans la localisation, le système autorise les discontinuités dans la numérotation entre les séries.
• L'exemple illustre trois nouvelles séries d'offres clients. Chaque série sera utilisée dans un domaine distinct de l'entreprise. Chaque nouvelle série commence par le numéro consécutif suivant la série précédente, pour s'assurer qu'il n'y a pas de discontinuité dans les numéros de document.
• Si la localisation autorise une série de numérotation de document contenant plusieurs types de document, vous pouvez le configurer dans cette fenêtre à condition que la case Autoriser plusieurs types de document par série soit cochée dans les Détails entreprise. Cette option est irréversible.
• Remarque : lorsque vous sauvegardez la nouvelle série de numérotation, vous devez également mettre à jour la fenêtre de numérotation du document principal.
• Pour créer et gérer des séries de documents, vous devez disposer de l'autorisation générale Administration > Numérotation des documents.

• Vous pouvez saisir un préfixe ou un suffixe (ou les deux) pour n'importe quelle série, y compris la série principale.
• Le préfixe ou le suffixe ne fait pas partie du numéro réel affecté au document, mais apparaîtra lors de l'impression du document.
• Vous pouvez également saisir des remarques sur la ligne relative à la série.
• La case à cocher Bloquer vous permet de supprimer une série de l'affectation. Aucun autre document ne peut être créé avec les numéros de cette série. Pour poursuivre les opérations, assurez-vous qu'une autre série est définie par défaut.

• Lorsqu'un nouveau compte utilisateur est créé, cet utilisateur n'a accès à aucune série de numérotation de document, même à la série par défaut. Cela signifie que l'utilisateur ne peut pas ouvrir la fenêtre initiale d'un type de document tant qu'il n'a pas l'autorisation générale d'accéder au groupe de séries de numérotation.
• Chaque série de numérotation peut être affectée à un groupe dans la fenêtre de configuration des séries. Vous pouvez sélectionner un numéro de groupe compris entre 1 et 10. Il peut y avoir plusieurs séries de numérotation avec le même groupe de séries.
• Vous pouvez ensuite autoriser des utilisateurs à un ou plusieurs groupes de séries de numérotation en fonction de leurs besoins en matière de numérotation des documents. Il existe deux façons d'autoriser un utilisateur :
  • Affectez l'utilisateur à un groupe d'utilisateurs d'autorisation qui dispose de l'autorisation pour le groupe associé à la série de numérotation. Remarque : un groupe d'utilisateurs d'autorisation est différent d'un groupe de séries de numérotation.
  • Affectez manuellement l'utilisateur Autorisation globale à un groupe de séries de numérotation dans la fenêtre Autorisations.
• L'autorisation générale est appelée Série de numérotation et il existe 10 autorisations qui correspondent aux groupes dans la fenêtre de configuration des séries.
• Dans l'exemple de la diapositive, la série de numérotation principale est affectée au groupe 1 et la nouvelle série de numérotation LOC2 est affectée au groupe 2.
• Dans la fenêtre Autorisations générales, l'utilisateur George reçoit une autorisation globale pour le groupe de séries 2. Cela signifie que George peut créer des documents dans la série LOC2.
• Pour plus d'informations sur les autorisations générales et les groupes d'autorisations, voir le cours connexe Autorisations générales.

• La colonne Indicateur de période sur la ligne de la série aligne la série directement sur une période comptable, par exemple FY2019, FY2020. Par conséquent, les documents peuvent être enregistrés avec des numéros de la série uniquement si l'indicateur de période correspond à la période comptable en cours.
• Par exemple, vous pouvez utiliser une nouvelle série de numérotation au début d'un nouvel exercice budgétaire. Si vous utilisez un indicateur de période différent pour chaque nouvelle période comptable, vous pouvez définir une nouvelle série de numérotation et définir le premier numéro de document sur 1 pour chaque nouvel exercice comptable.
• Les indicateurs de période sont facultatifs. Lorsque vous définissez une nouvelle période comptable, l'indicateur de période par défaut est utilisé si vous ne sélectionnez pas d'indicateur de période spécifique. Il s'agit également de l'indicateur de période par défaut pour une nouvelle série de numérotation.
• Note : si vous créez un nouvel indicateur de période et que vous voulez l'utiliser pour les périodes comptables existantes, vous devez le faire avant toute comptabilisation de pièce.

• Si un document peut être annulé par l'utilisateur, une case d'annulation s'affiche sur la ligne de la série. Si vous cochez cette case, vous pouvez dédier la série aux documents d'annulation. Lorsque l'utilisateur annule un document, celui-ci est clôturé avec son numéro d'origine et un nouveau document est émis avec le numéro d'annulation de la série. La série d'annulation est utilisée uniquement lorsque le système crée un document d'annulation.
• Cela permet à la numérotation des documents dans la série actuelle de continuer de manière incrémentielle.
• Par défaut, les documents d'annulation prennent des numéros de la série d'annulation avec la plage numérique la plus basse, même si vous avez indiqué une série de non-annulation comme série par défaut.
• Par conséquent, afin de gérer plus facilement vos documents, nous vous recommandons d'ajouter des documents d'annulation uniquement aux séries d'annulation.

• Si un utilisateur est autorisé à utiliser plusieurs séries, vous pouvez définir une série comme série par défaut pour l'utilisateur.
• Pour affecter une série par défaut, dans la fenêtre de configuration des séries, sélectionnez la ligne de la série et cliquez sur le bouton Définir comme standard. Vous pouvez affecter la série comme série par défaut pour l'utilisateur actuel, pour tous les utilisateurs et pour les utilisateurs sélectionnés par nom. Lorsque l'utilisateur crée un document, la série par défaut est automatiquement sélectionnée pour le nouveau document et le numéro suivant de la série par défaut est affecté au document.

• Si un utilisateur est autorisé à utiliser plusieurs séries de numérotation pour un document, la liste déroulante du document affichera toutes les séries auxquelles l'utilisateur est autorisé. La série par défaut pour l'utilisateur est automatiquement sélectionnée en premier.
• Dans l'exemple, l'utilisateur a l'autorisation pour les groupes 1 et 2. La série Ventes 1 a été définie par défaut pour l'utilisateur, de sorte que cette série s'affiche initialement lorsque l'utilisateur crée un document. L'utilisateur peut ouvrir la liste déroulante pour afficher toutes les séries pour lesquelles il dispose d'une autorisation et sélectionner une autre série.
• Une série d'annulation n'apparaît jamais dans la liste déroulante.
• Si des indicateurs de période sont utilisés dans une série, la série ne s'affichera pas dans la liste déroulante tant que la date système n'est pas comprise dans une période comptable avec le même indicateur de période. Dans l'exemple, la période en cours n'a pas le même indicateur de période, les séries S2016 et S2017 n'apparaissent donc pas dans la liste déroulante.

• Les utilisateurs autorisés et les superutilisateurs peuvent saisir un numéro de document manuel. Cela est utile si vous saisissez d'anciens documents lors d'une implémentation et que le client doit utiliser les numéros exacts du système hérité. L'autorisation générale est Numérotation manuelle des documents.
• Sélectionnez la série Manuel dans la liste déroulante et saisissez un numéro dans le document.
• Si un document existant a déjà le même numéro, le système ignorera ce numéro à l'avenir lorsqu'il affectera à partir de la série.
• Remarque : lorsqu'ils sont ajoutés, les documents manuels ont automatiquement le statut "En cours - Imprimé".

• En faisant défiler vers la droite de la fenêtre de configuration de la numérotation des documents, vous verrez une colonne dans laquelle vous pouvez modifier le nom d'un document de vente, d'achat ou de stock dans le menu principal. Cela peut être nécessaire si le client utilise une terminologie unique pour décrire ces documents.
• Pour indiquer un nouveau nom, saisissez-le dans la ligne du document dans la fenêtre de configuration de la numérotation.
• Vous pouvez modifier les noms des documents même si des documents ont déjà été saisis dans le système. Le nouveau nom apparaît dans le menu principal de SAP Business One et dans la barre de titre des documents de ce type.
• Remarque : cette modification affecte tous les utilisateurs.

• Dans une nouvelle entreprise, le système fournit une série manuelle pour les données de base : les données de base client et fournisseur, les données de base article et les données de base des ressources pour la production.
• Double-cliquez sur la ligne de la série pour ouvrir la fenêtre de configuration. Cette série manuelle est grisée et ne peut pas être modifiée ou supprimée, bien qu'elle puisse être bloquée. La série manuelle est définie par défaut pour tous les utilisateurs et l'utilisateur saisit manuellement un code lorsqu'il crée de nouvelles données de base.
• Notez que si la fonctionnalité des immobilisations est activée, elle utilisera la série de numérotation pour les données de base article.

• Vous pouvez définir des tranches de numérotation automatiques pour les données de base. Ces séries fonctionnent de la même manière que les séries de numérotation des documents, et elles suivent et affectent des numéros lorsque de nouvelles données de base sont créées.
• La définition d'une nouvelle série pour les données de base est très similaire à la définition d'une série de numérotation pour les documents.
• Pour définir une nouvelle série, saisissez le premier numéro de la série. Il sera affecté par le système comme code (clé) pour les nouveaux enregistrements de données de base. Le système incrémente alors le numéro suivant de la série de 1.
• Vous pouvez éventuellement saisir un suffixe et/ou un préfixe pour chaque série. Contrairement au préfixe ou au suffixe d'un numéro de document, le préfixe ou le suffixe des données de base sera ajouté au code de données de base généré lors de la création des données de base. Cela vous permet de créer des numéros en plusieurs parties tels que 01-0001-01. Notez que seule la partie principale du numéro est incrémentée, et non le préfixe ou le suffixe qui, dans cet exemple, resterait 01.
• Pour une série de données de base, vous devez indiquer le nombre de chiffres pour le code. Si vous définissez le numéro initial sur 1 et que le nombre de chiffres est 4, des zéros non significatifs seront ajoutés au code afin qu'il soit affecté comme 0001.

• Vous pouvez définir des autorisations pour les utilisateurs en fonction du groupe sélectionné dans la fenêtre de configuration des séries. Elle est identique à la série de numérotation des documents.
• Vous pouvez également définir une série de données de base comme série par défaut pour un ou plusieurs utilisateurs.
• Une case à cocher facultative permet d'afficher un message lorsque les données de base sont créées à l'aide d'une série qui n'est pas la série manuelle.
• Remarque : vous ne pouvez pas aligner une série de numérotation des données de base avec un indicateur de période.

• Comme le préfixe et/ou le suffixe fait partie du code dans les données de base, différentes séries peuvent avoir des numéros qui se chevauchent.
• Dans l'exemple de la diapositive, chaque série a la même plage de numéros, mais comme nous avons également défini un préfixe pour chaque série, les codes réels générés sont uniques.
• Le code généré contiendra toujours le nombre exact de chiffres spécifiés et des zéros non significatifs seront ajoutés devant. Par exemple, si une série commence à 1 et que le nombre de chiffres est 3, le code affecté dans les données de base est 001. Si le nombre de chiffres est 6, le code généré sera 000001. Remarque : le nombre de chiffres d'une série ne peut pas être modifié après la création d'un enregistrement de données de base.
• Soyez prudent car le nombre de chiffres peut être un facteur limitant pour la taille de la série. Dans l'exemple illustré, dans la série Ordinateur, il peut y avoir 9999 éléments possibles puisque le nombre de chiffres est défini sur 4.

• Un utilitaire est fourni pour contrôler les numéros en double ou manquants dans les documents ou les données de base. Dans les critères de sélection, vous pouvez sélectionner les documents par type et inclure également la numérotation des données de base.
• Le rapport affiche une liste des numéros manquants ou en double. Ce programme vous permet de contrôler les numéros après un téléchargement initial des documents lors de l'implémentation.

Voici quelques points clés à retenir de ce sujet :

• La fonction de numérotation des documents permet aux utilisateurs autorisés d'établir des plages de numéros qui seront automatiquement affectées dans les documents et les données de base.
• Vous pouvez créer une série de numérotation pour chaque type de document et pour les données de base partenaire, article et ressource.
• Les utilisateurs doivent être autorisés à utiliser une série de numérotation. Pour ce faire, affectez d'abord la série de numérotation à un groupe de séries, puis autorisez les utilisateurs au groupe de séries à l'aide de l'autorisation générale.
• Si les utilisateurs sont autorisés à utiliser plusieurs séries de numérotation, vous devez en définir une par défaut pour empêcher un utilisateur de sélectionner la mauvaise série dans la liste déroulante des séries d'un document.
• Les séries de numérotation des documents peuvent avoir un préfixe et/ou un suffixe. Le numéro de document affecté n'inclut pas le préfixe ou le suffixe. Par conséquent, les numéros ne peuvent pas se chevaucher entre les séries. Les séries de numérotation des données de base incluent également le préfixe ou le suffixe et le numéro affecté inclut le préfixe et/ou le suffixe. Par conséquent, les numéros des données de base peuvent se chevaucher d'une série à l'autre.
• Les numéros de document peuvent redémarrer chaque année si un indicateur de période est utilisé dans la définition de série.
• Dans la série de données de base, vous devez indiquer le nombre de chiffres pour le code affecté. Le code sera complété par des zéros non significatifs jusqu'à ce que le nombre de chiffres soit atteint.
• Dans la fenêtre de configuration de la numérotation des documents, vous pouvez modifier le nom d'un document de vente, d'achat ou de stock dans le menu principal. Cela peut être nécessaire si le client utilise une terminologie unique pour décrire ces documents.